Le Records management : historique, finalités, enjeux, normes

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1 Le Records management : historique, finalités, enjeux, normes
Stage Théories et pratiques archivistiques Archives et nouveaux enjeux de l’information 19 novembre 2009 Claire Sibille - de Grimoüard

2 Plan de la formation Historique et concepts du Records management
Les normes ISO sur le Records management Les textes relatifs au « Records management électronique » Le Records management et les « normes archivistiques » Les normes du Records management en France Bibliographie/webographie

3 Historique et concepts du Records management

4 Historique du Records management
Naissance à la fin des 1940’s aux États-Unis Théorie de l’archivage au service des producteurs : Schellenberg aux États-Unis, Pérotin en France Milieu des années 1990 : la norme RM australienne connaît un grand succès et devient la norme ISO 15489 2002 : l’AFNOR diffuse la norme en France

5 Document Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité (Extrait Norme ISO 15489) Information portée sur un support quels que soient sa forme ou ses caractéristiques. Un document peut correspondre ou non à la définition de record (Extrait DoD )

6 Records et archives Records - Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité (extrait Norme ISO 15489) Archives - Ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (loi du 15 juillet 2008 – code du patrimoine, titre II)

7 Les records : caractéristiques
Support (tous médias : papier, électronique, film…) Contenu Contexte de création (activité) Pertinence (valeur informationnelle) Appartenance à un fonds / relativité (cf. Marie-Anne Chabin)

8 Les records : valeur primaire, valeur secondaire
Un organisme a besoin de prouver ses actions, ses volontés, ses droits… Les records peuvent ainsi avoir : une valeur primaire (administrative, fiscale, judiciaire) ou une valeur secondaire (événementielle, informationnelle, patrimoniale) Les records peuvent être considérés comme vitaux, importants, utiles, ou non essentiels

9 Records management : définition
Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. [Norme ISO , 2002]

10 Du cycle de vie de l’information au records continuum
Théorie des trois âges (Schellenberg) : archives courantes, intermédiaires, définitives Cycle de vie du document : création, diffusion et usage, gestion et maintenance, tri et élimination, préservation et conservation permanente Records Continuum (Canada, Australie) : vision du document dans sa continuité

11 Diagramme du Records Continuum

12 Les trois statuts de l’information de Marie-Anne Chabin
Statut de production Statut de trace Statut de source de connaissance

13 Les normes ISO sur le Records management

14 Récentes (moins de dix ans) Issues d’une norme australienne, AS4390
ont entraîné la constitution d’un groupe de normalisation à l’ISO, le SC11, au sein du TC 46 l’université de Monash a développé au même moment la notion de continuum Traitées par le sous-comité (SC 11) au sein du comité technique (TC 46) Information et documentation Devenues une sorte de « famille » de normes internationales ISO et –2:2001 Records management traduite en français en avril 2002 ISO :2004 Métadonnées du RM ISO/TR Work Process Analysis for Records Proches des normes de la qualité ISO 9000 et 14000

15 Le contexte normatif : ISO 15489, la norme matricielle

16 ISO 15489 La norme de base, très simple, énonce les grands principes
Éditée en anglais en 2001, en français en 2002 2 parties Descriptive Technique, guide de mise en pratique, donnant aussi des recommandations sur la politique de gestion, les responsabilités, les besoins de formation En cours de révision

17 Une cible très large Les décideurs Les professionnels de l’information
Les responsables des systèmes Toutes les personnes physiques ayant la responsabilité de produire ou de conserver des archives

18 Objectifs Organiser la traçabilité des documents produits ou reçus par tout organisme ou entreprise dans l’exercice de ses activités Encadrer la responsabilité des entreprises ou organismes vis à vis de la loi, de ses collaborateurs, de ses partenaires, de la collectivité S’assurer que les systèmes d’information produisent des documents fiables en accord avec les normes Qualité ISO 9001, ISO 9002 et ISO 14000 Gérer l’information au meilleur coût NB : elle n’inclut pas l’organisation et la gestion des archives historiques qui se fait au sein des institutions d’archives

19 Environnement réglementaire
Le Records management tient compte de l’environnement réglementaire défini par : la législation dans les domaines administratif et judiciaire et la réglementation spécifique du secteur d’activité concerné, ainsi que les lois et règlements relatifs aux documents d’archives, à l’accès à l’information, au respect de la vie privée, à la notion de preuve, au commerce électronique et à la protection des données les normes en vigueur les procédures internes

