VISIONS de la logistique Au ciusss MCQ Présenté par : Raymond Dufour, directeur de la logistique Date : Le 28 novembre 2018

Plan de la présentation Le CIUSSS MCQ en bref. Responsabilités de la Direction logistique à la création du CIUSSS MCQ. Responsabilités à court et moyen terme de la Direction logistique au CIUSSS MCQ. Responsabilités à long terme de la Direction logistique au CIUSSS. Pourquoi se donner une vision ? Les différentes visions de la Direction logistique au CIUSSS. Conclusion.

1. CIUSSS MCQ, en bref

CIUSSS MCQ, en bref Suggestions de Martin D’Amour: prendre le temps d’expliquer que notre établissements a toutes les missions en santé et services sociaux ainsi qu’Optilab

CIUSSS MCQ, en bref

Mauricie et Centre-du-Québec

Population de la région Ce dernier pourcentage est supérieur à celui du Québec (18 %) et l’écart va continuer de s’accélérer pour atteindre 32 % en 2036 comparativement à 26 % au Québec.

2. Responsabilités de la Direction logistique à la création du ciusss Volet Approvisionnement Achats Gestion des fournisseurs Gestion des contrats (incluant RI-RTF) Gestion des produits Base de données des produits Volet Distribution Gestion des stocks et des réserves Gestion des entrepôts Réapprovisionnement Volet Transport Transport des biens et équipements Transport du personnel (parc de véhicules) Transport des tests de laboratoire Messagerie Volet Production Buanderie Alimentation Imprimerie-reprographie Tri postal

3. Responsabilités à court et moyen terme de la Direction logistique au ciusss mcq Volet Approvisionnement Achats Gestion des fournisseurs Gestion des contrats (incluant RI-RTF) Gestion des produits Base de données des produits Pharmacie – Gestion des commandes (DSM) Volet Distribution Gestion stocks-réserves Gestion des entrepôts Réapprovisionnement Pharmacie-Gestion des inventaires-distribution Prêt d’équipement Volet Transport Transport des biens et équipements Transport du personnel (parc de véhicules) Transport des tests de laboratoire Messagerie Transport des usagers à l’externe – médical, non médical (DSM, SAPA, etc.). Transport des usagers à l’interne en CH – Brancarderie (DA santé physique, etc.). Volet Production Buanderie Alimentation Imprimerie-reprographie Tri postal

4. Responsabilités à long terme de la direction logistique au ciusss mcq

5. Pourquoi se donner une vision ? Pour donner du sens à l’existence de la Direction logistique autant auprès de nos employés, de nos cadres et de l’organisation. De grands objectifs Maximiser les potentiels d’économies. Améliorer la performance (qualité, efficacité, efficience) des activités logistiques. Dégager les secteurs cliniques des activités logistiques (libérer des heures cliniques). Améliorer les services logistiques en soutien à la prestation sécuritaire des soins (traçabilité, etc.). Saisir les opportunités de financement pour actualiser les différents éléments de la vision. Mobiliser les équipes. Faciliter la gestion de changement. Atteindre des résultats reliés à des cibles définies.

5. Pourquoi se donner une vision ? Les organisations qui ont du succès... Donnent une vision et du sens à tout ce qu’elles font. Mobilisent leurs ressources (personnel, etc.) vers ces visions. Puis, «Focus et Discipline»! Elles gardent le cap et ne se dispersent pas.

6. LES DIFFÉRENTES VISIONS DE LA DIRECTION LOGISTIQUE A-3 Objectifs pour l’atteinte de l’équilibre budgétaire. Document pédagogique La logistique...cette méconnue! Plan directeur en buanderie. Plan directeur Appro-Transport-Distribution. Les autres plans directeurs.

A-3 OBJECTIFS (méthode LEAN) POUR L’ATTEINTE DE L’ÉQUILIBRE BUDGÉTAIRE Une première vision selon les connaissances que nous avions en juillet 2015 : Mettre en place un processus de suivis des négociations et des écarts (7 M$ attendus sur 3 ans). Implanter le commerce électronique EDI (2 postes aux comptes à payer). Réaliser un plan directeur approvisionnement, transport et distribution pour donner une vision à ce secteur. Réaliser un plan directeur en buanderie pour donner une vision à ce secteur. Revoir le travail du personnel clinique en CHSLD vs la consommation de lingerie très différente d’une installation à l’autre. Harmoniser les pratiques et les prix de vente en alimentation. Harmoniser les commandes d’achats des denrées alimentaires. Statuer sur le mode de distribution (vrac ou plateau) en CHSLD. Réaliser un plan directeur en alimentation pour donner une vision à ce secteur (22 centres de production sur le territoire).

Document pédagogique La logistique…cette méconnue! Document produit à l’automne 2015 et présenté au comité de direction et aux cadres de la Direction logistique avec les objectifs suivants : Expliquer d’où venait les concepts de la logistique dans l’histoire. Décrire comment ceux-ci s’actualisaient dans le réseau de la santé. Détailler les orientations de la Direction logistique dans le futur. Mettre en lumière les potentiels d’économies pour l’organisation. Définir les besoins de supports administratifs et professionnels pour en assurer le développement et livrer les résultats attendus. Résultats obtenus Deux postes d’ingénieurs industriels. Une spécialiste en procédés administratifs. Une technicienne en administration.

Plan directeur en buanderie Ce plan directeur a été élaboré en décembre 2015 avec de grandes orientations Économies identifiées à livrer de 1,4 M$ récurrent. Passage de 16 centres de production à 5 centres. Création d’une buanderie centralisée pour le lavage du linge personnel des résidents en CHSLD (2500 résidents).

Plan directeur appro-transport et distribution Réalisé en 2016 avec l’accompagnement de la firme CIM Objectifs Se donner une vision du potentiel d’économies. Se donner une vision pour la mise en place des 38 pratiques logistiques exemplaires reconnues. Établir l’organisation optimale de ce secteur pour se donner de l’intelligence d’affaires. Résultats Adoption, par le comité de direction, d’une réorganisation de ce secteur d’activités et des orientations.

Les 7 projets découlant du plan directeur appro-transport-distribution 1. Optimisation transport et messagerie (guichet unique). 2. Optimisation des entrepôts (de 20 à 4). 3. Prise en charge des réserves dans les milieux cliniques. 4. Harmonisation des fournitures médicales (équipe dédiée de professionnels et conseillères cliniques). 5. Optimisation du service des achats (intelligence d’affaires). 6. Prise en charge du prêt d’équipement. 7. Prise en charge de la brancarderie.

Résultats attendus du plan directeur appro-transport et distribution 1. Économies annuelles récurrentes de 5,7 M$. 2. Investissement de 1,2 M$ en personnel dans ce secteur d’activités. 3. Création d’une direction adjointe logistique. 4. Transfert d’un cadre de la DSM vers la Direction logistique. 5. Libération de 7000 heures cliniques. 6. Développement d’une intelligence d’affaires avec la mise en place d’indicateurs de gestion pertinents.

Les autres plans directeurs L’élaboration du plan directeur en alimentation est en cours de réalisation et sera finalisé à la fin 2018; nous sommes accompagnés par le consortium CIM-WSP. L’élaboration du plan directeur prêt d’équipement est en cours de réalisation et sera finalisé à la fin 2019 selon la charte de projet (3 lots de travail soit définition du besoin, inventaires, définition de la solution). L’élaboration du plan directeur en brancarderie devrait débuter en 2020.

Conclusion Les constats de la force d’une élaboration des visions qui ont été adoptées par notre organisation. La Direction logistique a su profiter des opportunités pour se développer. Embauche d’un chargé de projets à la DST dédié aux projets d’optimisation de la Direction logistique. Obtention des financements requis pour l’embauche de consultants dans les processus d’accompagnement. Ajouts de 8 professionnels, 2 conseillères cliniques et 5 spécialistes pour le guichet unique transport. Création d’une direction adjointe en logistique. Ajout d’un cadre pour la buanderie, spécialisé en lavage du linge personnel des résidents en CHSLD. Transfert d’un cadre de la DSM vers la Direction logistique. Inscription des projets logistiques dans les priorités organisationnelles.

Mot de la fin Comme dirait un sage que j’ai connu : « On peut réaliser des choses par délinquance, mais non par ignorance ». (Pour prendre des décisions en toute connaissance de cause et des impacts)