1 Mise en place de la gestion de projet à la Chartreuse Octobre 2012 DAG

2 Les objectifs Développer la culture de gestion de projet dans les équipes de pôles Préparer le prochain projet médical selon les nouveaux outils et la nouvelle organisation

3 Les conditions de mise en œuvre Mettre à disposition des outils connus de tous Mettre en place une organisation et des procédures pour: – Construire – Validerdes projets – Mettre en place – Suivre

4 Développer la culture de gestion de projet dans les équipes de pôles Formation des équipes de pôles et des directions en 3 temps en 2012: – Concepts de la gestion de projet – Application pratique – Préparation des projets de pôle Association des assistants de gestion en 2013 Préparer un guide méthodologique utilisable par tous Accompagner les équipes volontaires

5 Réaliser les pré-requis: à faire avant le 6 décembre Etablir une typologie des projets pour : – Adapter les méthodologies de travail à chaque typologie Décrire les différents processus: – Recensements des projets – Rédaction, validation – Etude de faisabilité – Décision – Mise en œuvre – suivi

6 Pour préparer le prochain projet médical selon les nouveaux outils Veiller à la cohérence des projets entre CPOM, projets de pôle contractualisés et futur projet médical – Créer un outil de rapprochement des principaux projets – Lister les projets et les responsables Eclairer la prise de décision – Mettre en place le circuit d’élaboration des projets et de décision

7 Les outils au service du projet médical Formation Gestion projet Test Fiche projet Prep Projet pôle Processus projet Diffusion Guide méthodologique ( dont critères de hiérarchisation) ContratsCPOM Projets de pôle Projet médical Projet d’établissement Juin octobre Décembre Printemps 2013

8 Pour les pôles: Des contrats au projet de pôle… Descriptif général Missions Organisation Responsabilité Fiche projet 1 Fiche projet 2 Contrat Pôle + Projet de Pôle CPOM Projet Médical Projet d’établissement PH Porteur De projet Concertation

9 Le process projet: les conditions de mise en œuvre Une source : – un besoin, une idée, une orientation, un porteur de projet… Selon la nature, un circuit différent: – Une typologie de projets à 2 niveaux ( 2 critères /3) Selon qu’il est réalisable au sein du pôle ou pas Selon qu’il nécessite ou pas des moyens Selon qu’il engage ou pas l’institution – Des circuits de validation et de décision différents Un accord pour aller plus loin: – Une validation interne En tout état de cause, le projet doit être formalisé

10 Le process projet: les conditions de mise en œuvre Selon la nature du projet: – Un chef de projet et une équipe projet – Un comité de pilotage – Un projet détaillé – Un calendrier avec des points d’étape – Des ressources éventuelles – Une étude de pertinence et de faisabilité

11 Le circuit de décision complexe (1) Seul ou avec d’autres? Avec ou sans moyens? Engage l’institution ou non? D’autres Moyens Institution engagée Accord Etude de faisabilité Projet

12 Le circuit de décision simple(2) Seul ou avec d’autres? Avec ou sans moyens? Engage l’institution ou non? Seul Sans Moyens Institution Non engagée Accord Etude de faisabilité projet

13 Le circuit de décision Si validation de l’opportunité et de la faisabilité, la mise en œuvre sera engagée avec: – Un chef de projet désigné – Un planning formalisé – Des étapes formalisées – Un plan de communication ad hoc – Un plan de suivi Au niveau du pôle, pour les projets 1 Au niveau de la direction,pour les projets 2

14 Mise en place à la Chartreuse des projets de pôle Le projet de pôle sera établi à partir des contrats 2011, par le chef de pôle et son équipe – Orientations stratégiques et spécifiques – Orientations du CPOM Il sera constitué: – Du socle descriptif – Des fiches projets détaillées préparées par les médecins et cadres du pôle Il sera mis en concertation au sein du pôle Il sera validé en directoire

15 Mise en place à la Chartreuse des projets de pôle La direction triera les projets relevant du pôle et de l’institutionnel Les services de la direction analyseront: – La cohérence avec le CPOM – La faisabilité Le directeur validera les projets retenus après avis du directoire et de la CME

16 Le 6 décembre Acquisition de méthodes: – Présentation des fiches projet finalisées dont Vergers, DRH tout autre pôle volontaire – Avant projet de méthode de gestion de projet ( critères de hiérarchisation, circuit de décision, mise en œuvre, suivi..) Préparation des projets de pôle et du projet médical – Présentation du plan type pour les projets de pôle – Identification des responsables des projets CPOM et rapprochement avec les objectifs stratégiques des contrats – Organisation des accompagnements pour rédaction finale des projets de pôle,en vue du projet médical