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Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus Formations données à lensemble des directions Septembre-octobre 2013 Cécile Lagoutte Conseillère.

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1 Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus Formations données à lensemble des directions Septembre-octobre 2013 Cécile Lagoutte Conseillère senior en développement organisationnel Direction du soutien à la Transformation

2 Pour commencer Feuille de présence Porte-nom Présentation PPT sera disponible sous forme électronique

3 La direction du soutien à la Transformation Soutenir les projets de transformation liés –à louverture du CRCHUM, du CIEF, du bâtiment administratif en 2013 et, –à plus long terme, à la mise en service du nouvel hôpital en 2016 et –à la transition de Notre-Dame vers un hôpital communautaire

4 Lharmonisation/optimisation des processus Organisation du travail : au moins 3 façons de faire différentes Gestion du changement : travailler ensemble avec de nouvelles personnes Optimisation : lourdeurs et difficultés dans de nombreux processus Démarche qui valorise limplication de tous les membres de léquipe

5 La boîte à outils et le Lean Magasiner dans le Lean les éléments les plus pertinents pour la culture et les besoins du CHUM Développée à linterne pour être utilisé par des utilisateurs du CHUM sans expertise particulière Appui des principaux syndicats du CHUM à la demande de subvention Lean récemment obtenue

6 La boîte à outils Fiches méthodes Modalités de développement en soutien Groupe de partage

7 Porte-nom Un projet pour lequel je pourrais utiliser la boîte à outils Un élément qui mencourage à lutiliser Un élément qui minquiète/mempêche de lutiliser 3 min

8 Aujourdhui Les phases de la boîte à outils Inscription aux prochaines modalités de développement offertes en soutien Planifier léquipe et le projetÉléments importants de la fiche didentification de projet Planifier la collecte de données Adaptation de la liste des informations à rassembler à vos projets Planifier les zones damélioration Choix des modes damélioration selon les besoins de vos projets ImplanterRôle du gestionnaire dans la phase Implanter de lharmonisation/optimisation SuivreSuivis de projet rapides et efficaces avec vos équipes de travail Ajuster PAUSE

9 Règles de fonctionnement

10 Questions?

11 6 étapes 1 h 30 par semaine 6 à 8 mois au total si on utilise lensemble des outils proposés

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13 Planifier léquipe et le projet Partir sur des bases solides –Une équipe qui partage une vision –Un projet clair, ambitieux et réaliste –Des alliés dans lorganisation Prévoir dès le début les communications

14 Au fait, cest quoi un processus?

15 Processus : Succession dactivités qui génère un produit, un soin ou un service

16 Une question de taille ? Ambitieux Amélioration significative Insatisfaction envers la situation de départ forte/partagée Processus qui sont au cœur des activités de léquipe et de lexpérience des patients Réaliste Apprendre dabord avec des petits projets? Toujours dans notre zone de contrôle Selon la disponibilité des membres de léquipe

17 Exemples fictifs de processus pouvant faire lobjet dune harmonisation/optimisation La communication avec les bureaux externes des médecins dans une clinique La création dun nouveau code budgétaire ou lajout dune référence La présence du CHUM dans les évènements de recrutement : choix, organisation, suivi Linstallation dun nouvel appareil bio-médical

18 Partager une compréhension commune du processus : la FIP Fiche didentification de projet

19 Enregistrer sur votre poste de travail au format pdf

20 Un atelier de 45 min est disponible sur la section des risques

21 On sexerce! Deux fiches didentification de projets fictifs Par équipe de 4 personnes –Trouver un point fort dans la fiche projet –Trouver une erreur dans la fiche projet 10 min en équipe 10 min partage grand groupe

22 Les modalités de développement offertes en soutien Groupe de co- développement 8 séancesDoctobre 2013 à mai 2014 Phase Planifier 1Atelier Gestion des risques23 octobre 2013 Phase Planifier 1Atelier Gestion de projet20 novembre 2013 Ateliers de 45 min Surveillez vos courriels Rencontre dinformation le 20 septembre

23 Questions?

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25 Planifier la collecte de données Prise de décision basée sur les données probantes –Privilégier les données existantes –Associer les membres de léquipe à la collecte de données

26 La cartographie Sondages en ligne Statistiques issus du système de Pathologie et données RH Décomptes réalisés par les membres de léquipe de Pathologie

27 Des documents à adapter selon vos besoins

28 Rechercher les bonnes informations

29 Deux exemples dadaptation disponibles : Pathologie Ophtalmologie

30 On sexerce! Projet des diètes spéciales Par équipe de 4 personnes –Travailler sur létape attribuée à votre équipe 10 min en équipe 5 min partage grand groupe