20 Principes généraux de Records management (1)
Définir quels documents doivent être créés pour chaque type d’activité et quelles informations doivent y figurer : dire sous quelle forme et quelle structure les documents doivent être produits et archivés, et quelles technologies doivent être utilisées définir les métadonnées nécessaires déterminer les besoins de consultation et les délais de conservation en se conformant aux exigences légales et réglementaires

21 Principes généraux de Records management (2)
évaluer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probant rechercher l’amélioration de la rentabilité, l’efficacité et la qualité des méthodes, des décisions et des opérations de création, d’organisation ou de gestion des documents Les métadonnées décrivent la structure du document, le contexte de création et d’exploitation du document ; les liens organiques des documents avec d’autres documents

22 Caractéristiques d’un document d’archives
Authenticité Fiabilité Intégrité Exploitabilité

23 Caractéristique du système d’archivage
“Records management system” Fiabilité Intégrité Conformité Étendue Caractère systématique 

24 Mise en œuvre du Records management en 8 étapes
Enquête préliminaire Analyse des activités Identification des exigences archivistiques Évaluation des systèmes existants Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques Conception d’un système d’archivage Mise en œuvre d’un système d’archivage Contrôle a posteriori

25 Procédures d’archivage et contrôles
Sélection des documents à archiver Définition des durées de conservation Intégration des documents Classification des activités Stockage et conditionnement Accès Traçabilité Mise en œuvre du sort final Rédaction d’une charte d’archivage Contrôle et audit Formation

26 ISO 23081 Métadonnées pour décrire le contexte dans lequel les documents sont produits, leur contenu, leur structure, leur gestion dans le temps Identifient également leurs producteurs, les processus et systèmes qui permettent la création, la gestion, la maintenance et l’utilisation des documents et des procédures

27 ISO 26122 Rapport technique publié en 2008
Work Process analysis for records, traduit en « Analyse du processus des records », c’est-à-dire les processus métier et activités qui engendrent les records Le plan de classement doit normalement représenter ces processus

28 Les textes relatifs au « Records management électronique »

29 OAIS (Open Archival Information System)
Modèle conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme de documents numériques Norme ISO (ISO 14721) Identifie les acteurs, décrit les fonctions et les flux d’information, et propose un modèle d’information adapté à la problématique de l’archivage numérique

30 OAIS : modèle fonctionnel

31 MoReq 1996 : décision lors du DLM Forum 2001 : publication de MoReq
Model Requirements for the Management of Electronic Records Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique 2004 : traduction française par Marie-Anne Chabin (10 sponsors) 2008 : publication de MoReq2 décembre 2008 : présentation de la traduction française par la Direction des Archives de France au DLM Forum de Toulouse

32 Contexte institutionnel
La Commission européenne Le DLM-Forum

33 De MoReq 1 à MoReq 2 But : décliner les exigences de la norme ISO dans un environnement électronique MoReq 1 traduit en 11 langues ; utilisé en dehors de l’Europe (Brésil, Russie) Valorisation de MoReq dans le monde du records management : publication du guide Apprivoiser MoReq (groupe IALTA) Utilisé majoritairement dans le secteur privé

34 De MoReq 1 à MoReq 2 Pourquoi une nouvelle version ?
L’évolution des technologies La diffusion des normes La législation des États-membres

35 Les apports de MoReq2 Un ensemble plus volumineux: 231 pages contre 134 pour la première version, près de 800 exigences-types La testabilité des exigences : vers la certification La prise en compte du contexte national: le chapitre 0 Sur le fond Pas de contradiction avec MoReq, mais : Quelques possibilités supplémentaires par rapport au plan de classement Davantage de types de documents Une plus grande modularité

36 Principes éditoriaux 13 chapitres
Texte introductif pour chaque fonctionnalité Spécifications : Obligatoires (must) : près des 2/3 des spécifications. Recommandées (should) Indication sur la testabilité (Oui, Non, Partiellement)

37 Le périmètre couvert par MoReq 2
Les utilisateurs visés Un archivage au sens du Records management La mise en œuvre d’un processus de capture et d’archivage répondant aux exigences de la norme ISO 15489

