Evaluation des services administratifs de la Direction Générale Travaux du groupe de travail Réunion du 14.06.2012

Autorités internes Encadrants Etudiants Administrations DG Autorités externes Autorités de tutelle, ministres, PO, CIUF, CREF Autorités internes Recteur, Vice-Recteurs, Doyens, Facs, CA Encadrants Avant-pendant-après Etudiants Administrations ARH, ARF, ARD, Facs, SEGI, ARI, Relations extérieures, cellules d'appui Société civile Administration publique, enseignement (secondaire et HE, autres universités), employeurs

Société civile (adm publ, CD) DG ULg Autorités externes Adm ULg (SeGI) Société civile (adm publ, CD) DG Etudiants Encadrants Autorités ext Autorités int Société civile (employeur, Enseignement II,..) … ULg Autorités internes Autorités externes Autres adm ULg Soc civile (unif étrangères, autres ens sup, ens II,..) Autres juristes

Etudiant - Avant

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin S’informe sur le choix des études Futurs étudiants Etudiants pass/VAE Etudiants formation continue Brochures Site web Salons étudiants Portes ouvertes Visites écoles (II et autre ES) Création Conception Réalisation et production Diffusion Coordination avec la fac Connaître l’offre de formation ULg S’informe sur la possibilité d’être admis Etudiants in Règlements Synthèse Examen d’entrée Examen de maîtrise du français Information Conventions Programme Erasmus Mundus (EM) et conventions de codiplomation et cotutelle Accompagner Informer Conseiller Vérifier Analyse de parcours Gestion des recours/contacts avec les acteurs concernés Exécution des décisions CA Gestion du site web Rédaction en envoi de courrier officiel Sélection des candidats EM Coord avec organismes de coopération (Pacodel) S’inscrire en s’assurant que son dossier sera traité sans discrimination Cherche « sa voie » Test d’orientation Animation Atelier Entretien Séminaires Consultations individuelles (yc en dernière minute) Animations collectives Faire le bon choix (institution et filière) et mieux se connaître

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Cherche une expertise Etudiants formation continue Brochure Site web Informer Conseiller Coordination avec les facs (++) Se professionnaliser, améliorer ses compétences, son expertise S’informe sur le coût des études et les possibilité d’aides Tous les futurs étudiants Dossier Brochures Chèques formations (FC)? Aide s financières Instruction Conseil Accompagnement Analyse du dossier collaboration avec service agréé CF (ITF) Avoir des aides pour s’inscrire Organisent leur mobilité Etudiants in Stagiaires étrangers Contrat Acceptation comme étudiant mobile BD mobilité IN Programme /contrat d’étude Parrainage Brochure IN Elaboration du dossier Aide RI préparation du séjour Gestion BD convention Lien avec la fac et avec l’institution d’origine, CUD Orientation pour stage Avoir une intégration optimale, approfondir la langue française & avoir confirmation de sa mobilité Se préparer à la rentrée Futurs étudiants Etudiants pass/VAE Activités préparatoires Cours sur la méthode, la matière et les outils Cours de français (IN) Donner des supports à l’apprentissage Coordination avec la fac (invitation de profs, projets) Faire une bonne rentrée (être préparé, actualiser ses connaissances) S’informe sur ses possibilités de logement Coordination avec le service « logement » Consultation base de donnée Être idéalement logé

AVANT Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin S’informe sur les aménagements mis en œuvre pour sa situation spécifique Futurs étudiants en situation particulière (handicaps, artistes, sportifs) Futurs étudiants internationaux Entretien Brochures RV et accueil personnalisé Conseiller Informer Accompagner (Pacodel) Faire reconnaître sa situation particulière et avoir un aménagement spécifique à sa situation

