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Aix-Marseille Université, un nouvel établissement, une nouvelle organisation Conférence annuelle Téthys 1.

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1 Aix-Marseille Université, un nouvel établissement, une nouvelle organisation Conférence annuelle Téthys 1

2 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université I- Eléments de rappel sur le processus II- Méthodologie III- Lorganisation de transition IV – Objectif : lorganisation cible 2

3 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université I-Eléments de rappel sur le processus 3

4 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Eléments de rappel sur le processus a) Un schéma dorganisation administrative adopté par les trois CA en décembre b) Un « texte fixant les principes fondateurs dune université unique » adopté par les trois CA en décembre c) Des statuts de lUniversité unique adoptés par les trois CA en décembre d) Une mission confiée aux trois DGS par les Présidents. 4

5 ORGANISATION ADMINISTRATIVE PRESIDENT TimoneLuminy Sites délocalisés A traiter à part Niveau Central Niveau Campus (services centraux déconcentrés) Secrétaire Général Services centraux (Directions : des RH, des Finances, de la Recherche, des RI, du Pilotage et du contrôle de gestion, des Affaires Juridiques, H&S, des Achats, des Etudes et de la Vie Etudiante, du Patrimoine et de la Logistique, de la Communication. Gestion, impulsion, coordination, animation, veille juridique, conseil Agent Comptable Services communs (BU, SUIO, BAIP, Sport, Médecine prév, SI,For Co. …) Compétences transversales Antennes déconcentrées de certaines Directions sur les campus : Finances (mandats et recettes), Achats (MAPA), Hygiène et sécurité, Patrimoine (bureau détudes), Etudes (scolarité administrative). UFR, Instituts et Ecoles Organisation et gestion pédagogique et scientifique, Gestion financière (budget, engagements), Gestion du patrimoine (exploitation et maintenance), Gestion RH de proximité (congés, horaires …) Niveau Composantes SGASU chargés de : DRH DSI DR DAF DPL DEVE SG Adjoint (généraliste) Marseille Centre EtoileAix 5

6 Organisation administrative et technique dAix- Marseille Université Eléments de rappel sur le processus b) Un « texte fixant les principes fondateurs dune université unique » adopté par les trois CA en décembre Le choix de 3 niveaux de gestion est confirmé : centre / campus / composante Extraits : « - Les services centraux Les services centraux de luniversité seront constitués de Directions. Celles-ci seront chargées des grandes fonctions transversales que sont en particulier la gestion financière, considérée dans son ensemble, la gestion des ressources humaines et celle du patrimoine immobilier. Les services qui sinscrivent en appui et en soutien des missions fondamentales de luniversité, tels les services dappui à la recherche ou aux formations, feront également partie des services centraux. Les directions centrales auront des missions : danimation de coordination de gestion de veille juridique de conseil et de mise en œuvre de la politique de létablissement. Lobjectif principal en matière de partage des compétences entre le centre, les campus et les composantes sera la suppression des doublons, la simplification des procédures, loptimisation des ressources consommées et la qualité du service rendu. » 6

7 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Eléments de rappel sur le processus Extraits du « texte fixant les principes fondateurs dune université unique » adopté par les trois CA en décembre « - Les campus Lorganisation administrative et technique de luniversité sera fondée sur un principe de mutualisation à léchelle dun campus. Cette mutualisation concernera la majorité des fonctions support (finances, marchés publics, patrimoine ou scolarité par exemple). Cette mutualisation doit conduire à une masse critique seule capable dassurer le niveau de compétence nécessaire pour garantir le professionnalisme indispensable au fonctionnement des facultés, écoles et instituts de notre université et donc en définitive de luniversité dans son ensemble. Ces antennes de campus seront rattachées aux services centraux. 5 campus sont identifiés : Aix-en-Provence Étoile Marseille centre Timone Luminy Les sites déconcentrés seront rattachés chaque fois que nécessaire à un de ces 5 campus ou directement aux services centraux. » 7

8 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Eléments de rappel sur le processus Extraits du « texte fixant les principes fondateurs dune université unique » adopté par les trois CA en décembre « - Les composantes Compte tenu des enjeux et des contraintes décrites plus haut, les composantes (UFR, Instituts et Écoles) auront une administration réduite mais avec un encadrement renforcé. …/…. Pour ce niveau composante, il sagit beaucoup plus davoir une administration de proximité accompagnant les missions des composantes notamment vis-à-vis de leurs étudiants quune administration de gestion. » 8

