Besoins initiaux du client ÉTUDE DE CAS Situation de départ Demande de Tormax Fabricant de portes automatiques Filiale de Landert Motoren AG, qui était déjà cliente de Graphax Responsabilité autonome de Tormax, interlocuteur = le responsable informatique 5 sites (Tormax uniquement) Env. 115 collaborateurs (Tormax uniquement) Jusqu’à présent, l’infrastructure d’impression comportait des appareils HP, Ricoh et Infotec relativement anciens avec des contrats de service (environ 25 systèmes) Encore aucun système de Fleet Management en service, mais TI-Tool était déjà utilisé par l’intermédiaire de Landert Motoren Le client avait une préférence pour HP Besoins initiaux du client Lancement d’une offre pour le remplacement de l’infrastructure d’impression existante Optimisation des coûts Simplification de la gestion de fabricants différents Simplification de la gestion de différents pilotes HP

ÉTUDE DE CAS Solution Chef de projet Nguyen Van Minh Depuis le besoin minime du client jusqu’au concept global sophistiqué, avec les avantages supplémentaires d’un outil avancé de gestion de flotte Tormax utilise l’infrastructure et les conditions d’achat de la société mère (appareils et consommables) Un seul partenaire pour tout (commandes de consommables via des partenaires) Consolidation judicieuse du parc d’appareils et remplacement (progressif) par des modèles Konica Minolta, ainsi que maîtrise des coûts / contrôle des consommables (effectif réduit de 23 appareils au total à 11, dont 4 ont déjà été remplacés par des modèles KM) Économies de coûts et de temps grâce à des procédures automatisées Un responsable de l’exploitation chez Landert Motoren Diminution des réserves de toner Besoin d'alléger la charge de travail Besoin de réduire la complexité de la flotte

ÉTUDE DE CAS Particularités techniques du processus Instauration de la collaboration avec un partenaire qui utilise également TI-Tool (avantages en termes de processus) Alignement de la qualité du service Intégration des appareils d’autres marques dans Navision (Important: il est nécessaire d’en parler avec les services achats et admin) Accord étroit avec l’administration et le GSC Définir la facturation des toners d’autres marques Au début, la facturation reposait sur des prix journaliers, mais le client a réagi négativement aux variations vers le haut Ensuite, négociation d’un prix forfaitaire avec le client

FLUX DE DONNÉES NAVISION NRS LOGISTIQUE Commandes DÉCOMPTE (état compteur)

ÉTUDE DE CAS Développement du client Intégration des dérangements Maintien du contact avec le client grâce à des rapports présentant les possibilités d’optimisation et configuration optimale du parc d’appareils Besoin d'alléger la charge de travail Besoin de réduire la complexité de la flotte Exigences administratives

Besoins initiaux du client ÉTUDE DE CAS Situation de départ GMA Outband: instructions provenant du siège social aux États-Unis, négociations menées en Suisse Le partenaire contractuel est Konica Minolta USA, CU Cooperate United ayant le statut de coopérative d’achat Env. 1’600 collaborateurs en Suisse Swisscom IT Services intervient comme partenaire pour le suivi des appareils HP 7 sites en Suisse L’outil de gestion de flotte OM+® de Swisscom IT Services a uniquement été utilisé pour les processus de base Anciens contrats portant sur 308 appareils HP (sept. 13) conclus avec Swisscom IT Services Besoins initiaux du client Optimisation des coûts Lancement d’une offre pour le remplacement de l’infrastructure d’impression existante

ÉTUDE DE CAS Solution Chef de projet Ebner Andreas Responsable principal du parc d’appareils chez Mettler Toledo, Greifensee Installation d’un PrintMonitor central Rachat par Mettler Toledo des appareils qui étaient régis par des contrats de leasing Un seul partenaire pour tout (commandes de consommables et service assuré par des partenaires) Consolidation judicieuse du parc d’appareils et remplacement par des modèles Konica Minolta (4 déploiements achevés en 2014, parc comprenant environ 170 appareils KM et encore 200 appareils HP restants) Économies de coûts et de temps grâce à des procédures automatisées Poursuite de la réduction des réserves de toner déjà optimisées Besoin d'alléger la charge de travail Besoin de réduire la complexité de la flotte

ÉTUDE DE CAS Particularités techniques du processus Utilisation de TI-TOOL uniquement en Suisse Environ 160 appareils Konica Minolta étaient en service fin septembre Graphax propose les consommables et le service pour des appareils HP (au nombre de 150 environ au départ) via Rumox (contrat au clic) Alignement de la qualité du service Les tickets de dérangement sont automatiquement envoyés par e-mail via Ti-Tool Rumox utilise une flotte d’impression sans module de dérangement (traitement manuel) Création dans TI-Tool d’un «centre de coûts» spécifique aux appareils d’autres marques Rumox peut conserver les appareils HP d’occasion après la diminution de leur nombre Coordination étroite avec le service admin et le GSC La facturation des toners d'autres marques a été définie par des contrats au clic avec Rumox et Mettler Toledo Temps de réaction de 2 heures pour environ 50 appareils répartis sur l’ensemble des sites (imprimantes de production pour la certification des balances de précision) 2 appareils de remplacement positionnés sur le site d’Uznach Ohne Störungsfunktion