38 Les objets traités par MoReq 2
Un outil logiciel dédié à la fonction d’archivage (plutôt qu’un outil générique) Visant particulièrement les documents non structurés (plutôt que les données structurées) Essentiellement tourné vers l’archivage des documents électroniques, mais peut aussi gérer les documents physiques Tous les records d’une organisation : Produits en interne ou provenant de sources d’acquisition externes Quel que soit le format et le codage sorties d’applications telles que les suites bureautiques, message électronique, bases de données, formats PDF, scans, audio et vidéo, pages web… Par rapport à MoReq 1 : prise en compte des s (et pièces jointes), des documents composites

39 Les concepts-clés : le système d’archivage électronique (SAE)
Dans une acception stricte, application pour la gestion des documents électroniques, mais pouvant être utilisée pour d’autres besoins, notamment : La gestion des archives physiques L’interfaçage avec d’autres applications métier, ce qui permet d’en acquérir les documents : La messagerie électronique Le fax La numérisation Un logiciel de CMS… Récupérer des documents d’application métier Mais aussi laisser des applications consulter les documents du SAE

40 Différence entre GED et SAE d’après MoReq 2

41 Les concepts-clés : le plan de classement
Plan de classement des activités (et non selon les contenus documentaires) Hiérarchique, avec les niveaux suivants : série (elle-même subdivisée au besoin en sous-séries), dossier, sous-dossier, volume, document, composant, extrait ; Rattachement très souple des documents : possibilité de lier directement à la série contrairement à MoReq 1 Codification du plan de classement

42 Le plan de classement hiérarchique

43 Les codes de classement

44 Les concepts-clés : la capture et la déclaration
Mettre en sécurité dans un système informatique La procédure de capture se décompose selon MoReq2 en : Classement Enregistrement (affectation d’un identifiant unique au document) Ajout de métadonnées (et initialisation du cycle de vie) La fixation des données du document archivé

45 Les concepts-clés : les règles de conservation / destruction
Un contrôle assez fin des règles Un identifiant unique et un titre unique pour chaque règle Une règle consiste en : une durée de conservation ; un évènement déclencheur ; un sort final ; une référence réglementaire Possibilité de gérer plusieurs règles sur une même entité ; gestion de règles contradictoires Traçabilité des opérations Gel de destruction : autre nouveauté de MoReq2

46 Les concepts-clés : la sécurité
Profils, droits et restrictions d’accès Niveaux de sécurité appliqués aux documents Sauvegarde et restauration ; documents vitaux Traçabilité des accès

47 Les exigences non fonctionnelles
Conditions d’une réussite d’un SAE, notamment : Convivialité et ergonomie Réactivité, temps de réponse et disponibilité Pérennité du système Normes techniques (format des dates, codage, choix de solutions ouvertes…)

48 Les exigences sur les métadonnées
Un modèle de métadonnées assez complet, 157 métadonnées pour : le plan de classement les séries, dossiers, sous-dossiers, volumes et documents les règles de conservation/destruction les composants, les métadonnées témoins (après destruction) les types de documents archivés les extraits les acteurs Les entités/acteurs

49 MoReq et l’OAIS Des terminologies différentes pour des objets documentés comparables OAIS : Objet (« données ») + Information de représentation = Contenu d’information MoReq : Série/Dossier/Document (document composite) + métadonnées = Document archivé

50 MoReq et l’OAIS MoReq en amont de l’OAIS L’OAIS en relais de MoReq2
Avant la mise en archives, définition des exigences fonctionnelles L’OAIS en relais de MoReq2  L’obsolescence technologique et la pérennisation sont abordées dans les exigences non fonctionnelles de MoReq

51 MoReq à la rencontre de l’OAIS ?
Objectifs distincts Public (utilisateurs) différents Modèles proches Technologies convergentes Clients communs

52 Utilisation de MoReq2 Bâtir un système d’archivage électronique
choix de spécifications pour l’écriture d’un cahier des charges permettre à un développeur d’élaborer un produit conforme Tester les capacités d’un logiciel déjà existant

53 Principes et exigences fonctionnelles pour l’archivage électronique
Publiés en juillet 2008 par ICA : Importance d’un bon logiciel d’archivage (inclut plus fortement que MoReq l’archivage mixte, papier et électronique) Lignes directrices et exigences fonctionnelles pour les systèmes de gestion de documents électroniques(275 exigences selon les chapitres : capture, identification et classement, contrôle, conservation/destruction, recherche et restitution, administration)

