Formation sur les états financiers de

Formation sur les états financiers de 2012-2013
Séance d’information à l’intention des conseils scolaires et de leurs vérificateurs externes Direction de l’analyse et de la responsabilité financières Automne 2013

Ordre du jour Changements de réglementation et Congés de maladies accumulés Jours non payés et Réserves des régimes de prestations de soins de santé Changements majeures aux états financiers de Rapports financiers Rapport de mars – Erreurs courantes Projet de modernisation du SIFE Déclaration des données scolaires Prévisions budgétaires révisées de

CHANGEMENTS DE RÉGLEMENTATION ET CONGÉS DE MALADIES ACCUMULÉS

Améliorations aux avantages sociaux après juillet 2012
Après la signature du protocole d’entente avec l’OECTA, on a vu la mise en œuvre des avantages sociaux suivants ou à leur amélioration : Congé de maladie/régime de congés de maladie et d’invalidité de courte durée Prestations de maternité Retour au travail graduel Reconnaissance de l’assiduité Gratifications de retraite non acquises pour les employées et employés Admissibilité des années de service pour les gratifications de retraite acquises Autres modifications Congés non payés volontaires Jours de congé non payé

Jours de congé de maladie/régime de congé et d'invalidité de courte durée
11 jours de congé de maladie rémunérés à 100 % du salaire absences pour maladie personnelle et celles définie dans la convention collective de 120 jours de congé de maladie et d’invalidité de courte durée à 90 % du salaire Congés ne doivent être utilisés que pour des absences dues à une maladie personnelle Congés de maladie non utilisés provenant des 11 jours de congé de maladie Ne peuvent être reportés qu’à l’année suivante Peuvent être utilisés pour compléter les congés de maladie rémunérés à 90 % jusqu’à 100 % Congés de maladie non utilisés de l’exercice précédent Expirent à la fin de l’exercice en cours Une nouvelle banque de congés accumulés est établie (comprend les congés de maladie non utilisés de l’exercice en cours Les jours de congé pour des raisons personnelles (5 jour maximum) Ne peuvent pas s’accumuler d’une année à l’autre

Régimes de congés de maladie de courte durée
Rémunération 90 % du salaire sans processus décisionnel tiers Suivre le processus d’examen interne du conseil, en ce qui concerne les unités de négociations et les employées et employés ne faisant partie d’unité de négociation suivants : de l’AEEFO ainsi que les directrices et directeurs d’école et les directrices adjointes et directeurs adjoints. Le régime du SCFP diffère légèrement du fait qu’il offrait à l’origine 66 2/3 % du salaire, qui peut passer à 90 % en fonction des preuves ou des documents médicaux Employé(e)s ne faisant pas partie d’une unité de négociation (à l’exclusion des directrices et directeurs d’école et des directrices adjointes et directeurs adjoints) Conseils scolaires choisiront le régime FEESO ou de l’OECTA

Congé de maladie de courte durée et Retour au travail graduel
Congé de maladie de courte durée – complément One journée ‘bancaire’ fournira un complément jusqu’à 100% du salaire pendant 10 congé de maladie de courte durée ou du régime d'invalidité versée à 90% Les jours de congé complémentaire utilisés sont divisibles Un employé(e) travaille une demi-journée, l’autre demi-journée est rémunérée à 90 % et il peut utiliser 0,05 d’une journée en banque (10 % x 0,5 jour) pour un taux égal à 100 % Deux crédits complémentaires ont été accordés aux employé(e)s Retour au travail graduel Un employé(e) peut utiliser ses 11 jours de congé de maladie et les 120 jours afin de porter à 100 % ou à 90 % son salaire de la portion de la journée où elle ou il n’a pas travaillé (les 11 jours de congé de maladie et les 120 jours prévus sont divisibles pour le complément) On doit prendre compte des prestations de la CSPAAT ou les prestations dans le cadre d’un régime d’assurance-invalidité de longue durée en premier lorsqu’on détermine le nombre de jours de congé de maladie nécessaires pour compléter le salaire jusqu’à concurrence de 90 % ou de 100 % du salaire

CSPAAT – Complément du conseil scolaire
CSPAAT (règlement pris en application de la Loi de 2012 donnant la priorité aux élèves) Les montants période maximale de quatre ans et demi complémetaires ne doivent pas être déduits des crédits de congés de maladie Ne s’applique pas à tous les employés  dans le cadre de leur convention collective de Employé recevant des prestations de CSPAAT le premier jour de travail de  soustraire de la période de quatre ans et demi la période antérieure au 1er septembre 2012 pendant laquelle elle ou il recevait des prestations de la CSPAAT liées au même accident Les employé(e)s qui recevaient des prestations de la CSPAAT au 31 août 2012 ET qui continuent d’en recevoir en , mais n’ont plus de crédit de congés de maladie au 31 août 2012  pas le droit de recevoir le complément

Congé de maladie de courte durée – Admissibilité, SLT
SLT avec une affectation d’une année complète 11 jours de congé de maladie à 100 % du salaire et 60 jours de congé de maladie et d’invalidité de courte durée à 90 % du salaire. Dépendent du régime (SCFP, OECTA) certains SLT recevront 66 2/3 % et pourraient qualifier pour 90 % selon les conditions et critères. SLT avec une affectation de moins d’une année complète 11 jours de congé de maladie et 60 jours de congé de maladie et d’invalidité de courte durée, réduits pour tenir compte de la proportion de l’affectation par rapport à une année complète de travail Le nouveau régime de congés de maladie comprend tous les employés qui ont accumulé des crédits de congés de maladie en vertu de l’ancien régime de congés de maladie ainsi que certains employé(e)s qui précédemment n’ont pas accumulé de crédits de congés de maladie : Les membres de la FEEO et de la FEESO qui sont employés pour plus de 24 heures par semaine. Tous employés permanents, autres que le personnel occasionnel, qui sont membres du SCFP (p. ex. les surveillant(e)s sur l’heure du midi).

Congé de maladie de courte durée – Autres dispositions
Le nouveau régime de congés de maladie prévoit également des dispositions portant sur les éléments suivants : Application des jours de congé de maladie en cas d’absence le premier jour de l’année Les employé(e)s qui, en vertu de l’ancienne convention collective, devaient attendre plus de 131 jours avant d’avoir droit à des prestations dans le cadre d’un régime d’assurance-invalidité de longue durée Des crédits de congés de maladie pour les employés à temps partiel Des droits aux congés de maladie pour les employés qui commencent à travailler en cours d’année Des congés discrétionnaires pour des raisons familiales complémentaires n’excédant pas deux jours

Prestations de maternité
Droit à au moins huit semaines de prestations de maternité payés à un taux de salaire égal à 100 % de leur salaire grâce à un programme de prestations supplémentaires de chômage Si le régime de prestations de maternité actuel d’un conseil scolaire offre des avantages supérieurs à huit semaines rémunérées à 100 % du salaire, il est possible de remplacer ces huit semaines par six semaines de prestation à 100 % du salaire afin de permettre de combiner les prestations à tout autre droit supérieur en matière de prestations de maternité prévues dans le régime Les employées représentées par le SCFP (tout particulièrement les employées saisonnières) peuvent recevoir des crédits de congés de maladie supplémentaires, mais seulement si elles sont admissibles aux prestations d’assurance-emploi dans les six semaines qui suivent la naissance de l’enfant

CNPV et Reconnaissance de l’assiduité
Congé non payé volontaire (CNPV) Les employé(e)s peuvent demander un maximum de cinq jours de congé non payé pour des raisons personnelles en Ces jours devaient être fixés à l’avance par écrit avant le 15 septembre 2013 Sont admissibles : les membres de la FEEO, FEESO, du personnel de soutien de la collaboration en éducation, l’AEEFO, l’OECTA, SCFP, l’A.P.S.S.P. ainsi que des associations d’aides-enseignant(e)s Ne sont pas admissibles : le personnel de direction et de direction adjointe, les employé(e)s exclus des négociations collectives Reconnaissance de l’assiduité En vigueur qu’au cours de l’année scolaire Pour les unités de négociation participantes, toute employé(e) qui prend un jour de congé non payé (facultatif ou obligatoire) et qui utilise moins de six jours de congé de maladie se verra rembourser l’équivalent d’une journée de paie à son taux quotidien. Ce programme s’applique également au personnel SLT Incluent : les membres de la FEEO, FEESO, l’OECTA, du personnel de soutien de la collaboration en éducation, l’A.P.S.S.P. ainsi que des associations d’aides-enseignant(e)s N’incluent Pas: le personnel de direction et de direction adjointe, les employé(e)s exclus des négociations collectives, ainsi que les membres du SCFP

Mise en œuvre des améliorations relatives au personnel
Le Règlement de l’Ontario 1/13 (règlement concernant les congés de maladie) a été modifié en juin 2013 pour les raisons suivantes : Intégrer les modifications apportées au régime de congés de maladie depuis le protocole d’entente conclu avec l’OECTA en juillet 2012, les protocoles d’entente conclus avec l’AEEFO et l’A.P.S.S.P. et le protocole conclu avec le SCFP en décembre 2012 Effectuer une mise à jour afin de donner à l’OECTA la possibilité de choisir un régime de congés de maladie et de permettre aux conseils scolaires de choisir un régime de congés de maladie pour les membres de leur personnel qui ne font pas partie d’une unité de négociation Annexer les protocoles d’entente ou les ententes conclus avec la FEESO, la FEEO et les directrices et directeurs d’école et les directrices adjointes et directeurs adjoints Intégrer les améliorations apportées au régime de congés de maladie pour le personnel enseignant suppléant à long terme, qui passe de 10 jours de congé de maladie à 11, et améliorer le régime de congé et d'invalidité de courte durée des employées et employés dont la durée des contrats est inférieure à un an Intégrer de nouvelles dispositions : la reconnaissance de l’assiduité et le programme de retour au travail graduel Mettre à jour la formule de paiement des gratifications de retraite non acquises pour les employées et employés - les versements effectués passent de 10 cents par dollar de salaire à jusqu’à 25 cents Mettre à jour pour élargir l’admissibilité du régime de congés de maladie à d’autres groupes d’employés Ajouter d’autres conseils scolaires avec des changements de seuil d'éligibilité

Mise en œuvre des améliorations relatives au personnel
Le Règlement de l’Ontario 2/13 pris en application de la Loi de 2012 donnant la priorité aux élèves, aborde d’autres dispositions. La Loi donnant la priorité aux élèves a été abrogée au début de cette année, et les conseils scolaires doivent maintenant mettre en œuvre dans le cadre de leur processus de négociation collective les éléments suivants : Modifications apportées aux prestations de maternité rémunérées à un taux de salaire égal à 100 %, qui passent de six à huit semaines Programme de congé non payé volontaire Modifications apportées aux jours de congé non payé

Fonds supplémentaires
Pour aider à mettre en œuvre le cadre des relations de travail : 10 millions de dollars pour faciliter la mise en œuvre des réformes relatives au régime de congés 30 millions de dollars par année à compter de pour l’augmentation éventuelle des coûts du personnel enseignant suppléant Financement unique des banques de congés de maladie complémentaires déclarées au 31 août 2013 Financement unique des jours de congé de maladie non acquis et du seuil des années de service pour avoir droit aux gratifications de retraite acquises 15 millions de dollars pour le système de la paie et le soutien à la formation Financement pour adresser les coûts résiduels des journées non payées, et à étendre l'admissibilité au congé de maladie à un plus grand groupe d'employés

Considérations futures de financement
Congé de maternité – D’autres mesures de soutien sont envisagées pour tenir compte de l’augmentation du congé de maternité, qui passe de six à huit semaines Reconnaissance de l’assiduité – D’autres mesures de soutien sont prévues en pour couvrir les coûts supplémentaires liés au personnel admissible qui utilise moins de six jours de congé de maladie Ces fonds, ainsi que ceux présentés dans les diapositives précédentes, seront accordés à condition que les conseils scolaires remplissent les conditions énoncées dans la note de service du sous-ministre publiée le 20 août 2013: Confirmation par courriel au ministère d’ici le 29 août 2013 de l’accord de principe à l’annexion des protocoles d’entente aux conventions collectives Envoi de la déclaration de l’attestation et résolution du conseil – le 30 septembre 2013 Envoi d’une copie de chaque convention collective locale (y compris les protocoles d’entente annexés) d’ici le 31 octobre 2013

Détermination des éléments de passif des congés accumulés
Les conseils scolaires devront déclarer les éléments de passif des congés accumulés à la fin de chaque année scolaire représentant l’utilisation prévue des jours de congé de maladie des employé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie La note de service 2013:SB 23 indique que les conseils scolaires devront fournir une évaluation actuarielle des éléments de passif des congés accumulés en Les conseils scolaires recevront un financement unique couvrant les congés de maladie accumulés fondé sur le passif rapporté dans le rapport actuariel Un gabarit sera rempli en s’inspirant des données fournies par les conseils scolaires et les actuaires pour calculer les éléments de passif des congés accumulés Le passif sera calculé en utilisant le nombre d’employé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie, le salaire quotidien moyen de ces employés et le facteur d’utilisation des jours de congé de maladie

Calcul des éléments de passif des congés accumulés
Le facteur d’utilisation des jours de congé de maladie est calculé à l’aide des données suivantes : Fondé sur les données historiques sur les congés de maladie pour les années scolaires et : (1) Les actuaires détermineront le pourcentage des employé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie qui les utiliseront au cours de l’année suivante (p. ex. 10 % des employé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie en utiliseront l’année suivante comme complément à des absences) (2) Les actuaires estimeront le nombre moyen de congés accumulés que les employé(e)s utiliseront au cours de l’année suivante (p. ex. les employé(e)s qui se serviront de leurs congés accumulés utiliseront en moyenne une journée) Par exemple : Si employé(e)s ont accumulé des congés, 100 d’entre eux devraient utiliser ces congés au cours de l’année suivante et 100 d’entre eux devraient utiliser en moyenne une journée de congé accumulé au cours de l’année suivante. En fonction de ces deux facteurs, le facteur d’utilisation des jours de congé de maladie est 0,1 jour (10 % x 1,0 jour)

