ATELIER ‘Référencements’ Jeudi 11 mai 2017

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Programme de la matinée Introduction : les principales plateformes d’enregistrement des OF Rappel du contexte de la réforme qualité Que choisir, comment et pourquoi ? Certification payante Enregistrement Datadock gratuit Pertinence des preuves documentaires

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Introduction Le DataDock est une base de données. Il permet de référencer les organismes de formation en vue d’un financement via un OPCA ou un OPACIF. Un groupe de travail a défini des indicateurs qu’un organisme de formation doit respecter afin d’être référencé dans le « catalogue ». Ce référencement permet de justifier des critères retenus au regard des exigences des financeurs.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Cette démarche a été élaborée en vue d’améliorer la qualité et la transparence de l’offre de forma- tion aux financeurs. Aujourd’hui, plus de 20 000 organismes de formation se sont enregistrés dans le Data-dock (depuis le 1er janvier 2017) et seuls 2 200 ont été déclarés « référençables » après contrôle des dossiers. 33 financeurs sont dits « membres » (ex. : Actalians, FAFIEC, Fongecif IDF, OPCALIA, Uniformation…) et se partagent le contrôle des enregistrements.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ En clair, afin d’obtenir un finance- -ment, il est « impératif » de respecter les 21 critères définis. Mais en théorie seulement. Dans les faits, chaque financeur est libre d’exiger ou non le référencement sur le Datadock, et d’adhérer ou non. De plus, les financeurs dits « membres » du Datadock peuvent, eux aussi moduler les critères exigés, en les renforçant ou en les simplifiant. Cela signifie donc que le fait d’être enregistré n’assure pas le financement des formations…

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ DOKELIO est une plateforme de réfé- -rencement des actions de formation des organismes. Il appartient donc à chacun de faire la demande d’accès pour y inscrire ses actions et ses sessions. Certains financeurs (comme le Pôle Emploi ou les CPF) exigent aujourd’hui le référencement des actions pour accepter une offre. Au-delà de la visibilité qu’il apporte, ce référencement délivre également le n° d’action de formation, véritable sésame des financeurs publics.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Permet, en quelques clics, de créer et diffuser gratuitement les actions de formation. A condition de disposer de temps et de beaucoup, beaucoup de patience !

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 1/ ACTION DE FORMATION

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 2/ SESSIONS DE FORMATION

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’

RAPPEL DU CONTEXTE DE LA REFORME QUALITE DE LA FPC ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ RAPPEL DU CONTEXTE DE LA REFORME QUALITE DE LA FPC

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Loi de 2014 > décret de 2015 > application en 2017 Objectif : contrôler la façon dont l’argent de la Formation Professionnelle Continue (FPC) est dépensé. L’obligation de contrôle (s’assurer de la qualité des actions financées) est faite aux financeurs. Le décret transpose de nouveaux articles dans le Code du Travail, notamment les critères à contrôler et les modalités de reconnaissance de qualité présumée (L6316-1 et R6316-1 à R6316-5).

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Les organismes collecteurs paritaires agréés mentionnés à l'article L. 6332-1, les organismes paritaires agréés mentionnés à l'article L. 6333-1, l'Etat, les régions, Pôle emploi et l'institution mentionnée à l'article L. 5214-1 s'assurent, lorsqu'ils financent une action de formation professionnelle continue et sur la base de critères définis par décret en Conseil d'Etat, de la capacité du prestataire de formation mentionné à l'article L. 6351-1 à dispenser une formation de qualité.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Les critères mentionnés à l'article L. 6316-1 sont : 1° L'identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ; 2° L'adaptation des dispositifs d'accueil, de suivi pédagogique et d'évaluation aux publics de stagiaires ; 3° L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement à l'offre de formation ;

