Méthode de conduite de projet Introduction aux Systèmes d’Information ENSG – 19 septembre 2006 Martine FIEVET

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet2 Sommaire  Méthode et Projet SI Les grandes phases  Définition  Réalisation  Mise en Œuvre  Bilan, Retour d’Expérience  Ce qu’il faut retenir Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet3 Introduction  Méthode et Projet SI  Pourquoi une méthode ?  Qu’est-ce qu’un projet ?  Les différentes phases  Les aspects à prendre en compte Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet4  Adopter une méthode pour  Aider les acteurs Check-Lists / Outils / Modèles  Assurer la qualité Points de contrôle processus Ingénierie …. Il faut permettre la bonne intégration des nouveaux arrivants, rendre le travail facilement accessible à chacun, donner des points de repère et homogénéiser les pratiques, asseoir une démarche qualité. Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet5  Un projet, c’est « un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources. » (source : norme ISO 9000, version 2000) Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet6  Rappel du rôle des acteurs  Maître d’Ouvrage (MOA) Personne physique ou morale propriétaire de l’ouvrage. Elle fixe les objectifs, l’enveloppe budgétaire et les délais souhaités pour le projet. Elle passe la commande à la MOE, en vérifie la conformité, assure la cohérence globale.  Maître d’œuvre (MOE) Personne physique ou morale qui a la charge de concevoir et de mener à bien la construction de l’ouvrage…. Elle a la responsabilité de l’exécution de la fourniture. Elle s’organise pour la produire avec ses équipes ou des fournisseurs externes, avec l’accord du MOA. Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet7  Les différentes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases DEFINITION 1ère Expression de Besoin (cadrage) Étude préalable Cahier des charges Accord Comité d’Investissement Lancement REALISATION Préparation Conception Réalisation, Intégration Recette Accord Comité SI Protocoles Client/Fournisseur Conformité Vérification d’Aptitude MISE EN ŒUVRE Préparation Expérimentation / Site pilote Généralisation Plans de Com’ et Déploiement Support utilisateurs Réception Définitive Adéquation à l’environnement BILAN / REX Évaluation

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet8  Les aspects à prendre en compte  Finalités (Enjeux ; Contenu / Spécifications)  Éléments d’organisation (Acteurs ; Fonctionnement ; Ressources)  Pilotage et système de décision (RAF réel ; Coûts ; Risques ; Actions…)  Planning (Livrables et points de validation ; Chemin critique)  Contrôle qualité (Documentation ; Revues de fin d’étape…) Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet9 Les grandes phases 1/4  Phase de Définition  Première expression de besoin (cadrage)  Étude préalable  Cahier des charges  Contrat  Lancement Réalisation Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Responsabilité MOA Contribution MOE

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet10 Première Expression de besoin  Cadrage  Présentation du besoin tel qu’il apparaît au promoteur du projet  Formalisation succincte du service attendu, de sa pertinence stratégique, du périmètre et des limites  Premiers éléments d’exigence Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet11 Première Expression de besoin  Ce qu’il faut y trouver  Quels utilisateurs ? Quel(s) processus concerné(s) ? (Exigences induites : volumétrie, performances,…)  Priorité ? (Survie, Forte VA, Confort)  Réponse minimale du SI, calendrier souhaitable (Éventuellement, évaluation de l’effort limite à consentir par l’Entreprise en charges / coûts / délais)  Relation avec les autres projets de l’Entreprise et le reste du SI Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases La 1ère expression de besoin est primordiale. Elle donne les points de repère pour l’intégralité du projet.

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet12 Étude préalable  Elle doit fournir tous les éléments d’appréciation nécessaires au lancement du projet Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Cette valeur peut être limitée dans le temps  Prise de décision  Faisabilité  Risques Faisabilité et Risques doivent s’analyser aussi bien côté Métier (ex : conduite du changement, rejet d’un système jugé inquisiteur) que côté Technique (ex : ouverture du SI à l’extérieur, déphasage d’informations)  Opportunité (Valeur Ajoutée)  Économie (Estimer la plus-value attendue, évaluer les coûts, établir un bilan économique) Certains éléments sont difficilement quantifiables. Il faut comparer les coûts de réalisation, de déploiement et de fonctionnement avec les bénéfices attendus

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet13 Étude préalable  Ce qu’il faut y trouver  Identification du responsable + personnes consultées Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases  Positionnement par rapport à d’autres chantiers ou projets  Présentation succincte des solutions possibles et alternatives associées  Identification des contraintes  Étude des impacts  Estimation des moyens nécessaires et risques

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet14 Étude préalable  Quelques précautions à prendre pour atteindre l’objectif (= prendre une décision)  Avoir l’adhésion de la hiérarchie (facilitation des prises de contact et validation de l’étude)  Prendre en compte l’ensemble de la problématique (mise en œuvre incluse)  Faire une restitution aux interlocuteurs (validation du contenu de l’étude avant présentation au Comité SI, instance de décision)  Une étude préalable doit rester légère et rapide Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet15 Cahier des charges  Il constitue la commande de la MOA  Il décrit le plus exactement possible le contenu de la prestation et de la fourniture attendue, avec les exigences  Établi à partir de la 1ère Expression de besoin et de l’Étude préalable, dans des termes de maîtrise d’ouvrage, il fournit au maître d’œuvre les éléments nécessaires pour que celui-ci puisse s’engager Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Ne pas sous-estimer le processus de validation. Une commande mal validée entraîne nécessairement de gros déboires.