Calcul des éléments de passif des congés accumulés
Ce facteur est ensuite appliqué au nombre total d’employé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie, puis au salaire moyen quotidien de ce groupe d’employés Par exemple : Selon le nombre d’employé(e)s qui ont accumulé des congés et le facteur d’utilisation des jours de congé de maladie, on s’attend à ce que 100 jours soient utilisés au cours de l’année suivante comme complément à des absences (1 000 employé(e)s x 0,1 jour). Si le salaire moyen quotidien du groupe est de 400 $, les éléments de passif se chiffreront donc à dollars (100 jours * 400 $) À la fin de chaque année scolaire, les nouveaux éléments de passif sont déterminés en fonction du nombre d’employé(e)s qui ont accumulé des congés et tous éléments de passif restants de l’année précédente sont contrepassés Les conseils scolaires pourront utiliser le gabarit dans les années suivantes pour faciliter le calcul de leurs éléments de passif sans avoir à obtenir une évaluation actuarielle Les conseils scolaires peuvent demander à leurs actuaires de mettre à jour dans les années suivantes les facteurs utilisés pour déterminer le facteur d’utilisation des jours de congé de maladie en se fondant sur des données plus réalistes

Gabarit des éléments de passif des congés accumulés

Les notes de services connexes au travail publiées en 2013
2013 : B1 – Améliorations aux protocoles d’entente 2013 : B2 – Éclaircissements techniques ayant trait aux protocoles d’entente 2013 : B3 – Conséquences du protocole d’entente du SCFP et autres précisions techniques 2013 : B9 – Conséquences du protocole d’entente avec la FEESO 2013 : B10 – Soutien des systèmes pour la mise en oeuvre des réformes du cadre de relations de travail 2013 : B11 – Conséquences du protocole d’entente de 2013 avec le SCFP 2013 : B14 – Conséquences du supplément au protocole d’entente avec l’AEFO 2013 : B15 – Règlements modifiés concernant les congés de maladie….non acquises 2013 : B16 – Conditions d’emploie des directions et directions adjointes d’école 2013 : B17 – Conséquences du protocole d’entente signé avec la FEEO 2013 : B19 – Conséquences des protocoles d’entente avec les syndicats du groupe collaboratif de personnel de soutien en éducation 2013: B20 - Explications concernant l’inclusion des protocoles d’entente 2013: B21 – Admissibilité au soutien conditionnel à l’annexion des dispositions des protocoles d’entente 2013 2013 : SB07 – Améliorations apportées aux protocoles d’entente – Gratifications de retraite….de maladie 2013 : SB23 – Évaluation actuarielle des éléments de passif….pour les congés de maladie de 2013 : SB24 – Réserves des régimes de prestations de soins de santé 2013 : LR01 – Protocole d’entente avec la FEESO – Comité de mise en oeuvre – Note de service 1 2013 : LR02 – Protocole d’entente avec la FEESO – Comité de mise en oeuvre – Note de service 2

QUESTIONS SUR LES CHANGEMENTS DE RÉGLEMENTATION ET CONGÉS DE MALADIES ACCUMULÉS ?

JOURS NON PAYÉS ET RÉSERVES DES RÉGIMES DE PRESTATIONS DE SOINS DE SANTÉ

Jours non payés Protocoles d’entente
Tous les enseignants permanents sont tenus de prendre une journée de perfectionnement professionnel non payée le vendredi 20 décembre 2013 Des mesures de compensation sont permis afin de réduire les deux autres journées non rémunérées (11 octobre 2013 et 7 mars 2014) que les enseignants sont tenus de prendre Les enseignants permanents devront prendre une autre journée non rémunérée, le vendredi 7 mars 2014, si les mesures de compensation ne permettent pas de réaliser des économies suffisantes, au moins équivalentes au montant de la rémunération d’une journée Si les économies réalisées dépassent le montant nécessaire pour compenser les journées non rémunérées, les conseils scolaires garderont ces économies Un comité, composé d’un nombre égal de représentants du conseil scolaire et des unités de négociation, sera formé pour suivre l’état des mesures de compensation. Le comité devait être sur pied d’ici le mois de juin 2013 24 24

Jours non payés Mesures de compensation
Programme de congé non payé volontaire (PCNPV) En vigueur le 1er mai 2013 Économies réalisées dans la prestation du perfectionnement professionnel (PP) 16 % du coût d’une journée non payée (fournis par le gouvernement) Régime d’encouragement à la retraite anticipée (RERA) Peut être mis au point, à la discrétion du conseil, si la projection des économies réalisées dans les situations 1 et 2 indiquées ci-dessus est inférieure à la récupération du coût d’une journée non payée Paiement de 5 000 dollars à tout enseignant prenant sa retraite entre la fin du mois de novembre 2013 et le dernier jour du premier semestre Autres mesures d’économie 25 25

Jours non payés Financement Rajustements du financement
Réservé aux conseils ayant intégré le PE à leurs ententes collectives locales Le montant ne dépassera pas le coût d’une journée (ce seuil a été communiqué à chaque conseil au cours de l’été) Rajustements du financement Le conseil n’atteint pas l’objectif des économies équivalant à une journée Le ministère financera la différence entre l’objectif des économies équivalant à une journée de rémunération et celles réalisées grâce aux mesures de compensation. Le conseil atteint l’objectif des économies équivalant à une journée, mais pas aux deux journées Le ministère financera la différence entre l’objectif des économies équivalant à deux journées de rémunération et celles réalisées grâce aux mesures de compensation Le conseil atteint l’objectif des économies équivalant à deux journées de rémunération Les économies réalisées qui dépassent le montant nécessaire pour compenser les journées non rémunérées seront conservées par le conseil. 26 26

Jours non payés Modèle des jours non payés
Le ministère a fourni un modèle dans la note de service 2013:SB 20 afin d’aider le comité chargé du suivi des mesures de compensation à effectuer ce suivi et à établir des rapports sur les économies réalisées grâce à ces mesures Les conseils sont tenus de présenter le modèle final au ministère d’ici le 15 mars 2014 Le financement du conseil scolaire de sera rajusté à la réception du modèle dûment rempli Le rajustement du financement ne sera versé qu’aux conseils ayant intégré/ajouté le PE correspondant à leurs conventions collectives locales 27

Objectifs des économies du conseil (ligne 1) Les objectifs des économies équivalant à un jour non payé pour les unités de négociation des conseils ont été envoyés aux conseils par le ministère Comme le modèle oblige les conseils à saisir les économies visées, équivalant à deux jours non payés, vous devez multiplier par deux les économies visées que le ministère vous a communiquées 28

Programme de congé non payé volontaire (PCNPV) (lignes 2 à 5) Les conseils doivent rapporter séparément pour le personnel enseignant et pour le personnel non enseignant, pour l’année scolaire , ainsi que pour l’année scolaire , dans la section du RERA Les conseils doivent déclarer le nombre total de jours pris par le personnel syndiqué à la ligne 2 Les conseils doivent déclarer les économies réalisées sur les salaires des employés grâce au RERA à la ligne 3 Les conseils doivent déclarer les coûts d’enseignement/de remplacement liés au RERA à la ligne 4 Économies réalisées dans la prestation du perfectionnement professionnel (ligne 6) 16 % du coût d’une journée non payée Calcul correspondant à 50 % de la ligne 1 (qui serait égal au chiffre cible fourni à chaque conseil scolaire) 29 29

Régime d’encouragement à la retraite anticipée (RERA) (lignes 8 à 10) Le conseil doit déclarer le montant total des économies réalisées grâce au RERA et le montant total des paiements du RERA (5 000 dollars par enseignant) Autres mesures de compensation (lignes 11 à 13) Le conseil doit décrire les autres mesures de compensation qu’il a appliquées, puis les économies et les dépenses qui leur sont liées Rajustement du financement Le rajustement du financement est calculé sur la base du montant total des économies réalisées grâce aux mesures de compensation à la ligne 14 Montant rempli automatiquement dans une des lignes 15 à 17, selon le montant des économies (c.-à-d. si le conseil atteint l’objectif des économies d’une journée, le rajustement du financement sera rempli à la ligne 16) 30