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ R6316-1 (suite) 4° La qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ; 5° Les conditions d'information du public sur l'offre de formation, ses délais d'accès et les résultats obtenus ; 6° La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires. Les organismes financeurs s'assurent en outre du respect des dispositions des articles L. 6352-3 à L. 6352-5, L. 6353-1, L. 6353- 8 et L. 6353-9.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Les organismes financeurs mentionnés à l'article L. 6316-1 inscrivent sur un catalogue de référence les prestataires de formation qui remplissent les conditions définies à l'article R. 6316-1 : 1° Soit dans le cadre de leurs procédures internes d'évaluation ; 2° Soit par la vérification que le prestataire bénéficie d'une certification ou d'un label au sens de l'article R. 6316-3. Ce catalogue est mis à la disposition du public par chacun de ces organismes.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Les certifications ou labels dont les exigences sont conformes aux critères mentionnés à l'article R. 6316-1 sont inscrits sur une liste établie par le Conseil national de l'emploi, de la formation et de l'orientation professionnelle selon des modalités qu'il détermine. Cette liste est mise à la disposition du public.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Les organismes financeurs mentionnés à l'article L. 6316-1 veillent à l'adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation, à l'ingénierie pédagogique déployée par le prestataire, à l'innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d'exploitation comparables pour des prestations analogues.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Les organismes financeurs mentionnés à l'article L. 6316-1 mettent à disposition des organismes de formation, des entreprises et du public, selon des modalités qu'ils déterminent, des informations relatives aux outils, méthodologies et indicateurs permettant de faciliter l'appréciation de la qualité des formations dispensées.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ QUE CHOISIR, COMMENT ET POURQUOI ?

OU OF présumé conforme aux règles de la FPC ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ OF présumé conforme aux règles de la FPC S’il détient une certification ou un label reconnu par le CNEFOP S’il satisfait aux procédures internes d’évaluation du financeur OU Procédure commune du GIE DATADOCK (33 membres 04/17) des OPCA / OPACIF non membres du GIE Procédure(s ?) Procédure(s ?) de Pôle Emploi Procédure(s ?) de l’Etat Procédure(s ?) des Régions

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Principaux avantages et inconvénients  Certification ou pas ? Une certification est réputée correspondre à toutes les situations de financement (et n’a donc « normalement » pas besoin d’être enregistrée dans le Datadock). Le choix de ne pas être certifié induit de devoir se plier à chaque procédure de contrôle de chaque financeur, en plus de devoir renseigner le Datadock pour les financeurs qui sont membres du GIE. Principaux avantages et inconvénients 

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Certification Référentiel facilitant la création des documents et procédures de fonctionnement Interprétation du référentiel par l’auditeur minime et négociable Reconnaissance d’une tierce partie, souvent un OC accrédité (légitimité) Communication interne et externe positive Amélioration de l’efficacité réelle (si mise en œuvre réelle du système qualité) Travail long et difficile pour atteindre l’objectif (temps et qualification nécessaire) Contrainte de surveillance du système Cout (3.500 € à 8.000 € HT pour 3 ou 4 ans) Datadock Gratuit et simple à utiliser (d’autant plus intéressant si on ne travaille qu’avec des financeurs qui y adhèrent) Bon moyen de commencer à élaborer un système qualité, à transformer ultérieurement Examen des preuves par un agent anonyme n’ayant pas de justification à donner Travail presque aussi long et difficile que pour une certification, à faire à partir d’un référentiel sibyllin Contrôle dans l’entreprise toujours possible (confrontation des preuves Datadock et du système réellement mis en œuvre) Contrainte de renseigner plusieurs autres bases de données si autres financeurs

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Comment choisir ? Le choix ne doit pas être basé sur le nombre d’avantages ou d’inconvénients, mais sur la valeur accordée à chacun d’eux. Dans tous les cas, il serait très hasardeux de vouloir « faire semblant » de respecter les critères et indicateurs du Datadock, ou les exigences d’un référentiel qualité… Il est au contraire souhaitable de mettre en œuvre sincèrement et réellement une organisation favorisant la qualité, car les possibilités de sanctions et/ou pertes de marchés sont plus importantes que l’investissement requis.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ Comparaison par intérêts économiques Le Datadock uniquement : preuves étudiées par un seul financeur, de manières différentes selon les organismes. C’est le minimum requis, et donc la crédibilité minimale si deux OF viennent à être comparés. Le label : consiste souvent dans l’engagement de respecter un cahier des charges, avec peu de contrôle du certificateur. La qualification : consiste souvent à prouver la compétence au moyen de dossiers, étudiés selon des critères stricts. La certification : respect d’un référentiel (parfois une norme) et contrôle au moyen d’audits indépendants périodiques. Crédibilité maximale.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ PERTINENCE DES PREUVES DOCUMENTAIRES

