Intervenant 1, Intervenant 2 Interruption de tâches lors de l’administration des médicaments Présentation du projet Ville, le ………….. Intervenant 1, Intervenant 2 Ce kit est prêt à l’emploi; N’hésitez pas à le personnaliser ! Vous devez vous sentir à l’aise avec la présentation.

Plan de l’intervention Présentation de l'équipe et du projet Etape diagnostic Culture Sécurité Audit Fonctionnement de l’équipe Déploiement et suivi du plan d’actions Evaluation des résultats Conclusion

Pourquoi travailler sur ce projet? Qu’est-ce que l’interruption de tâches ? « L’IT est définie par l’arrêt inopiné, provisoire ou définitif d’une activité humaine. La raison est propre à l’opérateur ou au contraire lui est externe. L’IT induit une rupture dans le déroulement de l’activité, une perturbation de la concentration de l’opérateur et une altération de la performance de l’acte. La réalisation éventuelle d’activités secondaires achève de contrarier la bonne marche de l’activité initiale. » Cette définition met en avant l’idée que la tâche en cours (tâche initiale) est suspendue pour la plupart du temps réaliser une nouvelle tâche (tâche secondaire). La reprise de la tâche initiale demande un effort « mental » et du stress pour la reprendre. On est aussi très souvent également multitâche, sans forcément se rendre compte du risque que nous prenons.

Pourquoi travailler sur ce projet? Quelles sont les données chiffrées disponibles sur ce sujet ? Le taux d’interruptions moyen est de 6,7 par heure par infirmière ; Chaque interruption est associée à une augmentation du risque d’environ 13 % d’erreurs (par exemple, ne pas enregistrer l’administration d’un médicament dans le dossier patient, ou administrer le mauvais médicament) ; les interruptions sont dues à des conversations déclenchées par les infirmières elles-mêmes dans 22 % à 36,5 % des cas, aux sollicitations de la part des patients dans 4,7 % à 26,4 % des cas mais elles sont aussi liées à l’environnement de travail dans 4,5 % à 13 % des cas (par exemple, la pharmacie n’a pas en stock les doses nécessaires de médicaments, une alarme de monitorage se déclenche) ; sur 4 271 doses de médicaments administrés, l’interruption de tâche est constatée dans 53% des doses administrées. On recense de nombreuses études portant sur les interruptions de tache au décours de la prise en charge médicamenteuse, principalement dans les unités de soins, auprès des infirmières et des médecins.

le fonctionnement de l’équipe l’organisation en général Quelles pistes ? Que propose le guide pour agir sur les IT ? le fonctionnement de l’équipe La culture de sécurité l’organisation en général 1) Comprendre l’IT Kit d’audit, le film 2) Prévenir pour agir sur l’IT Améliorer les étapes du processus Améliorer le travail en équipe Agir sur les sources d’IT Repérer la personne réalisant une tâche qui ne doit pas être interrompue 3) Récupérer pour agir sur l’IT C’est le fonctionnement de l’équipe qui est l’axe majeur sur lequel il faut agir, notamment en 1er lieu en sensibilisant les professionnels de santé et le patient/entourage. Le préalable, c’est la prise de conscience, et la décision en équipe de mener des actions sur ce sujet, à partir d’un état des lieux des IT qui permet de mettre en évidence le fonctionnement de l’équipe, l’organisation en général, l’espace de travail (l’environnement de travail). Les préconisations s’intéressent à la fois aux comportements, à la culture, à l’environnement de travail, aux conditions de réalisation de l’activité, selon une approche systémique : mise en place de barrières de prévention, de récupération à toutes les étapes du processus. Le message clé: les outils ne sont que des outils, ils ne sont d’aucune utilité si on n’agit pas sur les causes profondes.

Quelles pistes ? Quels outils sont proposés pour agir sur les IT ? Des actions de sensibilisation  avec le film pédagogique Des actions pour un état des lieux  le kit d’audit comprenant une grille d’observation, une fiche de débriefing, une fiche d’échange avec le patient Des actions permettant de prévenir focus illustration avec des outils d’aide au repérage d’un professionnel exerçant une tâche à risque Des actions permettant la récupération de la tâche : focus illustration check-list, Mémo Vous avez peut-être et surement déjà mis en place des méthodes et outils, alors complétez la diapositive. Donnez de la cohérence et du sens par rapport à vos propres actions. Par ailleurs, ceux proposés dans le guide sont donnés à titre indicatif parce qu’ils ont fait leur preuve; pour autant, le guide n’est pas exhaustif.

Le projet IT Présentation de l'équipe et du projet (Décrivez brièvement la composition de votre équipe (périmètre, nb, profils) et identifiez les référents Cette diapositive est l’occasion de présenter : Le service engagé, L’équipe, Les référents du projet (interne et externe) Vous avez en plus à votre disposition une affiche pour communiquer sur le projet

Actions d’informations Partage et valorisation des équipes Les étapes du projet IT Actions d’informations Conduite de la phase de diagnostic Déploiement & suivi des actions Conduite de la phase d’évaluation Partage et valorisation des équipes Mars-avril 2017 Avril 2017 – septembre 2017 Octobre 2017 – Avril 2018 Mai 2018 - septembre 2018 Novembre 2018 Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it !