Réserves des régimes de prestations de soins de santé
Régime d’avantages sociaux provincial Il a été convenu dans les PE qu’un groupe de travail serait formé pour analyser la possibilité de créer un ou plusieurs régimes d’avantages sociaux à l’échelle provinciale pour le secteur de l’éducation Le groupe de travail serait composé de différents représentant(e)s de fédérations d’enseignant(e)s, de syndicats de personnel de soutien, de conseils scolaires, d’autres associations de personnel, y compris les directions d’école et les directions adjointes, du gouvernement de l’Ontario (ministère de l’Éducation et ministère des Finances) et d’experts indépendants

Retrait de somme des réserves des régimes de prestations de soins de santé Les conseils scolaires doivent obtenir l’approbation du ministère de l’Éducation avant de retirer toute somme des réserves des régimes de prestations de soins de santé, des surplus ou des dépôts. Tous ces retraits doivent être déclarés au comité Même si aucun comité n’a été formé à ce jour, le Ministère va de l’avant avec le processus d’approbation En l’absence de comité, le Ministère partagera toutes les approbations avec le groupe de négociation concerné La restriction sur les réserves est en vigueur pour les deux années couvertes par le PE (2012/13 et 2013/14)

Processus d’approbation Ministère a émis la note de service 2013: SB24 décrivant le processus d'approbation L’approbation du Ministère est requise pour retirer des sommes ou réduire le taux de cotisation Le modèle doit être remplie pour toutes les demandes d'approbation du ministère Veuillez noter qu’une nouvelle version a été affichée sur le site Web. Veuillez faire parvenir toutes vos demandes aux personnes suivantes : Patrick Pelletier, à l’adresse c.c. à Marie Li, à l’adresse

Modèle des réserves des régimes de prestations de soins de santé Section : Taux de cotisation La section a été divisée en deux zones : Taux de cotisation – Personne seule (employé(e)s actifs) Taux de cotisation – Famille (employé(e)s actifs) Le conseil doit déclarer ses taux de cotisation antérieurs dans les colonnes à et son taux actuel, s’il est déjà entré en vigueur, dans la colonne Si le conseil n’a pas encore appliqué le taux modifié et demande de réduire le taux de cotisation, il doit indiquer ce taux dans la case Taux proposé sous la colonne Section : Part du conseil/employé Dans la colonne de groupe d’employés, les conseils doivent inscrire les groupes d’employés inclus dans le régime En cas de plan partagé par groupe d’employés, le conseil doit indiquer la portion de l’employé

Modèle des réserves des régimes de prestations de soins de santé Section : Information financière Cette section est un résumé de l’information financière particulière qui correspond à celle figurant dans les rapports fournis par l’assureur du conseil Information financière nécessaire (si disponible) Solde de fermeture des actifs Solde des frais à payer (engagés, mais non déclarés) Réserve de la fluctuation des réclamations Solde disponible pour un prélèvement Le calcul de la cellule doit être effectué manuellement en soustrayant le solde des frais à payer engagés, mais non déclarés et la réserve de fluctuation des réclamations du solde de fermeture des actifs [ (A) – (B) – (C )] Le solde serait le solde de fermeture des surplus accumulés moins la réserve de la fluctuation des réclamations requise pour le prélèvement Renseignements supplémentaires Veuillez indiquer, au besoin, les prélèvements réels en cours d’exercice des exercices antérieurs

Modèle des réserves des régimes de prestations de soins de santé Demande de prélèvement seulement Veuillez remplir les deux sections : Information financière et Part du conseil/employé Veuillez indiquer la raison du prélèvement de fonds dans l’espace prévu au bas du modèle Veuillez également transmettre les rapports de l’assureur (de l’année en cours et des deux années antérieures) Demande liée au taux de cotisation Veuillez remplir les trois sections du modèle (Taux de cotisation, Information financière et Part du conseil/employé) Veuillez indiquer la raison de la demande de réduction du taux de cotisation dans l’espace prévue au bas du modèle. Veuillez également transmettre une copie des déclarations de l’assureur (de l’année en cours et des deux années antérieures)

QUESTIONS SUR LES JOURNÉES NON PAYÉES ET LES RÉSERVES DES RÉGIMES DE PRESTATION DE SOINS DE SANTÉ ?

CHANGEMENTS IMPORTANTS AUX FORMULAIRES DES ÉTATS FINANCIERS DE 2012-2013

Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013
Tableau 3 – Dépenses en immobilisations Les six premières pages du tableau 3 ont été simplifiées pour combiner les dépenses en immobilisations déclarées avec le calcul du droit à la subvention Les écrans 1 à 3 ont été supprimés et les anciens écrans 4 à 6 ont été actualisés pour intégrer le rapport des dépenses en immobilisations Les dépenses en immobilisations ne sont plus déclarées par catégories d’actif détaillé semblables au tableau 3C Les conseils déclareront les dépenses en immobilisations dans quatre catégories : Terrain (poste 4.1) Bâtiments (poste 4.2) Installations mobiles (poste 4.3) Intérêts capitalisés (postes 4.5 et 4.6)

Tableau 3 – Dépenses en immobilisations Les intérêts capitalisés sont séparés en deux catégories Terrain (poste 4.5) et Autres que les terrains (poste 4.6) Deux nouvelles lignes ont été ajoutées à la page 1 pour calculer le manque à gagner du budget des immobilisations lié aux intérêts capitalisés Poste 6,4, Allocations au titre des intérêts à court terme sur les immobilisations : Les montants sont tirés de la section 11 Poste 6,5, Les intérêts capitalisés au-delà des allocations : Calcule le manque à gagner en soustrayant les intérêts capitalisés inscrits au poste 4 On considère que toutes les allocations au poste 6,4 colonnes 1 à 4 sont liées aux immobilisations autres que terrain (c.-à-d. poste 6.4 – poste 4.6) On considère que toutes l’allocations au poste 6.4 colonne 5 est liée aux terrains (c.-à-d. poste 6.4 – poste 4.5)

Tableau 3 – Dépenses en immobilisations Deux nouvelles pages ont été ajoutées pour inscrire les dépenses en immobilisations par projets, qui sont financés par Subvention d’immobilisations prioritaires – Projet d’immobilisation majeur (page 6) et Subvention d’immobilisations prioritaires – Terrain (page 7) Les noms de projets approuvés, les renvois aux règlements et les allocations approuvées seront téléchargés Les conseils devront inscrire les dépenses (intérêts capitalisés exclus) jusqu’au 31 août 2012 et les dépenses en cours d’exercice Les intérêts capitalisés en cours d’exercice liés aux terrains et aux dépenses autres que les terrains doivent être inscrits aux colonnes 14.1 et 14.2 de la page 6 et à la colonne 7 de la page 7 Les montants des dépenses totales en cours d’exercice liés aux terrains, aux bâtiments, aux installations mobiles, aux intérêts capitalisés (terrain), aux intérêts capitalisés (autres que les terrains) inscrits aux pages 6 et 7 seront automatiquement inscrits dans les colonnes 4 et 5 du poste 4 à la page 1

Tableau 5 – Excédent ou déficit accumulé Soldes d’ouverture : La colonne 1, Solde au 1er septembre 2012, peut être remplie en utilisant le fichier de solde d’ouverture comprenant le passif non financé des avantages sociaux futurs Toutes les cellules de solde d’ouverture seront des cellules d’entrée pour permettre les réallocations ou les réévaluations, au besoin Avantages sociaux futurs – régime d’encouragement à la retraite anticipée (RERA) Une nouvelle ligne (poste 4.1.1) a été ajoutée pour le régime d’encouragement à la retraite anticipée Le passif d’ouverture du RERA devra être réalloué à partir de la ligne Avantages sociaux futurs – Gratification de retraite (poste 4.1) ou de la ligne Avantages sociaux futurs – Gratification autre (poste 4.1.3).

