Collaboration Interéquipe 29 mai 2017 Bonjour à tous, Nous allons débuter à l’instant la présentation. Tout d’abord, j’aimerais vous remercier d’être présent à la démonstration de notre dernière nouveauté. Aujourd’hui, moi et Christian avons décidé de vous présenter cette nouvelle fonctionnalité, puisque vous avez été nombreux, à nous faire part de ce besoin. Avant de débuter, nous vous invitons à prendre une feuille que nous avons déposé sur chacune des tables. Cette feuille contient des questions auxquelles vous obtiendrez les réponses tout au long de la présentation. À la fin, nous testerons vos connaissances apprises, en répondant aux questions avec vous. De plus, étant donné que la collaboration interéquipe est disponible uniquement à partir de la version 4.2, ceux qui sont intéressés à explorer d’avantage la façon d’utiliser la collaboration interéquipe, nous vous invitons à faire des essaies dans votre environnement de tests. Bien entendu, si vous en posséder une à cette version. Donc, sans plus tarder, débutons la présentation

Qu’est-ce qu’une collaboration Interéquipe Agenda Notre vision Qu’est-ce qu’une collaboration Interéquipe Pourquoi utiliser la collaboration Problématiques et solutions Concept d’Interéquipe Scénarios & exemples Points importants … et testez vos connaissances Donc, ce qui est prévue à l’agenda pour la présentation est: De vous expliquer la vision d’Octopus face à la collaboration, La signification de la collaboration dans Octopus Pourquoi utiliser dans votre organisation la collaboration. Les problématiques rencontrées avant l’introduction de la collaboration et les solutions qu’elles apportent. De plus, vous donnez un aperçu du concept Interéquipe dans Octopus. Et nous allons par des exemples voir, en détail, le fonctionnement de la collaboration

Notre Vision Pour mieux répondre aux besoins d’affaires, il est impératif de collaborer avec tous les intervenants de toutes vos équipes. Dans Octopus, nous simplifions le travail entre vos équipes, sous une seule et même requête et par le processus d’exécution global d’une requête. Octopus, accorde une très haute importance de répondre efficacement aux besoins d’affaire, Pour cela, la simplicité et la communication ont été des points importants dans le développement de la collaboration Interéquipe.

Qu’est-ce qu’une collaboration Interéquipe Groupe d’individus appartenant à différentes équipes. Partageant chacun sa passion. Avec des buts communs et des objectifs collectifs. Possédant un niveau d’interdépendance entre différents travaux. Travail ne pouvant être accompli qu’ensemble. C’est avant tout, des équipes composées d’individus partageant différentes passions. Qui ont des buts et des objectifs commun. Qui doivent souvent accomplir ensemble des demandes ayant un niveau d’interdépendante entre leurs travaux.

Pourquoi utiliser la collaboration Interéquipe Créer une synergie entre vos équipes et les rendre plus efficaces. Pour simplifier la création de requêtes impactant des tâches à différentes équipes. Pour faciliter l’accès aux tâches partagées vis-à-vis chaque équipe impliquée conjointement à la complétion de la requête. Pour faire évoluer efficacement une requête touchant plusieurs équipes. Pour permettre un meilleur suivi d’exécution des tâches entre les équipes. Le but est de créer une synergie au niveau des équipes d’une même organisation. De simplifier le travail de création et distribution des tâches, ayant un niveau d’interdépendante entre les travaux. Faciliter l’accès des tâches, vis-à-vis chaque équipe impliqués. De faire évoluer, également la demande par l’exécution des tâches conjointement ou alternativement. Et avoir une meilleure gestion dans son ensembles.

Problématiques et Solutions Voyons un peu l’avant et l’après de la collaboration. Quels étaient les problématiques rencontrés avant son introduction et les solutions qui y ont été apportées.

