Transformation opérationnelle des services internes à Statistique Canada Le 24 septembre 2014

Raison d’être de la transformation des services internes Faire de Statistique Canada un organisme plus efficace et davantage axé sur la stratégie grâce à l’uniformisation des processus opérationnels administratifs et au réinvestissement dans de nouvelles activités à valeur ajoutée. Résultats Rationaliser les processus opérationnels et fournir un service uniformisé de qualité supérieure; Accroître l’efficacité et réduire les coûts de la prestation des services; Rediriger certains employés en vue de fournir plus d'activités à valeur ajoutée (conseils stratégiques et services spécialisés) et répondre aux demandes d'information externes croissantes; Mettre Statistique Canada en position stratégique pour jouer un rôle proactif dans l’adoption efficiente des solutions mises de l’avant par les organismes centraux (LGI, processus opérationnels de GF et RH commun, modèles de prestation des services, etc.); Accroître l’intégration et les synergies entre les fournisseurs de services internes. Statistique Canada • Statistics Canada 2018-12-01

Défis et approche choisie Modèle de prestation de services précédent Stratégie Avantages Service personnalisé et facilité d’accès aux services Défis Niveau de services non uniforme Gestion des charges de travail Mesure du rendement des services Uniformisation des processus Étapes inutiles Mettre en œuvre un nouveau modèle centralisé de prestation des services internes, y compris l’utilisation du libre-service Revoir, rationaliser et harmoniser tous les processus opérationnels Centraliser les ressources administratives et financières à l’exception d’un adjoint de direction par division qui demeure pour soutenir les cadres supérieurs Mettre à l’essai les changements et faire les modifications nécessaires avant de les instaurer à l’échelle de Statistique Canada Définir des attentes claires en matière de rendement pour les services

Statistique Canada • Statistics Canada Modèle de prestation des services Niveau 1 Carrefour libre-service pour la présentation des demandes Autonomie du client c.-à.d. trouver les renseignements dans le Carrefour, remplir un formulaire 2 Transactionnel par l’entremise du centre d’appui aux services internes Offrir des services uniformisés de qualité supérieure c.-à-d. traitement du formulaire : valider la demande ou obtenir l’approbation nécessaire ou les deux 3 Conseils stratégiques par la prestation de conseils spécialisés c.-à-d. obtenir des conseils spécialisés, planification stratégique et financière, relations de travail - CLIC - APPEL - VISITE Statistique Canada • Statistics Canada 2018-12-01

Bienvenue au Carrefour libre-service Le Carrefour libre-service vous donne accès à tous les services administratifs, financiers, de ressources humaines, informatiques et des installations. Statistique Canada • Statistics Canada 2018-12-01

Initiative de transformation opérationnelle Phase I Phase II – Transformation opérationnelle 2011-2012 2012-2013 et 2013-2014 2013-2014 et 2014-2015 Étapes Analyse des options Élaboration des futurs processus opérationnels Création d’un carrefour libre-service Création de valeur ajoutée Tenir des ateliers et des entrevues avec les spécialistes pour comprendre la situation actuelle Documenter les processus, les systèmes et les modèles de prestation des services actuels Élaborer des solutions et des options de prestation des services de haut niveau Effectuer une analyse de rentabilisation Mandater des groupes de travail pour uniformiser les processus opérationnels et les harmoniser avec le nouveau modèle de prestation des services Proposer des changements aux processus opérationnels Consigner la composition des nouvelles équipes Élaborer le matériel de formation Harmoniser les processus opérationnels avec l’IPOCGF et le POCRH Valider le catalogue des services Créer l’architecture d’information en fonction de l’approche de conception axée sur les utilisateurs Consigner la marche à suivre pour accéder aux services dans un langage clair Centralisation des employés/gestion de la transition Lancement du Carrefour libre-service (Phase 1) et du modèle de service Amélioration continue Poursuivre la rédaction de nouveau contenu pour le Carrefour libre-service (Phase 2). Mandater des groupes de travail pour intégrer la planification financière et la planification des RH et pour innover Consulter les cadres supérieurs pour déterminer la manière d’améliorer nos services de conseils stratégiques Activités clés

Statistique Canada • Statistics Canada Des exemple de ce que nous avons transformé Rationalisation du processus opérationnel de l’approvisionnement au paiement Optimisation de plus de 15 processus administratifs Création du Centre d’expertise pour les voyages Améliorations apportées aux conseils stratégiques, planification et reddition de compte Intégration des données sur les finances et sur les ressources humaines (une source) Indicateurs de rendement sur les services internes présentés mensuellement au dirigeant principal des finances et au Conseil exécutif de gestion Planification stratégique intégrée (perspectives décennales) Pratiques d’établissement des coûts et listes de contrôle Prévision financière trimestrielle au niveau du sous AP Statistique Canada • Statistics Canada 2018-12-01

Statistique Canada • Statistics Canada Principaux facteurs de réussite Orientation vers une vision commune et une efficience accrue Volonté d'investir dans la transformation afin de réaliser des économies Gouvernance et pratiques de gestion des projets robustes Volonté de ne ménager aucun effort Équipes dévouées à mener la transformation des processus opérationnels Connaissance des activités et compréhension des détails Désir de faire les choses différemment, d’innover Mobilisation du personnel à toutes les étapes de transformation Séances d’information, rétroaction des clients, gouvernance, vastes consultations auprès des intervenants Participation du personnel à la sélection de nouvelles affectations Communication des changements par différents moyens Maintien de la capacité à poursuivre la transformation Statistique Canada • Statistics Canada 2018-12-01