Tableau 5 – Excédent ou déficit accumulé Avantages sociaux futurs Les soldes d’ouverture saisis concernant la gratification de retraite (poste 4.1), le régime d’encouragement à la retraite anticipée (poste 4.1.1) et les régimes d’assurance-maladie, soins dentaires et assurance-vie à la retraite (poste 4.1.2) sont reportés au tableau 10G, à la page 2, afin de calculer l’amortissement L’augmentation/diminution en cours d’exercice (colonne 3) des avantages sociaux futurs (postes 4.1, et 4.1.2) est calculée au tableau 10G et comprend les éléments suivants : Amortissement en cours d’exercice du passif à des fins de conformité Gains (pertes) actuariels ou provenant des réductions découlant des modifications apportées au régime

Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les avantages de retraite et les prestations de cessation d’emploi Une nouvelle ligne (poste 3 – Congés rémunérés) a été ajoutée afin que les conseils puissent inscrire le passif en fin d’année concernant l’amélioration des congés supplémentaires du régime de congés de maladie et d’invalidité de courte durée) Le montant inscrit doit provenir du calcul actuariel du passif lié aux congés accumulés au 31 août 2013 Le passif inscrit à la colonne 4 du poste 3 sera inscrit à la section 17 Les conseils doivent inscrire les charges et les paiements d’avantages de retraite dus aux deux crédits de congé de maladie supplémentaires offerts en dans les colonnes 2 et 3 du poste 3

Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les avantages de retraite et les prestations de cessation d’emploi Exemple de congés rémunérés : Le passif lié aux congés accumulés au 31 août 2013 établis par calculs actuariels d’un conseil s’élève à 5 millions de dollars et les charges au titre des prestations et les paiements des prestations dus aux deux crédits de congé de maladie supplémentaires étaient de $ Le conseil inscrirait les chiffres suivants : Charges d’avantages de retraite (colonne 2, poste 3) : Passif lié aux congés accumulés Plus : charges liées aux congés supplémentaires Paiements des prestations (colonne 3, poste 3) : Paiements liés aux congés supplémentaires de $ Passif au 31 août 2013 (colonne 4, poste 3) : Le passif calculé à la fin de l’année serait égal aux charges d’avantages de retraite inscrites dans la colonne 2 (5,5 millions de dollars) moins les paiements liés aux congés supplémentaires dans la colonne 3 (0,5 million de dollars)

Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les avantages de retraite et les prestations de cessation d’emploi Une nouvelle ligne (poste 1.1) a été ajoutée pour le régime d’encouragement à la retraite anticipée (RERA) Le passif d’ouverture du RERA devra être réalloué à partir de la ligne du passif de gratification de retraite (poste 1) ou de la ligne du passif d’autres prestations de retraite (poste 8 ou 9)

Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les avantages de retraite et les prestations de cessation d’emploi La colonne 2.1 est toujours ouverte pour les états financiers de parce que les implications des protocoles d’entente avec les unités de négociation peuvent encore avoir une incidence sur certains régimes Les conseils doivent inscrire le montant inclus dans le calcul des charges au titre des prestations (colonne 2) résultant : d’une modification au régime due au protocole d’entente (PE) d’une réduction du régime d’une note de service du Ministère d’une lettre du Ministère Les gains ou les pertes résultant de ces changements doivent être exclus à des fins de conformité en

Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les avantages de retraite et les prestations de cessation d’emploi – Page 2 Une deuxième page a été ajoutée pour le suivi de l’amortissement du passif à des fins de conformité Les conseils doivent inscrire la durée moyenne estimative du reste de la carrière active au 31 août 2012 établie par calculs actuariels au poste 1.4 pour la gratification de retraite (colonne 15) et pour les régimes d’encouragement à la retraite anticipée (colonne 15.1) Tous les rajustements visant à accélérer l’amortissement seraient inscrits au poste 1.5 pour la gratification de retraite (colonne15) et pour les régimes d’encouragement à la retraite anticipée (colonne 15.1) et au poste 2.5 pour les régimes d’assurance-maladie, soins dentaires et assurance-vie (colonne 16) En , les gains ou pertes actuariels ou en raison des compressions de régimes qui sont inscrits dans la colonne 2.1 du tableau 10G, à la page 1, seront inclus dans le total des augmentations et diminutions de l’exercice aux postes 1.9 et 2.9, parce que ces gains ou pertes seront exclus à des fins de conformité

Tableau 10RED – Rajustement à des fins de conformité Colonne 15.1 – Changement du passif non amorti lié aux régimes d’assurance-santé, dentaire et d’assurance vie Cette colonne a été ajoutée pour inclure l’amortissement du passif à des fins de conformité En , les gains ou pertes actuariels ou en raison des compressions de régimes, inscrits dans la colonne 2.1 du tableau 10G, seront inclus dans le total des augmentations et diminutions de l’exercice afin de les exclure à des fins de conformité Le total des dépenses figurant au poste 90 provient du poste 2.9 du tableau 10G, à la page 2 Colonne 18 - Modification à la gratification de retraite et au RERA Cette colonne a été actualisée pour inclure l’amortissement du passif lié au RERA à des fins de conformité Le total des dépenses inscrit au poste 90 provient des colonnes 15 et 15.1 du poste 1.9 du tableau 10G, à la page 2

Tableau 10F – Tableau des avantages sociaux Tout comme pour le tableau 10G, une nouvelle colonne (colonne 3) a été ajoutée pour inscrire les congés rémunérés

Tableau 10.5 – Enseignants suppléants Un nouveau tableau a été ajouté pour permettre aux conseils d’inscrire les dépenses liées aux enseignant(e)s suppléants réparties en deux périodes : Du 1er septembre 2012 au 31 mars 2013 (période de sept mois) Du 1er avril au 31 août 2013 (période de cinq mois) Le tableau comprend deux lignes : Traitement et salaires (poste 1.1) Avantages sociaux (poste 1.2) Les chiffres figurant dans la colonne du total des dépenses (colonne 3) relatives aux traitements et salaires et aux avantages sociaux proviendront des montants inscrits au tableau 10 (poste 52) Les conseils doivent inscrire les dépenses au cours des sept premiers mois dans la colonne 1 Les dépenses au cours des cinq derniers mois (colonne 2) sont calculées comme suit: colonne 3 – colonne 1 Le rapport de mars sera ajusté dans le future pour inclure cette information

