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SIFAC Système dInformation Financier Analytique et Comptable 06/02/2008 Présentation générale des fonctionnalités et modalités de mise en place.

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1 SIFAC Système dInformation Financier Analytique et Comptable 06/02/2008 Présentation générale des fonctionnalités et modalités de mise en place

2 2 Sommaire 1.Les nouvelles fonctionnalités et procédures SIFAC Flux de dépense Flux de recette Conventions, contrats et opérations pluriannuelles Comptabilité analytique 2.Le paramétrage de SIFAC Modélisation de la structure budgétaire Modélisation de la structure et de la mécanique analytique 3.Calendrier 2008

3 3 1.Les nouvelles fonctionnalités et procédures SIFAC Flux de dépense Flux de recette Conventions, contrats et opérations pluriannuelles Comptabilité analytique

4 4 Un flux de dépense modernisé Dans NABUCODans SIFAC Édition des mandats (papier)Suppression du mandat papier Lattestation de service fait nimpacte pas la comptabilité : Lattestation de service fait impacte la comptabilité : Pas dimputation par secteur mixte de TVA Imputation par secteur mixte de TVA Imputation analytique Détermination automatique de données (ex : comptes budgétaires et comptables déterminés par le groupe de marchandises) Entrée marchandise Prestation de service Travaux Service fait Impact budgétaire, comptable et analytique Service fait Entrée marchandise Prestation de service Travaux

5 5 Comparaison des flux de dépense NABUCO et SIFAC Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Service faitCréation de la facture et enregistrement définitif Liquidation Annuel Pluriannuel (conventions…) Ordonnateur Visa et paiement Visa ordonnateur NABUCO SIFAC Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Service faitLiquidation, mandatement Liquidation Annuel Ordonnateur Comptable Visa et paiement Visa ordonnateur et mise sous bordereau Impact budgétaire, comptable et analytique Impact budgétaire Impact comptable Réservation de crédits Impact comptable complémentaire Comptable

6 6 Rôles des intervenants dans les flux de dépense NABUCO et SIFAC Ordonnateur NABUCO SIFAC OrdonnateurComptable Gestionnaire Responsable composante Agence comptable Gestionnaire Responsable composante Responsable Composante (visa) Responsable Composante (visa) Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Service faitLiquidation, mandatement Liquidation Annuel Visa et paiement Visa ordonnateur et mise sous bordereau Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Service fait Création de la facture et enregistrement définitif Liquidation AnnuelPluriannuel Visa et paiement Visa ordonnateur Agence comptable Contrôle juridique de lordonnateur Liste factures à payer, justificatifs Contrôle juridique de lordonnateur Bordereaux, mandats, justificatifs

7 7 Détail du flux de dépense SIFAC 7 Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Impact budgétaire Réservation de fonds Commande dachat Entrée marchandise, prestation, travaux Facture fournisseur comptabilisée Faculté de blocage avant mise en paiement Engagement juridique – Bon de commande Service fait Création de la facture et enregistrement définitif Liquidation AnnuelPluriannuel Contrat Ordonnateur Comptable Impact analytique Impact comptable D 6xx / 2xx C 408 Impact comptable D 408 D/C 6xx / 2xx C 401/404 Ajustement des crédits (en cas de modification) Ajustement analytique Paiement Visa et paiement Impact comptable D 401/404 C 5xx Accord pour paiement Visa ordonnateur Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel)

8 8 Un flux de recette modernisé Dans NABUCODans SIFAC Contrats : création hors Nabuco des factures (formats Excel, Word…). Contrats : document de facturation SIFAC (modèle unique) Enregistrement et émission des titres de recettes (papier) par le Service financier Pas démission de titres de recettes. Pour les contrats : 1) Enregistrement dune « pré-facture » par les composantes 2) Visa et complément denregistrement par le Service financier

9 9 Comparaison des flux de recette NABUCO et SIFAC NABUCO SIFAC Comptable Contrat, convention, notification Prise en charge comptable Création du titre de recettes Service financier Mise sous bordereaux de titres Encaissement Document de facturation Document de vente (contrat, convention) Prise en charge comptable Comptable Préfacture (remplace facture Excel) Enregistrement complet Encaissement Impact budgétaire, comptable et analytique Impact budgétaire Impact comptable Composante Création et émission de la facture (hors Nabuco) Service financier Composante Contrat, convention, notification Émission des factures (contrats) Composante Visa ordonnateur (contrats) Liste des factures, justificatifs Composante Visa ordonnateur (contrats) Demande de virement (subvention) Bordereaux, titres, justificatifs Demande de virement (subvention) Justificatifs

10 10 Détail du flux de recette SIFAC 10 Commande Contrat Facture (enregistrement complet) Comptabilisation Document de facturation Document de vente Prise en charge comptable Ordonnateur Comptable Impact budgétaire Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique Préfacture Enregistrement complet Encaissement Impact comptable D 5XX C 4112

11 11 Les conventions, contrats et opérations pluriannuelles Dans NABUCODans SIFAC Module convention non activéActivation du module convention Gestion des opérations possible en utilisant les destinations Gestion des opérations par la fonction « Organigramme Technique de Projet » (OTP) pour le suivi des conventions, contrats, opérations de travaux. Suivi annuel ou pluriannuel.

