Présentation du projet POPART Direction des systèmes d’information BPRH rue P.-G. de Gennes BP 193 - 31676 LABEGE Cedex Tél. : 05 62 24 25 89 Journées trimestrielles des RSI 26 avril 2001 - Toulouse

Présentation du projet POPART Sommaire A - Le projet POPART Le contexte 3 Les objectifs généraux 4 Les populations particulières traitées 5 Le champ couvert au 1er janvier 2002 6 Les choix techniques et fonctionnels 7 Schéma général 8 Les deux types de modalités de paie des populations particulières 9 La gestion des dossiers des personnels 10 La paie des populations particulières 11 Les 2 cycles de paie - Le calendrier des 2 cycles 12-13 POPART / ICARE : similitudes et différences 14 L’aide à l’estimation de la dépense 15 L’engagement de la dépense dans XLAB et la GCF 16 L’interface POPART GCF et le traitement des factures 17 Les évolutions futures 18 B - La conduite du projet État d’avancement et échéances 19 La conduite du changement POPART 20 Le périmètre de l’application au 01/01/02

A - Le projet POPART Le contexte L’existant : Paie (seule) des populations particulières du CNRS via le module PAIECD de la GCF (20 applications locales) Le projet POPART : Normalisation de la gestion administrative et de la paie des populations particulières application centralisée intégrée au contexte ICARE (Annexe : historique du projet POPART et actions de communication engagées) Difficultés actuelles : absence de gestion automatisée du personnel pour ces populations risque d ’hétérogénéité des règles de paie et difficulté de recensement des agents au plan national (pas d ’application centralisée) limites propres au module PAIECD (peu de contrôles, pas de gestion des dossiers, réglementaire par DR) Objectif du projet POPART : modifier le SI du CNRS afin : de disposer d’outils de recensement et d ’analyse des populations particulières, de leur appliquer une réglementation nationale unique recentrer les services des délégations sur la gestion (« limiter les interventions aux seules évolutions du lien entre l ’agent et l ’organisme , accroître les moyens de contrôle de la dépense mensuelle ») base centralisatrice nationale, assurant la gestion administrative et la paie des PP : soit ICARE (module), soit application nouvelle

A - Le projet POPART Les objectifs généraux Automatiser la gestion administrative des populations particulières Disposer d’outils de recensement et d’analyse GESTION ADMINISTRATIVE Homogénéiser les règles de paie PAIE Contrôler la disponibilité des crédits Suivre de façon fiable les dépenses mensuelles GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE Réglementation nationale unique Lien avec ICARE Lien avec la GCF et Xlab Mise en œuvre d’une base centralisatrice, évolutive, liée à ICARE et liée à la GCF, pour : appliquer la réglementation de façon homogène et contraignante dans tout l’organisme intégrer en permanence de nouvelles populations particulières suivre la carrière des agents quel que soit leur statut garantir avant le recrutement un contrôle strict de la disponibilité des crédits et ensuite un suivi fiable de la dépense Préciser qu’on décrit par la suite la solution choisie (futur existant), pas les alternatives par lesquelles on est passé Priorité au 1er janvier 2002 : la PAIE des populations particulières (en Euro) Arrêt du module PAIECD de la GCF (fin 2001)

Les populations traitées dans ICARE y demeurent A - Le projet POPART Les populations particulières traitées Au 1er janvier 2002 : populations traitées par PAIECD (7437 dossiers en 1999) Ensuite : évolutivité possible Vacataires Traducteurs - extracteurs de l’INIST Médecins de prévention Population X... CES Indemnités de formation permanente Populations particulières POPART CDD sur convention de recherche Indemnités de jury (non CNRS) Boursiers Marie-Curie Population Y... Les intermittents du spectacle, les marins de l’INSU ne sont pas traités (applications spécifiques) En principe dans POPART : personnels payés sur section 3 Traducteurs -extracteurs ou « analystes documentaires et extracteurs » : pigistes (payés à la tâche) En principe dans ICARE : personnels payés sur section 1, mais exceptions personnels CNRS bénéficiaires d ’indemnités de jury « cumulants » autres catégories de boursiers : BDI… chargés de mission à temps partiel élèves - ingénieurs (section 3) Volumétrie 1999 : PAIECD : 7437 dossiers, 35099 mémoires (équiv. bulletins de salaire) ICARE : 3827 dossiers, 21435 bulletins de salaire Évolutivité : certaines populations encore dans ICARE pourraient « migrer » dans POPART : chercheurs FNS… les apprentis de Lille pourraient aussi y être intégrés (gratification stagiaires) Chercheurs - visiteurs Les populations traitées dans ICARE y demeurent

A - Le projet POPART Le champ couvert au 1er janvier 2002 Gestion des dossiers des personnels : Paie : Gestion comptable et financière : de la prise de fonction à la fin de contrat... suivi de la carrière de l’agent au fil des contrats 2 cycles de paie : avec/sans attestation de service fait déclarations aux organismes sociaux engagement de la dépense intégration des factures de paie et de charges détaillées par agent Interface Paie-GCF GCF Contrôle de la facturation UNEDIC Contrôle de la facturation UNEDIC : à partir des dossiers agents seulement (pas à partir des résultats de paie) le règlement est effectué à partir de la GCF XLAB Application POPART

A - Le projet POPART Les choix techniques et fonctionnels Environnement technique identique à ICARE progiciel SIGAGIP, serveur Bull sous GCOS7, émulateur Amaril POPART et ICARE : 2 applications « séparées » 2 fichiers Agents distincts Moteur de paie commun Réglementation commune Interface POPART  GCF : automatisée Factures de paie et de charges : détaillées par agent (par centre de dépense) pour le suivi fin dans la GCF et dans Xlab Reprise des données PAIECD ? Analyse en cours Proposition de la DSI : mi-avril 2001 Décision direction de projet : fin avril 2001 Même environnement qu’ICARE : avantages Savoir-faire de la DSI et minimisation du temps de développement Même marché de TMA qu’ICARE Interface familière pour les utilisateurs (même si certains principes sont différents) Fichiers agents séparés : variété des catégories concernées : impliquerait un accroissement de la complexité des traitements si intégration dans ICARE préserver la fiabilité du système actuel (éviter bouleversements et régressions) Reprise des données PAIECD ? (rapport coût / efficacité à estimer…) difficile (inhomogénéité des données sauvegardées localement) contrôle nécessaire des données récupérées elle sera toujours incomplète : informations inexistantes à saisir manuellement dans POPART seuls état-civil et coordonnées bancaires à récupérer s ’il ya reprise l ’exploitation sera à la charge des RSI

A - Le projet POPART Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 - Schéma général Les grandes étapes L’estimation de la dépense (grille de valorisation, autres outils) L’engagement de la dépense estimée La saisie et la gestion du dossier agent « population particulière » Le calcul et la liquidation de la paie Les déclarations aux organismes sociaux Le contrôle de la facturation UNEDIC Le mandatement et le règlement de la dépense (factures de paie et charges) Le règlement aux organismes sociaux GCF / XLAB POPART Aide à la valorisation de l’engagement : estimation du coût de l’embauche à l’aide d’une grille de valorisation -> réservation des crédits et engagement de la commande La grille émise par la DRH et validée par l’ACP est mise à jour de façon centralisée en GCF, envoyée via le réseau à chaque GCF en délégation, puis transmise à Xlab par l ’interface GCF-Xlab et enfin intégrée par le gestionnaire du laboratoire dans Xlab ; elle contient tous les éléments permettant d’estimer une commande, en fonction de la catégorie de population particulière La saisie du dossier dans POPART se fait après la prise de fonction (recrutement effectif) : contrat signé CF(si nécessaire - pas de visa électronique) et signé par l’agent Pas de suivi automatisé des demandes d’embauche ni du circuit du visa CF (pas de suivi des actes administratifs) Le règlement des rémunérations est effectué avant ordonnancement / mandatement (comme c’est le cas dans ICARE), et au niveau national (bulletins de salaire : expédiés en central); le règlement des charges aux organismes sociaux est effectué après ordonnancement / mandatement GCF / XLAB Cf. Annexe : Schéma simplifié des traitements

Paiement des populations particulières dans POPART : 2 logiques Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 Les deux types de modalités de paie Paiement des populations particulières dans POPART : 2 logiques Populations au forfait mensuel Contrat (dates de début et fin) à rémunération forfaitaire mensuelle Paiement systématique du salaire mensuel en fin de mois (avant terme échu) CDD sur convention de recherche Boursiers Marie Curie CES Chercheurs visiteurs Populations payées à terme échu, sur attestation de service fait Saisie mensuelle d’un nombre d’heures travaillées (contrat avec taux horaire) Vacataires Médecins de prévention OU : Saisie d’un type « d’indemnité » et du montant à payer Bénéficiaires d’indemnités de formation ou de jury Traducteurs-extracteurs de l’INIST

