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1 Titre L'intranet, support stratégique de la communication de la collectivité

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Présentation au sujet: "1 Titre L'intranet, support stratégique de la communication de la collectivité"— Transcription de la présentation:

1 1 Titre L'intranet, support stratégique de la communication de la collectivité

2 2 Thomas Prudhomme, chef de projet WS INTERACTIVE Quelques références dIntranet de collectivités : Intranet Pastel de la Préfecture de Haute Garonne, Intranet de la SEMVAT, Intranet de lAgence de lEau Rhône Méditerranée Corse, SITR (Extranet)… Présentation

3 3 Intranet, définition (n. m.) Réseau de télécommunication et de téléinformatique destiné à l'usage exclusif d'un organisme et utilisant les mêmes protocoles et techniques que l'internet. (Journal officiel du 16 mars 1999 "Vocabulaire de l'informatique et de l'internet") Réseau local et privé (entreprise) qui utilise les technologies de l'Internet : Web, , etc., mais ne s'ouvre pas aux connexions publiques. Introduction

4 4 Plan de latelier Intranet et collectivités, les enjeux Intranet et communication à l'intérieur d'une collectivité Mise en oeuvre d'un Intranet dans une collectivité Conclusion… et discussions Introduction

5 5 1ère Partie Intranet et collectivités, les enjeux

6 6 Intranet et collectivités, les enjeux Maîtriser les implications sur le travail dans la collectivité : Habitudes de travail à adapter, à modifier Outils de travail partag é s et "contrôle" de l'activit é Archivage des actions (quantit é, qualit é ) Egalit é dans le travail remise en cause par l'utilisation des outils

7 7 Intranet et collectivités, les enjeux Maîtriser la communication au sein de la collectivité : Création dun support officiel dinformation Référence à une source commune, accessible par tous Fin des informations alternatives, officieuses, contradictoires…

8 8 Intranet et collectivités, les enjeux Maîtriser la communication vers l'extérieur : Source officielle du discours vers l'usager, accessible facilement par tous (moteur de recherche) Pr é parer et accompagner les campagnes de communication Offrir une nouvelle forme de communication vers les partenaires

9 9 Intranet et collectivités, les enjeux Maîtriser la communication vers l'extérieur : G é rer les urgences dans la collectivit é, et r é percuter vers le public Intranet SEMVAT: GRAND ESPACE EN PAGE D ACCUEIL RESERVE A L ACTUALITE

10 10 Intranet et collectivités, les enjeux Supporter la mise en place générale des NTIC... Intranet pour centraliser l'acc è s aux applications, Mise à disposition de tutoriaux, d aides à la prise en main Cr é ation d un environnement convivial, publication de retours d exp é rience

11 11 Intranet et collectivités, les enjeux... sans créer un "outil de plus" : Cr é er un environnement mixte : applications informatiques et contenu é ditorial Diversifier les discours : « direction vers employ é s » mais aussi « employ é s vers employ é s » Partager la gestion du contenu et inclure les utilisateurs au quotidien

12 12 2ème Partie LIntranet, outil de communication de la collectivité

13 13 LIntranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail Espaces de travail collaboratifs : - D é pôt de documents en ligne, - Workflow de collaboration, - Journal des actions Syst è me d Information R é gional de l Etat: MODULE DE CAR

14 14 LIntranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail Acc è s centralis é aux applications : - Acc è s à partir de l accueil - Identification centralis é e - Aide disponible Agence de l Eau Rhône M é diterran é e Corse: A DROITE DE LA PAGE D ACCUEIL, IDENTIFICATION ET LIENS D ACCES VERS TOUTES LES APPLICATIONS

15 15 LIntranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail Int é gration d organismes ext é rieurs grâce à des Intranet accessibles depuis l ext é rieur : Extranet Partie d'un intranet accessible à l'ext é rieur de l'entreprise à des personnes pr é cises - login et mot de passe pour des fournisseurs par exemple - sur Internet.

16 16 LIntranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication unifiée : la centralisation de l'information Acc è s à l'information ind é pendamment du poste de travail ou sur des supports partag é s Meilleur classement de l'information, acc è s à l'information facilit é e grâce à un moteur de recherche Un moyen d'archivage et de contrôle des acc è s : m é morisation des mises à jour

17 17 LIntranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication unifiée : la centralisation de l'information M é diath è que et mise à disposition de proc é dures, annuaires Pastel, Pr é fecture de la Haute Garonne : NOTES DE SERVICES EN LIGNE ET MOTEUR DE RECHERCHE - Information centralis é e et classifi é e - Recherche facilit é e

18 18 LIntranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication interne : un vecteur RH Relais des messages de la collectivit é vers les agents Diffusion d une Lettre interne lisible sur l Intranet, actualit é s sp é cifiques sur la vie du personnel Recueil de messages et de commentaires des agents sur la collectivit é

19 19 LIntranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication interne : un vecteur RH Communication vers les agents de la collectivit é - Utilisation d espaces r é currents pour la communication vers les agents -Actualit é s Pastel, Pr é fecture de la Haute Garonne : L EDITO EST LE RELAI DES DIRECTIONS

20 20 LIntranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication interne : un vecteur RH Relais de la vie associative et syndicale - Espaces d expression - Petites annonces -Agenda des associations Agence de l Eau Rhône M é diterran é e Corse: AGENDA DE L AMICALE ET DE L ASSOCIATION SPORTIVE

21 21 3ème Partie Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité

22 22 Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Analyse de l'existant : les questions à se poser Quels sont les contenus disponibles : informatiques (serveurs locaux, applications, site Internet) et é ditoriaux (archives papiers, communications, Ressources Humaines, site Internet) ? Quelle est l attitude g é n é rale de la collectivit é vis- à -vis des NTIC ? Quelle est la relation de la collectivit é avec l ext é rieur ? (Int é gration des fournisseurs, d organismes ext é rieurs, des usagers)

23 23 Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Choix fonctionnels et techniques Constitution d une é quipe de travail D é finition des besoins fonctionnels, des besoins d é volutions (fr é quence de mise à jour, gestion des contenus) et du planning D é finition d'une plate forme de d é veloppement (existant, interne/externe) : choix techniques R é daction d un cahier des charges (Interne/externe) Choix de la r é alisation (Interne/externe, outils CMS)

24 24 Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Mise en place des ressources, g estion des contenus Int é gration d une é quipe é ditoriale, d é finition des responsabilit é s (avant, pendant et apr è s la mise en ligne). Implication é quilibr é e des diff é rents services (informatique, communication, etc.) D é finition d une marche à blanc : dur é e, ressources disponibles et coh é rence avec le planning Pr é voir un beta-test avant la mise en ligne, avec retours utilisateurs

25 25 Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Lancement de lintranet : les premiers mois… Planifier et communiquer sur une date officielle de lancement Accompagnement du lancement par les autres voies de communication interne de la collectivit é Mise en place de moyens d assistance aux utilisateurs (t é l é phone, ou permanence) Supprimer les doublons d information

26 26 Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Lancement de lintranet : les premiers mois… Mise en place et promotion de produits d appels Intranet SEMVAT, REVUE DE PRESSE ET DOSSIER PRATIQUE SUR INTERNET Pastel, ACCES A LA BADGEUSE PAR LA PAGE D ACCUEIL - Infos pratiques de la collectivit é -Applications indispensables

27 27 Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Lancement de lintranet : les premiers mois… Mise en place et promotion de produits d appels Syst è me d Information R é gional, LIEN VERS LES MENUS DU RESTAURANT ADMINISTRATIF Pastel, MODULE DE PETITES ANNONCES - Informations tr è s locales, du quotidien -Espaces d é changes

28 28 Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Lancement de lintranet : les premiers mois… R é activit é sur les remarques utilisateurs Intranet SEMVAT, FORMULAIRE DE COMMENTAIRE SUR L INTRANET - Formulaires de commentaires - R é ponses personnalis é es et explications si pas de prise en compte de la remarque

29 29 Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Les freins possibles à loutil Probl è me des sources d informations alternatives - officielles (doublon avec l existant, papier ou web) - officieuses (maintien de « BDD locales » ) Approche non ergonomique (concession au moment du d é veloppement), incompr é hension de l outil Manque de formation sur l outil ou l environnement de l outil Manque d adh é sion, appropriation de l outil par un petit groupe ou manque de d é l é gation

30 30 Conclusion Les clés du succès ? Performances technologiques et ergonomie Pertinence et ressources éditoriales Adhésion, identification, participation Intranet informatique communication utilisateur

31 31 Conclusion Votre avis, vos expériences…


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