P ROTECTION SOCIALE COMPLÉMENTAIRE : LA MISE EN CONFORMITÉ DES DISPOSITIFS LE 1 ER JUILLET 2014 AU PLUS TARD 1

Présentation Les employeurs ont un certain nombre d’obligations à mettre en œuvre concernant la protection sociale complémentaire Les employeurs ont un certain nombre d’obligations à mettre en œuvre concernant la protection sociale complémentaire Certaines obligations résultent de la loi de sécurisation de l'emploi du 14 juin 2013 qui prévoient – La généralisation de la complémentaire santé au plus tard le 1/1/2016 – La modification des dispositions relatives à la portabilité de la prévoyance et de la complémentaire santé – Sur ces mesures, cf. l’opération Conseil sup Services Loi de sécurisation de l’emploi 2

Présentation Les employeurs ont un certain nombre d’obligations à mettre en œuvre concernant la protection sociale complémentaire (suite) Les employeurs ont un certain nombre d’obligations à mettre en œuvre concernant la protection sociale complémentaire (suite) o D’autres obligations sont liées au régime social des contributions patronales finançant les dispositifs de protection sociale complémentaire Ces contributions patronales sont exclues de l’assiette des cotisations sociales à certaines conditions et dans certaines limites – Il faut en particulier que le dispositif soit collectif et obligatoire L’appréciation de ces conditions a été modifiée par le décret du 9 janvier 2012, précisé par la circulaire du 25 septembre

Présentation A quelle date la mise en conformité des dispositifs de protection sociale complémentaire doit-elle avoir lieu ? A quelle date la mise en conformité des dispositifs de protection sociale complémentaire doit-elle avoir lieu ? – Les dispositifs mis en place depuis le 12 janvier 2012 doivent respecter les conditions posées par le décret dès leur mise en place – Les dispositifs mis en place avant 2012 doivent respecter les nouvelles règles au plus tard le 1 er juillet 2014 – A défaut, les contributions patronales finançant ces dispositifs seront intégrées dans l’assiette des cotisations sociales 4

Présentation Dispositifs de protection sociale complémentaire concernés Dispositifs de protection sociale complémentaire concernés o Régimes de prévoyance Risques couverts : décès, incapacité de travail, invalidité, chômage, dépendance, garanties frais de santé La prévoyance inclut la complémentaire santé (« mutuelle ») o Régimes de retraite supplémentaire Régimes à cotisations définies ou à prestations définies 5

Présentation Conditions à respecter pour bénéficier du régime social de faveur Conditions à respecter pour bénéficier du régime social de faveur o Le dispositif doit être mis en place selon certaines modalités Accord collectif (de branche ou d’entreprise), référendum ou décision unilatérale Selon la modalité choisie, l’employeur doit tenir à la disposition du contrôleur Urssaf plusieurs documents o Le dispositif doit être collectif et obligatoire Mais de nombreuses exceptions sont admises o La contribution patronale finançant le dispositif ne doit pas se substituer à un élément de salaire versé au cours des 12 derniers mois o Le dispositif doit être géré par un organisme habilité Institution de prévoyance, société d’assurance, mutuelle 6

M ISE EN PLACE DU DISPOSITIF DE PROTECTION SOCIALE COMPLÉMENTAIRE 7

Mise en place du dispositif Il existe trois modalités de mise en place d’un régime de protection sociale complémentaire Il existe trois modalités de mise en place d’un régime de protection sociale complémentaire o Par accord de branche La convention collective applicable à l’entreprise prévoit un dispositif de protection sociale complémentaire L’entreprise doit appliquer ces dispositions o Par accord d’entreprise L’entreprise négocie un accord avec les délégués syndicaux pour mettre en place un dispositif de protection sociale complémentaire – Accord déposé à la DIRECCTE o Par référendum ratifié à la majorité des inscrits L’employeur propose aux salariés de ratifier un projet d’accord pour mettre en place un dispositif de protection sociale complémentaire o Par décision unilatérale L’employeur décide unilatéralement de mettre en place un dispositif de protection sociale complémentaire Dans les TPE, la décision unilatérale est très fréquente 8

