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Conduite de réunion Ph. Corten ULB Introduction Psychologie de Groupe 2012.

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1 Conduite de réunion Ph. Corten ULB Introduction Psychologie de Groupe 2012

2 Conduite de réunion Classification – Grands groupes – Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de lanimateur

3 Classification Grands groupes – Meeting – Conférence

4 Classification Petits groupes 1.Informations descendantes Exemples – Exposé de rapports – Briefing – Exposé de décisions 2.Informations ascendantes Exemple: interview de groupe 3.Réunion discussion/décision 4.Réunion négociation 5.Créatif ( résoudre un problème) Conflit Brainstorming Exercice « Ordre du jour » 1.Compte rendu par X,Y,Z de laudience accordée par le bourgmestre le 12 novembre. 2.Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre. 3.Prospection en vue dun terrain à acheter pour le centre daccueil. 4.Echos de notre réunion publique dinformation. Leçons à tirer pour le futur. 5.Publicité et propagande de lassociation. Comment faire connaître notre association

5 Classification Exercice « Ordre du jour » 1.Compte rendu par X,Y,Z de laudience accordée par le bourgmestre le 12 novembre. 2.Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre. 3.Prospection en vue dun terrain à acheter pour le centre daccueil. 4.Echos de notre réunion publique dinformation. Leçons à tirer pour le futur. 5.Publicité et propagande de lassociation. Comment faire connaître notre association Ex ercice « Ordre du jour » 1.Compte rendu par X,Y,Z de laudience accordée par le bourgmestre le 12 novembre. – Info descendante 2.Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre – Réunion discussion 3.Prospection en vue dun terrain à acheter pour le centre daccueil – Briefing 4.Echos de notre réunion publique dinformation. Leçons à tirer pour le futur. – Intervew de groupe – Réunion discussion 5.Publicité et propagande de lassociation. Comment faire connaître notre association – Brainstorming

6 Conduite de réunion Classification – Grands groupes – Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de lanimateur

7 Disposition spatiale: Podium Meeting Podium

8 Disposition spatiale: Podium Meeting Participation Podium

9 Disposition spatiale: Podium Meeting Participation Interactions: – Emotion Podium

10 Disposition spatiale: classe Conférence Info descendante Orateur Estrade

11 Disposition spatiale: classe Différence entre classe et meeting – Participation de laudience Accrochage individuel du regard Réflexion > émotion

12 Disposition spatiale: classe Conférence Info descendante Interactions: – Réflexion Orateur

13 Disposition spatiale: table ronde Réunion discussion Créatif

14 Disposition spatiale: table ronde Réunion discussion Créatif Interactions: Maximales

15 Disposition spatiale: table ronde Condition: animateur au même niveau que participants (pas dhiérarchie) – Rôle: facilitateur, animateur, régulateur Intérêt: – Idées neuves, spontanéité, authenticité

16 Disposition spatiale: face à face Négociations bilatérales

17 Disposition spatiale: face à face Négociations bilatérales Interactions: – Parole passe par porte paroles Na de sens que si on est prêt à faire des concessions Méfiance, parano, tension

18 Disposition spatiale: table « semi-ovale » en V ou en U Réunion discussion - décision Info descendante (briefing) (info ascendante) Animateur

19 Disposition spatiale: table « semi-ovale » en V ou en U Réunion discussion - décision Info descendante (briefing) (info ascendante) Interactions – Très bonnes – Animateur reste leader – Climat de confiance possible Animateur

20 Disposition de salle (Exercice) 1.Réunion de la commission sécurité dune entreprise délectricité (5 membres) pour létude dincidents récents et décisions à prendre 2.Venue dun prix Nobel dans votre hôpital 3.Formation gouvernementale. BHV francophones vs néerlandophones 4.Madonna à Charleroi 5.Audit de 6 experts indépendants devant se réunir pour échanger les conclusions dun rapport final 6.Information de la direction sur les nouveaux horaires à prester

21 Disposition de salle (Exercice) Question 1.Réunion de la commission sécurité 2.Prix Nobel 3.BHV 4.Madonna 5.Audit dexperts devant se réunir pour échanger les conclusions 6.Nouveaux horaires Réponse 1.Table ovale 2.Classe 3.Face à face 4.Podium 5.Table ronde 6.Classe

22 Conduite de réunion Classification – Grands groupes – Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de lanimateur

23 Principes et règles de fonctionnement du groupe établis à lavance. Rôle de lanimateur Lanimateur de la réunion ne doit pas être un protagoniste du débat, sinon déléguer à un co-animateur Fait respecter lordre du jour, il est détenteur des règles (exemples: retards, GSM, moments de pause, votes) Distribue la parole, donne loccasion de parler aux timides et aux taiseux en respectant leur pudeur, relance la discussion Fait respecter le temps de parole (éventuellement le détermine à lavance ou use dun co-chairman) Gère les modes de prise de décision (unanimité? main levée vs vote secret?) Gère un participant – irrégulier (éventuellement règles dexclusion) – qui remet tout en question – qui critique tout ou coupe la parole … Ouvre un groupe par les présentations mutuelles, présente un invité …

24 Exercice: se présenter Base: nom, prénom (âge) Au nom de quoi on participe au groupe: – Exemple: Diplôme, qualification Institution… Qualités particulières pouvant être intéressantes pour les participants (savoir se vendre !!!)

25 Conduite de réunion Classification – Grands groupes – Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de lanimateur

26 Conditions matérielles: Préparer la réunion La convocation – Qui est invité – Quand et où la réunion commence – Quand elle finit – Conflits dintérêts – Approbation du PV ou des accords précédents Que faire si un absent conteste les décisions du PV? En aucun cas autoriser quil ne conteste le PV – Ordre du jour Avoir une procédure si un point veut être ajouté. – Varia En principe dans un varia un point non prévu peut être discuté, mais pas décidé.

27 Préparer la réunion Ambiance – Confort suffisant (nuisances) – Boissons (sandwiches?) – Non intrusion dun tiers pendant la réunion Règles concernant les GSM Disposition de la salle

28 Conduite de réunion Classification – Grands groupes – Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de lanimateur

29 Favoriser le moral Pouvoir faire abstraction des pressions extérieures en soudant le groupe – Dénoncer les manœuvres dintimidation – Renforcer les défenses collectives Rappeler à quoi servira le travail du groupe Ne pas tomber dans la morosité, le piétinement, limproductivité – Rappeler les progrès réalisés

30 Conduite de réunion Classification – Grands groupes – Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de lanimateur

31 Présence au groupe: 100% vigilant à ce qui se passe Souci de faire progresser le groupe (ne pas faire passer ses idées à tout prix) Conscience de leffet de ses propres attitudes Développer et maintenir la participation – Soutenir lattention – Développer les interactions Etre souple dans son rôle

32 Exercice collectif (Qualités de lanimateur) Quest-ce qui est facile pour vous? Quest-ce qui est difficile pour vous?

33 Présence au groupe: 100% vigilant à ce qui se passe Souci de faire progresser le groupe (ne pas faire passer ses idées à tout prix) Conscience de leffet de ses propres attitudes Développer et maintenir la participation – Soutenir lattention – Développer les interactions Etre souple dans son rôle


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