8.3 Le suivi du système qualité 8.3.2 Présentation pédagogique Il est commun qu’un système qualité soit construit pour satisfaire à court terme aux exigences de la norme mais qu’il soit ensuite impossible à la structure de maintenir ce système en vie, car trop lourd, trop contraignant pour les acteurs, etc. Dans la mesure où le système qualité mis en place sera construit pour et par la structure, où sera dès le départ envisagé le fonctionnement au quotidien sur le long terme, le responsable qualité sera la personne garante de la conformité du fonctionnement de la structure sur ce qui est déclaré et décrit dans le manuel qualité tant vis-à-vis de la direction que des tiers. 8.3 Le suivi du système qualité 2

8.3.2 Présentation pédagogique Pour qu’un système qualité fonctionne, il faut impérativement que tous les acteurs s’y reconnaissent. Inutile de croire que les salariés feront vivre et évoluer des procédures, des documents, des modes opératoires à l’élaboration desquels ils n’ont pas été associés ou pire, pour lesquels ils n’ont pas été consultés. 8. Le suivi et l’amélioration du système qualité 3

8.3.2 Présentation pédagogique Outre le travail très important qu’il va fournir pour installer la démarche et permettre à la structure de prétendre à la certification, le responsable qualité sera ensuite chargé de veiller : au bon fonctionnement du système qualité, au respect des engagements de fonctionnement décrits dans les procédures, à l’usage réel et conforme des documents définis, au suivi des enregistrements, à la mise en œuvre des procédures de suivi et de contrôles, à l’amélioration continue, etc. 8. Le suivi et l’amélioration du système qualité 4

8.3.3 Comment faire ? 8. Le suivi et l’amélioration du système qualité Moyens : Planifier des réunions de rencontre avec les différents protagonistes en suivant les échéances et les charges de travail (analyse, production, partage et formalisation, contrôle et validation) ; établir un cahier des charges des responsabilités et des engagements réciproques ; définir en cas de dysfonctionnements internes (par exemple d’ordre relationnel, technique…) qui statue en dernier ressort. 8. Le suivi et l’amélioration du système qualité 5

8.3.3 Comment faire ? 8. Le suivi et l’amélioration du système qualité Méthodes : Rédiger régulièrement des comptes rendus, des notes de synthèse décrivant l’avancée du projet et lisibles par chacun ; faire des bilans d’étapes avec la direction et valider la production des documents au fur et à mesure de leur élaboration. 8. Le suivi et l’amélioration du système qualité 6

8.3.3 Comment faire ? 8. Le suivi et l’amélioration du système qualité Compétences : Disposer de compétences « humaines » (écoute, patience…) ; identifier pour chaque secteur les personnes « ressources » et annoncer leur rôle et leurs contributions respectives ; désigner les personnes en charge : de la mise en page des documents, de leur duplication et de leur diffusion, du suivi des plannings, des contributions, de l’organisation logistique (prise de rendez-vous, réservation des salles de réunions…). 8. Le suivi et l’amélioration du système qualité 7