Résolution de problèmes

Présentation au sujet: "Résolution de problèmes"— Transcription de la présentation:

1 Résolution de problèmes
Groupe Recherche : Delphine Haye Carine Passe-Coutrin David Cohen-Solal Benoît Phuez

2 Le contexte ? Labogena, un laboratoire d’analyses génétiques animales
60 personnes (40 blouses blanches / 20 cols blancs) 3.000 clients (éleveurs, organismes professionnel, institutions publiques, organismes de recherche…) dont 300 majeurs 1,5 M € de Chiffre d’affaire Leader français Des échantillons biologiques doivent être stockés à –20°C ~ échantillons / an

3 Le problème ? Il n’y a plus de place en chambre froide, il n’est plus possible d’y stocker des échantillons

4 La méthode ? La méthode 4x4 Identifier le problème
Analyser le problème Rechercher les solutions Préciser la mise en œuvre Récolter Relevé de données Brainstorming Créativité Brainstorming Classer QQOQC Diagramme Ishikawa Type de solutions Diagramme de Gantt Choisir Vote pondéré Diagramme Pareto Tableau de critères Plan d’action retenu Valider Validation hiérarchique Consensus Validation hiérarchique Présentation du projet / suivi « Sortie » Traiter ce problème en 1er Agir sur cette cause Retenir cette solution Savoir comment s’y prendre

5 Etape 1 / 1  Identifier le problème / Récolter
Outil : Relevé des données Inventaire des échantillons stockés Relevé géométrique de la pièce Identification des personnes ayant accès à la chambre froide

6 Plan de la chambre froide
Etagères mobiles Etagère fixe Etagère fixe -20°C +20°C +4°C

7 Etape 1 / 2  Identifier le problème / Classer
Outil : QQOQC Quoi : Stockage des échantillons biologiques (sang, tissus d’animaux) Qui : Techniciens avec autorisation d’accès (badges électroniques) Où : Pièce externe au laboratoire maintenue à -20°C Quand : Le problème se pose depuis 2 mois Combien : échantillons

8 Etape 1 / 3  Identifier le problème / Choisir
Outil : Vote pondéré Chaque membre du Groupe de Travail donne : 2 points à son 1er choix 1 point à son 2ème choix Carine Delphine David Benoit Total Mauvaise gestion des règles de stockage 2 1 7 Mauvaise configuration des locaux 4 Manque de moyens financiers Manque de main d’œuvre

9 Etape 1 / 4  Identifier le problème / Valider
Outil : Validation hiérarchique Compte rendu de réunion Présents : Direction, Responsable Administratif et financier, Direction des Ressources humaines, Responsables Techniques, Groupe de travail Recherche Le problème a été abordé en comité de direction et les axes de travail proposés ont été validés. Axes de travail : Règles de stockage Adaptation des locaux

10 Etape 2 / 1  Analyser les causes / Récolter
Outil : Brainstorming Règles de stockage Organisation des locaux Pas de formation Pas de sensibilisation à l’importance du rangement Manque de règles Vétusté des équipements Mauvaise accessibilité (pas d’escabeau, cartons entassés dans les couloirs…) Pas de plan d’affectation des locaux Trop pénibles Pas d’agrandissement de la chambre froide planifié Pas connues Pas d’étiquetage Pas de règle d’élimination Vêtements de protection non adaptés Pas d’inventaire Etagères mal réparties Optimisation de la salle Pas de veille réglementaire Non validées par la direction Pas d’externalisation du stockage Problèmes d’éclairage Contenants pas adaptés Manque de documentation Pas de normes ISO Pas de Responsable de la pièce Stockage pour des tiers non récupéré Manque de référent

11 Etape 2 / 2  Analyser les causes / Trier
Outil : Diagramme d’Ishikawa Règles de stockage Organisation des locaux Main d’œuvre Matériel Milieu Manque de règles Pas de formation Pas connues Trop pénibles Non validées par la direction référent documentation Pas de veille réglementaire Pas de plan d’affectation des locaux Pas de règle d’élimination Pas de normes ISO Contenants pas adaptés Etagères mal réparties Pas d’externalisation du stockage Pas d’agrandissement de la chambre froide planifié Optimisation de la salle d’étiquetage sensibilisation à l’importance du rangement Vétusté des équipements Responsable de la pièce Mauvaise accessibilité (pas d’escabeau, cartons entassés dans les couloirs…) Stockage pour des tiers non récupéré Problèmes d’éclairage Vêtements de protection non adaptés Pas d’inventaire Problème de Stockage Méthode Moyens

12 Etape 2 / 3  Analyser les causes / Classer
Au niveau des règles: Les méthodes sont principalement mises en cause  Pour identifier un axe prioritaire un Audit interne est déclenché Au niveau organisation des locaux: Le matériel est principalement mis en cause  Pour identifier un axe prioritaire, un inventaire des différents échantillons a été réalisé en fonction de leur provenance et de leur nature. Outil : Audit interne, Diagramme de Pareto

13 Etape 2 / 3  Analyser les causes / Classer
Logigramme processus Envoi des échantillons par le client Réception Préparation Analyse Bovins Equins Porcins Caprins Ovins Validation des résultats Envoi des résultats au client Stockage

14 Etape 2 / 3  Analyser les causes / Classer
Audit interne Conclusions : Manque de cohérence des règles applicables à chaque unité Mauvaise sensibilisation du personnel Manque d’implication de la direction

15 Etape 2 / 3  Analyser les causes / Classer
Espèce Nombre d’échantillons % % cumulé Bovins 32.500 25 Equins 29.900 23 48 Ovins 28.600 22 70 Porcins 19.500 15 85 Caprins 13.000 10 95 Canins 3.900 3 98 Poissons 2.600 2 100 Au niveau des espèces : Il n’y a pas d’espèce réellement dominante.