ICARE Réglementation POPART Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 La gestion des dossiers des personnels Un dossier POPART saisi ou complété au recrutement effectif (prise de fonction) Un agent = Agents POPART Visa comptable Saisie des contrats populations payées sur attestation de service fait ICARE Réglementation POPART historique de tous les contrats de l’agent lien avec le dossier ICARE... Saisie des services faits Saisie des interruptions Saisie des retenues et oppositions comptables règles de gestion paramétrées contrôle des saisies Gestion des contrats successifs de l’agent : on peut prolonger un contrat, modifier la quotité en cours de contrat, revaloriser le contrat… dossier « unique » (dossier de référence auquel se rattachent éventuellement des dossiers dupliqués), « transmis » d’une délégation de gestion à la suivante (accès aisé) Liens avec les autres dossiers : par le biais de ces liens on peut reconstituer tout l’historique de la carrière de l’agent ; dans l’Infocentre il sera possible d’agréger les données de tous les dossiers correspondants Duplication de dossier : lien automatique dans ce cas en cas de « rémunérations » qui se chevauchent sur une même période de paie : indemnité en plus d ’un contrat avec CDP et régime de cotisation différents : ne peuvent figurer sur le même bulletin de salaire < à 5% des cas... Lien avec dossier ICARE : saisi manuellement par le gestionnaire si contrat de travail correspondant à une catégorie de pop. particulière gérée dans ICARE, le gestionnaire peut indiquer dans le dossier POPART la référence du dossier ICARE (manuellement) idem si l’agent est titularisé Les congés sont calculés dans la plupart des cas (exceptions : saisie de congés pré-découpés) Réglementation : règles de gestion paramétrées au maximum contrôles effectués à la saisie (règles de gestion vérifiées, contrôle de cohérence du dossier) saisie des mémoires congés départs (solde de tout compte) avances sur salaire : manuellement

Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 La paie des populations particulières Agents ICARE Planification nationale Calcul de la paie Agents POPART Bande virement aux agents Envois centralisés Données pour facturation comptable POPART Bulletins de salaire États de paie (SPRH, ACS, ACP) Agents Déclarations mensuelles Notion de planification : la paie à la demande pour les agents sortants est figée dans le planning mensuel de paie national (cf. transparent suivant) La paie des populations particulières est réalisée en central, au niveau national : virement BNP et envoi des bulletins de salaire Le « paiement par caisse » est un mode de virement ICARE (terminologie) : signifie que le bulletin est transmis à l ’ACS qui vérifie et déclenche le virement (par disquette à la BdF) : cas des soldes de tout compte Le règlement est effectué avant mandatement (ordonnancement?), comme pour les populations permanentes ICARE Agent Comptable Secondaire si « paiement par caisse » Transfert automatique vers la GCF Contrôle facturation UNEDIC

Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 Les deux cycles de paie cycle 1 : sans attestation de service fait cycle de paie ICARE actuel : populations permanentes + populations particulières pouvant être payées avant terme échu 2 calculs de paie : paie normale et paie de correction cycle 2 : avec attestation de service fait vacataires, médecins de prévention, bénéficiaires d’indemnités de formation permanente… 2 calculs de paie : paie normale et paie « à la demande » (sorties) Cycles désynchronisés raccourcir les délais de paiement « à la demande » : paie anticipée par rapport au cycle normal suivant, mais le planning mensuel est figé (fixé au niveau national)

