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1 LES ACHATS AU CNRS Actualités et Préparation de la fin dannée 2010.

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1 1 LES ACHATS AU CNRS Actualités et Préparation de la fin dannée 2010

2 2 LES ACHATS AU CNRS Actualités et Préparation de la fin dannée La fin du marché national des Gaz industriels 2. Le passage de la carte Affaires à la carte Corporate 3. Le marché Hébergement 4. La carte dachat 5. Les contrats de service

3 3 1. La fin du marché national des Gaz industriels Le marché passé avec AIR LIQUIDE a expiré le 31 octobre Le marché passé avec AIR LIQUIDE a expiré le 31 octobre Depuis le 01 Novembre 2010 : Chaque unité est libre de commander ses bouteilles de gaz auprès du fournisseur de son choix. Depuis le 01 Novembre 2010 : Chaque unité est libre de commander ses bouteilles de gaz auprès du fournisseur de son choix. Malgré lexpiration du marché, les prix nationaux d'Air Liquide sont maintenus jusqu'à fin janvier Malgré lexpiration du marché, les prix nationaux d'Air Liquide sont maintenus jusqu'à fin janvier Une nouvelle grille tarifaire au titre d'une offre préférentielle sera négociée en fin d'année pour l'année Une nouvelle grille tarifaire au titre d'une offre préférentielle sera négociée en fin d'année pour l'année 2011.

4 4 2. Le passage de la carte Affaire à la carte Corporate A compter du mois de décembre 2010, la carte AFFAIRE sera remplacée par : La carte CORPORATE Nous conservons Un fonctionnement identique aux anciennes cartes affaires Le réseau Visa Le débit sur le compte du porteur La solidarité individuelle Le relevé mensuel dopérations Personnalisation des plafonds cartes Les nouveaux avantages Activation de la carte à la 1 ère transaction Choix du Code confidentiel Une carte qui dure 3 ans Une meilleure couverture assurance et assistance Option SMS

5 5 2. Le passage de la carte Affaire à la carte Corporate 2. Le passage de la carte Affaire à la carte Corporate : Les modalités Pour les porteurs dune carte affaire CNRS : Pour les porteurs dune carte affaire CNRS : Les porteurs recevront une nouvelle carte corporate à leur domicile courant décembre 2010 (la date est encore à confirmer). Les porteurs recevront une nouvelle carte corporate à leur domicile courant décembre 2010 (la date est encore à confirmer). Le référent carte Affaire de la Délégation – M.C. Ferré – adressera une fiche aux porteurs au moment de la migration des cartes. Le référent carte Affaire de la Délégation – M.C. Ferré – adressera une fiche aux porteurs au moment de la migration des cartes. Pour les agents qui nont pas de carte affaire et qui souhaitent demander une carte corporate : Pour les agents qui nont pas de carte affaire et qui souhaitent demander une carte corporate : Sinformer auprès de son responsable dunité pour formuler sa demande Sinformer auprès de son responsable dunité pour formuler sa demande Contacter le référent carte Affaire de la Délégation pour obtenir un formulaire de demande (VP78). Contacter le référent carte Affaire de la Délégation pour obtenir un formulaire de demande (VP78).

6 6 Ile de FranceProvince Chambre SimpleChambre DoubleChambre SimpleChambre Double Utilisation du marché hébergement ou règlement par carte affaires Hors marché hébergement / carte affaires Ile de FranceProvince Plafonds en IDFPlafonds en régions Forfait à 60 6 Nouvelles dispositions applicables depuis le 12 juillet 2010 jusquau 31 décembre Le marché Hébergement (1/2)

7 7 3. Le marché Hébergement (2/2) 3. Le marché Hébergement (2/2) Etat des lieux : Malgré la mise en place de loutil V2 de SIMBAD et le nouveau système de paiement des hôtels (Vpayment), le CNRS rencontre encore trop de problèmes dans le fonctionnement du marché. Etat des lieux : Malgré la mise en place de loutil V2 de SIMBAD et le nouveau système de paiement des hôtels (Vpayment), le CNRS rencontre encore trop de problèmes dans le fonctionnement du marché. A ce titre, une enquête nationale de satisfaction va être lancée auprès des unités afin de : A ce titre, une enquête nationale de satisfaction va être lancée auprès des unités afin de : - mieux « quantifier » le mécontentement - mieux « quantifier » le mécontentement - mieux cerner les attentes des utilisateurs - mieux cerner les attentes des utilisateurs La date de lancement est encore inconnue à ce jour et la délégation reviendra vers vous le moment venu.

8 8 4. La carte dachat : Rappel du périmètre dutilisation (1/2) Tous les achats < TTC peuvent être payés par carte dachat SAUF : Les achats de transports (marché FRAM) Les achats de transports (marché FRAM) Les dépenses de mission (carte Affaires/ carte Corporate) Les dépenses de mission (carte Affaires/ carte Corporate) Les achats relevant dun marché national ou local Les achats relevant dun marché national ou local Les inscriptions à des colloques organisés par le CNRS Les inscriptions à des colloques organisés par le CNRS Les dépenses de facturation interne Les dépenses de facturation interne

9 9 4. La carte dachat : Rappel du périmètre dutilisation (2/2) Pour les réservations à létranger : Pour les réservations à létranger : 1. AVANT de faire la transaction : Vérifier le montant de lindemnité journalière. Vérifier le montant de lindemnité journalière. Appeler la Délégation pour VISA. Appeler la Délégation pour VISA. (Sylvette Vezien, ou Thierry Constantin, ou Emmanuelle Neuville) 2. AU RETOUR de la mission : Mentionner la transaction carte achat Mentionner la transaction carte achat sur létat de frais de lagent. sur létat de frais de lagent. Depuis le 01 octobre 2010, il est possible de régler les réservations dhôtel via la carte dachats sous certaines conditions ! Pour les réservations en France : Pour les réservations en France : AVANT de faire la transaction : 1. Vérifier si le passage par le marché Hébergement est possible. Hébergement est possible. 2. Si Non, passer par la carte affaires. 3. Si lagent na pas de carte, analyser sil est pertinent de faire une demande. pertinent de faire une demande. 4. Si Non, il est alors admis de régler lachat via la carte sous réserve du VISA de la via la carte sous réserve du VISA de la Délégation Délégation Même procédure que pour létranger. Même procédure que pour létranger.

10 10 4. La carte dachat : Bilan de fin dannée Ensemble des unités Nombre commandes éligibles Nombre commandes carte achat Pourcentage commande carte achat sur commandes éligibles Indicateur Pour octobre ,71 % Pour lannée ,74 % Objectif national : 20% des commandes doivent être passées par carte dachat dici la fin 2010

11 11 4. La carte dachat : Le plan daction En octobre 2010, Rencontre avec les 5 plus gros laboratoires : En octobre 2010, Rencontre avec les 5 plus gros laboratoires : Direction, Service Gestion et Acheteurs de lunité Direction, Service Gestion et Acheteurs de lunité Un correspondant carte achat en labo pour communiquer sur les bonnes pratiques déjà mises en place : Un correspondant carte achat en labo pour communiquer sur les bonnes pratiques déjà mises en place : Jérôme Baussart Un réseau local carte achat ouvert à compter du 01 janvier 2011 pour permettre à chacun de communiquer, échanger sur les difficultés et bonnes pratiques : Un réseau local carte achat ouvert à compter du 01 janvier 2011 pour permettre à chacun de communiquer, échanger sur les difficultés et bonnes pratiques :

12 12 4. La carte dachat : Calendrier de clôture Dernières transactions : 10 décembre 2010 Dernières transactions : 10 décembre 2010 Dernières régularisations de commandes : 17 décembre 2010 Dernières régularisations de commandes : 17 décembre 2010 Pour éviter tout risque de piratage, les cartes seront désactivées à compter du 11 décembre 2010 et seront réactivées le 03 janvier Rappel sur les bonnes pratiques du R.O.P. : Rappel sur les bonnes pratiques du R.O.P. : Dans XLAB : 1. Saisir une commande prévisionnelle, monoligne, monocode 2. Saisir le numéro de carte 3. Renseigner la TVA s'il y a lieu Penser à régulariser rapidement les transactions 1. Imprimer le bon de commande afin que la commande parte 2. Vérifier au préalable dans Couguar si le fournisseur existe en BFC Ne plus envoyer les bordereaux de commandes, de missions et de Service Fait

13 13 5. Les contrats de service Afin dharmoniser les procédures dexécution des marchés au CNRS, chaque Directeur dUnité signera les contrats de service de son labo à compter du 1 er janvier 2011, si le montant cumulé sur la période est inférieur au seuil. Afin dharmoniser les procédures dexécution des marchés au CNRS, chaque Directeur dUnité signera les contrats de service de son labo à compter du 1 er janvier 2011, si le montant cumulé sur la période est inférieur au seuil. (reconductions et avenants également signés par le DU). (reconductions et avenants également signés par le DU). Les modifications « pratiques » pour le labo sont les suivantes : Les modifications « pratiques » pour le labo sont les suivantes : De nouveaux modèles à remplir (contrat, avenant, reconduction) De nouveaux modèles à remplir (contrat, avenant, reconduction) Les contrats originaux seront à conserver au labo (hormis loriginal qui doit être transmis au fournisseur). Toutefois, ces contrats doivent continuer à être référencés dans BFC. Cest pourquoi, le contrat complété devra être envoyé par mail au pôle Achats de la délégation avant signature, pour visa et affectation du numéro. Les contrats originaux seront à conserver au labo (hormis loriginal qui doit être transmis au fournisseur). Toutefois, ces contrats doivent continuer à être référencés dans BFC. Cest pourquoi, le contrat complété devra être envoyé par mail au pôle Achats de la délégation avant signature, pour visa et affectation du numéro. Une fois le contrat signé par les 2 parties, une copie de contrat devra être envoyée au Une fois le contrat signé par les 2 parties, une copie de contrat devra être envoyée au pôle Achat de la Délégation. Une copie de chaque reconduction ou avenant devra être également envoyée à la Délégation. pôle Achat de la Délégation. Une copie de chaque reconduction ou avenant devra être également envoyée à la Délégation. Le Délégué Régional enverra une note de service à lensemble des Directeurs dunité courant décembre. Le Délégué Régional enverra une note de service à lensemble des Directeurs dunité courant décembre.


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