Phase de diagnostic : enjeux Savons nous comment nous travaillons ensemble? Savons nous comment nous travaillons avec les autres? Que savons nous de nos risques liés aux pratiques collaboratives ? Savons-nous comment on communique ? Quid du patient/entourage dans tout ça ? Savons nous combien de fois nous sommes interrompus et pourquoi? Etc. L’interruption de tâches comme tant d’autres situations, est multifactorielle! Un grand nombre d’entres elles sont inutiles et dangereuses. S’intéresser aux IT lors de l’administration des médicaments, c‘est aussi revoir le processus, repenser la réalisation de la tâche, savoir ce que font les autres collègues à ce moment là, anticiper les besoins des patients, etc…

L’étape de diagnostic (1) Faire prendre conscience de la réalité du sujet et de l’intérêt de travailler sur cette problématique sensibiliser Pourquoi ? Pour qui ? Avec quoi ? Comment ? Date butoir Tous les membres de l’équipe, y compris les médecins, le brancardier, le kiné, etc. Réunir l’équipe Objectif Avant d’entrer dans le projet, l’équipe au complet, cad pas seulement les infirmières doit être associé à la réflexion, à l’intérêt du projet. A faire Choisissez de mettre en avant pour cette sensibilisation l’un ou l’autre des outils qui vous sont proposés. Vous n’êtes pas obligé de tous les utiliser! Pour info Les dates indiquées sur la dia sont des dates butoirs La durée de la réunion est un temps maximum 1h00 Fin mai 2017

L’étape de diagnostic (2) Auditer Pourquoi ? Pour qui ? Avec quoi ? Comment ? Date butoir Connaître la situation dans son service Audit réalisé sur le périmètre de l’administration des médicaments: de la prise de connaissance de la prescription à l’administration au lit du patient. Principe de l’observation sur 1 journée Débriefing avec les personnes observées Réalisation d’entretiens avec des patients Objectif Organiser l’audit à réaliser pour observer les IT A faire En fonction du contexte (organisation du travail, modalités de préparation des médicaments, horaires, temps de travail, etc;), c’est à vous de définir quand, à quelle fréquence, quels jours, etc. vous allez conduire cet audit. Disposez vous d’une équipe formée à l’audit? Former les auditeurs à la bonne connaissance de la grille De préférence, faire réaliser l’audit par une personne qui n’est pas du service 72h00 Fin juin 2017

L’étape de diagnostic (3) Evaluer le fonctionnement de l’équipe Pourquoi ? Pour qui ? Avec quoi ? Comment ? Date butoir Comprendre et rechercher les causes profondes liées aux IT (intégrer les facteurs humains et organisationnels) Toute l’équipe est concernée Liste de questions Réunir l’équipe Objectif le résultat de l’audit permet de dire quelle est le nombre d’IT, qui interrompt, pourquoi, combien de temps. Les photos, le petit descriptif de l’équipe (effectif, taux d’occupation des lits, locaux, etc.) sont autant d’éléments d’informations complémentaires qui vont être utiles à cette étape. Il s’agit de répondre à ces questions: Que savons nous de notre processus administration des médicaments? Peut-on le rendre efficient pour plus de sécurité? 2. Quelles sont pour notre processus les étapes et activités à risque? 3. Les IT sont souvent liées aux facteurs humains et organisationnels, quelles sont nos priorités sur ce champs? A faire Utiliser les questions sur la place du patient/entourage, la communication, le fonctionnement d’une équipe efficace, les espaces de travail, la coordination, etc. 1. Réunir les membres de l’équipe 2. Discuter ensemble des réponses (si possible éviter les réponses binaires; concrètement, comment on peut répondre à cette question )   01h30 Fin juin 2017

L’étape de mise en œuvre  Gérer les interruptions des tâches (IT) Nous savons reprendre nos tâches en sécurité ou nous reprenons la procédure  Prévenir les interruptions des tâches (IT) Nous connaissons les sources potentielles d’interruption des tâches et nous les prévenons  Récupérer (barrières de récupération) Bruit ambiant Téléphone Alarme Discussion Interruption directe Facteurs humains et organisationnels Repérage de la personne à ne pas interrompre Exemple d’actions: - Rationaliser les étapes - Identifier les étapes à risque - Sensibiliser les équipes Agir sur les sources d’IT (locaux, réalisation des tâches, communication, etc. Repérer le point précis de l’IT Si doute Vérification finale Si inconnu Reprise de la procédure Prévenir (barrières de prévention) Les propositions qui seront faites par l’équipe devront porter à la fois sur des mesures de prévention, mais aussi de récupération. Il faut vraiment avoir une approche systémique en ayant en tête le fromage suisse de Reason ! Les actions doivent être être priorisées; Actions de formation, simulation

Réajustement du plan d’action L’étape de mesure Evaluation 2nd Audit Mesure des indicateurs Enquête de satisfaction 2ème enquête culture de sécurité* *Option Comme dans tout projet, il est important de savoir si nous avons progressé ou pas afin de pouvoir réajuster son plan d’action, Réajustement du plan d’action

Merci de votre attention ! Insérez ici la photo de votre équipe ou du binôme 