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CARTE DACHAT LOUTIL ROP PRESENTATION DR 15, BORDEAUX 29 MAI 2009 29 MAI 2009.

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1 CARTE DACHAT LOUTIL ROP PRESENTATION DR 15, BORDEAUX 29 MAI MAI 2009

2 Description du processus Une séquence dutilisation du ROP Vérification des transactions sur lapplication Communication avec la délégation Informations utiles Quizz Sommaire :

3 Description du processus : Lenjeu : simplifier lacte dachat sans complexifier la gestion La carte achat Rappel : une CB classique, seuls les retraits sont bloqués Pas de TVA, pas de références clients saisissables (comme la carte logée) Comment rapprocher transactions et commandes pour créer automatiquement les factures ? La réponse des opérateurs bancaires : Enrichissement manuel sur leur site Internet Délai de 7 jours (après télé collecte) à respecter La réponse du CNRS Le rapprochement automatique

4 Loutil ROP : Un nouveau module (très proche du module carte logée), dans NOUBA Permet de : consulter toutes les transactions carte dachat dassocier automatiquement les commandes et les transactions…. ….ou propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement) transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement) Communiquer entre le labo et la DR Description du processus :

5 BNP Paribas Plate-forme BNP Paribas Outil ROP GPCA Cellule ROP SFC laboratoires gestionnaires porteurs XLAB BFC achats Schéma de circulation des données TRANSACTIONS consultation CONSULTATION PAIEMENT Description du processus :

6 ACTEURS ET OUTILS Porteur de carte Site BNPP : achat.com Gestionnaire du Laboratoire Nouba ROP & XLAB Gestionnaire SFCNouba ROP & BFC GPCANouba ROP & Site BNPP

7 Description du processus Sommaire : Une séquence dutilisation du ROP : 1.Se connecter 2.Accéder aux relevés 3.Les données du ROP 4.La méthode de rapprochement automatique 5.Les causes de non rapprochement Vérification des transactions sur lapplication Communication avec la délégation Informations utiles Quizz

8 Se connecter 1/4 : 1.Se connecter 1/4 : ou

9 Se connecter 2/4 : 1.Se connecter 2/4 :

10 Se connecter 3/4 : 1.Se connecter 3/4 : Loutil ROP est accessible aux : Gestionnaires de délégation en charge du traitement des ROP Gestionnaires de laboratoire (qui ont déjà accès à RECA et PUMA dans ce portail).

11 (marché missions) Se connecter 4/4 : 1.Se connecter 4/4 : Choisir lapplication « ROP » et le module « Carte achat »

12 PAGE DACCUEIL DR PAGE DACCUEIL UNITÉ Accéder aux relevés : 2.Accéder aux relevés :

13 Vue intégrale dun relevé, côté délégation : Exemple dun relevé mensuel

14 UMR Consultation, côté unité Consultation, côté DR Colonne accessible uniquement en DR Liste des transactions dune unité :

15 1 Les données de la transaction : 3.Les données du relevé : Source : BNPP (fond blanc)

16 3.Les données du relevé : 2 Les données de la commande : Source : XLab fond bleu)

17 La méthode de rapprochement : Rapprochement AUTOMATIQUE journalier entre le flux des transactions BNP et le flux XLab intégré en BFC 1 Principe : 2 Critères du « rapprochement 1. code division 2. identifiant carte 3. MONTANT TTC exact 4. (SIRET du fournisseur, si présent) Principe et critères de rapprochement pour information » :

18 3 4.La méthode de rapprochement : Données détaillées de la commande XLab, affichables depuis ROP CRITERES 1 et 2 : la commande Xlab doit être rattachée à la carte achat de la transaction Principe et critères de rapprochement 4

19 5.Les causes de non rapprochement 1/2 : 1 – la commande Xlab na pas encore parcouru le trajet Xlab / BFC / NOUBA (2 jours) 3 – aucune commande na encore été crée dans Xlab 2 – la commande Xlab est bien intégrée dans BFC mais nest pas formatée « carte dachat » (oubli de saisie du n° de la carte) Attendre… Saisir une commande conforme Créer la commande

20 4– la commande Xlab formatée « carte dachat » nest pas du montant exact de la transaction Modifier le montant de la commande Transaction effectuée en devises : 5.Les causes de non rapprochement 2/2 : Principe de précaution : ne pas transmettre la commande ! Tant que le fournisseur nest pas créé Tant que le montant nest pas exact attendre son apparition dans le ROP et saisir la commande avec le montant converti en euros indiqué engager – sans limprimer (= pas de transfert vers BFC) - une commande avec un montant estimatif, modifier le montant après apparition de la transaction dans le ROP, imprimer le BDC pour transmettre la commande Conseil :

21 Description du processus Sommaire : Une séquence dutilisation du ROP Vérification des transactions sur lapplication Communication avec la délégation Informations utiles QUIZZ

22 Vérification régulière des transactions sur lapplication ROP : INDISPENSABLE : 1 pour sassurer que toutes les transactions ont été déclarées par le porteur 2 pour sassurer quil ny a pas eu dutilisation frauduleuse de la carte 3 pour sassurer de la bonne intégration des commandes dans BFC Pour permettre le paiement du ROP par le SFC : « rapprochement pour transfert », étape préalable au transfert des données du ROP de NOUBA vers la BFC

23 Vérification régulière des transactions sur lapplication ROP : Alerte par loutil : SIRET FOURNISSEUR SIRET COMMANDE (non bloquant) lapplication ROP effectue une proposition de rapprochement si la commande est conforme à la transaction sur tous les autres critères (formatée « carte dachat », rattachée à la carte dachat de la transaction et montant identique)

24 Vérification régulière des transactions sur lapplication ROP : Alerte par loutil : SIGNALISATION DES DEMANDES DACHAT (commande Xlab bloquée au statut demande dans BFC) Le fournisseur nest pas encore créé dans BFC Le laboratoire transmettra à la DR les éléments permettant la création du fournisseur : Raison sociale SIRET ou TVA Intracommunautaire Le RIB est optionnel

25 Vérification régulière des transactions sur lapplication ROP : Alerte par loutil : 2 transactions de même montant Lalgorithme alloue aléatoirement une commande : De montant exactement égal Prioritairement si le SIRET est bon !!!!!!! Lalgorithme ne peut JAMAIS rapprocher une commande nétant pas destinée au bon porteur

26 Description du processus Sommaire : Une séquence dutilisation du ROP Vérification des transactions sur lapplication Communication avec la délégation Informations utiles

27 Communication avec la délégation : Lapplication ROP inclut un outil pratique déchange dinformations entre gestionnaire et SFC, la colonne « NOTE » : Chaque utilisateur peut laisser un commentaire, leffacer, le modifier pour communiquer avec son interlocuteur

28 Communication avec la délégation : Toujours saisir la note la plus récente au dessus de la note précédente !!!! EXEMPLE DUTILISATION DU MODULE « NOTE » :

29 Description du processus Sommaire : Une séquence dutilisation du ROP Vérification des transactions sur lapplication Communication avec la délégation Informations utiles

30 Informations utiles : Rubrique daide, accessible en permanence

31 Description du processus Sommaire : Une séquence dutilisation du ROP Vérification des transactions sur lapplication Communication avec la délégation Informations utiles QUIZZ

32 QUIZZ n°1 Elle ne les connaît pas, cest le CNRS qui « enrichit » le ROP afin de pouvoir lintégrer automatiquement dans BFC Les numéros de commande apparaissent dans le relevé dopération (ROP), comment la banque fait elle pour les connaître ?

33 QUIZZ n°1 : réponse illustrée Source : XLab fond bleu)

34 QUIZZ n°2 Cest le SIRET qui a été donné par le fournisseur lors de la signature de son contrat avec la banque Doù vient le SIRET qui apparaît dans le ROP ?

35 QUIZZ n°3 Vérifier que lidentifiant carte saisi dans Xlab est bien en phase avec celui présent dans le ROP (rappel : nom du porteur / 4 derniers chiffres du n° de carte / date de fin de validité) si les symptômes persistent, consulter lassistance utilisateur. Cest mon premier mois dutilisation, je saisis mes commandes dans Xlab, pourtant aucune nest rapprochée

36 QUIZZ n°3 : réponse illustrée

37 QUIZZ n°4 Loutil va chercher tous les rapprochements possibles à 1 centime près. Donc la divergence de calcul darrondis de TVA nest pas une cause de non rapprochement ! Calcul de la TVA. Si le fournisseur et Xlab nont pas les mêmes règles darrondis alors : Achat à HT et TVA à 19.6 => TTC Commande à 100 euros Transaction à euros Aucun rapprochement nest possible ???

38 QUIZZ n°5 Pour sassurer que toutes les transactions ont bien été déclarées par le porteur. Pour sassurer quil ny a pas eu dutilisation frauduleuse de la carte. Pour sassurer de la bonne intégration des commandes dans BFC (le rapprochement pour information est la première étape) Pour communiquer avec la délégation Pourquoi dois je consulter régulièrement les transactions sur loutil ROP ?

39 QUIZZ n°6 La commande na pas parcouru le trajet Xlab / BFC / Nouba … La commande nest pas du montant EXACT de la transaction Le numéro de carte achat na pas été sélectionné sur la commande La commande na pas encore été transférée … pas encore créée Pourquoi ma commande napparaît elle pas dans loutil ROP ?

40 Porteur Gestionnaire du Laboratoire Gestionnaire SFC Commande - Prévisionnelle - Mono ligne - Typée carte achat Achat - Respect des règles commande publique - Facture pour récupérer la TVA Rapprochement - Vérification des transactions - Vérification du rapprochement - Modification de la commande dans Xlab - Vérification du rapprochement - Relance des labos à faible taux de rapprochement Facture - Intègration des factures ROP dans Xlab - Finalisation du ROP - Création des factures dans BFC - Paiement de BNPP SYNTHESE ……

41 Facilite lachat en laboratoire mais demande une plus grande rigueur sur lengagement : Impose de saisir les commandes au centime deuros près et au fil de leau ! Repose sur un travail déquipe : porteur -> gestionnaire labo -> gestionnaire DR -> GPCA Pour tout problème contactez votre GPCA ou lassistance utilisateur DSI : ou : CONCLUSION loutil ROP :

42 MERCI DE VOTRE ATTENTION


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