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Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation.

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1 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 1 Les G randes Etapes de Mise en Oeuvre Unité de Gestion du P3A Maroc LE JUMELAGE INSTITUTIONNEL

2 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 2 Plan Jumelage, grandes étapes Identification/formulation dun projet Approbation de la fiche de projet Appel à propositions Évaluation des propositions Préparation du contrat de jumelage Signature du contrat Mise en œuvre du projet

3 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 3 Jumelage, grandes étapes EtapeRésultat de létape Identification/formulationFiche de projet approuvée Appel à PropositionsPropositions des EMs Évaluation des propositionsChoix de lEM Préparation du contrat de jumelageContrat signé Mise en œuvre du projetRésultats du projet réalisés Clôture du projetProjet évalué, soldé et clôturé

4 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 4 Jumelage, grandes étapes EtapeRésultat de létape Identification/formulationFiche de projet approuvée Appel à PropositionsPropositions des EMs Évaluation des propositionsChoix de lEM Préparation du contrat de jumelageContrat signé Mise en œuvre du projetRésultats du projet réalisés Clôture du projetProjet évalué, soldé et clôturé

5 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 5 Identification/formulation dun projet de jumelage Assistance fournie à lAdministration bénéficiaire dans lidentification/formulation dun projet. Phase 1 de la mission Phase didentification et de formulation dun projet Commentaires de la CE La FP est soumise aux DG thématiques pour avis et observations Phase 2 de la mission Prise en compte des commentaires de la CE et préparation de la fiche finale La CE met à disposition des experts spécialisés dans le domaine Préparation (par le bénéficiaire, lUGP et la DCE) des TdR de la mission (domaine traité, profil des experts, volume de la prestation) Appel doffres lancé par la DCE (contrat cadre) Evaluation des offres (bénéficiaire, UGP et la DCE) Signature du contrat (DCE et le prestataire) Approbation finale de la fiche

6 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 6 Identification/formulation dun projet de jumelage 1 ère Phase de la mission : Identification/formulation dun projet –Briefing –Réunion de démarrage –Lancement de la mission Rencontres avec les partenaires Réunions de suivi Préparation de la fiche –Draft de la fiche de projet –Debriefing –Accord du bénéficiaire sur la fiche de projet

7 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 7 Identification/formulation dun projet de jumelage Commentaires de la CE sur la fiche de projet –Envoi par la DCE de la fiche de projet à la CE pour commentaires La fiche a eu laccord du bénéficiaire –Commentaires de la CE sur la fiche de projet Consultation des DG thématiques –Planification de la 2 ème phase de la mission (UGP, bénéficiaire et experts) Intégration des commentaires par les experts

8 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 8 Identification/formulation dun projet de jumelage 2 ème Phase de la mission : Prise en compte des commentaires de la CE –Réunion de briefing : Discutions des commentaires (Bénéficiaire, experts, DCE et UGP) –Prise en compte –Finalisation de la fiche de projet –Accord du bénéficiaire –Approbation finale de la fiche par CE

9 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 9 Jumelage, grandes étapes EtapeRésultat de létape Identification/formulationFiche de projet approuvée Appel à PropositionsPropositions des EMs Évaluation des propositionsChoix de lEM Préparation du contrat de jumelageContrat signé Mise en œuvre du projetRésultats du projet réalisés Clôture du projetProjet évalué, soldé et clôturé

10 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 10 Appel à propositions Circulation de la FP par lUGPaux 27 EM Préparation des propositions par les EMs Date limite des questions Réponse aux questions des EMs Date limite des réponses Finalisation des propositions par les EMs Publication de lavis dAàP Huit semaines 11 jours Une semaine 21 jours Avis de publicationAppel à Proposition Date limite de soumission des propositions

