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DEPLOIEMENT DE LA CARTE ACHAT 24/10/2008 SOPHIA ANTIPOLIS.

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1 DEPLOIEMENT DE LA CARTE ACHAT 24/10/2008 SOPHIA ANTIPOLIS

2 ACP-MR 29/05/2006 Périmètre dutilisation des différentes cartes (logée, affaire, achat) Titres de transport (notamment vols intérieurs à létranger) Hôtels, véhicules de location CARTE AFFAIRES Hôtel, restaurant, taxi, véhicule de location, achat de petits matériels ou de documentation sur le lieu de mission, frais de réception CARTE ACHAT achat de proximité (menues dépenses), paiement WEB (inscription aux colloques) Niveau 3 < achat auprès de fournisseurs référencés Frais de réFrais de ré Objectifs : impacter le moins possible le budget personnel de lagent, simplifier le traitement des factures, progresser et améliorer la gestion CARTE LOGÉE carte virtuelle Titres de transport Paiement de lagence de voyages (marché national) Niveau 1 < Avant la mission Pendant la mission Au quotidien Frais de réception, petits matériels et documentation, inscription aux colloques 1/3 des factures de mission 10% des factures totales (mission et autres) réduction du nombre davances sur mission avances en 2005 Une base éligible estimée à 80% des factures pour 40% des montants Ce seuil peut être dépassé si marché formalisé prévoyant ce mode de règlement

3 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Lacheteur Que doit il connaître?

4 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Quest ce que la carte de paiement? La carte de paiement est une carte bancaire visa vous permettant dacheter: chez tous types de fournisseurs et tous types dachat sauf les achats de missions (carte affaire) et de transport (marché FRAM) et couvert par un marché, à la condition expresse que l'achat soit un achat de proximité et/ ou sur Internet et quil soit réalisé dans le respect des règles de mise en concurrence.

5 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Ma responsabilité en tant que détenteur de carte ? Vous êtes mandaté(e) par le CNRS pour utiliser la Carte de paiement dans le cadre de votre activité professionnelle. Ceci vous confère un certain nombre de responsabilités liées à lusage de cette carte, dans la limite de dépenses agréées, notamment en cas de perte, vol ou bien encore votre changement daffectation. Gardez votre Carte dachat en lieu sûr Ne communiquez jamais son n° à un tiers. La Carte de paiement qui vous est remise, bien quà votre nom, reste la propriété de la banque, qui en est lémetteur. En cas de perte ou de vol Contactez immédiatement, le centre de blocage de la Carte de paiement

6 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Consignes de sécurité Ne pas donner les codes et lempreinte de la carte, les divulguer est du niveau de la faut professionnelle, pour éviter toute difficultés, il est conseillé dorganiser un système de « guichet » carte de paiement. Nacheter que sur des sites sécurisés et connues (repérable par les adresses « https… » visibles sur ladresse URL du site et par le pictogramme « cadenas » en bas à droit de lécran).

7 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Comment acheter? Lachat par Internet est considéré comme un achat de proximité au niveau du service fait. Le service fait : est donc considéré comme attesté même si la livraison est effectivement consécutive à lachat. Bien entendu cette règle doit inciter encore plus fortement les acheteurs par Internet à respecter les consignes de sécurité précisées ci-après: Mettre en concurrence: Achat de proximité chez le commerçant du coin : connaître ses codes secrets Surveiller: Regarder une fois par mois son relevé bancaire pour vérifier quil ny a pas dopérations piratées sur le site BNP et vérifier son encours (plafond dachat): Communiquer: Se rapprocher du Gestionnaire Xlab de votre unité à chaque achat (il émet les engagements, c-à-d les bons de commande par délégation du Délégué Régional)

8 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Le Directeur dUnité Que doit il connaître? Instaurer un guichet carte achat?

9 Les plafonds de la carte dachat de niveau 1 plafonds à 3 niveaux à la transaction à la carte (porteur) pour lensemble de lunité Plafond Unité pour lensemble des cartes niveau 1 Plafond Porteur Carte dachat niveau 1 Plafond fixe de la Transaction Carte dachat niveau 1

10 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Guichet carte achat? Afin doptimiser lachat par la carte de paiement, lorganisation idéale est la création dun Guichet « carte de paiement ». Lorganisation autour de la carte de lacheteur de proximité: La carte est gardée dans le coffre de lunité avec la carte dachat du gestionnaire. Il permet déviter à lacheteur de proximité de garder sa carte dans son portefeuille avec les risques de perte et oblige lacheteur et le gestionnaire à des rendez vous régulier afin de renseigner Internet Donner le code carte au titulaire et ne jamais le conserver dans le coffre avec la carte Gestionnaire restitue la carte à lacheteur de proximité que sur besoin dachat Récupérer la carte avec la facture ou la facturette Lorganisation des achats par Internet réalisé par le gestionnaire de laboratoire, lidéal serait davoir un ordinateur dédié à proximité de la gestionnaire afin déviter à la gestionnaire de se déplacer auprès du chercheur pour valider le paiement. En outre cette organisation permet de faciliter la saisie de la commande dans Xlab.

