9/16/2018 Système de Management Système de Management des Organismes de Réglementation et le Classement de l’Application des Exigences du Système de Management Certains diapositives reviennent Neil Redman.

Objectif Pour mettre en lumière certains aspects choisis des systèmes de management qui ont une application aux organismes de réglementation et pour décrire le classement de l'application des exigences du système de management. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Les processus de réglementation Contenu Les processus de réglementation Les produits de l’organisme de réglementation Le Classement de l’application des exigences du SM Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Introduction Les systèmes de management pour les organismes de réglementation doivent pleinement intégrer les personnes, les processus et les ressources et être alignés avec leurs objectifs de sûreté et contribuer à leur réalisation. Dans le développement et la mise en œuvre de son système de management, un OR devrait appliquer une approche graduée, en tenant compte de la nature et la complexité de ses processus et de leur impact potentiel sur la performance de ses activités de réglementation. GS-G-1.1, paragraphs 6.1, 6.2 and 6.11 Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Identifier les Processus de Réglementation 9/16/2018 Identifier les Processus de Réglementation Les processus de réglementation peuvent généralement être divisés en trios catégories : Les processus de base (les macro processus) Les Processus de Management Les processus de Support Une des premières étapes consistent à identifier ses processus réglementaires. Ceci est basé sur une analyse des responsabilités de l’OR (GS-G-1.1, par. 6.17 Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Les processus de base des OR 9/16/2018 Les processus de base des OR Développement des réglementations et des guides La Revue et l’Evaluation L’Autorisation La surveillance et l’inspection de la conformité La cœrcition Les domaines spécifiques comme la préparation aux situations d’urgence De GS-G-1.1 par 7.2 Les processus de base typiques des organismes de réglementation incluent: La revue et l’évaluation; L’inspection; Le développement des réglementations et des guides; La délivrance, l’amendement, la suspension, la révocation et la in des autorisations; La cœrcition; La question de l'information du public (tenant compte de la nature confidentielle de certains renseignements et les questions de sécurité ); Les zones spécifiques (exemple: la préparation aux situations d’urgence, la formation, la compétence du personnel) Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Les Processus Typiques de Management d’un OR Les processus de management sont les processus qui gouvernent le fonctionnement de l’organisme de réglementation Les processus de management typiques incluent: Gouvernance Planification: stratégique, travail et planification des ressources Gestion des modifications L’élaboration de la politique La gestion des processus La gestion des performances : La communication et les interactions, incl. La communication avec le public et les parties prenantes Voir GS-G-1.1 par. 7.1 Les processus de management sont les processus qui gouvernent le fonctionnement d’un système. Les processus de management typiques incluent "gouvernance d'entreprise " et “le Management Stratégique" Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Les processus typiques de support d’un OR L’achat La gestion des ressources humaines La gestion des connaissances La santé et la sûreté du personnel professionnel La finance La gestion d’information Le support juridique La sécurité Voir GS-G-1.1, par. 7.3 Les processus de support existent pour soutenir l'organisation. Comme les besoins de support de nombreuses organisations sont similaires, ces processus ont tendance à être assez standard et peuvent parfois être externalisées. Les intervenants des processus de support sont les parties prenantes internes - au sein de l'organisation. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Les Sorties des Processus de Réglementation sont les Produits de l’OR Les rapports de revue et d’évaluation; Les rapports d’inspection et d’audit; Réglementations, politiques et guides; Les licences (y compris les drafts); Certificats d’approbation (ex. transport, personnel etc.) Autorisations; Action de coercition (notices, orientations, ordres, rapports, etc.); Information du public (ex. Les communiqués de presse, les sites web, les conférences); Les documents du système de management Plans (ex. stratégiques, activités réglementaires, formation etc.); Communications des parties prenantes (ex. Rapports annuels, rapports financiers, séminaires, lettres de décisions, demandes d’information, les rapports de recherche & de développement, contribution à la coopération internationale et nationale, etc.); Les recommandations réglementaires en support à la prise de décision; Les communications internes au personnel; Les résultats des analyses des expériences opérationnelles et des événements externes; GS-R-3 section 5.4 utilise les termes ‘sorties’ et ‘produits’ comme des synonymes. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

“Les processus et la cartographie des processus seront discutés plus en détails dans un module du système de management plus tard Les sorties des processus de réglementation seront discutés plus tard dans le module de “Mesure, évaluation, et amélioration” du système de management Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

9/16/2018 Les Défis Comme discuté dans les présentations précédentes, les ORs rencontrent des défis communs qui omettent mis la pression inhibitrice sur les fonctions de réglementation tels que: Des ressources financières, humaines et physiques limitées Une base législative inadéquate et/ou des réglementations expirées Des conflits avec d’autres départements comme le transport et les douanes Une approche graduée à une cartographie processus et l’application du SM aidera l’OR pour compenser ces pressions Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements 11