Problématiques et Solutions Création de plusieurs requêtes indépendantes dans chaque équipe avec un workflow individuel. Création d’une seul requête avec un workflow commun et disponible entre les différentes équipes impliquées. Problème: Avant, chaque équipe devait crée sa propre requête avec son workflow de tâches à effectuer et cela même si des travaux sous d’autres équipes étaient en relation avec ceux-ci. Solution: Maintenant, Une seul requête avec un workflow des tâches pour toutes équipes confondues.

Problématiques et Solutions Plusieurs endroits pour faire le suivie qui peut être effectués uniquement par les intervenants de l’équipe associée à la requête. Un seul endroit pour faire le suivi qui peut être effectués par tous les intervenants de toutes les équipes. Problème: Avant, le suivi était difficile puisque, tout était fait de façon individuel, sous chaque équipe. Solution: Maintenant, le suivi est beaucoup plus facile, puisqu’on retrouve toute l’information à un seul endroit sous la requête.

Problématiques et Solutions Une seul moyen de communication par courriel. Plusieurs moyens de communication à travers les activités de la requête ou d’une tâche du workflow et par courriel. Problème: La communication était un des enjeux important sur la gestion actuelle d’une demande. Étant donnée que le moyen de communication était par courriel entre les intervenants sauf que le responsable n’était pas toujours impliqué dans celles-ci. Donc, il lui manquait régulièrement de l’information. Solution: Maintenant, la communication permet au responsable une meilleure gestion de la demande puisqu’il peut communiquer plus facilement et suivre les différentes communications entre les équipes.

Problématiques et Solutions Risque d’erreur élevé et traitement beaucoup plus long et moins efficace. Risque d’erreur faible de traitement et livraison beaucoup plus rapide et efficace. Problème : À cause du travail individuel, l’efficacité et rapidité d’exécuter des travaux étaient à un risque d’erreur très élevée. Solution : En créant une synergie des travaux entre les équipes, cela augmente considérablement l’efficacité et diminue grandement le risque d’erreur, pour ne pas dire inexistante.

Concept d’Interéquipe Informatique Ressources Humaines Matérielles Utilisateurs Sites Portail WEB Une basse de données communes. Sous laquelle, on peut retrouver plus d’une équipe dans une même organisation. Partageant les SITES, les UTILISATEURS et les DÉPARTEMENTS Et également, le portail web est commun entre toutes les équipes. Donc, on a un seul point d’entrée rendant ainsi la tâche aux utilisateurs beaucoup plus facile. Donc, comme on dit une image vos milles mots. Départements Base de données communes

Scénarios et exemples Regardons ensembles les scénarios possibles en exploitant quelques exemples.

Type de demande de service (SR) Gabarit de changement Scénario de collaboration La collaboration s’effectue par l’assignation d’une tâche standard à un groupe ou un intervenant d’une autre équipe. Elle peut s’effectuer à partir : Type de demande de service (SR) Gabarit de changement Requête (Demande de service (SR), problème ou changement). Tous les scénarios de collaboration peuvent être fait qu’à partir d’une tâche Standard. Elle peut s’effectuer à partir de : Type de demande de service (SR) Gabarit de changement Requête ( Donc, ici on parle d’une Demande de service (SR), problème ou changement).

Qui fait Quoi ? Équipe Propriétaire Équipe Collaboratrice Responsable de : Créer la requête; Assigner les tâches aux bonnes équipes et intervenants; Suivre l’évolution de l’ensemble de la requête (incluant les tâches partagées), jusqu`au processus global de complétion de la requête. Équipe Collaboratrice Responsable de : Prendre en charge la tâche partagée; Assigner le bon intervenant à la tâche partagée; Traiter la tâche partagée jusqu’à sa complétion totale. Rôles QUI FAIT QUOI? Notre fameuse question la plus commune. Essayons un peu de vous rendre cela beaucoup plus clair. Chaque équipe ont des rôles différents. L’équipe propriétaire est responssble du début de la création jusqu’à la resolution de la requête. Donc, cela implique de s’assurer de l’évolution des travaux de celle-ci L’équipe Collaboratrice est responssble de prendre en charge la requête assignée jusquà la completion de celle-ci.

