SpeC LOG LA PLANIFICATION Présentation Notions clefs Les 2 outils de planification dans la chaîne d’approvisionnement * Plan d’Approvisionnement Projet * Planning d’Approvisionnement 1 Chapitre : 2. Cycle de Project \2.1 Financement de projet

1. LA PLANIFICATION 1

Gestion du Cycle de Projet = GCP Programmation Evaluation Identification des besoins Implémentation Suivi Formulation 1 Financement

Planification Logistique Final report Programmation Stratégie Pays Rapport d’évaluation Identification des besoins Evaluation Formulation Implémentation Suivi Concept paper / Proposal / LFA Rapports Inter. / Amendment / APR 2 Financement Planification Logistique Accord

Projets et Gestion de la Chaine d’Appro: 3 entités Planification Planning des Achats par projet Planning des Approvisionnements Demande d’Achat Suivi des Achats Dossier d’Achat Demande de Sortie de Stock Livraison Fiche de Stock Suivi des Stocks IN OUT Approvisionnement Stockage 1 Cf. Kit Log : 3.2 / Schéma de Gestion de la Chaine d’Appro.doc & Processus DA et DSS.doc

GESTION DE LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT Planning des Achats par Projet (PAP) Planning des Approvisionnements (PA) GESTION DE LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT PLANNING Demande d’Achat (Base) STOCK DSS (Base) Intégration dans le SA Intégration dans le SS* Achat Local ? NON Demande d’Achat (Base Supérieure) ou DA régionale ou DA Siège OUI Stock Local ? NON DSS (Base Supérieure) SA Création de la référence du Dossier d’Achat OUI Dossier d’Achat APPROVISIONNEMENT Livraison Direct au demandeur ? NON Livraison à la zone de Transit ? NON Bon de Réception ou Bon de Livraison OUI OUI 1 Bon de Réception ou Bon de Livraison Bon de Réception ou Bon de Livraison Fiche de Stock ENTRANT SORTANT Bon de Livraison Consolidation du Transport Bon de Livraison * le SS est optionnel Mise à jour du DSS Mise à jour du SA Mise à jour du SS*

1

2. NOTIONS CLEFS

Quel est l’objectif de la logistique? Choisissez 4 notions définissant le mieux le but de la logistique le meilleur prix le meilleur service le bon endroit le bon délai

Comment pouvons-nous atteindre cette efficacité concernant l’approvisionnement? 1

Clefs pour l’efficacité: Planifier Négocier Oui mais que planifions nous et que négocions nous ? 2

= Définition du « Marché » Un ensemble d’articles/services/chantiers interdépendants  = type Le même _______ de « biens » qui peut être ___________ par le même _______ de fournisseurs fourni type 2

Exercice 1: individuel (10 min) Sachez faire le lien entre un type de produit, un type de fournisseurs et donc…un marché. Les besoins Type de Fournisseurs existant Papier Cahier Ciment Semences Stylo & feutres Bâches plastique Impressions livret Fer à béton Cordes Agrafeuses Outils agricoles Seaux plastique Quincaillerie Grossistes en matériaux Papeterie Imprimeur Eleveurs bétails Laverie 5

Restitution Sachez faire le lien entre un type de produit, un type de fournisseurs et donc…un marché. Les besoins Type de fournisseur existant Papier Cahier Ciment Semences Stylo & feutres Bâches plastique Impressions livret Fer à béton Cordes Agrafeuses Outils agricoles Seaux plastique Quincaillerie Grossistes en matériaux Papeterie Imprimeur Eleveurs bétails Laverie ? 5 11 articles peuvent donc être regroupés en 4 marchés, soit une plus grande efficacité: gain de temps en termes de procédures, négociation, etc.

Exercice 2: individuel (10 min) Sachez faire le lien entre un type de produit, un type de fournisseurs et donc…un marché. Programme EAH Type de Fournisseurs existant 1200 sacs de ciment 600 fers à béton 150 livrets 20 Seaux plastique Quincaillerie Grossistes en matériaux Papeterie Imprimeur Eleveurs bétails Laverie Programme SA 450 sac de ciment 150 fer à béton 200 livrets 15 posters format A0 200 Seaux plastique 100 bâches plastiques 5

Restitution Sachez faire le lien entre un type de produit, un type de fournisseurs et donc…un marché. Programme EAH Type de Fournisseurs existant 1200 sacs de ciment 600 fers à béton 150 livrets 20 Seaux plastique Quincaillerie Grossistes en matériaux Papeterie Imprimeur Eleveurs bétails Laverie Programme SA 450 sac de ciment 150 fer à béton 200 livrets 15 posters format A0 200 Seaux plastique 100 bâches plastiques 5

3. Outils de planification dans la chaîne d’approvisionnement 3.1 Plan d’Approvisionnement Projet (PAP) 3.2 Planning d’Approvisionnement (PA) 1