Etudiant - Pendant

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin S’inscrire « S’enregistrer » Etudiants inscrits (tous sauf étudiants d’échange in et FC) Etudiants d’échange IN Carte d’étudiants Accès au portail Règlements Programme de cours Adresse mail Cadeaux Programme/brochure journée d’accueil (J-1 et J) GO ULG Attestations diverses Activités préparatoires Idem. autres étudiants +Welcome Pack étudiant d’échange + informations spécifiques (cité administrative, banques, mutuelles) Vérification du dossier Accueil Explication sur le maniement WEB Conception de la carte et des attestations Distribution des brochures Information sur les activités préparatoires et l’institution (sport, culture, et diversité services, vie étudiante) Idem. Plus produits et activités spécifiques Erasmus Lien avec facs et avec assoc étudiantes (ESN), avec HE Charl-Schuman Être inscrit Faire une mobilité durant le cursus (valorisation dans celui-ci)

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Veut réussir sa formation Étudiants en cours Aide à la réussite Conseils pédagogiques Cours préparatoires et remédiation Tests de diagnostic Séminaires Accompagnement personnalisé Conception et réalisation d’action d’aide à la réussite Collaborations avec des partenaires internes (services GD, facultés, RCAE) et externes (AWIPH, médecins, fédérations sportives,…) Information Promotion des sportifs/artistes Contacts éventuels avec l’entourage familial Avoir accès à des outils, se faire conseiller en fonction de son profil et avoir des chances égales d’accès au cursus de formation universitaire Spécifique Etudiants IN Séances d’accueil par les coordinateurs départementaux Information sur Test/cours de français Idem Choisir des cours spécifiques « à la carte »

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Préserver santé, bien-être et vivre sa formation en sécurité Etudiants en cours (tous) Activités de sensibilisation sur le campus (santé, diversité, bien-être, vie étudiante, sport…) Activités d’ouverture à la diversité culturelle Fiches thématiques Site web Conseils Entretiens Formations (BEPS) information première aide lors d’évènements douloureux individuels ou collectifs Activités d’intégration Erasmus Informer Sensibiliser Ecouter Initier une médiation Soutenir Accompagner Conception Rédaction et organisation Promotion Contacts avec les étudiants Contacts avec des experts thématiques internes et externes Feed-back Relais vers des spécialistes Accueil et première aide aux victimes Préserver sa santé au sens large Affronte les changements entre le secondaire et l’université Séminaires Site méthode en ligne Coaching Brochure Outiller/Illustrer S’adapter au contexte universitaire

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin S’organise et travaille concrètement ses cours pendant l’année Etudiants en cours (tous) Séminaires Entretiens Création d’outils de travail/ planning/résumés Site méthode en ligne Coaching Séances spécifiques en facultés Exemples Brochure Brochure planning Permanences 10/11 Accompagner Outiller/Illustrer Former Contextualiser Diagnostiquer/remédier Informer Soutenir Travailler des matières conséquentes pour répondre aux exigences des enseignants Se prépare aux examens, finalise ses travaux et gérer sa session Entretiens/ Création d’outils de travail et planning Brochure plagiat Site plagiat Séances en faculté Soutenir/Ecouter Gérer l’urgence Gérer sa session d’examens et mener à bien son mémoire/travail de fin d’étude

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Confirmer son choix d’étude, préciser ses options ou se réorienter Etudiants en cours Entretien Tests Prêt de livres Programmes de cours Permanence changement de filière Soutenir/Ecouter Accompagner Outiller Informer Choisir ses études ou sa spécialisation Envisage une formation complémentaire  Regrouper avec VAE? Se professionnaliser, améliorer ses compétences, son expertise Cherche un soutien pour une difficulté personnelle Entretiens individualisés Ulg Dialogue parrainages - médiation gestion des recours ? Fiches d’informations spécifiques pour étudiants internationaux Ecouter/soutenir Coordonner les contacts entre étudiants et professeurs Collaborer avec des partenaires internes (services DG, facultés,…) et externes (sécurité, ville police, office des étrangers et assurances… Accompagner Relayer Etre écouté, disposer des informations exactes et des conseils pour solutionner les problèmes avec toute la confidentialité nécessaire

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Développer sa citoyenneté Etudiants inscrits Exposition Fascicules Activités thématiques (concours, films) Site web conférences conception Contacts avec experts internes et externes Contacts avec des étudiants Rédaction/organisation Promotion Feed-back Relais des préoccupations des étudiants (CVE) Mobilité (stage PVD)? Parrainage S’ouvrir au monde et devenir des citoyens responsables (décret Bologne) Respecter les règles disciplinaires et les règlements de l’ULg Infos via web et tél ou entretiens individuels Procédure disciplinaire sanction Infos que la procédure (web, tél, courriels) Contacts avec les acteurs concernés (étudiants, professeurs, facultés, SJ, recteur,…) Rédaction et envoi des courriers officiels Présence et rédaction du pv d’audition chez le recteur Avoir un comportement correct ou prendre conscience des conséquences de ses actes

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Trouver des conseils sur la recherche d’emploi Etudiants en cours (Master ou Doctorat) Page web et site d’offres d’emploi Séminaires et entretiens Bourses Léonardo: contrats et certificats europass Journée emploi Informations Accompagnement indiciduel et collectif Conseils Analyses de parcours Gestion du site d’offres d’emploi Contacts avec les facs et les recruteurs Conception et mise à jour de l’enquête de suivi de diplômés (collaboration RADIUS) Internationalise son cursus ULg Etudiants out Contrat Acceptation comme étudiant mobile Séances d’information en fac Brochure OUT BD mobilité OUT Bourse Parrainage (IN et OUT) Prép interculturelle Convocation test linguistique Élaboration du contrat Promotion de la mobilité Gestion financière des fonds mobilité UE, CSM, ULg Calcul et paiement de la bourse Contact avec facs et part étrangers Effectuer une mobilité durant son cursus Recevoir une bourse

Etudiant - apres

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Veut son diplôme Etudiant diplômé Certificat, attestation, diplôme Vérifier la conformité Rendre, informer (brochures…) Entretien Documents officiels pour pouvoir postuler Devenir Alumnus Etudiants diplômés Carte alumni (avantages et privilèges) Information S’épanouir personnellement et professionnellement Accès au portail (site d’offres d’emploi) Contacts avec les associations de diplômés, les facultés, la ville de Liège Adresse mail Coordination des activités du Réseau des Amis Go alumni Gestion de la base de données des alumni Evénements alumni Formation (compétences transversales) Prix Voyages Cours avec la ville, leçons S’inscrire à 1 FC Accès au portail Règlements Programme de cours Programme/brochure Attestations diverses Vérification du dossier Accueil Conception des attestations Distribution des brochures Etre inscrit à une FC

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Trouver des conseils sur la recherche d’emploi Etudiants diplômés Pages web et site d’offres d’emploi Informations Trouver un emploi et/ou élargir son horizon professionnel Séminaires et entretiens Conseils Bourses Léonardo: contrats et certificats europass Accompagnement individuel et collectif Journées Emploi Analyse de parcours Contacts avec les Facs et les recruteurs Postule à une admission et/ou une bourse Ex étudiants IN Etudiants diplômés ULg Transmission des documents utiles Information Analyse de la demande de bourse poursuivre sa formation à l’Ulg ou à l’étranger Est relais Ex Erasmus IN Invitation lors de salons ou missions Développent un réseau d’ambassadeurs Garder le contact avec université d’accueil

Encadrant - avant

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin S’informe sur les postes puliés et la procédure pour devenir encadrant à l’Ulg Futur encadrant Information sur les statuts, les postes à pourvoir Accusé de réception Informer recevoir leur candidature Gestion des candidatures en relation avec ARH (infos), ARD (publications), Fac (infos) Devenir encadrant