Qui fait Quoi ? Équipe Propriétaire Équipe Collaboratrice Disponible et modifiable, par tous les intervenants associés au groupe assigné à la requête. Responsable de configurer l’ordre d’activation des tâches du workflow Équipe Collaboratrice Disponible et modifiable dès son activation, par tous les intervenants associés au groupe assigné à la tâche. Tâches partagées Aux niveaux des tâches L’équipe propriétaire Conserve l’entière controle de la tâche. Ce qui fait qu’elle peut en tout temps, la voir et la modifier. L’équipe collaboratrice Voit et peut modifier la tâche, dès son activation. En général, l’activation des tâches est faite de façon automatique et peut être forcer par une activation manuelle.

Qui fait Quoi ? Équipe Propriétaire Équipe Collaboratrice En tout temps, toutes les actions peuvent être exécutées, autant sous: La requête, Tâches, incluant la tâche partagée. En fonction des permissions accordées à l’intervenant et même si la tâche partagée a été prise en charge par l’équipe collaboratrice. Équipe Collaboratrice En tout temps, toutes les actions peuvent être exécutées uniquement sous: Tâches partagées activées. En fonction des permissions accordées à l’intervenant. Actions En tout temps, sous une tâche partagée, les actions peuvent être executes, par une des deux équipes, en fonciton des permissions accordées à l’intervenant. Ce qui veut dire que, l’équipe propriétaire peut si elle le veut, exécuter une action et cela même si la tâche a déjà été prise en charge par l’équipe collaboratrice.

Permission Droit d’assigner une tâche à une autre équipe Nouvelle Permission Permission Droit d’assigner une tâche à une autre équipe Le droit est requis pour l’assignation d’une tâche à partir d’une requête de SR, Changement ou problème.

Nouvelle Permission Voyons un peu ce que ça donne dans Octopus…

Scénario #1 – Déménagement (Sans restriction) Équipe Propriétaire Équipes Collaboratrices Créer la SR Informatique Déménagement SR Ressources Matérielles Télécom Groupe Centre de Service Réseau Assignation 2- Tâche partagée Câblage réseau 4- Tâche Déménagement de l’équipement informatique (PC, imprimante, etc.) 1- Tâche partagée Déménagement du mobilier 3- Tâche partagée Installation téléphone Groupe Aménagement Groupe Centre de service Workflow Comme la demande de déménagement d’un employé requière l’intervention de plus d’une équipe, et que nous voulons bien répartir le travail, entre toutes les équipes impliquées. Voyons un peu comment préparer le workflow de ce type de demande.

Scénario #1 – Déménagement (Sans restriction) Regardons ce que ça donne dans Octopus…

Scénario #1 – Déménagement (Sans restriction) Le workflow des tâches, en mode graphique Ressources Matérielles Télécom Télécom Informatique

Scénario #1 – Déménagement (Sans restriction) Au niveau du partage d’une tâche à une autre équipe

Les restrictions Équipe Propriétaire Équipe Collaboratrice Responsable d’accorder la permission d’accéder à la SR par le lien disponible sous la tâche partagée. Responsable d’accorder la permission permettant aux équipes collaboratrices de pouvoir consulter ou non les activités de collaboration entre toutes les équipes collaboratrices. Équipe Collaboratrice Peut accéder à la SR seulement si la permission a été accordée par l’équipe propriétaire. Peut voir les activités saisies par les autres équipes seulement si la permission a été accordée par l’équipe propriétaire Accès à la SR Accès aux activités Les restrictions. Et oui, comme dans toutes bonnes applications, nous avons appliqués des restrictions d’accès. Elles peuvent s’appliquer, autant au niveau du contenu de la requête qu’au niveau de la saisies des informations sous les activités entre les équipes collaboratrice. Seul l’équipe propriétaire à le rôle de voir à appliquer les restrictions selon la demande à traitée. L’équipe Collaboratrice peut ou non voir la SR ou les activités des autres équipes selon les restrictions accordés par l’équipe propriétaire.