Le Classement de l’Application des Exigences du SM 9/16/2018 Le Classement de l’Application des Exigences du SM GS-R-3 §2.6. L’application des exigences du système de management doit être classée afin de déployer les ressources appropriées, sur la base de la considération de : L'importance et la complexité de chaque produit ou activité Les dangers et l'ampleur de l'impact potentiel (risques) associés à la sûreté, la santé, l'environnement, la sécurité, la qualité et les éléments économiques de chaque produit ou activité Les conséquences possibles si un produit tombe en panne ou une activité est effectuée incorrectement GS-R-3 § 2.7. La classification de l’application des exigences du système de management doit être appliquée aux produits et activités de chaque processus A partir de GS-R-3: 2.6. L’application des exigences du système de management doit être classée afin de déployer les ressources appropriées, sur la base de la considération de : L'importance et la complexité de chaque produit ou activité Les dangers et l'ampleur de l'impact potentiel (risques) associés à la sécurité, la santé, l'environnement, la sécurité, la qualité et les éléments économiques de chaque produit ou activité Les conséquences possibles si un produit tombe en panne ou une activité est effectuée incorrectement 2.7. La classification de l’application des exigences du système de management doit être appliquée aux produits et activités de chaque processus. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Le classement est décrit avec plus détails dans GS-G-3.1 Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

GS-G-3.1 – Classement des Exigences du SM 9/16/2018 GS-G-3.1 – Classement des Exigences du SM Pour la réglementation des sources de rayonnement, les exigences du SM doivent refléter : L’importance de l’activité de réglementation (ex. inspection) aux expectations de sûreté, de la santé, de l’environnement, de la sécurité, de la qualité et de l’économie la complexité des activités de réglementation, et Les conséquences possibles si les activités de réglementation sont effectuées incorrectement. GS-G-3.1: 2.38. La mesure dans laquelle les exigences du système de management sont appliqués à un produit ou une activité doit refléter l'importance du produit ou l'activité pour la sûreté, la santé, l’environnement, la sécurité, la qualité et les attentes économiques, la complexité du produit ou l'activité, et les conséquences possibles si le produit échoue ou si l'activité est réalisée de manière incorrecte. 2.39. Le classement de l'application des exigences du système de management devrait permettent de précieuses ressources et l'attention pour être ciblé sur les produits ou les activités de plus grande importance. Cela peut conduire à minimiser les coûts totaux tout en améliorant la sécurité. 2.40. Pour tous les produits et les activités au sein d'un processus, toutes les exigences sur le processus pertinents doivent d'abord être pris en considération. En utilisant le classement méthodologique, il peut être possible d'identifier les produits et les activités de moindre importance dans un processus. Pour les produits et les activités de moindre importance, il est alors possible de déterminer si tous les contrôles et les vérifications du processus sont nécessaires. Les contrôles et les vérifications qui pourraient être classés comprennent, par exemple, des aspects tels que la qualification et la formation des individus. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

GS-G-3.1 – Classement des Exigences du SM (suite) Le classement doit permettre des ressources et l'attention à cibler les activités de plus grande importance et doit identifier les activités de moindre importance. Pour les activités de moindre importance, est-ce que tous les contrôles et les vérifications du processus sont nécessaires? Les contrôles et le vérifications qui pourraient être classés, par exemple, la qualification et la formation pour les individus, le type et le format des procédures, les exigences concernant la vérification et les enregistrements. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exemples Exemples des contrôles qui peuvent être classés pour les processus de gestion des documents et des enregistrements : Besoin d’une extension de la validation Degré d'examen et les individus impliqués Niveau d'approbation à laquelle les documents sont soumis Besoin des listes de distribution Besoin d’archiver les documents remplacés Besoin de classer, enregistrer, indexer, rechercher et stocker des enregistrements de documents Temps de rétention des enregistrements Responsabilités pour l'élimination des enregistrements Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Les SM sont évolutifs et doivent être appliqués d’une manière graduée. 9/16/2018 Qu'est-ce que cela signifie pour les systèmes de management de l'organisme de réglementation ? Les SM sont évolutifs et doivent être appliqués d’une manière graduée. Vous pouvez utiliser les résultats de vos exercices RIDM pour identifier les processus de SM qui sont les plus importants et commencer avec ceux-ci. Vous aurez probablement avoir le plus de difficultés avec le processus risque modéré car il y a rarement beaucoup de différence d'opinion sur les processus à haut et à faible risque. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exercice Dans vos groupes de travail, sélectionnez un processus à partir de chacun des trois listes des processus de base typiques, de management et de support : Discuter l’importance du processus à l’organisme de réglementation Quels sont les aspects des processus sélectionnés qui sont uniques à un organisme de réglementation par rapport à une organisation de business? Lequel de ces trois processus que vous avez choisi vous considérez le plus important et pourquoi ? Lister vos processus et vos réponses dans un tableau. Chaque groupe de travail doit choisir des processus différents Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements