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M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique PRESENTATION SARA FED DP Introduction SARA: Special Account Régie dAvance Logiciel.

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1 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique PRESENTATION SARA FED DP Introduction SARA: Special Account Régie dAvance Logiciel de Gestion budgétaire et comptable des Devis Programmes financés par le FED. conçu conformément au dernier Guide Pratique des Procédures applicables aux Devis Programmes financés par le FED produisant automatiquement les états de sortie et rapports exigés par le Guide Pratique. PRESENTATION GENERALE

2 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique PRESENTATION SARA FED DP Caractéristiques Comptabilité générale en partie double et comptabilité budgétaire Environnement: Windows XP,Vista, W7 Monoposte ou réseau interne Compatible avec SARA ON (peut lire les bases de données envoyées par le service de lON utilisant SARA ON) PRESENTATION GENERALE

3 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique PRESENTATION SARA FED DP Caractéristiques (2) Suivi du budget du DP (engagements, décaissements et opérations diverses) Gestion multidevises Protection des données: 4 niveaux de mots de passe pour différents types dutilisateurs 3 langues (Français, Anglais, Portugais) PRESENTATION GENERALE

4 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique PRESENTATION SARA FED DP Caractéristiques (3) Exportation/importation de données en format excel Impression en format pdf et Excel Possibilité de demander un paramétrage (payant) des états de sortie. PRESENTATION GENERALE

5 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique PRESENTATION SARA FED DP SARA Principal Interface PRESENTATION GENERALE

6 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique PRESENTATION SARA EDF PE Fonctionnalités de base Saisie du Projet & du Devis Programme (signalétiques & budgets) Saisie des Contrats et bons de commande Saisie des décaissements,opérations diverses et opérations de trésorerie (transferts, émission de chèques, avances) ) Préparation des demandes de paiement et des mémoires de dépenses (Annexes 9 & 10 du guide pratique). PRESENTATION GENERALE

7 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique PRESENTATION SARA EDF PE Fonctionnalités supplémentaires Gestion des chèques (possibilité de chèques à imputation multiple) Validation commentée des écritures Suivi des avances, inventaires, IOVs, comptes fournisseur, dépenses par zone et par agent du DP PRESENTATION GENERALE

8 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique PRESENTATION SARA EDF PE Fonctionnalités supplémentaires (2) Gestion de la TVA (même avec plusieurs taux différents pour la même facture): la TVA est enregistrée automatiquement en opération diverse dans le formulaire opération de trésorerie Saisie décentralisée des dépenses dun DP sur plusieurs sites Gestion séparée des subventions PRESENTATION GENERALE

9 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Le projet/ Identification LE PROJET Identification du Projet

10 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Le projet / Plan financier LE PROJET

11 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique FONCTIONNALITES Le Devis Programme/ Identification IDENTIFICATION DU DEVIS PROGRAMME DEVIS PROGRAMME

12 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique FONCTIONNALITES Le devis programme/Lignes Budgétaires DEVIS PROGRAMME Saisie des Codes Budgétaires Analytiques et des codes généraux Saisie des lignes budgétaires du DP CBA + CG+montant

13 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Le Devis Programme/ Lignes Budgétaires DEVIS PROGRAMME

14 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique FONCTIONNALITES Les Contrats CONTRATS 3 ème niveau engagements Toujours liés à une ligne budgétaire du DP

15 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique les Paiements / Structure des Paiements Les Paiements sont: soit directement liés à une ligne budgétaire du DP (= Paiement sans contrat) soit liés au contrat (même ligne budgétaire et même monnaie que le contrat) (= paiement sur contrat) soit directement liés à lEngagement Financier, pas à une ligne budgétaire (= opération de trésorerie) LES PAIEMENTS

16 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Les Paiements / Modes de Paiement 4 modes de paiement: Par banque Par caisse Par chèque (imputation simple ou imputation multiple) Par justification davance PAIEMENTS

17 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Les Paiements / Modes de Paiement PAIEMENTS