16 Etape 2 / 3  Analyser les causes / Classer
Type d’échantillon Nombre d’échantillons % % cumulé Sang 80 Biopsie 11.700 9 89 Poils 6.500 5 94 Oreilles 4.550 3.5 97.5 Nageoires 2.600 2 99.5 Viande 650 0.5 100 Au niveau du type d’échantillon : Les échantillons à traiter en priorité sont les sangs (80%).

17 Etape 2 / 4  Analyser les causes / Valider
Outil : Consensus du groupe de travail Compte rendu de réunion Présents : Groupe de travail Recherche Le groupe de travail retient les causes suivantes Causes principales : Manque de cohérence des règles de stockage Moyens de stockage des échantillons de sang (toutes espèces)

18 Etape 3 / 1  Rechercher les solutions / Récolter
Outil : Créativité Recherche bibliographique Demandes auprès des clients sur leurs exigences Recherche normative Planification de réunions Harmonisation entre les responsables d’unités Sensibilisation du personnel technique Communication interne par la direction Etude de marché sur Consommables de rangement Consommables de laboratoires Eclairage Moyens d’accessibilité Protections individuelles contre le froid Moyens d’identification Optimisation de l’espacement des étagères

19 La suite de l’exposé sera axée uniquement sur l’organisation des locaux et plus particulièrement le rangement des échantillons de sang

20 Etape 3 / 2  Rechercher les solutions / Classer
Outil : Tableau de critères Evaluation des solutions proposées par les différents fournisseurs Fournisseur Cout Maniabilité Adaptabilité aux étagères Gain de place Visibilité Manutan + ++ + 10 % -- CML + 3 % VWR - + 4 % Fischer + 25 % -- : Point Négatif / ++ : Point Positif

21 Etape 3 / 3  Rechercher les solutions / Choisir
Outil : Tableau de critères Critère critique : Adaptabilité puis tri par gain de place Fournisseur Cout Maniabilité Adaptabilité aux étagères Gain de place  Visibilité Fischer - + ++ + 25 % Manutan + 10 % -- VWR + 4 % CML + 3 %

22 Etape 3 / 4  Rechercher les solutions / Valider
Outil : Validation hiérarchique Compte rendu de réunion Présents : Direction, Responsable Administratif et financier, Direction des Ressources humaines, Responsables Techniques, Groupe de travail Recherche Le groupe de travail présente ses résultats de recherche, et démontre que le fournisseur « Fisher » est en mesure d’augmenter la capacité de stockage des échantillons de sang de +25%. Le comité de direction valide le fait que le cout n’est pas un critère déterminant et cette solution est choisie. Le groupe de travail est chargé de planifier la mise en œuvre de cette solution.

23 Etape 4 / 1  Mettre en œuvre les solutions / Récolter
Outil : Brainstorming Déterminer la date Réception des consommables Location camion frigorifique Vider la CF Attribution des tâches Inventorier Communication interne Transférer dans le camion Transférer les échantillons Réaménagement des étagères Rendre le camion Transvaser dans le camion Transférer dans la chambre froide Féliciter le personnel

24 Etape 4 / 2  Mettre en œuvre les solutions / Classer
Outil : Diagramme de Gantt Action Enchainement Pilote Réception des consommables Groupe de travail Déterminer la date Groupe de travail, Direction Location camion frigorifique Communication interne Attribution des tâches Responsables, Direction Vider la chambre froide Tout le personnel (gr 1) Transférer dans le camion Transférer les échantillons Tout le personnel (gr 2) Inventorier Tout le personnel (gr 3) Réorganiser les étagères Remplir la chambre froide Rendre le camion Féliciter le personnel Direction

25 Etape 4 / 3  Mettre en œuvre les solutions / Choisir
Outil : Plan d’action Compte rendu Journée de réorganisation de la chambre froide Durée : 1 journée Personnel : 30 Coût matériel : € Coût personnel : € Coût total : € Pilote : Groupe de travail Période de réalisation idéale : un lundi en janvier

26 Etape 4 / 4  Mettre en œuvre les solutions / Valider
Outil : Présentation du projet Suivi des résultats Rappel de la problématique : Il n’y a plus de place en chambre froide, il n’est plus possible d’y stocker des échantillons Gain de 40 % soit échantillons (~3 ans de stockage) Perspectives : Etendre aux autres types d’échantillons Limites : Solution non pérenne (Cf. définition des règles) La même démarche a été appliquée pour la définition des règles de stockages

27 Processus de réalisation
Elément Enchainement Date Prise en compte de la commande 18/12/2008 Choix de le problématique 19/12/2008 Réflexions personnelles Réunion de travail Doc V1 10/01/2008 Echanges Doc V2 18/01/2008 Détermination de l’ordre de passage 05/02/2009 Validation du document Doc V3 07/02/2009 Présentation au Comité de Direction 14/02/2009

28 Retour d’expérience Ce qui a marché ? Ce qui a moins bien marché ?
Bonne solidarité du groupe Participation équivalente des membres Choix d’une problématique commune Utilisation des outils qualité Efficacité des rencontres Difficulté de concilier les emplois du temps respectifs Comment mieux réaliser nos travaux de groupe à venir ? Définition d’un coordinateur