Nouvelles restrictions Restrictions d’accès aux données L’équipe collaboratrice peut consulter les activités de collaboration des autres équipes Cette restriction s’applique quand nous devons conserver à l’interne de chaque équipe l’information des activités saisies. Par défaut, aucune restriction n’est appliquées si l’équipe propriétaire ne l’a pas modifiée.

Scénario #2 – Déménagement (avec restriction aux activités) Équipe Propriétaire Équipes Collaboratrices Créer la SR Informatique Déménagement SR Ressources Matérielles Télécom Assignation 1- Tâche partagée Déménagement du mobilier Workflow Groupe Aménagement Groupe Centre de Service 2- Tâche partagée Câblage réseau Groupe Centre de service 3- Tâche partagée Installation téléphone Dans ce scénario, nous allons reprendre l’exemple de la demande de déménagement et y ajouté l’activation de la restriction des activités, afin de pouvoir vous expliquée brièvement comment les informations seront bloquées entre chacune des équipes. Groupe Réseau Restriction d’accès aux activités entre les équipes 4- Tâche Déménagement de l’équipement informatique (PC, imprimante, etc.)

Scénario #2 – Déménagement (avec restriction aux activités) Regardons ce que ça donne la saisie des activités entre les équipes collaboratrices

Scénario #2 – Déménagement (avec restriction aux activités) Une équipe collaboratrice ne peut pas visualiser les activités saisies par une autre équipe collaboratrice.

Nouvelles restrictions Restrictions d’accès aux données L’équipe collaboratrice peut accéder à la SR

Scénario #3 – Nouvel employé (avec restriction à la SR) Équipe Propriétaire Équipes Collaboratrices Créer la SR Ressources Humaines Arrivée d’un nouvel employé SR Ressources Matérielles Informatique Groupe Service RH Assignation 2- Tâche partagée Préparation du bureau de travail 4- Tâche partagée Préparation du poste de travail 1- Tâche  Fiche d’employé + Paie 3- Tâche partagée Cartes d’accès Groupe Aménagement Sécurité Groupe Centre de service» Workflow Dans ce dernier scénario, nous allons voir la répartition des tâches suite à une demande d’embauche d’un nouvel employé qui requiert une sécurité d’information de haut niveau. Vous nous voyez sûrement venir, nous appliquerons la restriction des activités à la SR. De cette façon, nous pourrons vous démontrer qui aura accès aux informations confidentielles. Restriction d’accès aux informations de la SR

Scénario #3 – Déménagement (avec restriction aux activités) Regardons ce que ça donne entre les équipes collaboratrices

Scénario #3 – Nouvel employé (avec restriction à la SR) Tous les équipes collaboratrices ne peuvent pas accéder à la SR

Points Importants Hey Oui, la collaboration est comme un casse-tête, elle ne peut être complété que si tous les morceaux sont bien assemblés. Donc, voyons comment assembler correctement les morceaux de casse-tête, pour le bon fonctionnement de la collaboration,

Points importants Activité Listes Notification Abonnement Entre autre le journal des activités permet de suivre et de communiquer à différents niveaux entre toutes les équipes impliquées conjointement dans la complétion de la requête. Listes Les listes de collaboration permettent de savoir rapidement quelles tâches partagées ont été assignées à notre équipe ou que notre équipe a partagées. Notification Abonnement Les préférences de notifications liées aux tâches s’appliquent autant entre les équipes qu’à l’intérieur d’une même équipe. Les abonnements aux listes de collaboration permettent d’être notifiés immédiatement, lorsqu’une nouvelle requête partagée est assignée à notre équipe.