Cycle 1 Cycle 2 avec attestation de service fait Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 Le calendrier des deux cycles de paie Mois M Cycle 1 sans attestation de service fait Cycle 2 avec attestation de service fait 05 Calcul paie normale mois M-1 07 Calcul paie normale mois M 10 Versement paie normale du mois M-1 Calcul paie de correction mois M 14 20 Calcul paie à la demande mois M 25 Cycle 1 : Mois normal : 07, 14 et 25 ; mois « à prime » : 05, 12 et 22 Le calendrier mensuel est adapté en fonction des besoins des SPRH : en avril 2001, le 5 et le 12 sont des Vendredi = 5 jours pleins pour saisie avant calcul de paie il y aura toujours un léger décalage entre la paie normale cycle 2 (passe en 1er) et la paie normale cycle 1 Les attestations de service fait du mois M-1 doivent être enregistrées dans POPART avant le 5 du mois M pour prise en compte dans la paie normale : versement le 10 du mois M En cas de retard, prise en compte dans le calcul suivant ; date du bulletin = période en cours (M), mais référence de la période travaillée = M-1 bien identifiée Exemple d ’un vacataire : paie normale du mois M-1 : virée le 10 du mois M soit 10 jours de délai si mission terminée le 6/M : virement le 25/M (paie à la demande) soit 19 jours de délai si mission terminée le 21/M : virement le 10/(M+1) soit 20 jours de délai Rappel : on a désormais des virements centralisés (au lieu des virements manuels PAIECD) Versement paie mois M Versement paie à la demande mois M Cycle 2 : périodes de contrôle des calculs de paie allégées

Les similitudes avec ICARE Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 POPART / ICARE : similitudes et différences Les similitudes avec ICARE Les différences essentielles Ergonomie même apparence, mêmes principes d’utilisation Immatriculation des dossiers unique ICARE-POPART automatique ou manuelle États bulletins de salaire (fond de page) comptes-rendus de mise à jour (visa comptable) ... Un seul « mode de gestion » : mise à jour directe Paramétrage accru des règles de gestion (tables de la réglementation) souplesse et évolutivité contrôles de cohérence des dossiers Similitudes : Ergonomie (interface homme-machine) : ordre de présentation des historiques identique (du + ancien au + récent), ligne vierge pour saisie en bas d ’écran écrans « suite » pour les actes de gestion : enchaînement d ’écrans par catégorie de personnel (exemple : embauche) immatriculation (POPART : 1 société QAF) automatique ou manuelle (idem ICARE) ; 1 dossier par agent quelle que soit la délégation de gestion : transfert du dossier sans difficulté Différences : Pas de gestion automatisée (pas de production des actes administratifs) Pas de distinction situation actuelle / historique (relève aussi du souhait de simplification pour l’utilisateur) Pour les informations à historique, soumises au visa comptable secondaire et à conservation des modifications (car impact en paie) : plus de notion de proposition (en cas de modification ou suppression par le SPRH) remplacée par la duplication dans l’historique des informations modifiées ou supprimées, afin de les conserver avant modification ou suppression effective, jusqu’au visa comptable secondaire (mécanisme « d’annulation logique » : l ’événement en instance de disparition est repéré par un témoin qui le différencie de l ’événement en attente de visa qui le remplacera) = La gestion prévisionnelle n’est plus traitée via l’information proposition, désormais l’historique peut comporter des évènements prévisionnels Améliorations de l’ergonomie (dans la mesure du possible : mode caractère !) : ? repère les données à choisir dans une table (en ligne) souligné pour les données obligatoires suppression par saisie d ’un témoin de suppression (au lieu de remise à blanc de toutes les données)

Autres outils de simulation ou élaboration de contrats Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 L’aide à l’estimation de la dépense XLAB GCF en délégation DRH Mise à jour de la grille de valorisation et envoi ACP Intégration de la grille de valorisation dans la GCF de chaque délégation Intégration de la grille de valorisation dans XLAB par le gestionnaire Validation de la grille de valorisation + Autres outils de simulation ou élaboration de contrats Aide à la valorisation de l’engagement : estimation du coût de l’embauche à l’aide d’une grille de valorisation pour réservation des crédits et engagement de la commande La grille de valorisation émise par la DRH et validée par l’ACP, elle est mise à jour de façon centralisée en GCF, envoyée via le réseau à chaque GCF en délégation, puis transmise à Xlab par l’interface GCF-Xlab et enfin intégrée par le gestionnaire du laboratoire dans Xlab ; elle contient tous les éléments permettant d’estimer une commande, en fonction de la catégorie de population particulière (taux horaires, forfaits mensuels, coefficients pour calcul des charges patronales Les autres outils de simulation ou d ’élaboration de contrats mis au point par le BCS de la DRH, accessibles via l’Intranet de la DRH : Recrutement sur convention de recherche Recrutement au titre du Fonds national de la science Accueil de boursiers au niveau pré-doctoral et post-doctoral Accueil de boursiers docteurs ingénieurs ressortissants de pays en développement Accueil et recrutement au titre du 5ème PCRDT (1998-2002)

Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 L’engagement de la dépense dans XLAB et la GCF XLAB GCF POPART ou : Création d’une commande (estimée pour l’embauche de l’agent) sur une origine de crédit (OC) Estimation via les autres outils de simulation Intégration de la commande en GCF sur le centre de dépense (CDP) correspondant ou : Saisie directe en GCF (laboratoire non équipé d’XLAB) Laboratoire Origine de crédit 1 crédit 2 crédit 3 Laboratoire CDP1 CDP3 CDP2 Mise à jour des disponibles Si le laboratoire ne dispose pas d’XLAB, saisie directe en GCF de l’engagement de la dépense Commande estimée (à l’aide de la grille de valorisation) pour le coût global de l’embauche de l’agent : rémunération + charges… dans l’estimation, les charges patronales sont estimées par application d’un coefficient il est possible aussi de saisir un montant calculé exactement via les outils de simulation DRH NB : l’engagement reste annuel (attention aux contrats pluriannuels…) Mise à jour des disponibles

Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 Le périmètre fonctionnel au 1er janvier 2002 L’interface POPART  GCF et le traitement des factures XLAB POPART GCF Données par agent liées à la paie et aux charges Intégration contrôlée de ces données en GCF : Création des factures par agent (paie et charges) Mise à jour des disponibles sur les centres de dépense Visa des factures avant mandatement Intégration des factures dans XLAB sur les origines de crédit Mandatement des factures Les données transmises par agent comportent le CDP et le N° de commande, en plus du « code organisme » (code « fournisseur permanent » en GCF) et du compte d‘exécution saisie manuelle dans POPART : attention aux erreurs de saisie Solde de tout compte : envoi d’une disquette à la BdF - virement un peu décalé ? Mise à jour des factures dans XLAB (date de règlement) Règlement des factures Règlement aux organismes sociaux Règlement aux agents sortants (solde de tout compte)

A - Le projet POPART Les évolutions futures POPART = système évolutif (paramétrage des règles de gestion) Ne seront pas réalisés au 1er janvier 2002 ... La production des actes administratifs Le suivi du circuit du visa du contrôleur financier Les interfaces avec les autres systèmes d’information : Infocentre Labintel RH-Formation ... L’interface GCF  POPART pour la mise à disposition des centres de dépense et des Nos de commandes POPART est conçu comme un système évolutif : le paramétrage systématique permet d ’intégrer aisément de nouvelles catégories de populations et les règles de gestion associées Déclarations annuelles : avant fin 2002 bien sûr Règlement de la facturation UNEDIC : sur la base d’une convention (spécifications en cours) … à planifier

B - La conduite du projet État d’avancement et échéances Réunions régulières de direction de projet depuis septembre 2000 Réalisation en cours à la DSI Dernier trimestre 2001 : Formation des utilisateurs Décembre 2001 : mise en service de POPART (saisie des dossiers agents en préparation de la paie de janvier 2002) arrêt du module PAIECD de la GCF après la paie de décembre 2001 BPRH POPART (gestion administrative et paie) Marché de TMA* ICARE : société IBM * TMA : tierce maintenance applicative BBFC Impacts GCF et XLAB (gestion comptable et financière) Marchés de TMA* GCF : société SOPRA XLAB : société STERIA Interface POPART GCF

Accompagnement des utilisateurs de POPART : plans d’action coordonnés La conduite du changement POPART Comité de conduite du changement : RPRH : Michel DANIEL (animateur) RSFC RSI gestionnaires en délégation DRH, ACP, DFI DSI DSI Société Métaphora Accompagnement des utilisateurs de POPART : plans d’action coordonnés Mise en œuvre Le comité de conduite du changement a pour missions : de définir les plans d’action coordonnés pour les 4 axes de l’accompagnement des utilisateurs de POPART de participer à leur élaboration (communication, supports de formation) La DSI est chargée de coordonner la mise en œuvre de ces plans d’action (avec l’aide de la société Métaphora) : réalisation des supports de communication, supports et base de formation, de la documentation utilisateur participation aux formations (logistique prise en charge par la FP d’une DR prise en charge de l’assistance aux utilisateurs Démarche préalable réalisée : recensement « exhaustif » des utilisateurs potentiels entretiens avec des utilisateurs futurs pour cerner le besoin en documentation et formation Communication Formation Documentation d’utilisation Assistance