Tableau 5.1 – Revenus reportés et tableau 9 – Revenus Jardins d’enfants à temps plein - subvention APE Tableau 5.1 : Une nouvelle ligne (poste 1.7.2) a été ajoutée pour inscrire l’évolution des revenus reportés relatifs à la subvention APE au titre du volet Jardins d’enfants à temps plein, à l’exclusion de l’allocation pour l’éducation de l’enfance en difficulté Tableau 9 : Une nouvelle ligne (poste 2.7.1) a été ajoutée au tableau 9 pour inscrire les revenus relatifs à la subvention APE au titre du volet Jardins d’enfants à temps plein, à l’exclusion de l’allocation pour l’éducation de l’enfance en difficulté Les conseils doivent inscrire le montant relatif à la subvention APE au titre du volet Jardins d’enfants à temps plein dans le tableau 5.1, Revenus reportés ou dans le tableau 9

Tableau 5.3 – Continuité des apports en capital reportés Le total des dépenses en immobilisations non prises en charge antérieurement au 31 août 2010 (poste 2.1.3) a été divisé en deux lignes : Poste Intérêts à recevoir du fonds d’amortissement Poste Autres dépenses en immobilisations non prises en charge antérieurement au 31 août 2010 Cette division vise à mieux harmoniser le tableau 5.3 sur le Modèle de l’analyse et de la planification des immobilisations (MAPI) Les conseils doivent répartir le solde des dépenses en immobilisations non prises en charge antérieurement au 31 août 2010 de l’année antérieure au 31 août 2012 entre les postes et 2.1.2 Le poste est une cellule calculée dont le résultat provient du montant inscrit au poste moins celui inscrit au poste 2.1.1

Section 1A / 1B – Sommaire des allocations D’autres lignes (poste et 1.92) ont été ajoutées à la section 1A pour inclure le financement des améliorations apportées aux conventions collectives (voir ci-dessous). Elles ne font pas partie des allocations de fonctionnement pour le calcul de la conformité à 1 %. Une autre ligne (poste ) a également été ajoutée à la section 1B pour inclure le financement des améliorations apportées aux conventions collectives et provient de la section 17 Section 17 – Autres subventions (améliorations apportées aux conventions collectives) Trois lignes ont été ajoutées pour tenir compte des modifications apportées au règlement sur les subventions pour les besoins des élèves (SBE) de relatives aux améliorations apportées aux conventions collectives Versement unique pour les congés de maladie non acquis (téléchargé à partir des modèles Excel soumis et paiements effectuées) Modification du seuil d’admissibilité (téléchargé à partir du rapport de mars) Congés rémunérés – crédits de congés de maladie de 90 % à 100 % (Tableau 10G)

Section 1.1 – Subvention de base - Élèves Deux nouvelles lignes ont été ajoutées (poste et 1.1.9) pour le financement de l’ajustement pour enseignants suppléants additionnels, selon le tableau 30 du règlement sur les subventions pour les besoins des élèves de Formulaire de données D – Rapport sur les écarts La colonne 1.1, Améliorations apportées aux conventions collectives, a été ajoutée pour que les conseils puissent indiquer la façon dont ils affectent les fonds reçus au titre améliorations apportées aux conventions collectives

Mesures de réduction des coûts des bureaux de haute direction
Attestations à remettre lors de la soumission les états financiers de et de Les conseils qui n’ont pas atteint une réduction complète de 10 % en doivent soumettre un formulaire d’attestation pour Pour plus de détails, veuillez consulter la note de service 2011 : SB21 publiée le 14 juin 2011

Modèle de l’analyse et de la planification des immobilisations (MAPI)
La version 3 du MAPI devrait être publié à la fin septembre Soumission de fin d’exercice La soumission doit être présentée au Ministère au plus tard le 30 novembre 2013 Le modèle doit être actualisé pour tenir compte des états financiers au 31 août 2013 Approbation pour aller de l’avant Lorsqu’un conseil présente une demande d’approbation pour lancer un appel d’offres pour un projet, il doit soumettre le MAPI La soumission du MAPI comprend des renseignements actualisés sur le projet en question ainsi qu’une mise à jour financière pour refléter la dernière soumission faite dans le SIFE

Modèle de l’analyse et de la planification des immobilisations (MAPI)
Le manuel sur le MAPI sera affiché sur notre site Web ( Il comprend des instructions détaillées sur la façon de remplir le MAPI en fin d’exercice et lors des demandes d’approbation pour aller de l’avant Le Ministère donnera une formation plus détaillée lors de l’atelier sur les finances de l’OASBO qui aura lieu le 3 octobre prochain. Les analystes des immobilisations et les analystes financiers sont également à la disposition des conseils pour les aider à remplir le MAPI.

Résumé de la soumission des états financiers
Les conseils doivent soumettre les documents suivants : États financiers du SIFE présentés au Ministère d’ici le 15 novembre 2013 Deux copies papier signées des formulaires suivants provenant de votre soumission active du SIFE des états financiers: Rapport de conformité Tableaux 1, 1.1, 1.2, 1.3, 9, 10 et 10RED Section 1A Sommaire Formulaires d’attestation sur les mesures de réduction des coûts des bureaux de haute direction (le cas échéant) Le gabarit passif des congés de maladie accumulés Rapport explicatif des avertissements MAPI (avant le 30 novembre 2013)

QUESTIONS SUR LES CHANGEMENTS IMPORTANTS AUX FORMULAIRES DES ÉTATS FINANCIERS DE 2012-2013 ?

RAPPORTS FINANCIERS

Rapports financiers SP 3510 – Recettes fiscales
Adoption du chapitre SP 3510 – Recettes fiscales exigées pour les états financiers de Comme l'impôt foncier est établi par la province, et non par les conseils scolaires, il ne figurera plus dans les revenus des états financiers L'impôt foncier sera inclus dans les subventions provinciales Les conseils peuvent déclarer séparément le montant dans une note sur les revenus provenant des subventions provinciales Les conseils doivent collaborer avec les vérificateurs externes à des fins de divulgation appropriée dans les états financiers Le tableau 1.1, État consolidé des résultats conservera le montant de l’impôt local sur une ligne distincte (poste 1.3) à des fins de consolidation

Rapports financiers SP 3450 – Instruments financiers et SP 2601 – Conversion des devises Ces chapitres auront un impacte minimal sur les conseils scolaires La publication de la version révisée en août 2013 a précisé la date de prise d’effet de l’application des normes sur les instruments financiers et la conversion des devises pour les organisations gouvernementales Les normes ne s’appliqueront aux conseils scolaires que pour les exercices ouverts à compter du 1er avril 2015

QUESTIONS SUR LES RAPPORTS FINANCIERS ?

RAPPORTS DE MARS – ERREURS COURANTES

Soumissions requises Les conseils sont tenus de transmettre au Ministère les documents suivants une semaine après la date d’échéance du rapport de mars transmis dans SIFE (mi-mai) : Rapport des comptables signé/rapport sur les procédés spécifiés Document de travail prescrit Déclaration de la direction signée Les conseils peuvent transmettre la version imprimée des documents ou envoyer par courriel une version PDF à

Documents de travail prescrits
La version soumise doit être celle qui a été examinée par les vérificateurs Les totaux partiels des feuilles de calcul des tableaux 19 et 20 doivent correspondre à ceux des documents soumis dans SIFE Le montant figurant à la ligne État de la situation financière (poste 6.3) du document de travail doit correspondre au montant figurant à la ligne Surplus (déficit) accumulé au 31 mars 2013 (poste 6.3) du tableau 19 du SIFE Les montants figurant aux lignes Total des revenus (poste 10) et Total des dépenses (poste 12) du document de travail doivent correspondre aux montants figurant aux lignes Total des revenus (poste 10) et Total des dépenses (poste 12) du Tableau 20 du SIFE

Tableau 19 du SIFE – État consolide de la situation financière Tableau 20 du SIFE - Revenus

Tableau 20 du SIFE - Dépenses

Si les transactions des fonds générés par les écoles et des filiales sont incluses dans votre balance de vérification, le solde de fermeture, les revenus et les dépenses au mois de mars doivent d’abord être retirés de la balance de vérification dans les colonnes C.7 et C.8, puis seul le solde au 31 août doit être inscrit de nouveau dans les colonnes G et H.