9 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Eléments de rappel sur le processus Extraits du « texte fixant les principes fondateurs dune université unique » adopté par les trois CA en décembre Les missions de la plupart des Directions sont, cette fois,décrites précisément - Une Direction du pilotage et du contrôle de gestion (page 9) - Une Direction chargée de laudit interne (page 9) - Une Direction de la recherche et de la valorisation (page 15) - Une Direction des études et de la vie étudiante (page 21) - Une Direction des ressources humaines (page 28) - Une Direction des finances (page 34) - Une Direction opérationnelle du système dinformation (pages 36 et 37) - Une Direction du patrimoine et de la logistique (page 39) 9

10 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Eléments de rappel sur le processus c) Une mission confiée aux trois DGS par les Présidents dUniversité. -Une première réunion le 27 mai Une seconde réunion le 13 septembre Depuis une réunion par mois avec les Présidents. - Avec deux contraintes importantes imposées par les Présidents : aucun rassemblement « physique » des directions et aucune mobilité des personnels au 1 er janvier

11 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université II- Méthodologie 11

12 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université 5 groupes de travail ont été lancés : - Groupe « directions centrales » - Groupe « UFR fusionnées » - Groupe « impacts juridiques de la fusion ». - Groupe « briques logicielles » - Groupe « services communs » 12

13 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université 5 groupes ont été lancés : - Groupe « directions centrales » - Groupe « UFR fusionnées » - Groupe « impacts juridiques de la fusion ». - Groupe « briques logicielles » - Groupe « services communs » 13

14 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie Groupe « directions centrales » a) Les objectifs b) La constitution de groupes de travail c) Le contexte d) La méthode retenue 14

15 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie a) Les objectifs - assurer la continuité des fonctions administratives et techniques au 1 er janvier 2012 avec deux priorités : payer les personnels et payer les fournisseurs. - préparer la mise en œuvre de lorganisation définie dans le texte fixant « les principes fondateurs dune université unique ». 15

16 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie b) La constitution de groupes de travail -Autour des fonctions « support » (Ressources Humaines, Affaires Financières et Comptables, Contrôle de gestion, Système dInformation, Patrimoine et logistique, Hygiène et sécurité) et de « soutien » (Scolarité, Recherche, Relations internationales). -composés des chefs de service qui pourront solliciter dautres personnels en rapport avec le domaine traité. -les groupes se réuniront à un rythme hebdomadaire. Chaque groupe rendra compte mensuellement aux DGS de létat davancement des actions à faire valider en dernier lieu par les Présidents. 16

17 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie c) Le contexte -Lidéal serait de pouvoir rassembler quelques Directions dici le 1 er janvier 2012 mais … -Très probable quun certain nombre de directions devront, dans un premier temps, rester sur leur site géographique actuel. -Les propositions dorganisation devront tenir compte de cet élément, certes temporaire, mais important. 17

18 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie d) La méthode retenue - selon un schéma type en six étapes, de manière à conserver une bonne cohérence densemble à la démarche. - sinspire pour une grande part de travaux réalisés par lIGAENR en 2009/2010 avec quelques établissements. Il sagira de préciser pour chaque fonction et sous-fonctions son niveau de gestion (centre, campus ou composante) quand il nest pas déjà indiqué dans le « texte fixant les principes fondateurs » 18

19 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie Pour répondre au premier objectif (continuité au 1 er janvier 2012) : 1- état des lieux rapide de nos organisations respectives des fonctions « support » ou de « soutien » 2- priorisation dans le temps et répartition des fonctions administratives et des sous fonctions à partir des travaux de lIGAENR 3- rédaction de procédures dans un contexte de Directions « éclatées » géographiquement 4- rédaction des organigrammes de départ dans un contexte de Directions « éclatées » géographiquement Pour répondre au second objectif (préparer lorganisation prévue dans le « texte fondateur ») : 5- évaluation de la taille des futures antennes de campus, des Directions centrales et rédaction des organigrammes cibles 6- proposition dimplantation des futures antennes de campus. 19

20 Marseille AMU les Directions centrales de fonction de soutien à la formation (DEVE, DRI et SUFA) Les Directions centrales « RCE » et Recherche St Charles Timone Etoile Luminy Antennes de campus Aix Les antennes : quelle(s) taille(s) et quelle(s) implantation (s)? Aix-en- Provence AMU 20

21 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie Les outils : - Une lettre de mission commune à tous les GT - Les tableaux synoptiques de lIGAENR 21

22 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université 5 groupes ont été lancés : - Groupe « directions centrales » - Groupe « UFR fusionnées » - Groupe « impacts juridiques de la fusion ». - Groupe « briques logicielles » - Groupe « services communs » 22

23 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie Groupe « UFR fusionnées » a) Les objectifs b) La constitution de groupes de travail c) Le contexte d) La méthode retenue 23

24 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie a) Les objectifs - assurer la continuité des fonctions administratives et techniques des composantes au 1 er janvier préparer la mise en œuvre de lorganisation définie dans le texte fixant « les principes fondateurs dune université unique ». 24

25 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie b) La constitution de groupes de travail Constitution de groupes de travail composé des directeurs et des responsables administratifs(ves) des composantes (UFR, Instituts, Ecoles) qui fusionneront au 1 er janvier 2012 : GT UFR Sciences / GT OSU Pythéas / GT UFR Eco Gestion / GT Polytech 25

26 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie c) Le contexte -très probable quun certain nombre de directions administratives de composante et de directions centrales devront dans un premier temps rester sur leur site géographique actuel 26

27 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie d) La méthode retenue Pour répondre au premier objectif : 1- état des lieux rapide des organisations respectives des composantes 2- priorisation dans le temps et répartition des missions et activités administratives et techniques telles que prévues par le « texte fixant les principes fondateurs dune université unique » (pages 9 et 10) 3- rédaction de procédures dans un contexte initial de directions administratives de composante « éclatées » géographiquement. 4- rédaction des organigrammes de départ dans un contexte initial de directions administratives de composante « éclatées » géographiquement. Pour répondre au second objectif : 5- évaluation de la taille des futures directions administratives « rassemblées » des composantes et de leurs services administratifs et techniques ainsi que rédaction des organigrammes cibles. 6- proposition dimplantation des futures directions administratives « rassemblées » des composantes et de leurs services administratifs et techniques. 27

28 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie Les outils : - Une lettre de mission commune à tous les GT 28

29 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université 5 groupes ont été lancés : - Groupe « directions centrales » - Groupe « UFR fusionnées » - Groupe « impacts juridiques de la fusion ». - Groupe « briques logicielles » - Groupe « services communs » 29

30 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie Groupe « impacts juridiques de la fusion ». a)Les objectifs b) La constitution dun groupe de travail c) La méthode retenue 30

31 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie a) Les objectifs - recenser lensemble des impacts juridiques liés à la fusion des trois Universités et proposer différentes solutions pour y faire face. 31

32 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie b) La constitution de groupes de travail -composé des Directeurs des affaires générales (ou équivalents) et des chefs de service juridiques ou statutaires de chaque établissement, le groupe se réunissant à un rythme hebdomadaire. 32

33 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie c) La méthode retenue INVENTAIRE DES IMPACTS JURIDIQUES Il sagit dans un premier temps de définir quelles seront les conséquences juridiques de la fusion pour chaque niveau institutionnel du futur établissement. Il convient ensuite de prioriser dans le temps les impacts juridiques nécessitant une solution immédiate de ceux dont la résolution peut être différée. REDACTION DES PROCEDURES Pour chaque situation juridique, il sagit enfin de proposer différentes procédures ou options qui doivent permettre danticiper ou de résoudre les difficultés susceptibles dapparaître. Suivant les domaines, cette réflexion nécessitera un rapprochement avec dautres groupes de travail thématiques. Les membres du groupe de travail devront rendre mensuellement compte de lavancée de leur réflexion aux trois directeurs généraux des services. 33

34 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie Les outils : - Une lettre de mission 34

35 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université 5 groupes ont été lancés : - Groupe « directions centrales » - Groupe « UFR fusionnées » - Groupe « impacts juridiques de la fusion ». - Groupe « briques logicielles » - Groupe « services communs » 35

36 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie Groupe « briques logicielles » a)Organisation b)Répartition de la conduite des projets 36

37 GT a) Organisation 1 chef de projet fonctionnel SI Scolarité Et SI Formation équipe projet GT … 1 chef de projet fonctionnel SI Financier équipe projet 1 chef de projet fonctionnel SI RI équipe projet 1 chef de projet fonctionnel SI Recherche équipe projet 1 chef de projet fonctionnel SI Patrimoine équipe projet GT … … … … Limitation 3 DGS et 3 DSI Exceptions : - SI Scolarité : 3 VP CEVU - SI Financier : 3 AC GT Spécifiques : => Services centraux + Composantes + Laboratoires (selon le logiciel ) 37

38 38 b) Répartition des « briques » du SI 1 seul chef de projet fonctionnel => répartition entre U1, U2 et U3 Propositions de critères de répartition : - Ancienneté du déploiement dans létablissement, - compétence avérée (nationale) dune équipe dans loutil, - capacités à y mettre les forces nécessaires, - …. Répartition finale : - U1 :SI Patrimoine - U2 : SI Financier et SI Formation - U3 : SI Scolarité Reste à répartir : - SI Recherche - SI RI

39 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université 5 groupes ont été lancés : - Groupe « directions centrales » - Groupe « UFR fusionnées » - Groupe « impacts juridiques de la fusion ». - Groupe « briques logicielles » - Groupe « services communs » 39

40 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie Groupe « services communs fusionnés » a) Les objectifs b) La constitution de groupes de travail c) Le contexte d) La méthode retenue 40

41 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie a) Les objectifs - assurer la continuité des missions et activités des services communs au 1 er janvier préparer la mise en œuvre de lorganisation définie dans le texte fixant « les principes fondateurs dune université unique ». 41

42 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie b) La constitution de groupes de travail -Rassembleront les services communs qui vont fusionner au 1 er janvier 2012 (GT Bibliothèque univ / GT Insertion et orientation / GT Formation Continue / GT activités sportives /GT action sociale et culturelle) -composés des Directeurs(trices) et Responsables Administratifs(ves) des services communs actuels. -les groupes se réuniront à un rythme hebdomadaire. Chaque groupe rendra compte mensuellement aux DGS, au sein dun comité de suivi, de létat davancement des actions à faire valider en dernier lieu par les Présidents. 42

43 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie c) Le contexte -Lidéal serait de pouvoir rassembler les Directions administratives des services communs dici le 1 er janvier 2012 mais … -Très probable quun certain nombre de directions devront, dans un premier temps, rester sur leur site géographique actuel. -Les propositions dorganisation devront tenir compte de ces éléments, certes temporaires, mais importants. 43

44 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie d) La méthode retenue - selon un schéma type en six étapes, de manière à conserver une bonne cohérence densemble à la démarche. - dans le respect des principes dorganisation indiqués dans le « texte fixant les principes fondateurs ». 44

45 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie Pour répondre au premier objectif (continuité au 1 er janvier 2012) : 1- état des lieux rapide des organisations respectives de chaque service commun 2- priorisation dans le temps et répartition des missions et activités des services communs 3- rédaction de procédures dans un contexte de Directions de services communs « éclatées » géographiquement 4- rédaction des organigrammes de départ dans un contexte de Directions de services communs « éclatées » géographiquement. Pour répondre au second objectif (préparer lorganisation prévue dans le « texte fondateur ») : 5- évaluation de la taille des futures Directions administratives de services communs « rassemblées » et rédaction des organigrammes cibles 6- proposition dimplantation des futures Directions administratives de services communs « rassemblées » et de leurs services administratifs et techniques. 45

46 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie Direction Adm. SUFA ex- U1 Direction Adm. SUFA ex- U2 Direction Adm. SUFA ex- U3 Qui fait quoi ? A quel endroit ? Nouvelle Direction Adm. SUFA fusionnée 46

47 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université Méthodologie Les outils : - Une lettre de mission commune à tous les GT 47

48 Organisation administrative et technique dAix-Marseille Université III- Lorganisation de transition 48

49 Proposition modèle dorganigramme fonctionnel – période transitoire AMU Structures obligatoiresStructures optionnelles Activité n Préciser les modalité(s) de mise en œuvre prévue(s) dans AMU pour lactivité n : Inchangé, à organiser, à harmoniser… Activité n +x Préciser les modalité(s) de mise en œuvre prévue(s) dans AMU pour lactivité n +x : Inchangé, à organiser, à harmoniser… Pilotage de la Direction et des activités Echanges fonctionnels Mise en œuvre opérationnelle dans AMU Direction concernée dans AMU Directeur/Directrice Direction concernée dans AMU Directeur/Directrice Niveau – profil du personnel Niveau – profil du personnel Niveau – profil du personnel Missions : encadrement et coordination locale service avant Fusion Missions : encadrement et coordination locale service avant Fusion Missions : encadrement et coordination locale service avant Fusion Structures opérationnelles Structures de coordination Adj. Coordinateur transversal Structure A Structure B, C… Evaluation des besoins en personnels : niveau, profil, ETP Mission n Adj. Ex Périmètre U1 Adj. Ex Périmètre U2 Adj. Ex Périmètre U3 49


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