Un Plan de Gestion de Performance PARTIE 2 Dakar, Sénégal 11 au 15 janvier 2010.

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1 Un Plan de Gestion de Performance PARTIE 2 Dakar, Sénégal 11 au 15 janvier 2010

2 Session V Qu’est-ce qu’un Indicateur?

3 Qu’est-ce qu’un Indicateur? (Def. de l’ADS p 67) 3 Une caractéristique particulière ou une dimension utilisée pour mesurer des changements voulus par une Modèle des Résultats. Un phénomène observé qui nous révèle qu’il y a un problème et s’il est entrain d’être résolu. La mesure qui montre comment et à quel point un projet réalise les résultats qu’il escompte.

4 Un Exemple d’Indicateur 4 La température du corps - un indicateur qui peut montrer qu’une maladie est présente. Pour se servir de cet indicateur pour diagnostiquer la maladie, il est nécessaire de savoir au moins jusqu’où la température est élevée au dessus de la normale.

5 Rôle des Indicateurs dans une Structure des Résultats 5 Les indicateurs s’appliquent à tous les niveaux de la hiérarchie des résultats du projet. Les indicateurs servent à mesurer le changement qui s’opèrent avec le temps. L’énoncé du résultat montrera le sens du changement désiré (croissant ou décroissant) NON l’indicateur. Exemple : Pourcentage des enfants âgés entre 12 et 24 mois totalement vaccinés (contre les cinq maladies évitables) dans la région cible. Cet indicateur nous révèle qui, quoi, et où observer et non le sens que le changement peut prendre.

6 Indicateurs de Contexte  La réalité qui entoure un problème de développement est généralement plus grande que l’intérêt que peut gérer l’USAID. Exemple : Les emplois destinés aux victimes de trafic et de violences conjugales sont plus difficiles à trouver lorsque le chômage est en hausse. Le suivi du chômage comme indicateur de contexte informe l’USAID sur l’ampleur des efforts à fournir pour réinsérer les victimes dans la société. 6

7 Si un Résultat est la somme des changements opérés ou de problèmes résolus : Qu’est-ce qu’un Problème?  Une divergence vécue dans la tête d’un individu entre une Perception (basée sur les faits réels) et un Idéal (fondé sur des données idéales) flottant sur une Emotion soutenue par des Valeurs 7 P(dr) / I(di) E V réalité données

8 Pour placer les Indicateurs dans une Modèle des Résultats, poser ces questions essentielles 1.Comment savons-nous qu’il y a problème? = Données  Quelles sont les données qui ont généré le problème? à travers lequel des 5 sens? 2.Quel phénomène observons-nous? = Indicateur  Qu’observerons-nous pour voir si le problème a été résolu? 8

9 Exercice du Table 3 9 Chaque table reçoit une enveloppe avec des cartes. Sur chaque carte se trouve un énoncé de problème ou un indicateur. Instructions : Rattacher les indicateurs à l’énoncé de problème approprié et afficher les correspondances sur une page de flip-charte. Durée : 10 min.

10 10 La fonte des glaciers tropicaux dans les Andes affecte le cycle hydrologique et sonne l’alarme et a de quoicauser du souci quant aux approvisionnements futurs en eau dans toute la région (Barnett et al., 2005). Le manque chronique de capacité de planification, de rapports parmi et entre les groupes intéressés conduit à une aggravation des conflits entre les populations des plaines et des hautes terres du Perou et des autres pays de la Cordillère des Andes (Oré 2005). Taux de fonte des glaciers tropicaux Nombre restant d’années d’approvisionnement en eaux glaciaires Nombre de conflits liés à la gestion des ressources aquatiques Énoncés de Problème… Rattachés aux Indicateurs

11 11 Les régions littorales comptent environ 70% de la population du pays et produisent 60% de son PIB agricole L’eau provenant de la ligne de partage des eaux de Santa alimente également trois centrales hydro-électriques d’une capacité totale de 271 MW, soit 5,5% de la production hydro-électrique totale du Perou, et sert directement ou indirectement 1 697221 habitants dans la région Pourcentage de la population nationale habitant les régions littorales Pourcentage du PIB agricole des régions littorales Rapport entre la capacité actuelle et capacité originelle des trois centrales hydro-électriques