Tableau 20 SUP – Renseignements supplémentaires
Les transactions des fonds générés par les écoles et des filiales au cours de la période de sept mois ne sont pas incluses dans le tableau 20. Seules les transactions extraordinaires ou non récurrentes des fonds générés par les écoles et des filiales sont déclarées dans le tableau 20 SUP. Les conseils doivent remplir les conditions qui suivent : Les transactions doivent être extraordinaires ou non récurrentes et ne doivent pas faire partie des opérations régulières. Chaque montant de la transaction doit être égal ou supérieur à $. Lorsque ces deux conditions sont remplies, les conseils doivent inscrire : Une description des transactions extraordinaires ou non récurrentes. Les montants correspondants de revenus, dépenses, actif et passif.

Tableau 20 SUP

Tableau 20 SUP – Notes aux états financiers
Par défaut les données à saisir proviennent des derniers états financiers. Si le format dans les états financiers diffère de celui du rapport de mars, les conseils doivent déclarer l’information selon l’essentiel des activités et adopter le format du tableau 20 SUP. Les conseils ne doivent pas laisser le tableau 20 SUP vide si l’un des quatre types de notes a été publié dans les états financiers. Est-ce que l’un des quatre types de notes a été publié dans les états financiers? Nouvelles notes dont le montant est supérieur à 5 millions de dollars? Inscrire les notes actualisées. Aucune inscription dans le tableau 20 SUP Inscrire le montant reporté dans les états financiers. Le montant a-t-il augmenté de 5 millions de dollars? Oui Non

Engagements et obligations contractuelles Poursuites, réclamations, réclamations possibles, contentieux

Autre passif éventuel Garanties de prêts

Immobilisations corporelles – Transactions inter-entités
Les transactions inter-entités sont éliminées au moment de la consolidation dans les rapports sur les comptes publics. Les conseils doivent définir ces transactions et les inscrire dans la section inférieure du tableau 22 du rapport de mars. Les conseils doivent fournir le numéro GRE à quatre chiffres dans les colonnes GBV_ADD_SRCE et GBV_DISP_SRCE du fichier de données sur les immobilisations à télécharger des états financiers.

Fichier de données sur les immobilisations à télécharger
Documents qui doivent accompagner les états financiers vérifiés Fichier avec champs délimités par barre verticale Détails sur les terrains, les bâtiments et les améliorations aux terrains pour tous les actifs Le Ministère recueille des renseignements sur les immobilisations corporelles auprès des conseils scolaires pour soutenir la continuité des tableaux sur le rapport des immobilisations. Il faut saisir les données dans l’application de téléchargement dans un format et un ordre particuliers afin qu’elles puissent être résumées dans le tableau 3C.

Détails sur les fichiers avec champs délimités par barre verticale
Les données doivent être présentées dans le même ordre que celui indiqué dans le document. Codes sources Les codes sources pour les ajouts et les aliénations doivent être saisis avec exactitude. S’il s’agit d’un ajout ou d’une aliénation qui se rapporte à une source externe, saisissez 0000 en conséquence. S’il s’agit d’un ajout ou d’une aliénation qui se rapporte à des entités hors du périmètre de consolidation, saisissez correctement le numéro GRE à quatre chiffres correspondant au périmètre comptable auquel se rapporte la transaction. Saisissez le type d’aliénation en conséquence. C = Aliénation complète P = Aliénation partielle N = Aucune aliénation (aucune cession des actifs)

Détails sur les fichiers avec champs délimités par barre verticale

Rapport des Revenus relatifs aux subventions
Le Ministère réconcilie les revenus relatifs aux subventions reportés par les conseils avec les données du système provincial de rapport de fin d’exercice (d’avril à mars). Comme les subventions peuvent être déclarées sous différents types de format (revenus, variation des comptes débiteurs, variation des comptes créditeurs, revenus reportés, apports en capital reportés, etc.), le Ministère reconvertit les données reportées par les conseils scolaires à la comptabilité de caisse. Erreurs courantes Subvention non provinciale (c.-à-d. subvention fédérale, subvention de tiers) déclarée comme étant une subvention provinciale ou vise versa Revenus de tiers (par ex. revenus d’autres conseils scolaires) déclarés comme des subventions Subvention déduite des dépenses connexes (le montant brut doit être déclaré) Subvention reçue d’une filiale non déclarée comme étant une subvention provinciale

QUESTIONS SUR LES RAPPORTS DE MARS – ERREURS COURANTES?

PROJET DE MODERNISATION DU SIFE

SIFE 1.0 (ancien) Mis en œuvre à l’origine en 2002
Les demandes ont augmenté Les rapports sont plus complexes En 2002: 73 pages En 2013: 155 pages Comprend désormais également les services de garde des jeunes enfants Utilise une combinaison de feuilles de calcul Excel (annexe C) et l’application Actuellement supportée par un fournisseur Ne répond pas aux normes minimales relatives aux STI

SIFE 2.0 (nouveau) Plus qu’une simple mise à jour du SIFE
Tout nouveau système avec un environnement différent Utilise le logiciel Oracle Hyperion Planning Ce logiciel est actuellement utilisé par le MFCU et est une norme émergente d’établissement de budget et de planification au sein de la fonction publique de l’Ontario

Avantages pour les conseils scolaires de district
Élimine l’emploi de tableurs périphériques Augmente le nombre de rapports et les capacités d’analyse – permet aux conseils d’avoir accès à leurs données Utilise la technologie « SmartView » pour intégrer Excel Fournira des capacités pour faire des projections Saisie plus simple et plus rationalisée des données Processus opérationnel global non modifié (p. ex. prévisions budgétaires, prévisions budgétaires révisées, états financiers, soumissions du rapport de mars)

Plan de mise en œuvre Développement initial déjà commencé
Groupe de travail d’intervenants déjà formé Recrée actuellement les prévisions budgétaires révisées de sur la nouvelle plateforme La version 1 devrait être mise en service pour les prévisions budgétaires de (mars 2014) Formation à l’intention des conseils scolaires au début de 2014 – Détails à déterminer

Qui participent au processus
L’équipe d’élaboration du projet crée l’application à l’aide du logiciel Hyperion Planning L’équipe de soutien du SIFE au sein de la DARF fait l’apprentissage de l’application Planning et participe à la conception et à l’élaboration du système Après la mise en œuvre, la DARF sera responsable des modifications apportées aux méthodes de calcul des subventions et aux formulaires, tout comme elle le fait maintenant avec le SIFE actuel

Groupe de travail sur le SIFE 2.0
Le cade de référence en format ébauche ainsi les membres du groupe de travail (ici joint) 12 conseils sont représentés Marion Jarrell – engagée sous contrat pour fournir des commentaires sur la conception, l’élaboration et la mise en œuvre du système du point de vue de l’utilisateur

Section 2 – Onglet pour entrée des données

Section 2 – Onglet pour coûts de repères

Section 2 – Onglet pour montant de table

Section 2 – Onglet pour montant calculé

Exemplaire des rapports

Tableau 10 – Onglet entrée des données

Tableau 10 – Onglet pour entrée des données alternatif

Tableau 10 - “Smartview”

QUESTIONS SUR LE PROJET DE MODERNIZATION DU SIFE ?

DÉCLARATION DES DONNÉES SCOLAIRES

Déclaration des données scolaires
Ces renseignements seront inclus dans la nouvelle application, plutôt que dans un fichier Excel fourni séparément Les champs sur les installations, la BDICE, les numéros d’identification de l’école et les types d’installations devront être remplis avant la publication Plus long terme – permet une meilleure intégration directe avec les autres systèmes du ministère, comme le SIIS, le SISOn La nouvelle procédure sera mise en œuvre pour s’assurer que le Ministère et les conseils scolaires de district disposent de tous les renseignements nécessaires avant le mois de mars de chaque année

Le financement axé sur l’école est calculé dans le fichier Excel de l’annexe C. Pour obtenir ce financement, il faut fournir des métadonnées importantes sur les écoles. Consultez la matrice ci-dessous. Financement Métadonnée Subvention complémentaire Subvention de base pour les écoles Aide aux écoles ALF Participation des parents Numéro du SIIS X Numéro de la BDICE Capacité réelle Numéro d’identification de l’école Type d’installations Cartographie SIG X X

Par le passé, certaines de ces métadonnées étaient manquantes dans les prévisions budgétaires, les prévisions budgétaires révisées d’écoles et ne figuraient que dans les états financiers Métadonnées manquantes = financement erroné ou manquant Cela a donné lieu à des problèmes de planification financière tant pour le Ministère que pour les conseils scolaires Dans le cadre du processus de prévisions budgétaires de , on a demandé aux conseils scolaires de communiquer au Ministère le nom des écoles nouvelles ou fermées d’ici la fin de juin 2013 Cette liste finale des écoles dont la compilation des métadonnées a été complétée sera utilisée dans les prévisions budgétaires révisées et les états financiers de

Le Ministère améliorera encore ce processus, en commençant par le cycle des prévisions budgétaires de Le processus proposé sera le suivant : À la fin de novembre 2013, le Ministère fera parvenir aux conseils scolaires deux listes de toutes les écoles qui seront ouvertes en et en fondées sur les renseignements les plus récents du Ministère et toutes les métadonnées disponibles. C’est-à-dire une liste des écoles conformément à l’annexe C, hormis la section sur le calcul des subventions. Les conseils scolaires devront passer en revue ces listes afin : d’identifier toutes les nouvelles écoles manquantes sur ces listes; d’identifier toutes les écoles fermées figurant sur ces listes; de fournir les métadonnées manquantes (p. ex. le numéro du SIIS, le numéro de la BDICE, l’adresse, la confirmation de la cartographie SIG). Les conseils scolaires devront retourner au Ministère les listes révisées d’ici la fin de janvier 2014.

Le Ministère utilisera les données figurant sur les listes pour attribuer un numéro d’identification aux écoles et définir le type d’installations, au besoin. Toutes les écoles qui NE FIGURENT PAS sur les listes révisées n’auront pas droit au financement axé sur l’école en ce qui concerne les états financiers de ainsi que les prévisions budgétaires et les prévisions budgétaires révisées de Veuillez noter que les données recueillies dans le cadre de ce processus reposent sur l’hypothèse que les fonds scolaires futurs seront calculés selon la formule actuelle. Si la méthode de calcul est modifiée, les données à recueillir pourraient devoir être modifiées en conséquence.

Où trouver les métadonnées : Les conseils scolaires sont tenus d’obtenir et de mettre à jour le numéro du SIIS et la capacité réelle dans le SIIS La cartographie d’un emplacement scolaire se fait dans le SIG La Direction des politiques et des programmes d'immobilisations peut offrir une aide Le conseil scolaire doit entrer le numéro de la BDICE, qui peut être obtenu auprès du groupe du SISOn, dans le SIIS Vous N’ÊTES PAS TENU d’attendre jusqu’en novembre pour vous assurer que les métadonnées sur les écoles de votre conseil scolaire sont exactes Commencez à les recueillir le plus tôt possible, dès que la construction d’une nouvelle école est confirmée et que les renseignements sur le site sont disponibles Ainsi, les données nécessaires pourront déjà figurer sur la liste lorsqu’elle sera envoyée aux conseils à des fins de validation

QUESTIONS SUR LES DÉCLARATIONS DES DONNÉES SCOLAIRES ?

PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES RÉVISÉES 2013-14

Financement des améliorations apportées aux conventions collectives
Ce financement sera pris en compte dans les sections suivantes : Subvention de base – Élèves (section 1.1) – montant inscrit dans le gabarit des jours non payés à soumettre en mars 2014. Subvention de base pour les écoles (section 1.3) – montants figurant dans le tableau du règlement sur les SBE relatifs aux jours non payés du personnel de direction et de direction adjointe. Ajustement des coûts – Personnel non affecté à l’enseignement (section 7) – montants figurant dans le tableau du règlement sur les SBE relatifs aux améliorations des congés de maladie et des congés de maternité pour le personnel non affecté à l’enseignement. Sous réserve de l’approbation des modifications au règlement sur les SBE prévu pour septembre 2013 Le paiement sera compris dans la subvention de base mensuelle : Les jours non payés du personnel de direction et de direction adjointe et le coût rajusté relatif au personnel non affecté à l’enseignement seront payés après la réception des prévisions budgétaires révisées. Les jours non payés du personnel enseignant seront payés après la réception du gabarit des jours non payés.

Tableau 10C révisé, Dépenses de fonctionnement et service d’entretien des écoles
Recommandations émanant du Groupe de travail sur le fonctionnement des écoles mis sur pied à la suite de l’Entente de la table provinciale de discussion (TPD) entre le SCFP, d’autres syndicats de personnel de soutien et les associations de conseils scolaires signée en mai 2008. Le groupe de travail se compose de représentants des syndicats qui ont participé à la TPD, des associations de conseils scolaires et du Ministère. Le groupe de travail considère que la transparence et la conformité des rapports financiers des conseils scolaires sont essentielles à un processus de responsabilisation efficace aux paliers local et provincial et au maintien de l’efficacité du financement ministériel. Le tableau 10C révisé améliorera : la cohérence des rapports présentés par les conseils; le niveau de détail des rapports; la capacité d’analyser et de comparer les dépenses des conseils au niveau provincial.

Dépenses de la stratégie des leaders de la petite enfance
Subvention APE provenant de la Division de l’apprentissage des jeunes enfants du Ministère Les fonds seront versés en décembre 2013 à la réception de l’entente signée et des rapports exigés Les fonds alloués au répit et aux frais de démarrage sont uniques. Les autres dépenses continueront d’être financées dans les années à venir L’annexe L a pour but de réconcilier les dépenses et l’allocation de financement Les données sur l’allocation sont pré-chargées Conformément aux lignes directrices sur le rapprochement des fonds soulignées dans l’accord de projet, les formulaires SIFE calculeront : le recouvrement pour l’enveloppe des fonds alloués qui n’ont pas été dépensés (le cas échéant); le recouvrement pour les dépenses réelles inférieures à l'allocation (le cas échéant)

QUESTIONS SUR LES PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES RÉVISÉES 2013-14 ?

LA FIN

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