Encadrant - pendant

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Nomination Encadrant (scientifique, académique, extérieur ou PATO-exceptionnel) Lettre de nomination Pour les académiques: contrat d’enseignement soirée académique (repas,..) – uniquement aca Règlement Procédure Coordination avec ARH et facs (Ouverture des dossiers) Fixation de la charge (enseignement, recherche, services à la cté Encodage dans le système des cours Contact pour faire faire l’engagement pédagogique Organiser la prestation de serment (uniquement aca) Information sur les statuts et procédures Etre en ordre admin Modification de statut ou charge (promotion, changement de catégorie, modification de la situation administrative) Encadrant Lettre d’exécution Information sur la procédure Contrôle de la conformité Instruction administrative (pr les promotions: CSR, facs, commission aca, CA) et suivi des dossiers Collaboration ARH/ARD/facs Gestion des recours éventuels (DG, recteur, SAJ, doyen/fac) Evoluer dans sa carrière Engagements péda Encadrants Information, conseil, support En relation avec facs Veut remplir ses engagements péda

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Participer à une mobilité / accueillir quelqu’un Encadrant mobile Vade mecum pour le prof mobile Vade mecum d’accueil du stagiaire Vade mecum des frais Etats de collaboration Contrats de mobilité « Erasmus » Information Validation du séjour auprès du partenaire Financement Collaboration facs Gestion de base de données (collaboration ARD) Veut avoir un contact international Veut une année sabbatique pour enrichir son CV Encadrant Dossier transféré à l’ARD ARD porteur Participation au montage du dossier (réorganisation des enseignements… en lien avec la fac et l’ARH Souhaite faire un séjour sabbatique Veut effectuer des activités extérieures rétribuées (art 45) Lettre d’autorisation Instruction dossier (enquête)

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Enseigne Encadrant Questionnaire d’évaluation, grilles, enquêtes avis Information Accompagnement Conseil Co-animation Création de dispositif pédagogique En lien avec l’IFRES (pour son amélioration) et les bibliothèques Souhaite améliorer l’apprentissage des étudiants Organise une formation continue (formation enseignant, FC internationale, …) Avis Règlement Dossier de subside Dossier d’approbation pr le CA Convention Promotion Instruction dossiers Vérification Négociation et rédaction de conventions Aide à la conception de documents et site Organiser une formation répondant aux critères Bologne Obtenir les subsides Faire connaître A un projet avec ses étudiants (voyage didactique, colloque, concours…) Financement Support Instruction du dossier Information sur la procédure Support dans l’organisation et la promotion Concrétiser les apprentissages Faire rayonner sa discipline!!! Rencontre des difficultés interpersonnelles ou liées à ses activités d’enseignant (DG + Recteur + SAJ + facs/doyen) Instruction du dossier avec les administrations concernées Exercer sa fonction dans les meilleures conditions

Encadrant - Après

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Part à la retraite Académique Brochure Souvenirs En cas de décès: Note récapitulative de sa carrière Lettre de condoléance (famille, communauté universitaire) Organisation séance mise à l’honneur Hommage au décès Conserver son sentiment d’appartenance Demande à poursuivre une activité Encadrants Lettre d’autorisation à poursuivre Instruction du dossier Information (lien avec facs) Réception demandes Financement des missions à l’étranger Contribue au rayonnement de l’Ulg Encadrant Cours et conférences Réseau des anciens

facultés

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Modifie le programme dans Bologne Facultés Avis de conformité Conseils de nature stratégique Analyse de projet facultaire Actualiser son programme Commission d’admission,? Organise une codiplomation Montage du programme des cours

Recteur

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Préside le CA Recteur Documents : instructions, conseils, propositions Prépare le CA Exécute les décision du CA Faire approuver des points par le CA

Société civile

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Crée nouvelle branche d’activité Employeur (ind) Dossier VAE pour membre personnel Accompagne Développer de l’innovation / qualification du personnel en lien avec l’innovation Délégations internationales UGR

FWB

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Financement des universités CFB (ind) Tableaux via les autorités de tutelles Récolte et vérifie la conformité des données Appliquer la loi de financement Participation au CREF, CIUF

Autres

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable Activité du service Besoin Fonction de gestion du fonctionnement interne AEE Transfert des infos vers l’IFRES, les bibliothèques… gestion du site, des bases de données