12 12 Gestion améliorée des ressources aquatiques dans les bassins de partage d’eau de Santa/Piura Chira Indicateurs : 1.Taux de fonte des glaciers tropicaux 2.Nombre d’années restantes en matière d’approvisionnement en eaux glaciaires 3.Nombre de conflits liés à la gestion des ressources aquatiques 4.Pourcentage de la population du pays vivant dans les régions littorales 5.Pourcentage du PIB agricole des régions littorales 6.Rapport entre la capacité actuelle et le capacité originelle des trois centrales hydro-électriques

13 13 Les processus de prise de décision fonctionnent efficacement # processus actifs de prise de décision dans les hautes terres/ plaines Décisions politiquement équilibrées # de décisions consensuelles Conflits évités sur l’eau # de conflits liés à l’eau Investissement accrû dans les gestion améliorée des ressources aquatiques Valeur en $ des indicateurs qualifiés de projet Volonté politique visant à changer les décisions nées de la gestion de l’eau # de groupes de travail formés Bonne représentation à la conférence garantie % de paties prenantes ciblées qui assistent Indicateurs du cas du Perou Associés aux IR

14 ONG Tâche V : Créer des Indicateurs pour la Modèle de Résultat Utilisant votre Description de Problème/Analyse dans votre Accord de Coopération, créer un indicateur ou plus pour votre Résultat de Projet et chaque IR. Ecrire chaque indicateur dans un carton et le placer dans votre Modèle de Résultat sous le résultat correspondant. Poser les questions suivantes : Comment savons-nous que c’est un problème? Poser cette question jusqu’à obtenir dans votre tête les données ayant généré le problème. Quel phénomène ayant généré les données sommes-nous entrain d’observer? Poser cette question pour définir l’indicateur(s). Ajouter les Indicateurs Contextuels utiles. Durée: 45 min 14

15 Session VI Quels sont les critères des bons Indicateurs ?

16 Fonctions et Critères de l’Indicateur Objectifs Pratiques Utiles à la Gestion Directs Imputables aux efforts de l’USAID Opportuns Adéquats (ADS 203.3.4.2– p 16-17) 16 Fonctions : Révéler au mieux si un résultat est entrain d’être réalisé au moindre des coûts lorsque cela vous arrange le plus. Les caractéristiques USAID des bons indicateurs de performance :

17 Objectifs?  Clairs et précis quant Á ce qui est entrain d’être mesuré Aux données qui sont collectés  Uni-dimensionnels—ne mesurent qu’une seule chose  Cohérents dans le temps 17 Résultat : Performance améliorée des Organisations de la Société Civile actives dans la gouvernance locale Indicateur Imprécis : Nombre d’Organisations de la Société Civile stimulant la démocratie Indicateur Précis : Nombre d’Organisations de la Société Civile réalisant au moins 1 objectif mesurable dans l’amélioration de la transparence du gouvernement.

18 Pratiques?  Les données sont disponibles en temps opportun pour la prise de décision.  Les données peuvent être obtenues à un coût raisonnable. 18

19 Utiles? Intrants Extrants Résultats Intermédiaires Objectif Stratégique La Période Le Niveau des Résultats Le niveau des activités Le niveau des résultats Concernant les besoins de la gestion de performance, les données du niveau des résultats ne seront pas toujours disponibles au début du projet Vers le début du projetVers la fin du projet Concernant les besoins de la gestion de performance, les données du niveau des activités ne seront pas toujours appropriées vers la fin du projet L’indicateur est-il utile à la gestion? Quels indicateurs sont les significatifs à un moment donné?

20 Directs?  L’indicateur suit de près le résultat qu’il se propose de mesurer. 20 Résultat : Les citoyens connaissent plus leurs droits Indicateur Direct : % des personnes interrogées sont capables d’identifier trois droits civils fondamentaux ou plus

21 Indicateurs Interposés  Mesures indirectes du résultat voulu.  Á y recourir si les données permettant de trouver un indicateur direct ne sont pas disponibles ou ne sont pas en état d’être collectées. 21 Résultat : Les citoyens connaissent mieux leurs droits Indicateur Direct : % de personnes interrogées capables d’identifier 3 droits civils fondamentaux ou plus Indicateur Interposé : Nombre de cas de droits civils amenés devant les tribunaux par les organisations communautaires ciblées

22 Imputables?  Les indicateurs choisis pour le Plan de Gestion de Performance doivent mesurer les changements qui sont ne serait-ce qu’en partie, clairement et raisonnablement imputables aux efforts de l’USAID.  L’imputation existe lorsque les rapports entre les efforts de l’USAID et le résultat mesuré sont clairement et significativement établis.  Un moyen simple d’évaluer l’imputation : 22 Si l’USAID n’était pas intervenue à travers son activité, le changement mesuré aurait-il été différent?