54 Autres normes d’archivage électronique
DoD SDT (Design criteria standard for electronic records management software applications) [Etats-Unis] NOARK 4 (NOrsk ARKivsystem), [Norvège] DOMEA (document management and electronic archives) [Allemagne]

55 Le Records management et les « normes archivistiques »

56 Les normes de l’ICA ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique, (1994, 2000) ISAAR(CPF) : Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles (1996, 2004) ISDF : Norme internationale pour la description des fonctions (2008) ISDIAH : Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives (2008)

57 Les métadonnées Les normes de l’ICA ont un recouvrement important avec les métadonnées du RM, même si celles-ci sont plus larges 14 éléments sur 26 communs d’ISAD(G) avec ISO 15489, 2-3 autres proches Sur les 6 éléments définis comme essentiels par ISAD(G), 5 se retrouvent dans l’ISO 15489 Les 4 métadonnées minimales de l ’ISO ont leur équivalent dans ISAD(G)

58 Les entités records (« documents d’archives » dans ISAD(G))
acteurs (« entités », collectivités, personnes ou familles, impliquées dans la production, la gestion ou la conservation des archives dans ISAAR(CPF) et ISDIAH), missions et activités (« fonctions » dans ISDF)

59 Les normes du Records management en France

60 Une sensibilisation au RM en progression
Travaux de la CG46/CN11 de l’AFNOR (projet de révision de la norme traduction française de l’ISO 23081, première partie) Appropriation progressive du concept par les institutions (DAF) et les associations professionnelles AAF - ADBS, Comprendre et pratiquer le records management- analyse de la norme ISO au regard des pratiques archivistiques françaises (2005)

61 Norme AFNOR NF Z 42-013 2001, révisée en 2009
énonce un ensemble de spécifications de l'AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité

62 Le RM et la Direction des Archives de France
Circulaires, études et notes d’information de la DAF sur la gestion des archives courantes et intermédiaires et l’archivage électronique dans le secteur public Audit transversal sur l’archivage dans les ministères, DGME (2007) L'archivage numérique à long terme - Les débuts de la maturité ? (2009)

63 Standard d'échange de données pour l'archivage (SEDA)
Modélisation des transactions entre acteurs dans le cadre de l'archivage de données Précise les types, l'ordre et la forme des messages échangés Définit les métadonnées pour la description des archives Hors du périmètre : la gestion et le stockage des objets transférés

64 Bibliographie / webographie

65 Normes RM ISO Information et documentation « Records management », Partie 1 : Principes directeurs, 2001. ISO/TR Information et documentation « Records management », Partie 2 : Guide pratique, 2001. ISO/TS Information et documentation -- Processus de « Records management » -- Métadonnées pour les documents -- Partie 1: Principes, 2004 ISO/PDTR Information and documentation “Work Process Analysis for Records”, 2007

66 Circulaires de la DAF sur le Records management
Note d'information DITN/RES/2007/006 du 23 juillet Records management et gestion des archives courantes et intermédiaires dans le secteur public Note d’information DITN/RES/2007/005 du 23 juillet Audit archivage dans les ministères Circulaires AD/2002/2 et AD/2002/3 du 29 mai 2002 présentant les normes en matière de traitement d'archives

67 Bibliographie Documentaliste - Sciences de l’information, dossier « Records management : gérer les documents et l'information. Pourquoi ? Comment ? », volume 46, N° 2, mai 2009 CHABIN Marie-Anne, Archiver, et après ?, Paris, Djakarta Editions, 2007 CHABIN Marie-Anne, WATEL Françoise. L’approche française du Records management : concepts, acteurs et pratiques. Les archives en France, La Gazette des Archives, revue de l’Association des Archivistes Français, 2007, n°204, pp DROUHET Geneviève, KESLASSY Georges, MORINEAU Elisabeth. Records management : mode d'emploi. Paris, ADBS, 2000

68 Sites Internet Direction des Archives de France : sections Records management et Archives électroniques Association des Archivistes Français : Portail International Archivistique Francophone : Portail français du Records management : Le site de la société Archive17 : Recordkeeping for good governance Toolkit (la Boîte à Outils de l’ICA/Parbica)