11 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 11 Avis dappel à propositions Publication dun avis dappel à propositions dans le site web de la CE Lavis comporte les informations suivantes : –Référence du projet (programme, bénéficiaire, financement) –Nature des activités –Budget du projet –Calendrier prévisionnel 1.Date limite de soumission 2.Dates de demandes de clarification 3.Date de réponses 4.Date de la réunion de sélection 5.Date indicative de notification de lattributaire 6.Date de démarrage du projet 7.Date de signature du contrat de jumelage

12 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 12 Soumission des propositions –Répondre clairement à la fiche de projet avec un degré avancé de préparation. (Manifestations dintérêt ne sont considérées comme éligibles). –Une seule proposition par EM À titre individuel (partenaire principal) Dans le cadre dun consortium –Répondre selon format standard (annexe C2) –Pertinence du système de lEM pour le bénéficiaire –Description de la stratégie suggérée pour la mise en œuvre du projet –Proposition inclut les CV des CP, CRJ et ECT Les propositions doivent arriver à lUGP avant la date limite indiquée dans lavis dAàP

13 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 13 Jumelage, grandes étapes EtapeRésultat de létape Identification/formulationFiche de projet approuvée Appel à PropositionsPropositions des EMs Évaluation des propositionsChoix de lEM Préparation du contrat de jumelageContrat signé Mise en œuvre du projetRésultats du projet réalisés Clôture du projetProjet évalué, soldé et clôturé

14 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 14 Évaluation/choix de lEM partenaire Notification du choix de lEM Constitution dun Comité dévaluation Évaluation administrative Réunions de sélection Évaluation technique

15 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 15 Constitution du comité dévaluation Président Secrétaire 3 Évaluateurs (nombre impair) : un membre de lUGP et deux représentants du bénéficiaire désignés nominativement Observateurs : La DCE participe en tant quobservateur Approbation de la composition du comité dévaluation par la DCE Les membres signent une déclaration de confidentialité et dimpartialité Comité dévaluation Évaluation administrative Réunions de sélection Évaluation technique Évaluation/choix de lEM partenaire

16 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 16 Évaluation administrative Analyse administrative des propositions : une grille standard est utilisée Préparation du rapport dévaluation administrative précisant les EM admis administrativement et qui seront invités aux réunions de sélection Approbation par la DCE Notification des résultats Comité dévaluation Évaluation administrative Réunions de sélection Évaluation technique Évaluation/choix de lEM partenaire

17 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 17 Réunions de sélection Permettre au bénéficiaire dapprécier la qualité du savoir faire offert par lEM afin de faire son choix La délégation du bénéficiaire doit comporter le CP, lhomologue du CRJ et les évaluateurs La délégation de lEM doit comporter le CP et le CRJ UGP : Président DCE : Observateur Pour tous les partenaires admis administrativement se passent le même jour Comité dévaluation Évaluation administrative Réunions de sélection Évaluation technique Évaluation/choix de lEM partenaire

18 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 18 Evaluation technique EM ne sont pas considérés comme soumissionnaires commerciaux Évaluation sera basée sur : avantage comparatif de leur système administratif Qualité et expérience des experts proposés Le choix dune proposition sera arrêté sur des critères objectifs. Des grilles dévaluation sont utilisées Les résultats de lévaluation technique sont résumés dans un rapport dévaluation technique Approbation du rapport par la CE Notification des résultats par lUGP Comité dévaluation Évaluation administrative Réunions de sélection Évaluation technique Évaluation/choix de lEM partenaire

19 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 19 Jumelage, grandes étapes EtapeRésultat de létape Identification/formulationFiche de projet approuvée Appel à PropositionsPropositions des EMs Évaluation des propositionsChoix de lEM Préparation du contrat de jumelageContrat signé Mise en œuvre du projetRésultats du projet réalisés Clôture du projetProjet évalué, soldé et clôturé

20 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 20 Elaboration du contrat de jumelage Lorsque le PB a choisi un partenaire, il incombe aux deux administrations partenaires (EM + PB) délaborer sous leur entière responsabilité le plan de travail détaillé avec un budget correspondant. Ces éléments constitueront, avec les autres annexes définies dans le Manuel, le contrat de jumelage. Le succès dun projet dépend souvent largement de la qualité et de lappropriation par les partenaires du contrat de jumelage

21 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 21 En pratique… Les partenaires de lEM organisent des visites au Maroc pour faciliter la préparation conjointe du contrat LUGP veille au respect des règles et procédures assure le suivi des missions organisées par les EM

22 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 22 Structure du contrat de jumelage Conditions particulières (document principal) Annexe A1: plan de travail (description de laction) Annexe A2: conditions générales applicables aux contrats de subvention dans le cadre des actions extérieures de la Communauté européenne Annexe A3: budget de laction (y compris la part cofinancée par le bénéficiaire final de laction) Annexe A4: procédures de passation de marchés Annexe A5: demande type de paiement et fiche signalétique financière Annexe A6: rapport de vérification des dépenses Annexe A7: dispositions financières particulières Annexe A8: mandats (en cas de constitution dun consortium dÉtats membres).

23 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 23 Processus délaboration du contrat de jumelage 3 mois Préparation du CJ Avis motivé de lUGP/DCE/CE Contrôle de la version modifiée Finalisation du CJ Signature 4 semaines Prise en compte de lavis motivé 4 semainesXY Objectif : 3 mois + X + Y = 6 mois max Notification du choix de lEM par lUGP Soumission à lUGP du 1 er Draft Soumission à lUGP de la version modifiée Approbation du CJ

24 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 24 Le plan de travail Reflète une stratégie claire, assortie dindicateurs mesurables pour parvenir aux résultats obligatoires Spécifie en détail les prestations et les contributions qui seront apportées Explique clairement « qui fait quoi »

25 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 25 Le plan de travail Doit être conforme à la fiche de projet au niveau des résultats à atteindre et du budget total Doit préciser les activités liées aux résultats obligatoires –Quoi? – –Quand ?– –Combien de temps? – –Quelles ressources EM? – –Quelles ressources PB?- –Quelles conditions préalables? –Quels indicateurs de réalisation? Clarifie les ressources administratives du PB, les questions de langue, du profil de lassistant du CRJ et de son recrutement, le calendrier général du projet

26 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 26 Délais, durée du contrat de jumelage Etablissement initial du CRJ Durée du plan de travailClôture du projet (Rapport final et certificat daudit) XDurée du plan de travail Durée légale du contrat = Durée du plan de travail + X + Y X + Y = 3 mois Y Date de démarrage légale = Date de notification par lUGP du contrat signé

27 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 27 Le budget Coûts éligibles Liste non exhaustive -Frais encourus lors de la préparation du contrat de jumelage -Plafonds en fonction du budget de jumelage (6 voyages pour 1M) -conditions : seuls le CP et le CRJ sont éligibles. Durée de Préparation ne dépassant pas 6 mois -CRJ (salaire pays origine, indemnités journalières, logement, assurance, voyages ) -Assistant CRJ (recruté en externe) -Visites CP et ECT EM (honoraires, coûts de gestion et voyages) -Formations, Visites détudes de fonctionnaires de ladministration bénéficiaire (voyages et indemnités journalières) -Frais dinterprétariat/traduction/documentation -Petit équipement (max 5000) -Frais daudits -Réserve pour couvrir les variations dans les prix

28 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 28 Signature du contrat et notification LUGP notifie la signature du contrat aux partenaires = début de la période légale Maroc Pour lAutorité contractante MAEC Maroc Pour le Bénéficiaire personne engageant la responsabilité du gouvernement Chef de délégation de la DCE (endossement) EM Pour lEM partenaire personne engageant la responsabilité du gouvernement

29 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 29 Jumelage, grandes étapes EtapeRésultat de létape Identification/formulationFiche de projet approuvée Appel à PropositionsPropositions des EMs Évaluation des propositionsChoix de lEM Préparation du contrat de jumelageContrat signé Mise en œuvre du projetRésultats du projet réalisés Clôture du projetProjet évalué, soldé et clôturé

30 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 30 Mise en oeuvre En Bref Gestion par les CPs –Gestion financière et la logistique nécessaire à la mise en œuvre Suivi –Réalisation des résultats obligatoires –Réunions de coordination –Rapports trimestriels, rapport final –Evaluation par lUGP et la DCE –Comité de pilotage Evaluation –Experts indépendants mandatés par la CE Modifications au contrat Clôture

31 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 31 Modifications au contrat Principes Modifications demandées doivent être justifiées Examen par lUGP Respect de la règle de légalité de traitement entre soumissionnaires. Non rétroactivité Respect du montant maximal de la subvention prévue dans le contrat. Procédures - l avenant - la lettre davenant (ordre administratif)

32 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 32 Modifications au contrat 1. Avenants : Signatures : par les signataires du contrat de jumelage. Délais: dune partie à lautre min 30 jours avant la date à laquelle lavenant devrait entrer en vigueur. Approbation : signature, endossement et notification par lUGP 2. Lettres davenant (ordres administratifs) Signatures : CPs de manière autonome et conjointe. Notification à lUGP avec copie à la DCE. Délais : Toute modification doit être notifiée préalablement à sa mise en œuvre

33 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 33 Les grandes étapes du jumelage Identification/formulation du projet de jumelage 4 à 6 mois Appel à propositions 2 mois Évaluation 1 mois Préparation et signature du contrat de jumelage 6 à 8 mois Mise en œuvre du projet Jusquà 36 mois

34 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 34 Conclusion Utilité du jumelage à améliorer la législation (rapprochement à lacquis communautaire) à mettre en place/renforcer les compétence du bénéficiaire à accroître les capacités de planification dans les secteurs concernés

35 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 35 Conclusion Avantages Gain de temps et dexpérience Evolution plus rapide des pratiques Accroissement de la motivation et de la confiance de ladministration bénéficiaire

36 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 36 Conclusion Conseils Bonne préparation du projet Choix du partenaire Respect des obligations de chaque acteur pendant tout le projet Durabilité des résultats Mais surtout Etablissement de relations de travail conviviales; Confrontation des idées et des points de vue; Suppression des barrières culturelles, processus dapprentissage mutuel dans un esprit de parrainage

37 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 37 Enseignements tirés Un jumelage ne peut apporter de solution à tous les problèmes auxquels est confrontée une administration Importance du climat de confiance ; nécessité dune totale transparence entre les deux parties Conclusion

38 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 38 Conclusion Expérience acquise Identification/formulation dune fiche de projet -Une bonne analyse préalable de la thématique à aborder -Ne pas être trop ambitieux -Besoins clairement définis et fiche correctement élaborée

39 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 39 Expérience acquise Sélection du partenaire de jumelage -Bonne corrélation entre les qualifications de léquipe dexperts proposés et les besoins du projet - Souplesse et adaptation Conclusion

40 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 40 Expérience acquise Élaboration du contrat de jumelage -Responsabilité des acteurs très claire -Résultats durables, réalistes et mesurables -Le budget clair et réaliste -Le projet doit bénéficier de lapprobation de lautorité politique à léchelon le plus élevé Conclusion

41 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 41 Expérience acquise Mise en œuvre du projet -Bien préparer laccueil de du CRJ -Bonne communication sur le projet (séminaire de lancement, …) -Organiser des réunions régulières avec les différents acteurs du projet -Etre flexible: ne pas hésiter à changer ou adapter des activités et actions si cela est nécessaire pour assurer le succès du projet Conclusion

42 Workshop on implementation of Twinning Project / Baku, 6-7 November 2008 This project is funded by European Union This project is implemented by ECO Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan 42 Pour plus dinformations, consultez le Manuel de référence pour les projet de « jumelage » Il définit les principes fondamentaux régissant les jumelages institutionnels Il établit lensemble des procédures permettant la gestion opérationnelle et financière des jumelages par les acteurs impliqués Disponible sur les sites de : LUGP La DCE : Merci de votre attention, …


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