6 critères déclinés en 21 indicateurs ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 6 critères déclinés en 21 indicateurs Que vous choisissiez de renseigner le Datadock sans faire certifier votre OF, ou que vous deviez construire votre système qualité en vue d’une certification, vous devez apporter globalement le même type de preuves. Les indicateurs du Datadock sont déclinés ci-après. En noir : l’indicateur et son n° sur le site du Datadock En bleu : les questions à se poser (d’après le site) avant de renseigner les explications demandées En rouge : les exemples de preuves donnés par le site En vert : nos commentaires et suggestions

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 1.1 Capacité de l’OF à produire un programme détaillé pour l’ensemble de son offre ou pour son programme sur mesure, et de l’exprimer en capacités ou compétences professionnelles visées. Questions : Quelles sont les rubriques de votre programme de formation ? Preuves : Programme détaillé et / ou Référentiel de compétences visées. Programmes détaillés en rubriques / Catalogue de programmes couvrant toute l’offre de compétences sur un même sujet. Les compétences professionnelles acquises à l’issue doivent être explicitement mentionnées et leur mode d’acquisition détaillé.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 1.2 Capacité de l’OF à informer sur modalités de personnalisation des parcours proposés, à prendre en compte les spécificités des individus, et à déterminer les pré-requis – information sur les modalités de prises en compte des acquis (VAE / VAP). Questions : Quels sont vos outils pour personnaliser vos formations et déterminer les pré-requis ? Comment votre public en est-il informé ? Preuves : Procédure de personnalisation des parcours de formation. Descriptif des modalités de personnalisation d’accès à la formation. Descriptif des modalités de prise en compte des acquis (VAE/VAP). Procédure expliquant comment le besoin est défini avec le client. Voir si chaque parcours peut être personnalisé + notion parcours.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 1.3 Capacité de l’OF à décrire et attester de l’adaptation des modalités pédagogiques aux objectifs de la formation. Questions : Quelles modalités pédagogiques utilisez-vous pour adapter la formation ? Preuves : Descriptif des modalités pédagogiques de la formation portées à la connaissance de l'acheteur et aux participants. Attestation d’adaptation des modalités pédagogiques. Décrire la méthode d’acquisition et de validation des savoirs / savoir-faire / comportements + proportion théorie / pratique. Fait partie de la proposition, donc obligation à la charge de l’OF et non du sous-traitant.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 1.4 Capacité de l’OF à décrire les procédures de positionnement à l’entrée et d’évaluation à la sortie. Questions : Comment effectuez-vous le positionnement à l’entrée en formation et l’évaluation à la sortie ? Preuves : Descriptif des procédures d’admission. Descriptif des procédures d’évaluation. Procédure et outils d’analyse des savoirs / savoir-faire / comportements avant entrée en formation + comparatif après évaluation des acquis. Fait partie de la proposition, donc obligation à la charge de l’OF et non du sous-traitant. Un questionnaire à l’entrée en formation est insuffisant.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 2.1 Capacité de l’OF à décrire les modalités d’accueil et d’accompagnement. Questions : Comment accueillez-vous et accompagnez-vous vos stagiaires ? Preuves : Livret d’accueil. Modalités d'accès à la plateforme (cas de la FOAD). Règlement intérieur + liste des formateurs avec la mention de leurs titres ou qualités. Distinguer les cas inter / intra / sous-traitance inter dans un autre OF. Livret d’accueil si inter dans les locaux de l’OF. Règlement intérieur inter / intra, mais pas si la sous-traitance a lieu dans un autre OF certifié. Qualités des formateurs qui permettent l’accompagnement du stagiaire pendant son parcours.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 2.2 Capacité de l’OF à décrire la conformité et l’adaptation de ses locaux. Questions : Comment répondez-vous aux obligations réglementaires d’accueil du public que vous formez ? Preuves : Descriptif des moyens matériels. Attestation conformité aux lois et règlements applicables aux établissements recevant le public concerné. Descriptif illustré (superficie, chauffage, lumière, équipements, etc.) mais pas d’attestation. Non applicable pour sous-traitant certifié.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 2.3 Capacité de l’OF à décrire son propre processus d’évaluation continue. Questions : Comment mettez-vous en œuvre une démarche d’amélioration continue dans votre organisme ? Preuves : Descriptif de la démarche qualité interne ou externe. Rapport d'audit interne ou externe. NECESSITE ABSOLUE de formaliser toutes les procédures et tous les documents de travail dans un Manuel Qualité cohérent, avec des n° d’enregistrement et des dates de versions. Procédure d’autocontrôle.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 2.4 Capacité de l’OF à décrire les modalités de contrôle de l’assiduité des stagiaires adaptées aux différents formats pédagogiques. Questions : Quelles sont vos modalités de contrôle de l’assiduité des stagiaires ? Preuves : Descriptif de contrôle de l'assiduité distinguant : formation en présentiel / FOAD. Fiche d’émargement conforme aux prescriptions de la DIRECCTE : intitulé, dates, lieu, nom prénom stagiaires et formateur, employeur stagiaires, signatures par demi-journée, éventuellement signature et cachet OF.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 2.5 Capacité de l’OF à décrire l’évaluation continue des acquis du stagiaire. Questions : Comment évaluez-vous la progression des acquis de vos stagiaires tout au long de la formation ? Preuves : Descriptif des outils d’évaluation des stagiaires : référentiel de certification / règlement d’examen / autres outils d’évaluation pédagogique des stagiaires tout au long de la formation. Distinguer les formations ayant un cadre formel (agrément, certification, etc.). Si propriétaire des moyens pédagogiques, et : - Si évaluation de fin de stage : questionnaire, logiciel, etc. - Si pas d’évaluation matérialisée : questionnement oral.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 3.1 Capacité de l’OF à décrire les moyens et supports mis à disposition des stagiaires. Questions : Quels sont les moyens et supports (supports pédagogiques, matériels, équipements) mis à disposition des stagiaires ? Preuves : Descriptif des moyens et supports selon que la formation soit en présentiel et/ou FOAD et/ou mixte. Description des installations pédagogiques et matériels utilisés en formation théorie / formation pratique / évaluation (différent du 2.2). Type de support d’animation théorique. Documentation laissée.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 3.2 Capacité de l’OF à décrire ses moyens d’encadrement pédagogiques et techniques. Questions : Quels sont les moyens humains mobilisés pour la formation (équipe pédagogique et technique) ? Preuves : Descriptif de l’équipe pédagogique et des profils. Descriptif de ses modalités d’intervention. Moyens humains d’encadrement du parcours (différent du 4.1 qui suit) : rôle et compétences du support technique / modalités de choix des formateurs selon leurs capacités (compétence requise, adaptabilité au secteur ou au public, expérience selon le niveau de la formation, etc.).