11 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Que doit il connaître? Le gestionnaire dunité

12 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Exemple de mise en place Carte achat dans un laboratoire Méthodologie Laboratoire Isabelle COURTOIS et Linda FERE UMR7093

13 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Nature des achats 2 types dutilisation de la carte achat : - achat de proximité - achat sur le web Notamment: - frais dinscriptions à des colloques - achat de logiciels - fournisseurs français et étrangers occasionnels et non créés dans XLAB…

14 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Procédure du Laboratoire pour les achats Mise en place de façon implicite dun guichet carte achat La saisie dune commande se fait généralement sur lordinateur de la gestionnaire. Cest lacheteur qui assure la saisie de son achat ou de son inscription Cest la gestionnaire qui entre le N° de carte pour le paiement hors champ de vision de lacheteur

15 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti XLAB Le bon de commande est ensuite généré dans XLAB commande prévisionnelle et monoligne Typée carte achat référence carte achat du porteur dans la zone « contact » : 4 derniers chiffres de la carte+date fin de validité sous la forme MMAAAA + nom du porteur Dans le cadre « souche » indication C.A. + prénom du porteur pour repérer plus aisément les bons de commande. Si le fournisseur nest pas créé, recherche dans COUGUAR, recherche du SIRET et aussitôt demande de « création fournisseur pour carte achat » à la délégation.

16 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Contrôles commandes Les contrôles des achats sont effectués quotidiennement: sur le site BNP sur NOUBA Le montant de la commande est ajusté si nécessaire (cest le cas souvent pour les achats à létranger) Des extractions XLAB régulières permettent des rapprochements justes et rapides.

17 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Traitement du ROP Ce que la gestionnaire doit faire?

18 Circuit ROP carte achat

19 Intervention LABO/DR dans le circuit ROP carte achat

20 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 1- Une commande correcte 1.Prévisionnelle 2.Monoligne 3.Du montant exact de lachat 4.Typée carte achat (n°carte achat servi) 5.Identification du porteur dans la zone contact: 4 derniers chiffres du n° de carte +date de fin de validité de la carte (MMAAAA) nom du porteur

21 Xlab version Carte achat

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23 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 2- Aller dans NOUBA pour travailler sur le ROP deux jours après lachat Un nouveau module de loutil ROP (très proche du module carte logée), dans NOUBA Il permet de : 1.Consulter toutes les transactions carte dachat 2.Associer automatiquement les commandes et les transactions et à défaut propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement) 3.Transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement) 4.Communiquer entre le labo et la DR

24 ROP carte achat dans NOUBA

25 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 3 –Traiter la commande à partir de NOUBA Rappel des étapes: 1.Effectuer lachat 2.Saisir la commande dans xlab 3.Consulter le ROP dans NOUBA ATTENTION:Pour les achats en devises étrangères: 1.Effectuer lachat 2.Consulter le ROP 3.Saisir la commande

26 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Traitement dans NOUBA Si le n° de commande apparaît dans la colonne « Rapprochement pour information » Bravo! Si le n° de commande napparaît pas dans la colonne « Rapprochement pour information »: Plusieurs motifs possibles : 1.la commande na pas été transférée à BFC 2.commande nest pas typée « carte achat » 3. le montant nest pas identique à celui du ROP

27 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Traitement dans NOUBA Les corrections se font dans Xlab Pour le cas 1: transférer la commande vers BFC Pour le cas 2: modifier la commande en servant la zone « n° carte achat » et la renvoyer à BFC Pour le cas 3: modifier le montant de la commande et la renvoyer à BFC Rappel : Pour être sûr du montant (factures en devises étrangères) vous devez attendre que la transaction soit dans NOUBA avant de saisir la commande dans xlab.

28 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti Traitement dans NOUBA Si dans la colonne « N° dachat BFC » apparaît un numéro (100xxx)précédé dun point dexclamation le fournisseur nest pas créé dans BFC Vous devez communiquer à la DR les éléments permettant la création de ce fournisseur. Si le SIRET du fournisseur est en Rouge, cela signifie que le SIRET transmis par BNPP est différent du SIRET du fournisseur Xlab Si le SIREN (9 premiers caractères) sont identiques ce nest pas forcément une anomalie.

29 Délégation Côte dAzur l Bertrand Marty – Michel Tiberti FOCUS sur la colonne « note » La colonne « NOTE » permet une communication entre le laboratoire et la délégation. Son utilisation est essentielle pour le bon traitement du ROP Consultez la régulièrement, notamment pour les transactions non rapprochées Petits conseils pour une meilleure lecture : 1.Positionnez vous toujours en début de message (« Entrée » devant le premier caractère du message) 2.Indiquer vos initiales et la date en début de message 3.Indiquer le numéro de commande XLAB si problème de non rapprochement


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