23 Opportuns? Les indicateurs doivent être disponibles au moment où ils sont nécessaires à la prise de décisions. Les données sont-elles assez fréquemment disponibles? Les données sont-elles actuelles? 23

24 Adéquats?  Pris en groupe, l’indicateur et ses indicateurs associés doivent constituer le minimum nécessaire pour saisir le progrès effectué vers le résultat voulu.  Combien d’indicateurs? Autant qu’il est nécessaire et assez rentable pour les besoins de gestion. Trop d’indicateurs peuvent entraîner une surcharge d’information. Trop peu d’indicateurs peuvent s’avérer trompeurs. Utiliser la « Règle Nécessaire et Suffisante » pour choisir le nombre minimal d’indicateurs par résultat. 24 PRINCIPE DE BASE 2-3 PAR RESULTAT

25 Indicateurs 25 Quantitatifs : Nombre, montant, ratio, pourcentage, proportion, scores moyens, barème, indices pesés ou non pesés, etc. Qualitatifs : Description de l’état d’une réalisation envisagée, observations documentées, descriptions de cas représentatifs, perceptions, jugements de valeur, photos, etc.

26 Indicateurs : Quantitatifs, Qualitatifs ou les Deux? 26 QUALITATIFS  Avis de Spécialiste sur la globalité du droit QUANTITATIFS  Valeur en dollar du plantain exporté LES DEUX  Score du pays sur “L’Indice de Perception de la Corruption”

27 Indicateurs Qualitatifs Quantifiants (ADS 203.3.4.1 p 14)  Échelle de Réalisation  Barèmes de Notation  Indices  Exemples? 27

28 28 Exemple d’Indicateurs à Différents Niveaux  Réduction de l’incidence de la diphtérie, coqueluche et du tétanos chez les jeunes enfants  No. d’enfants vaccinés contre la diphtérie (D)  No. d’enfants vaccinés contre la coqueluche (P)  No. d’enfants vaccinés contre le tétanos (T)  No. de vaccins offerts aux cliniques  Déclin du taux de mortalité des moins de cinq ans Intrants/Activités Extrants Réalisation Impact

29 29 Repartition et Genre  ADS 203.3.4.3 (p 17-18) : Les systèmes et évaluations de gestion de la performance aux niveaux de l’AO, et du projet ou de l’activité doivent inclure les indicateurs liés au genre, et les données réparties par sexe lorsque les analyses techniques qui appuient l’AO, le projet ou l’activité à entreprendre démontrent que : Les activités ou leur résultats anticipés impliquent ou affectent différemment les hommes et les femmes ; et Et cette différence peut constituer un facteur important dans la gestion en raison de son impact durable sur le programme.

30 30 Tableau Quiz : Choix des indicateurs (“x” critères de rejet) Résultat : Citoyens plus sensibilisés DirectObjectifUtilePratiqueAttrib.Opp.Adéquat 1. No. de personnes formées 2. Ratio de personnes formées/population-cible 3. % de personne formées sur la population-cible 4. Ratio du No cumulé de personnes formées sur la population-cible 5. No. de cours dispensés 6. Scores moyens pré- et post-test de la sensibilisation des citoyens 7.Scores pré et post-test des groupes-cibles aléatoires de sensibilisation des citoyens 8. Interviews d’informateurs clés 9. No. 4 et No. 7

31 31 Gestion améliorée des ressources aquatiques dans les bassins de partage des eaux de Santa/Piura Chira 1.Taux de fonte des glaciers tropicaux 2.Nombre restant d’années d’approvisionnement en eaux glaciaires 3.Nombre de conflits liés à la gestion des ressources aquatiques 4.% de la population du pays habitant les régions littorales 5.% du PIB agricole des régions littorales 6.Ratio de la capacité actuelle et de la capacité originelle des trois centrales hydro-électriques Gestion améliorée des ressources aquatiques # des investissements en GRA validés scientifiquement et politiquement Décision politiquement équilibrées # de consensus dans les décisions prises Investissement accrû dans la gestion améliorée des ressources aquatiques Valeur en $ des projets qualifiés Conflits sur l’eau évités # conflits liés à l’eau Volonté politique visant à changer les décisions nées de la gestion des eaux # de groupes de travail formés Fonction efficace des processus de prise de décision # de processus actifs de décision dans les hautes terres/basses terres Capacité accrue des Parties prenantes # des outils de planification partagés utilisés dans la prise de décision Bonne représentation à la conférence assurée % des parties prenantes ciblées qui assistent ?

32 Indic/CritèresObjectifsPrat.UtilesDirectImpu.OpporAdéq. Comparer les Indicateurs avec les Critères Résultat : Gestion améliorée des ressources aquatiques dans les bassins de partage d’eau de Santa/Piura Chira 32 Taux de fonte de glaciers tropicaux Nombre restant d’années d’approvisionnement en eaux glaciaires Nombre de conflits liés à la gestion des ressources aquatiques % des populations habitant les régions littorales % du PIB agricole de régions littorales Ratio de capacité actuelle et la capacité originelle des trois barrages hydro- électriques OUI? NON ? OUINON ? OUI NOOUI? NON ? OUINON ? OUI NON OUI?

33 33 Indicateur/CritèresObjectifPratiq.UtileDirectImput.OpporAdéq. Évaluation des Indicateurs de Performance Comparés aux Critères Résultat : Gestion améliorée des ressources aquatiques dans les bassins de partage d’eau de Santa/Piura Chira Nombre d’investissements liés à la gestion des ressources aquatiques validés politiquement et scientifiquement Nombre de conflits liés à la gestion des ressources aquatiquess (indicateur de contexte) Nombre d’Hectares (HA) classés “conservés” Nombre d’Hectares (HA) classés “restaurés” OUI NONOUI

34 34 Indicateurs de Contexte 1. # des conflits liés à la gestion des ressources aquatiques 2. Taux de fonte glaciaire Résultat : Gestion améliorée des ressources aquatiques des bassins de partages des eaux de Santa/Piura Chira 1. Nombre d’Hectares (HA) classés comme “restaurés” 2. Nombre d’HA classés comme “conservés” 3. Nbre dinvestissements pour la gestion des ressources en eau scientifiquement et strategiquement validees Hypothèses Critiques 1.Le plan national appuie la planification régionale du bassin de partage des eaux IR1 : Modèles derestauration/ conservation validés 1. Nombre de modèles reproduits 2. Nombre de reproductions IR2 : Prise de décisions restructurée en matière de gestion des eaux 1. Cas du fonctionnement du processus de prise de décision sur le hautes terres/plaines IR3 : Investissement accrû dans la gestion améliorée des ressources aquatiques Valeur en $ des projets validés Indicateurs du Cas du Pérou

35 Comment les Indicateurs s’intègrent-ils? 35

36 ONG Tâche VI : Choisir les Bons Indicateurs de Performance Á l’aide du tableau des Critères de l’Indicateur de Performance : 1.Choisir un Résultat avec des Indicateurs multiples 2.Utiliser le tableau pour placer vos indicateurs à gauche avec les 7 normes au dessus des colonnes. Vos indicateurs satisfont-ils à tous les critères? 3.Remplir les cases par “Oui” ou “Non”. 4.Y-a-t-il des changements à effectuer? Durée : 45 min. 36

37 Session VII De quoi constitue la Fiche de Référence d’Indicateur?

38 Fiche de Référence d’Indicateur  Description (De quoi est-il constitué?)  Plan d’acquisition des données (Comment les données naissent-elles et qui en sont les accoucheuses?)  Questions liées à la qualité des données (Ont-elles des défauts?)  Plan d’analyses, d’examen et de publication des données (Que fait-il dans la vie? Comment le fait-il?)  Ligne de base, cibles et réelles (Performance escomptée/réelle à l’emploi?) 38

39 ADS 203.3.3.1 Exigences respectées par une PIRS remplie (p 11) Ensemble entier d’indicateurs de performance (1 par résultat dans la Modèle des Résultats) Valeurs de ligne de base et ciblées (Réparties par sexe si indiqué) Source et méthode de collecte de données, programme, limitations des données, procédures DQA, coûts estimés 39

40 Description d’Indicateur  Révéler au mieux si un résultat est entrain d’être réalisé au moindre des coûts lorsque cela vous arrange le plus.  Examinons la description de l’Indicateur(PIRS) dans le cas du Perou pour voir ce qu’elle contient.  Remplit-elle sa mission? 40

41 41 ONG Tâche VII : Remplir les Parties d’une PIRS 1.Choisir un indicateur de la liste finale de votre tâche précédente. 2.Examiner les instructions de la PIRS et mettez-les en pratique pour remplir les parties suivantes sur le tableau à feuille vierge ou sous forme électronique: Indicateur Définition Précise Unité de Mesure Réparti par Utilité/Justification de la Gestion Méthode de Collecte de Données Source des Données *Voici le test : Vos collègues s’imaginent entrain de sortir avec votre PIRS pour prendre la mesure : Où aller? Quoi observer? Quel outil utiliser? Comment enregistrer? Durée: 50 min

42 Session VIII Comment déterminer une Ligne de Base et des Cibles pour un Indicateur?

43 Ligne de Base de Performance La valeur d’un indicateur de performance au début de la période de planification.  Les Lignes de Base peuvent/devraient être : Déterminées avant la mise en œuvre des activités financées par l’USAID contribuant à la réalisation du Résultat(s) du Projet Mesurées à l’aide de la même méthode de collecte des données dont l’ONG se servira pour évaluer l’état d’avancement (PIRS) Changées si la méthode de collecte des données change Nulles si l’on mesure le(s) Résultat(s) direct(s) du Projet 43

44 Cible(s) de Performance Les engagements pris par l’ONG quant au niveau et au chronogramme des résultats à réaliser dans une espace de temps bien spécifié.  Les Cibles : Peuvent être exprimées en quantité, qualité ou efficience Peuvent être déterminées en fixant la cible finale en premier, puis les cibles intermédiaires Peuvent nécessiter qu’on les fixe après que les activités ou les sites sont choisis Peuvent être ajustés au fil des temps Devraient être réalistes! Devraient se trouver en dehors de la ligne de base d’erreur de la tendance historique “Si tu ne sais pas où tu vas, tu finiras par te retrouver ailleurs.” - Yogi Berra 44

45 Rôle des Lignes de Base et des Cibles dans la Gestion de Performance Les indicateurs choisis d’avance doivent enregistrer les données qui donnent en opposant les cibles à une ligne de base. Les données sont produites par la mise en œuvre d’un Plan de Gestion de Performance basé sur une Hypothèses de Développement exprimée par une Modèle de Résultats avec les indicateurs correspondants. 45

46 46 En fixant les cibles, examiner : La ligne de base (condition avant l’intervention) Les tendances historiques Les jugements d’experts Les conclusions de recherche Les réalisations de programmes similaires ailleurs Les attentes des parties prenantes Les Objectifs et les Structures des Résultats Les budgets potentiels ACTIVITES DU PLAN DE TRAVAIL : Examiner la Matrice d’Exemple de Cas et le Tableau des Données Synthétiques Comment Fixons-Nous les Cibles?

47 47 ONG Tâche VIII : Définir la Ligne de Base et les Cibles pour un Indicateur au moins  Utiliser le Résultat et les Indicateurs de la Tâche VI “Choisir les bons Indicateurs de performance.”  Remplir le Formulaire en écrivant le Résultat en haut et les Indicateurs sur les colonnes du tableau.  Recenser les tâches ou activités nécessaires pour réaliser le Résultat contenu dans le Plan de travail.  Remplir l’emploi du temps pour les activités indiquant les trimestres lorsqu’elles se produiront.  Fixer des cibles pour 2-3 ans et remplir le Tableau des Données Synthétiques (ne pas oublier d’identifier la personne responsable). Durée: 45 min