Points importants Notre incontournable, la liste personnalisée, permettant l’affichage des tâches partagées sous chaque équipe. Nouvelles colonnes Critères de recherche Voici notre incontournable pour la collaboration interéquipe…….la liste personnalisé. Elle reste dans les outils de meilleure pratique pour une bonne gestion de tâches partagées puisqu’elle offre une large flexibilités au niveau de la collecte d’information pouvant être obtenue. Étant donné, que chaque équipe collabore entre elle à un niveau différent, vous comprendrez qu’aucune liste système de tâche partagée n’est disponible. Ce qui veut dire, que vous devez, vous-même, créer vos propre listes, afin de regrouper les tâches qui vous sont partagées par différentes équipes. Toutefois, cela ne veut pas dire que l’on ne retrouve pas la tâche partagée au niveau de l’équipe collaboratrice mais simplement que celle-ci ne sont pas regrouper ensembles.

Testez vos connaissances Nous voilà maintenant rendu à testez vos connaissances. Beaucoup de temps : Donc, je vous demanderais de bien vouloir prendre quelques minutes pour répondre aux question et par la suite nous allons testez vos connaissance et répondre avec vous aux questions. Manque de temps : Donc, nous allons testez vos connaissance et répondre avec vous aux questions.

Testez Vos Connaissances Équipes Propriétaire Collaboratrices Questions 1. Qui peut avoir la permission de partager une tâche d’un workflow, à partir d’une requête ? 2. Qui peut modifier les informations de la requête ? 3. Qui peut modifier les informations d’une tâche partagée ? Informations ne pouvant pas être modifiées par l’équipe collaboratrice : Date d'échéance Préalables Options - Annule les tâches dépendantes lors d'une annulation Options - Peut être effectuée après la complétion de la requête Options - Visible sur le portail Web AllowUpdateHavingImpactOnRequestScope Propriétés ayant un impact potentiel sur l’envergure (scope) de la requête modifiant le workflow défini par l’équipe propriétaire 4. Qui peut ajouter des activités à une tâche partagée ?

Testez Vos Connaissances Équipes Propriétaire Collaboratrices Questions 5. Qui peut consulter la SR, si la restriction d’accéder à la SR est appliquée ? 6. Qui peut consulter les activités des autres équipes, si la restriction d’accès aux activités est appliquée ? 7. Qui peut consulter le contenu de la SR, si aucune restriction d’accès n’est appliquée ?

Testez Vos Connaissances Équipes Propriétaire Collaboratrices Questions 8. Qui est responsable de suivre l’évolution des tâches partagées jusqu’à la résolution complète de la requête ? 9. Qui peut exécuter des actions (annuler, marquer complétée, etc.) sur la requête ? 10. Qui peut exécuter des actions (annuler, marquer complétée, etc.) sur une tâche partagée ?

Conclusion N’hésitez pas à découvrir les forces au sein de chacune de vos équipes ! Avec quoi repartez-vous aujourd’hui? Pensez à une demande commune que vous aimeriez mettre en place dès demain! L’importance d’utiliser la collaboration! Comment vous y prendre pour implanter la collaboration? Pour vous aider, n’oubliez pas que la documentation sur la collaboration est actuellement disponible sur notre WIKI. Également. notre forum est toujours à votre disposition pour nous faire part de vos suggestions, vos besoins ou encore, voter sur une idée déjà soumise par une autre personne, le tout dans le but de nous aider à prendre action et améliorer votre outil Octopus. Merci encore de votre participation et bonne continuité à votre Journée utilisateur Octopus

Questions Maintenant, nous vous cédons la parole, puisque nous avons fait le tour sur le sujet de la collaboration. Avez-vous des questions ou interrogation?

Merci ! Nathalie Varennes & Christian Savoie Spécialiste Octopus ITIL® nvarennes@octopus-itsm.com csavoie@octopus-itsm.com