TECHNIQUE Dérangements FLUX DE DONNÉES NAVISION LOGISTIQUE Commandes DÉCOMPTE (état compteur) LOGISTIQUE Commandes TECHNIQUE Dérangements TECHNIQUE Dérangements

ÉTUDE DE CAS Développement possible du client Raccordement au système de tickets du client Maintien du contact avec le client grâce à des rapports présentant des possibilités d’optimisation et configuration optimale du parc d’appareils Le service interne de gestion de l’environnement est intéressé par les données environnementales et leur évolution (Swiss Finish 2015) Besoin d'alléger la charge de travail Besoin de réduire la complexité de la flotte Exigences administratives

Besoins initiaux du client ÉTUDE DE CAS Situation de départ L‘élément central dans l’étude de la situation du client est la maturité du concept de centralisation informatique, car les structures cantonales sont caractérisées par une très grande décentralisation (plus les responsabilités sont décentralisées, plus il y a de conflits d‘intérêts internes) Le canton d’Argovie passe parmi les cantons pour une référence en termes de structure centralisée optimale, de collaboration interne et de planification informatique Env. 5’000 collaborateurs en Suisse En 2004, env. 3’000 imprimantes (essentiellement HP) et env. 200 appareils multifonctions (1/3 d‘appareils KM fournis par Graphax, le reste de marques Ricoh, Canon, Faigle et Xerox) Au moins 200 sites dans le canton d‘Argovie Equitrec et Autostore étaient déjà utilisés comme solutions dans un département. Tous les rapports internes se font avec Equitrec Pas d‘outil de gestion de flotte en service Besoins initiaux du client Rénovation de la flotte Optimisation des coûts Réduction des ressources et charges administratives Lancement d‘un appel d‘offres centré sur les processus de «commodity» (compteurs, toner). Les dérangements étaient secondaires.

ÉTUDE DE CAS Solution Chef de projet Marcel Wyss Responsable principal des appareils pour le parc d’appareils du service IT central du canton Installation d’un PrintMonitor central Remplacement des appareils à l’expiration des contrats (échange permanent via un portail de commande – Rollout Manager de TI-Tool) Gestion autonome par le client des produits d’autres marques restants Consolidation judicieuse du parc d’appareils et remplacement par des modèles Konica Minolta (effectif réduit aujourd’hui de 3’000 imprimantes HP à environ1’200, et passé de 200 appareils multifonctions à quelque 650, exclusivement de marque KM) Diminution des réserves de toner extrêmement décentralisées et difficiles à contrôler Besoin d'alléger la charge de travail Besoin de réduire la complexité de la flotte

ÉTUDE DE CAS Particularités techniques des processus Graphax prend en charge les processus complets uniquement pour les appareils Konica Minolta Gestion autonome par le client des produits d’autres marques restants. Les appareils sont remplacés en permanence. Cela a conduit au souhait de disposer d’un portail de commande (qui ne faisait pas partie de l‘appel d‘offres) Rollout Manager représente le processus complexe de commande dans une structure cantonale (morcellement du processus en divers niveaux de compétence) et automatise la reprise des données dans le moniteur d’impression et le moniteur web L’automatisation de la commande d‘appareils dans Navision n’est pas disponible pour le moment Très étroite collaboration du service Delivery Support avec divers interlocuteurs dans les différents départements

FLUX DE DONNÉES WebMonitor NAVISION LOGISTIQUE Commandes DÉCOMPTE (état compteur) TECHNIQUE Dérangements Rollout Manager

ÉTUDE DE CAS Développement effectif ou planifié du client Création d’un portail de commande (Rollout Manager) Connexion des écoles avec solution globale propre (chef de projet Gregor Fröhlich) Développements possibles Intégration des appareils d’autres marques dans TI-Tool et fourniture du toner via Graphax Service pour les appareils d’autres marques via Graphax avec l’aide d‘un partenaire Connexion au système de tickets clients Intérêt pour les données environnementales et leur évolution (Swiss Finish 2015) de la part des départements mais pas du service IT Besoin d'alléger la charge de travail Besoin de réduire la complexité de la flotte Exigences administratives

ÉTUDE DE CAS Différences relatives au projet du canton de Lucerne Degré de maturité de la centralisation informatique nettement inférieur pour le canton de Lucerne L’implémentation de nouveautés doit passer par un grand nombre d’interlocuteurs et ménager différents intérêts Le service IT central fonctionne de manière chaotique et a peu de temps pour optimiser le parc d’appareils et les procédures connexes Les appareils d’autres marques (HP), toner compris, sont en partie acquis via Graphax