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32 Les modalités de développement offertes en soutien Groupe de co- développement 8 séancesDoctobre 2013 à mai 2014 Phase Planifier 2Atelier Observations instantanées 22 janvier 2014 Une méthode à découvrir! Surveillez vos courriels Rencontre dinformation le 20 septembre

33 Questions?

34

35 Planifier les zones damélioration Attention on est dans lanalyse des points forts et des problèmes pas dans la recherche des solutions! Livrable de cette phase Zone daméliorationMode damélioration

36 Choisissez-en une, deux ou essayez-les toutes! Deux incontournables pour lexcellence des pratiques de soins et de gestion et lamélioration de lexpérience- patient

37 Choisir les modes damélioration les mieux adaptés à vos besoins

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39 On sexerce! Plusieurs constats après la collecte de données par léquipe des services alimentaires et des cuisines Par équipe de 4 personnes –Choisissez 3 zones damélioration –Associez à chaque zone un mode damélioration 7 min en équipe 8 min partage grand groupe

40 Les modalités de développement offertes en soutien Groupe de co- développement 8 séancesDoctobre 2013 à mai 2014 Phase Planifier 3Techniques Lean26 mars 2014 Formation dune journée Surveillez vos courriels Rencontre dinformation le 20 septembre

41 Questions?

42 Pause 15 min

43

44 Implanter le plan daction Trouver ensemble et expérimenter en équipe les solutions Élément le plus critique : –Pas les connaissances –Rôle des gestionnaires pour encourager, challenger et soutenir les équipes

45 Éléments présentés dans la journée de formation aux techniques Lean Projet 5S Jorganise mon CHUM à la DRC

46 Les participants à la démarche dharmonisation/optimisation en pathologie

47 Les facteurs clés de succès selon Sophie Lépine et Madeleine Laforme « Il faut trouver des gens dans léquipe qui pourront porter le projet avec les gestionnaires, les groupes de travail, les kaizens et les rencontres de résolution de problème. Les groupes de travail doivent avoir une bonne représentativité des trois sites si applicable » « Afin davoir une culture damélioration continue, il faut créer un mouvement. Pour ce faire, avoir plusieurs groupes damélioration nous apparaît essentiel. De cette façon, nous avons remarqué que les employés croient au projet et se lapproprient » « Il faut aller chercher lengagement et limplication des gens terrain et des médecins »

48 Et quand cela ne fait pas votre affaire … « Les gestionnaires doivent faire preuve dhumilité, respecter les opinions et les idées que les employés peuvent apporter même sils sont en désaccord avec ce qui est proposé » Une seule solution : lexpérimentation et la mesure des résultats

49 Ou que les solutions expérimentées ne fonctionnent pas Quels sont les indicateurs de léchec de cette solution? 1 Est-ce parce que la solution est mal appliquée ou bien parce quelle ne fonctionne pas? 2 Quels apprentissages pouvons-nous en tirer pour les autres solutions? 3 Que puis-je faire pour vous aider dans les prochaines expérimentations? 4

50 Les modalités de développement offertes en soutien Groupe de co- développement 8 séancesDoctobre 2013 à mai 2014 Phase ImplanterAtelier Résolution de problèmes1 er avril 2014 Atelier de 60 min Surveillez vos courriels Rencontre dinformation le 20 septembre

51 Questions?

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53 Suivre latteinte des objectifs Sans y passer ses journées ni perdre la motivation de son équipe! –Créer des habitudes simples et positives de suivi –Utiliser les moments habituels de communication avec votre équipe

54 Évaluer ce qui fonctionne et ce qui plaît à léquipe plutôt que lister les problèmes!

55 Les audits croisés

56 Le Kamiquoi? Kamishibai : –représentation visuelle de ladoption du processus cible –audit par les pairs rapide à effectuer et facile à analyser Inscrire ici un élément dévaluation ou de suivi du projet Lautre côté est rouge Inscrire ici un élément dévaluati on ou de suivi du projet

57 On lessaie! 20 critères et autant de cartes sur notre kamishibai Chacun prend une carte et procède à lévaluation de lélément indiqué : –Oui : vert –Non : rouge Retour en grand groupe : analyse des résultats 3 min 5 min

58 Questions?

59 À venir : la phase Ajuster

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61 Les modalités de développement offertes en soutien Groupe de co- développement 8 séances90 min : éléments de discussion puis échange Doctobre 2013 à mai 2014 Phase Planifier 1Atelier Gestion des risques 45 min23 octobre 2013 Phase Planifier 1Atelier Gestion de projet 45 min20 novembre 2013 Phase Planifier 2Atelier Observations instantanées 90 min22 janvier 2014 Phase Planifier 3Techniques LeanUne journée26 mars 2014 Phase ImplanterAtelier Résolution de problèmes 60 min1 er avril 2014 Phase SuivreAtelier Modèle de performance À confirmer28 mai 2014


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