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet16 Contractualisation  Document commun MOA - MOE  Il synthétise le projet et son interaction avec l’environnement, les contraintes, l’organisation à mettre en place (Comité de pilotage ; Équipe projet ; Groupe utilisateurs….. ) Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases  Il définit les ressources (humaines, matérielles et logicielles), présente le découpage du projet et le calendrier Le système de décision doit être clairement défini et connu de tous les acteurs du projet (rôle, responsabilité, échanges entre acteurs, organisation des prises de décision)  Il est validé par le Directeur MOA promoteur du projet et le Directeur MOE

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet17 Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Accord Comité d’Investissement Lancement Délais de commande des prestations Externes (en particulier, en cas de marchés publics!)

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet18 Les grandes phases 2/4  Phase de Réalisation  Préparation  Conception  Réalisation, Intégration  Recette, Qualification globale  Mise en oeuvre Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Responsabilité MOE Contribution MOA

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet19 Préparation  Plan Assurance Qualité  Le PAQ est un document de référence pour l’ensemble des signataires pendant toute la durée du projet  Il porte sur l’engagement de démarche et des moyens réciproques à mettre en œuvre pour satisfaire aux exigences Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Le PAQ doit donner une vision Client / Fournisseur partagée et vérifiable pour réussir les conditions définies dans le contrat

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet20 Préparation  Plan Assurance Qualité - Démarche  Partir des exigences, identifier les contraintes  Définir les ressources, moyens et organisation (démarche de développement, documentation, outils et méthodes utilisés)  Définir les règles et procédures associées (échanges, livraisons, réceptions)  Définir les points de contrôle (reporting au client, indicateurs, revues) Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases  Parvenir à un accord  Présenter à l’ensemble des équipes

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet21 Préparation  Recette  La recette est l’ensemble des opérations de contrôle par lequel le client s’assure que le produit présenté par le fournisseur est conforme à la commande passée et exploitable dans le système d’information de l’entreprise  Les procédures ne s’improvisent pas. Le protocole de recette (organisation des activités de test, seuil d’acceptation du produit,…) est négocié au plus tôt, avec le PAQ Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet22 Recette  Cahier de recette  Ensemble des scénarios, fiches de test et jeux d’essai pour les fonctions à tester, les résultats attendus, les ressources nécessaires, les fiches de suivi d’anomalies  2 types de recette Fonctionnelle  en charge MOA, dès période de Conception Technique  en charge MOE, recouvre intégration SI et performances Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet23 Quelques remarques  La phase de recette est extrêmement importante. La MOA doit s’y préparer très sérieusement en :  affectant les ressources nécessaires  préparant le traitement des tensions avec le fournisseur ex : typologie des anomalies (bloquantes, majeures, mineures), tests de non-régression  organisant des tests de « bout en bout » avec d’autres projets ex : fonctionnement avec les référentiels de l’entreprise de type Annuaire, Structures,.. Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases  La migration des données est un sous-projet à part entière ; Il nécessite fréquemment un « nettoyage » des anciens fichiers  Ne pas négliger la réflexion sur les « procédures de reprise », les « procédures dégradées » qui permettront de conserver un service aux utilisateurs en cas d’incident

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet24  Recette provisoire ou « vérification d’aptitude » Acte constatant contradictoirement que les obligations contractuelles ont été remplies et que le produit peut être accepté pour mise à l’épreuve dans son fonctionnement réel, pendant un temps défini appelé période de garantie Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Recette Provisoire (Vérification d’Aptitude)

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet25 Les grandes phases 3/4  Mise en oeuvre  Préparation  Vérification adéquation de la solution  Mise en place du support utilisateurs  Réception définitive  Généralisation Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Responsabilité MOA Contribution MOE

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet26 Préparation  Plan de communication  Sous la responsabilité de la MOA, il définit la démarche d’information/sensibilisation  Il précise les cibles, relais de communication, événements, planning, coordination avec les plans de formation et déploiement Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet27 Préparation  Plan de formation (si nécessaire)  Il définit l’organisation à mettre en place pour former les utilisateurs et autres acteurs dans l’implantation du produit  Il précise les cibles, les relais, les modules par population (objectif, contenu, durée, méthode, support) Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet28 Préparation  Plan de déploiement  Il définit un calendrier précis par zone géographique, structure, métier,… par lot fonctionnel s’il y a lieu  Il s’articule avec les deux plans précédents Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet29 Vérification d’adéquation de la solution  Il s’agit, au-delà de la conformité constatée lors de la recette, de faire fonctionner le produit dans son environnement définitif  Détermination d’un sous-ensemble représentatif du dispositif complet (exploitation de l’ensemble des procédures) appelé « site d’expérimentation » ou « site pilote » Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Le site pilote est un élément très important pour pouvoir qualifier l’ensemble des composantes du projet (logiciel, matériel, documentation et support)  Choisir au plus tôt ce site, y faire une communication et un support privilégiés L’expérimentation amène immanquablement de nouvelles FA et des FE urgentes (circuits et délais à mentionner dans PAQ)