12 12 LOrganigramme Technique de Projet : lOTP = élément dOTP eOTP Exemple dapplication: suivi de contrat de recherche réalisé par plusieurs composantes 2 équipes de recherche

13 13 3.Le paramétrage de SIFAC Modélisation de la structure budgétaire Modélisation de la structure et de la mécanique analytique

14 14 La structure budgétaire Centre financier (= CR) : unité dexécution budgétaire

15 15 Lenregistrement des recettes et dépenses Centre de coûts : collecteur des dépenses et charges indirectes Centre de profits : collecteur de recettes

16 16 Relation entre Centre financier, Centre de coûts, Centres de profit et eOTP (conventions) Centre Financier (ex CR) Centre(s) de Profit e-OTP (ex : convention) Centre(s) de Coût RecettesDépenses

17 17 La comptabilité analytique : introduction La comptabilité analytique permet de mesurer les coûts des différentes activités de lUniversité Charges & produits Comptabilité générale Analyse par compte du plan comptable général (comptes) Comptabilité budgétaire Analyse par composante (Centres Financiers) Comptabilité analytique Analyse des coûts des activités de luniversité

18 18 La comptabilité analytique : principe général On mesure un coût pour une activité de luniversité (le pourquoi) Exemple dactivité : assurer la formation des étudiants On mesure un coût pour un objet de coût (le pour qui) Exemple dobjet de coût : étudiant de master 1 de psychologie On déverse les coûts des activités sur les objets de coût à laide de clefs de répartition On obtient le coût de la formation dun étudiant de master 1 de psychologie Autres exemples dactivités : évaluer les étudiants, recruter et inscrire les étudiants, concevoir les formations, réaliser les enseignements à distance, assurer la communication institutionnelle, mettre à disposition des ressources documentaires, … Autres exemples dobjets de coût : une filière, un étudiant dune étape, une équipe de recherche, un chercheur,…

19 19 La comptabilité analytique : principe Quel est le périmètre des coûts que lon souhaite mesurer? Coût complet Ex : coût de la formation dun étudiant de master 1 de psychologie Coûts directs salaires des enseignants reprographie matériel pédagogique dédié … Coûts indirects % salaires des IATOSS du département, UFR, services centraux % documentation (SCD) % chauffage, électricité …

20 20 La comptabilité analytique : le principe coûts complets, KM1 PsychoLabo XTotal Évaluer la recherche030 Former les étudiants Gestion financière10 20 Total ACTIVITES (pourquoi) OBJETS DE COUT (pour qui) Exemple de tableau de bord simplifié de comptabilité analytique

21 21 La comptabilité analytique : les étapes de mise en oeuvre 1.Définir les objectifs Pourquoi veut-on mesurer les coûts ? 2.Définir les activités et les objets de coût Quels sont les axes danalyse des coûts ? Les activités sont réparties en 2 groupes (ou processus) : les activités « métier » (recherche, formation, vie étudiante) et les activités « support » (service dappui, pilotage, diffusion des savoirs) 3.Définir le périmètre des charges et produits Ex : les salaires des personnels État sont ils intégrés aux coûts ? 4.Élaborer la mécanique analytique Quels clefs de répartition pour imputer les charges ? 5.Paramétrer et tester SIFAC 6.Former et accompagner les gestionnaires

22 22 Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus métier : Recherche

23 23 Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus métier : formation

24 24 Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus métier : vie étudiante

25 25 Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus support : services dappui

26 26 Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus support : pilotage Une seule activité : pilotage Aucun objet de coût (provisoire)

27 27 Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus support : diffusion des savoirs

28 28 Calendrier SIFAC et comptabilité analytique Février 2008Mars 2008Avril 2008 Direction Validation Composantes Propositions pour optimiser des flux de recettes et dépenses Expression de besoins en comptabilité budgétaire et analytique (activités et/ou objets de coût) Groupes projet SIFAC et comptabilité analytique Proposition de modélisation budgétaire et analytique + composantes Direction Validation

29 Vos questions …


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