Mise en place du dispositif Documents à produire à l’Urssaf pour bénéficier du régime social de faveur Documents à produire à l’Urssaf pour bénéficier du régime social de faveur Selon la modalité utilisée pour mettre en place la protection sociale complémentaire, les documents à produire diffèrent Mise en place par accord de branche – Copie de l’accord – Si l’employeur étend les niveaux de prestations prévus par l’accord, à niveau de cotisations identiques, il n’a rien à produire de plus Mise en place par accord d’entreprise Copie de l’accord + récépissé de dépôt à la DIRECCTE Mise en place par référendum ratifié à la majorité des inscrits Projet d’accord proposé par le chef d’entreprise + procès-verbal de ratification Mise en place par décision unilatérale Copie de l’écrit remis aux salariés actant la décision unilatérale Et justifier auprès du contrôleur la modalité de remise de cet écrit aux salariés (remise en main propre contre décharge ou lettre RAR) 9

Mise en place du dispositif Documents à produire à l’Urssaf pour bénéficier du régime social de faveur (suite) Documents à produire à l’Urssaf pour bénéficier du régime social de faveur (suite) o Dans tous les cas, produire le contrat conclu avec l’organisme assureur 10

Mise en place du dispositif L’employeur a une obligation d’information des représentants du personnel et des salariés L’employeur a une obligation d’information des représentants du personnel et des salariés o Lors de la mise en place ou de la modification de la protection sociale complémentaire, l’employeur doit remettre au salarié une notice d’information détaillée, rédigée par l’assureur o A défaut Les exclusions de garanties, baisses de garanties, restrictions… ne lui sont pas opposables – Exemple : le salarié n’a pas été informé que le contrat de prévoyance excluait le versement du capital décès en cas de suicide ; l’employeur doit indemniser les ayants-droit du salarié suicidé (Cass. soc. 2 ème civ. 15 décembre 2011) 11

Mise en place du dispositif Points de vigilance Points de vigilance o Si le régime de prévoyance ou de retraite supplémentaire est mis en place par décision unilatérale Peut-on justifier au contrôleur Urssaf que le salarié a bien reçu un document formalisant la décision unilatérale ? – Cette obligation s’ajoute à l’obligation générale d’information Si on ne peut le justifier, on s’expose à un redressement Urssaf – Réintégration dans l’assiette des cotisations sociales de la contribution patronale 12

C ARACTÈRE COLLECTIF DU DISPOSITIF DE PROTECTION SOCIALE COMPLÉMENTAIRE 13

Caractère collectif du dispositif Le régime doit être collectif Le régime doit être collectif o En principe, tous les salariés doivent en bénéficier o Mais il est admis qu’il ne s’adresse qu’à une catégorie de salariés à condition que les salariés qui en font partie soient tous placés dans une position identique au regard de leur activité professionnelle Attention ! Les précisions apportées par la circulaire du 25 septembre 2013 n’ont d’effet qu’au regard de l’Urssaf – L’employeur est tenu à certaines obligations en matière d’égalité de traitement entre les salariés, en droit du travail 14

Caractère collectif du dispositif On peut définir des catégories objectives à partir de 5 critères qui peuvent se combiner On peut définir des catégories objectives à partir de 5 critères qui peuvent se combiner o 1 : catégories de cadres et non cadres (ou cotisants AGIRC et non cotisants AGIRC) o 2 : catégories définies par rapport aux tranches de rémunération fixées pour les cotisations de retraite (1 et 2 ou A, B, C) o 3 : catégories définies par rapport aux classifications conventionnelles o 4 : catégories définies par rapport aux sous classifications conventionnelles o 5 : catégories définies par rapport aux usages 15

Caractère collectif du dispositif Utilisation des critères Utilisation des critères o Si l’entreprise se réfère aux 3 premiers critères (1 : cadres/non cadres / 2 : tranches de rémunération / 3 : classifications) Les salariés sont présumés être dans une situation identique Le critère des tranches de rémunération soulève des difficultés pratiques – Le versement d’une prime peut faire changer de catégorie – En cas d’absence non indemnisée, comment faut-il procéder ? o Si l’entreprise se réfère aux critères 4 et 5 (sous-classifications et usages) Elle doit justifier que les salariés sont dans une situation identique non envisagés ici Ces critères sont déconseillés et non envisagés ici 16