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet30 Support Utilisateurs  Il s’élabore dès la phase de recette, s’affine avec les retours du site pilote  Capital pour la bonne utilisation du produit  Recouvre les aspects métiers et techniques  Aura la même durée de vie que le produit mis en place Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet31 Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Adéquation à l’environnement  Réception définitive La vérification de service régulier atteste de l’exploitabilité du produit fourni et de sa conformité au niveau de service attendu. Elle est prononcée à l’expiration du délai de garantie et dégage définitivement le fournisseur de sa responsabilité. Réception Définitive Généralisation

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet32 Les grandes phases 4/4  Bilan, Retour d’Expérience  Déroulement du projet  Usage du produit livré  Boucle d’amélioration sur le processus Ingénierie  Évolution du produit A retenir Intro Déf. Réal. MeO Bilan Les grandes phases Responsabilité MOE Responsabilité MOA

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet33 Bilan de projet  Document de clôture du projet  Constats à faire partager par tous les acteurs du projet, pour en tirer des recommandations sur les projets futurs  Aspects à prendre en compte Qualité du produit livré (conformité à la commande, performances, maintenabilité) Méthode et outillage (efficacité, productivité, continuité dans le cycle de production) Respect des coûts et des délais Management des ressources Respect du PAQ  Capitalisation de l’expérience acquise A retenir Intro Déf. Réal. MeO Bilan Les grandes phases Difficulté pour intéresser les décideurs à l’exercice

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet34 Bilan d’usage  Enquête, éventuellement audit, dans un contexte stabilisé (une fois la période d’appropriation révolue)  La MOA doit pouvoir apprécier l’usage effectif des outils mis à disposition des utilisateurs  Le service rendu est-il efficace au regard des pratiques professionnelles et des exigences de l’environnement ?  Quelles pistes d’amélioration ?  Détection d’évolutions à prévoir (amélioration du produit, aménagements organisationnels, compléments de formation,…) A retenir Intro Déf. Réal. MeO Bilan Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet35 Conclusion  Ce qu’il faut retenir  Principaux points  Écueils Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet36 Principaux points  Relation Client - Fournisseur  Le MOA est le client. Il passe une commande, valide les propositions de la MOE, s’assure de la cohérence globale, vérifie le respect du contenu, des délais, des coûts, organise la mise en œuvre auprès des utilisateurs  Le MOE s’engage à réaliser la commande, dans le respect de qualité de production, de délais et de coûts, conseille, livre, corrige. Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases L’implication constante du client au cours du projet est essentielle

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet37 Principaux points  Pilotage de projet (suivi – actions d’anticipation) La MOE fait un suivi plus précis des réalisations, mais les deux côtés – MOA et MOE – doivent se retrouver sur les délais, les coûts, les indicateurs, les risques, les plans d’actions,…  Point de contrôle hebdo des équipes projet  Alerte autant que de besoin aux hiérarchies MOA et MOE  Reporting mensuel de synthèse aux structures (Direction, Contrôle Gestion) Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet38 Écueils  Ne pas négliger une recherche constante de la satisfaction des utilisateurs  Éviter l’effet tunnel  Incorporer des utilisateurs dans le cycle du projet, cela évite des erreurs de compréhension et d’interprétation  Ces utilisateurs intégrés d’une manière ou d’une autre au projet seront des relais importants dans la conduite du changement Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet39 Écueils  Gros effort de « coordination »  En interne au projet (actions à mener en parallèle, découpage en sous-projets)  Avec les projets connexes Les problèmes relatifs à la validation sont amplifiés (interactions) Certains projets sont des pré-requis (ex : mise à niveau postes de travail)  Avec l’ensemble des structures concernées (veiller à leur implication, aussi bien côté directions métiers que services informatiques tels que réseau & télécoms, production,…)  Pilotage de la sous-traitance, en bonne entente entre MOA et MOE Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet40 Écueils  Conduite du changement C’est parfois une affaire très complexe  L’équipe projet doit assumer – avec éventuellement les directions support (RH) – et donc ne pas sous-estimer l’énergie et le savoir-faire nécessaires  L’aspect Métier est naturellement majeur, mais les équipes MOE sont de plus en plus touchées Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases

19 septembre 2006Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet41 Écueils  Organisation de l’après-projet Mise en place d’une cellule de « maintien en condition opérationnelle » pour le produit livré  L’équipe projet doit donner tous les éléments nécessaires pour la suite (documentation, principes d’administration, contenu du support utilisateurs, contrat de service,…)  A préparer très activement lors de la phase de mise en œuvre  Pour favoriser les transferts de compétence, on organise généralement des biseaux En cas de sous-traitance forte, savoir estimer la charge correspondant à la mise à niveau des compétences internes Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases