Les Systèmes d’Information Financière Atelier conjoint ACBF / Banque Mondiale / AFRITAC de l’Ouest Aménagements organisationnels, (de la fonction informatique, du support, organisation du S.I.) 1- Introduction 2- La question de la fonction informatique 2-1 Pilotage du S.I. 2-2 Stratégie d’implantation 2-3 Consolider la fonction 2-4 Organiser l’exploitation 3- Le contrôle 4- Conclusions Présenté par Khalid ALKASSOUM Directeur Technique Softline, Directeur Général Advanced IT advanced.it@laposte.net

1- Introduction L’organisation fait d’un ensemble de moyens un tout orienté vers l’accomplissement d’un objectif. Elaborer et entretenir un système d’information est essentiellement une tâche de management. Principaux moyens Ressources humaines Moyens logiciels Moyens matériels Ressources financières … Organisation …

2- La fonction informatique Le problème à résoudre est triple : Assurer le pilotage et l’évolution du système d’information Unifier la fonction informatique dans l’organisation Asseoir une exploitation adéquate des moyens informatiques et pérenniser le système

2-1 Pilotage du système d’information Le pilotage stratégique est absolument nécessaire Il est animé par une structure transversale regroupant : L’échelon de direction Les représentants des principaux utilisateurs (décideurs) Les responsables de l’informatique Il est instauré par un texte qui s’applique sans équivoque Ses principales missions sont : Définir les objectifs du SI et Arbitrer (les priorités) Conduire la communication Promouvoir l’émergence d’un « pôle interne » de compétence : Choix organisationnels, techniques Capacité d’Achat et maîtrise des coûts Capitalisation du savoir-faire : « métiers » Décider/valider les choix d’infrastructure matérielle, réseau, logicielle Assigner ses objectifs à la fonction informatique Suivre,évaluer,contrôler le S.I. Commander les audits externes et vérifier la sécurité du système

2-2 Stratégie d’implantation Animer la communication avant,pendant,après. Identifier les verrous organisationnels, de « lutte de pouvoirs » et psychologiques. Appliquer une stratégie cohérente Afficher la « Vision » (utiliser les prototypes, sites pilotes …) Dégager les valeurs ajoutées immédiates. Où sont les résultats tangibles ? « S’appuyer sur les bords » (jeu de go) Ecouter, comprendre, traiter ! (agents de saisie, questions masquées …) Répartir les rôles. Impliquer. => envelopper et accompagner : le fond rejoint la forme. Former (en externe s’il le faut). Aider les utilisateurs à « prendre le train »

2-3 Consolider la fonction informatique Unifier Installer une forte coordination au niveau central, exprimée en termes hiérarchiques clairs Trois niveaux hiérarchiques au maximum Consolider les standards à l’échelle globale : plateformes de développement, d’exploitation, méthodes d’analyse et de conception, normes et protocoles Cultiver la collaboration entre utilisateurs et informaticiens Promouvoir Politique salariale adaptée, ouverture dans les carrières … Former Informer et faire participer à toutes les décisions importantes Anticiper le « turn over » Capitaliser et gérer le savoir-faire

2-4 Organiser l’exploitation des moyens informatiques Pour les missions de l’exploitation, il s’agit principalement de : La coordination La gestion des systèmes d’exploitation L’administration du réseau L’administration des bases de données L’exploitation des applications La gestion de la sécurité La gestion du matériel L’assistance aux utilisateurs La maintenance des applications La gestion des relations techniques et du service fait avec les prestataires extérieures La gestion de la documentation et la capitalisation du savoir-faire Les spécifications techniques et la participation aux cahiers des charges La tenue du cahier de bord de l’exploitation

3- Le contrôle Sans contrôle, les dérapages sont nombreux et les limites du système ne peuvent être correctement identifiées. Recourir périodiquement à des audits externes Supervisés par la structure de pilotage du S.I. Préalablement bien définis Après une sélection rigoureuse de l’auditeur … vérifier que les recommandations sont effectivement suivies Recourir également à un contrôle plus fréquent, conduit par les responsables de l’informatique. Les utilisateurs doivent pouvoir s’exprimer dans un cadre prévu. Ils doivent recevoir réponses à leurs questions. Identifier les problèmes récurrents (« urgences permanentes », fautes répétitives des utilisateurs, …) qui désorganisent le fonctionnement des applications et surchargent les informaticiens. Leur apporter des solutions dans l’évolution du S.I.

4- Conclusions La structure de pilotage du système d’information est essentielle. La dispersion des ressources humaines spécialisées en informatique favorise la fragmentation du système d’information … il faut la contrer. Eviter d’inverser la pyramide des qualifications et disposer ainsi d’une armée de généraux. Savoir que l’essentiel d’un exploitation informatique repose sur les techniciens supérieurs. Miser plutôt sur la formation adéquate du personnel à la conduite des installations en place. En dehors des société de développements informatiques, la finalité des organisations n’est pas de produire du code là où elles attendent d’exploiter en toute sécurité des applications informatiques qui répondent à leurs besoins propres. Installer une pratique d’évaluation et de contrôle du système d’information permet d’identifier avec plus d’objectivité les problèmes à résoudre … … et de leur apporter une réponse adéquate !