3.1 Plan d’Approvisionnement Projet Présentation du document… 1

Pourquoi? Pour anticiper les besoins Eviter les scissions de marché : Pour accroitre notre efficacité envers nos équipes programmes et donc nos bénéficiaires Pour coordonner la mise en place d’un projet faisable/réaliste Pour anticiper les besoins Identifier les types de procédures d’achats à appliquer Planifier le temps nécessaire pour mettre en place ces procédures Prospecter d’éventuel consolidation de marché Eviter les scissions de marché : Les corriger ou les anticiper via une demande de dérogation justifiée 3

1 Projet = 1 PAP = 1 Réunion formelle Comment & Qui? 1 Projet = 1 PAP = 1 Réunion formelle Techniciens Liste des besoins Logistique prix & date de livraison Finance Plan de financement mission PAP signé 3

Exercice 3: individuel (20 min) Aujourd’hui le 01 Novembre 2013 à Leilaland (code LL) Un proposal pour le projet/contrat A1E est en cours de réalisation pour la base de Leilamount (code LM). Les dates du projet sont du 01 Janvier 2014 au 31 décembre 2014. Vous faites une réunion avec votre assistant, deux techniciens de l’EAH et un de la Sécurité Alimentaire. Le Financier vous rejoindra plus tard. Veuillez renseigner les données manquantes dans le PAP (cellules oranges) 20 + pause 10 min

Restitution Faire attention à la scission de marché: ciment et fers à béton = 1 seul et même marché Faire attention à la saisonnalité et au chronogramme des activités Vs capacité de fournir le meilleur service (coût, délai, transport). 10

PAP Messages Clefs Coordination / Communication: exercise pour prévoir les activités des départements concernés, et pour définir le cadre du projet, tout en prenant en compte la faisabilité du projet. Information fournie par la Logistique: * Définition de marché * Prix de référenciel * Contrainte logistique RdD Finance doit valider toutes les modifications budgetaires post-PAP validation. 5

Prochaine étape Lorsque le PAP est validé et signé par l’équipe de coordination et que le proposal est signé par le bailleur, alors les données du Plan d’Approvisionnement Projet sont intégrées dans le Planning d’Approvisionnement PA données PAP PA 3

3.2 Le Planning d’Approvisionnement (PA) Présentation du document… At the end of this slide, distribute the « comparison grille » + answers. One set per sub group

Trouver les différences entre le PAP et le PA PAP   Quand Qui Objectifs Mise à jour ? Nombre de versions PAP PA Chaque fois qu’il y a un nouveau projet A l’étape de l’écriture du proposal Coordonner la construction d’un projet faisable Equipe de Coordination Non Une fois qu’un proposal a été validé par le bailleur, avant de lancer les activités Prévoir "précisément" avec les départements techniques l’appro. : date, quantité et lieu de livraison 1 pour la mission entière Aussi souvent que nécessaire Equipe de Coordination 5

Comment mettez-vous à jour le PA? Exercice 4: individuel (15 min) Nous sommes le 02 Décembre 2013 Le Directeur Pays vous envoi un courriel vous informant que le budget A1E va être signé dans les jours qui viennent. Vous organisez donc une réunion PA avec les départements concernés (EAH, SA, ADM). 1. Pendant la réunion, le département EAH: Vous informe qu’ils vont seulement cibler 9 puits car un des puits est tari. 2. Le Responsable SA vous notifie que: Pour les semences, votre équipe et les fournisseurs n’ont pas pris en compte l’inflation estimé de 10% sur les semences estimé par la dernière enquête de la FAO. De plus l’équipe préfère cibler 1600 familles Comment mettez-vous à jour le PA? 15

Restitution Lorsque vous modifiez les quantités ou les prix unitaires, soyez sûrs de changer le total aussi car tout ne se fait pas automatiquement dans le document. De plus cela doit être effectué en coordination avec la finance car cela a des impacts. Dans la phase du PA, les informations Financières sont obligatoires. La gestion des transports peut être optimisée. Identifier les marchés communs à plusieurs projets 5

PA Messages Clefs Consolidation (par marché, catégories). La consolidation sur différents bailleurs doit être envisagée si cela optimise votre travail. Coordination et Communication : Exercice entre Log, admin et responsable de programmes pour atteindre un commun accord sur les PA du projet Impact budgétaire et les discussions avec l’administration sur la configuration du budget/PA sont cruciales. Un outil dynamique de planification à ajuster lorsque nécessaire. L’outil a autant plus d’intérêt stratégique lorsqu’il mise en place au niveau du pays entier. 5

Planning d’Approvisionnement à la Demande d’Achat Prochaine étape Planning d’Approvisionnement à la Demande d’Achat Juste après la réunion du PA, au lancement du projet et tout au long de ce dernier, chaque responsable de programme se doit de produire ses Demandes d’Achat en lien avec le PA.