48 Session IX Quelles sont les étapes à suivre pour achever et utiliser le Plan de Gestion de Performance?

49 49 Contenu d’un Plan de Gestion de Performance Hypothèse de Développement Modèle de Résultats Fiches de Référence d’Indicateur de Performance Tableau des Données de Performance Calendrier des Tâches de Gestion de Performance

50 Tableau des Données de Performance 50 PIRS Contexte? Hypothèses? Risques? Hypothèses Critiques Calendrier des Tâches de Gestion de Performance

51 Calendrier : Tâches de Gestion de Performance (Cas du Perou) 51 Calendrier des Tâches de Gestion de Performance201020112012 123412341234 1. Approuver l’ébauche du Plan de Gestion de la Performance PGP) avec les principales Parties Prenantes et assurer le consensus du personnel sur la mouture finale x 2. Transmettre le PGP à l’USAID – Renégocier le Format du rapport Trimestrielx 3. Négocier avec l’USAID que les indicateurs “F” soient incorporésx 4. Former le personnel dans les méthodes de collecte des données et les responsabilités de publication des rapports x 5. Désigner et former le personnel à l’élaboration des graphiques avec Excel – tendance habituelle x 6. Établir les lignes de base et les inscrire dans la tendance actuelle habituelle d’Excelx 7. Procéder à une évaluation de la qualité des données sur les données de ligne de basex 8. Collecter les données en vue des Rapports Trimestrielsxxxxxxxxxxx 9. Transmettre les Rapports Trimestrielsxxxxxxxxxxxx 10. Examiner les données avec les principales Parties Prenantes pour leurs réactionsxxxxxx 11. Fournir des données et des informations complémentaires pour l’Évaluation du Portefeuille de l’USAID xxxxxx 12. Enquêter sur les Municipalités: données fugitivesxxx 12. Examiner/reviser le PGPxx 13. Conduire une évaluation à mi-parcoursx 14. Conduire une évaluation finalex

52 52 ONG Tâche IX: Créer un Calendrier des Tâches de Gestion de Performance 1.Identifier les tâches nécessaires pour achever le Plan de Gestion de Performance ou le peaufiner. 2.Identifier les tâches supplémentaires nécessaires mettre en œuvre le Plan de Gestion de Performance Mesurer les lignes de base Mesurer les résultats Analyser les données Rediger le rapport 3.Consulter l’AOTR sur les exigences de l’USAID qui sont susceptibles de modifier votre Plan de Gestion de Performance, y compris son Calendrier des Tâches de Gestion de Performance. 4.Considérer les Tâches nés des trois étapes précédentes comme votre Calendrier des Tâches de Gestion de Performance et dresser un chronogramme.

53 Session X Évaluation et Synthèse de l’Atelier

54 54 Feuille de Route de Conception d’un Atelier de Plan de Gestion de Performance Accord de Coopération/ Plan de Travail Logique Causale du Projet Modèle des Résultats Fiche de Référence de l’Indicateur de Performance (PIRS) Calendrier des Tâche de Gestion de Performance Tableau des Lignes de Base, des Cibles et des Données Modèle des Résultats & Indicateurs Logique Causale des Résultats Pourquoi fais-tu cela? Règle Nécessaire + Suffisante Instructions du PIRS Que faut-il pour achever ou peaufiner & exécuter le Plan de Gestion de Performance? Réaffirmation + Critères Comment Savez-vous? + Critères de l’Indicateur Indicateur/Matrice du Plan de travail

55 55 Contenu du Plan de Gestion de Performance Hypothèse de Développement Modèle des Résultats Fiches de Référence d’Indicateur de Performance Tableau des Données de Performance Calendrier des Tâches de Gestion de Performance ► ► ► ► ►

56 Quelques Réflexions  La réalité n’a aucun problème, c’est nous qui en avons.  La réalité ne ment pas, c’est nous qui mentons.  “L’Éternel Dieu [la réalité] est très compliqué; mais pas la voie directe.” – Albert Einstein  “Aucune quantité de données ne peut me donner raison; la moindre peut me donner tort.” – Albert Einstein  Heureux ceux qui savent ce qu’ils sont entrain de faire, car ils sauront s’ils l’ont fait. – Yogi Berra 56

57 Merci pour votre aimable attention et votre travail!