Caractère collectif du dispositif Modalités d'utilisation des catégories pour chaque dispositif Modalités d'utilisation des catégories pour chaque dispositif o Pour la complémentaire santé La mise en place de garanties pour une catégorie objective (catégories 1, 2 ou 3) implique la mise en place de la complémentaire pour tous les salariés (les garanties peuvent être différentes selon les catégories) – Si on a un dispositif pour les cadres, il faut en avoir un pour les non cadres, mais ils peuvent être différents 17

Caractère collectif du dispositif Modalités d'utilisation des catégories pour chaque dispositif (suite) Modalités d'utilisation des catégories pour chaque dispositif (suite) o Pour la prévoyance La mise en place de garanties pour une catégorie définie par référence au critère 3 (classifications conventionnelles) implique la mise en place de la prévoyance pour tous les salariés (mais les garanties peuvent être différentes) – A contrario, on peut mettre en place un dispositif de prévoyance pour la catégorie cadres ou non cadres, ou pour une catégorie définie par rapport aux tranches de rémunération sans l’étendre à tous les salariés 18

Caractère collectif du dispositif Modalités d'utilisation des catégories pour chaque dispositif (suite) Modalités d'utilisation des catégories pour chaque dispositif (suite) o Pour la retraite supplémentaire Le dispositif peut être réservé à une catégorie (catégories 1, 2 ou 3) sans que les autres en bénéficient – On peut avoir un dispositif pour les cadres, ou les cotisants AGIRC, et le combiner avec les tranches de rémunération si on veut le réserver aux plus fortes rémunérations 19

Caractère collectif du dispositif Cadres dirigeants Cadres dirigeants o On ne peut plus avoir un régime réservé aux seuls cadres dirigeants o On peut utiliser les critères suivants en les combinant 1 : cadres et non cadres (ou affiliés AGIRC/non affiliés AGIRC) – Mais le dispositif visera tous les cadres 2 : tranches de rémunération – Le dispositif peut ne viser que les salariés dont la rémunération est supérieure ou égale à 1, 2, 3 ou 4 PASS 3 : classifications conventionnelles – Il faut se référer à la convention collective – Mais souvent, le premier niveau de classification est large (cadre, TAM, employés, ouvriers) o Exemple Dispositif pour les cotisants AGIRC dont la rémunération est supérieure à 2 PASS 20

Caractère collectif du dispositif Mandataires sociaux Mandataires sociaux o Ils ne constituent pas une catégorie objective o S’ils ont un contrat de travail Le dispositif leur est applicable dans les mêmes conditions que les salariés o En l’absence de contrat de travail Ils peuvent être rattachés au contrat à certaines conditions – Ils remplissent les conditions du critère retenu par le contrat » Pour cela, il est conseillé de prévoir que le régime est ouvert aux affiliés AGIRC – Cela doit être prévu par une décision du Conseil d’administration (ou équivalent) » Cette condition n’existait pas précédemment 21

Caractère collectif du dispositif Critères non autorisés Critères non autorisés o Durée du travail o Nature du contrat o Age o Date d’embauche o Ancienneté Mais un régime de prévoyance et de retraite supplémentaire peut être réservé aux salariés ayant plus de 12 mois d’ancienneté Et le régime frais de santé peut être réservé aux salariés ayant plus de 6 mois d’ancienneté (contre 12 précédemment) 22

Caractère collectif du dispositif Contribution de l'employeur Contribution de l'employeur o Principe Cotisations fixées à un taux ou un montant uniforme pour tous les salariés ou pour tous ceux d’une même catégorie o Exceptions Prise en charge par l’employeur de la cotisation salariale des salariés à temps partiel et apprentis pour lesquels la contribution est au moins égale à 10 % du salaire brut Modulation de la part employeur en fonction de la composition du foyer Taux croissants en fonction de la rémunération du salarié si cette progression s’applique aussi à la cotisation salariale Combinaison possible d’un taux et d’un forfait 23