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 4.1 Capacité de l’OF à produire et mettre à jour une base des expériences et qualifications des formateurs. Questions : Avez-vous les CV / références / compétences actualisés de vos formateurs ? Preuves : Attestation de l’existence d’une CV-thèque mise à jour de ses formateurs. Base de donnée listant les compétences + preuve de la mise à jour dans le cadre de leur formation continue + preuve d’une actualisation périodique (ex. : annuelle). Si sous-traitant certifié : normalement pas besoin, d’autant plus que le formateur n’est pas choisi par l’OF.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 4.2 Capacité de l’OF à attester des actions de formation continue du corps de formateurs ou du formateur indépendant. Questions : Comment maintenez-vous les compétences de vos formateurs ? Y compris celles de vos prestataires / sous-traitants formateurs ? Preuves : Attestations de présence aux formations. Description des actions de formation et de professionnalisation des formateurs. Si salariés ou indépendants non certifiés : attestations de présence et preuves de qualifications. Non applicable pour sous-traitant certifié.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 4.3 Capacité de l’OF à produire des références (cadre B to B). Questions : Disposez-vous de références clients ? Preuves : Attestation de références clients. Pas d’attestations. Des exemples de contrats suffisent.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 5.1 Propension / capacité de l’OF à communiquer sur son offre de formation. Questions : Comment diffusez-vous votre offre de formation ? Preuves : Support de communication et publicité des tarifs et conditions de vente. Où la présentation de l’OF, les programmes, les modalités d’inscription et les tarifs sont-ils visibles ?

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 5.2 Capacité de l’OF à produire des indicateurs de performance. Questions : Quels sont vos indicateurs de performance (taux d’insertion, de présentation et de réussite aux examens…) ? Preuves : Descriptif des indicateurs de performance (exemples : taux d’insertion, de présentation et/ou réussite aux examens…). Définir entre 5 et 10 indicateurs à suivre, concernant par exemple les dysfonctionnements, la qualité ressentie par les stagiaires, les erreurs dans les documents remplis par les formateurs, etc. Décrire les indicateur, leur finalité et les modalités de suivi dans le Manuel Qualité.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 5.3 Capacité de l’OF à contractualiser avec les financeurs. Questions : Avez-vous signé des contrats de partenariat avec des financeurs ? Preuves : Exemple de contrats signés avec des financeurs (Etat, Région, Pôle Emploi). Contrat type proposé par l'OF. Rien à ajouter.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 5.4 Capacité de l’OF à décrire son/ses périmètre(s) de marché. Questions : Quel est votre périmètre d’activité (ventilation et évolution du chiffre d’affaires, types de formation, de clients…) ? Preuves : Descriptif des clients (B to B, B to C, alternance, branches) ou type de formation ? Présenter un panel général des cibles et du type de formations correspondantes. Il n’est pas question de communiquer le chiffre d’affaires, éventuellement des diagrammes.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 6.1 Capacité de l’OF à produire des évaluations systématiques et formalisées des actions de formation auprès des stagiaires. Questions : Comment formalisez-vous l’évaluation de la formation auprès de vos stagiaires ? Preuves : Descriptif des procédures d’évaluation. Exemple de protocole d'évaluation à chaud et/ou à froid. En lien avec le 2.3 et le 5.2. Procédure dans le Manuel + modèle de questionnaire de satisfaction + preuve de l’exploitation et des actions correctives mises en place si nécessaire.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 6.2 Capacité de l’OF à décrire les modalités de recueil de l’impact des actions auprès des prescripteurs de l’action. Questions : Comment formalisez-vous l’évaluation de vos formations auprès des prescripteurs (entreprises, Pôle Emploi, Régions…) ? Preuves : Existence d’enquêtes auprès des entreprises pour connaître l’impact de l’action. Procédure de recueil auprès des prescripteurs et d'analyse des réponses. Rien à ajouter : même démarche intellectuelle que 6.1.

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ 6.3 Capacité de l’OF à partager les résultats des évaluations avec les parties prenantes (formateurs, stagiaires, financeurs, prescripteurs) dans un processus d’amélioration continue. Questions : Comment exploitez-vous les résultats de ces évaluations avec les parties prenantes ? Preuves : Descriptif des modalités de partage des évaluations avec les parties prenantes. Publication des résultats des évaluations. En lien partiel avec le 6.1 et le 6.2 : concerne surtout l’accompagnement individuel (PE…) et les gros volumes sur un même produit. Une analyse méthodique (à décrire) doit ventiler les résultats des indicateurs et mener à des décisions d’amélioration 

ATELIER ‘HABILITATIONS ELECTRIQUES’

ATELIER ‘REFERENCEMENTS’ En conclusion Le but du contrôle des financeurs, notamment via les preuves demandées pour le Datadock, c’est tout simplement de confirmer que l’argent qui arrive dans la poche de l’OF a été dépensé utilement. Pour cela, on demande à l’OF de prouver qu’il est capable d’accompagner le stagiaire du début à la fin, et qu’il a la maitrise de son fonctionnement interne. Il faudrait être particulièrement doué pour construire des preuves factices sans être pris (même avec le Datadock), donc autant rentrer dans une démarche d’amélioration continue réelle dès le départ ^^

ATELIER ‘HABILITATIONS ELECTRIQUES’ VOS QUESTIONS