Caractère collectif du dispositif Cas pratique Cas pratique o Un employeur a mis en place avant 2012 un contrat de prévoyance frais de santé uniquement pour les cadres Peut-il laisser le régime en l’état à compter du 1 er juillet 2014 ? – Non : si le dispositif frais de santé bénéficie à une catégorie de salariés, tous les salariés de l’entreprise doivent aussi être couverts Que doit faire l’employeur ? – S’il laisse le contrat en l’état, à compter du 1 er juillet 2014, la contribution patronale finançant la complémentaire santé des cadres sera soumise à cotisations sociales – Il peut étendre la complémentaire santé aux non cadres en leur donnant les mêmes garanties » Il procèdera par modification du contrat ou bien il le dénoncera pour revoir le dispositif dans son intégralité – Il peut mettre en place une complémentaire santé spécifique pour les non cadres, prévoyant des garanties de celles existant pour les cadres 24

C ARACTÈRE OBLIGATOIRE DU DISPOSITIF DE PROTECTION SOCIALE COMPLÉMENTAIRE 25

Caractère obligatoire du dispositif Le régime doit être obligatoire Le régime doit être obligatoire o Mais des dispenses d’adhésion sont autorisées Elles doivent être prévues par l’acte régissant les garanties – Sauf dans un cas » Quand le dispositif est mis en place par décision unilatérale, les salariés présents au moment de sa mise en place peuvent refuser d’y adhérer s’il y a une cotisation salariale » Il en va de même en cas de modification du dispositif qui créerait une cotisation salariale alors qu’avant le dispositif était entièrement financé par l’employeur Et elles doivent relever du libre choix du salarié – Il faut son accord 26

Caractère obligatoire du dispositif Dispenses d'adhésion admises (si prévues par l'acte et sur demande du salarié) Dispenses d'adhésion admises (si prévues par l'acte et sur demande du salarié) o Dispense prévue par la décision unilatérale pour les salariés présents avant la mise en place du dispositif Uniquement en cas de mise en place par décision unilatérale o Salariés à temps partiel et apprentis si leur cotisation est au moins égale à 10 % de leur salaire brut o Salariés en CDD et apprentis avec, pour les CDD d’au moins 12 mois, l’obligation de justifier qu’ils sont déjà couverts à titre individuel pour les mêmes garanties o Salariés bénéficiaires de la CMU-C, avec justification chaque année o Salariés déjà couverts pour les mêmes risques ou en tant qu’ayant-droit à condition de justifier chaque année qu’ils sont couverts pour les mêmes risques au titre d’un régime collectif à titre obligatoire, ou au titre d’un contrat Madelin… 27

Caractère obligatoire du dispositif Cas pratique Cas pratique o L’entreprise met en place par décision unilatérale une complémentaire santé, obligatoire au 1/1/2014, financée par l’employeur et le salarié Les salariés présents au 1/1/2014 peuvent demander à en être dispensés (même si la décision unilatérale ne prévoit pas cette dispense) Un salarié est embauché le 15/1/2014 et il ne souhaite pas en relever car son conjoint a déjà une complémentaire santé dans son entreprise – Il peut en être dispensé si la DU prévoit cette dispense et s’il justifie que la couverture de son conjoint concerne les « mêmes risques » et que le régime du conjoint est collectif et obligatoire et prévoit la couverture obligatoire du conjoint 28

Les actions à mener Il faut se préoccuper sans tarder de la mise en conformité des dispositifs et s’interroger sur les questions suivantes Il faut se préoccuper sans tarder de la mise en conformité des dispositifs et s’interroger sur les questions suivantes o Si le dispositif existant est a priori correct au regard des nouvelles conditions, l’employeur a-t-il les documents qu’il doit produire à l’Urssaf pour bénéficier du régime social de faveur ? Peut-il prouver qu’il a informé les salariés ? o Si le dispositif existant doit être revu, faut-il le dénoncer ou une modification est-elle possible ? 29