18 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Paiements par chèque Les paiements par chèque se font en deux fois: Emission du chèque par opération de trésorerie Paiement automatisé du chèque (il suffit dindiquer son n°) cheque à imputation unique ou à imputation multiple (pour les paiements sans contrat) Les paiements par chèque peuvent concerner des paiements de factures TVA comprises, même à imputation multiple. Ils peuvent concerner des opérations de trésorerie, des paiements sans contrat ou des paiements de contrat. PAIEMENTS

19 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique VALIDATION DES PAIEMENTS ET DES CONTRATS Le projet peut valider ou annoter ses propres dépenses avant envoi de la demande de paiement et du mémoire des dépenses à lON (afin déviter les rejets par lON) Les dépenses non validées seront intégrées dans le mémoire de dépenses suivant si elles sont validées à ce moment. Seul le contrôleur peut valider ou annoter les dépenses La validation peut être faite pour une période donnée ou écriture par écriture VALIDATION

20 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique AUTRES SUIVIS SARA permet le suivi des : Avances et remboursement des avances IOV: objectifs quantitatifs & qualitatifs; lien avec la ligne budgétaire; (méthode basée sur le cadre logique) Inventaires: biens durables; saisie des informations relatives à ces biens Compte fournisseurs: suivi des contrats Dépenses par zone et/ou par agent: données statistiques Autres suivis

21 ETATS DE SORTIE M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique On a accès directement aux 2 menus des états de sortie dès quun DP est sélectionné.

22 SARA prépare les demandes de paiement (avance de démarrage, justification partielle davance, réapprovisionnement, recouvrement). La demande de justification davance ou de réapprovisionnement peut concerner des dépenses déjà validées (via la procédure de validation) ou toutes les dépenses avant envoi à lON. Le calcul du montant du mémoire de dépenses est automatique, aussi bien que lédition des documents constitutifs du mémoire. MEMOIRES DE DEPENSES DEMANDE DE PAIEMENT ET MÉMOIRE DE DÉPENSES M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique

23 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique MÉMOIRE DE DÉPENSES: 17 ÉTATS DE SORTIE Référence pages du Guide Pratique, et annexes 9 – 10, SARA produit les 17 principaux états et la demande de paiement. MEMOIRE DE DEPENSES

24 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique LES 2 ÉTATS DE L ANNEXE 9 Page de Couverture Estimation des besoins en trésorerie Suivi de la dotation initiale Note: Ces deux états, produits en format EXCEL, sont remplis automatiquement, mais peuvent être librement modifiés. MEMOIRE DE DEPENSES

25 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique LES 5 ETATS DE LANNEXE 10 Page de Couverture 1.Tableau récapitulatif des dépenses par rubrique du budget 2. Tableau récapitulatif du suivi des consommations budgétaires par rubrique du budget 3. Tableaux détaillés du suivi des consommations budgétaires par poste du budget 4. Tableau détaillé des dépenses 5. Etat de rapprochement du solde du compte bancaire devis programme MEMOIRE DE DEPENSES

26 EXEMPLE M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Annexe 10 – Tableau récapitulatif des dépenses par rubrique du budget en (monnaie)

27 EXEMPLE M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Annexe 10 – Tableau récapitulatif du suivi des consommations budgétaires par rubrique du budget en (monnaie)

28 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Tableaux détaillés du suivi des consommations budgétaires par poste du budget SARA prévoit 2 tableaux détaillés différents: Le premier reprend seulement tous les postes du budget (les CBA - comptes budgétaires/analytiques) Le second suit en plus, pour chaque CBA, le devis détaillé (par nature de dépenses). MEMOIRE DE DEPENSES

29 MEMOIRES DE DEPENSES M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Annexe 10 – Tableaux détaillés du suivi des consommations budgétaires par poste du budget en (monnaie) Dans lexemple, les postes de budget ne vont pas plus en détails que la deuxième position; mais on pourrait aller jusquà la sixième position.

30 MEMOIRES DE DEPENSES M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Annexe 10 – Tableaux détaillés du suivi des consommations budgétaires par poste du budget et nature des dépenses en (monnaie) Chaque poste de budget est ventilé par poste de devis (= par nature de dépenses)

31 MEMOIRE DE DEPENSES Annexe 10 – Tableau détaillé des dépenses en (monnaie) M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique

32 Memoire de depenses M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Annex 10 – Etat de rapprochement du solde du compte bancaire devis-programme Létat est généré en format EXCEL. Les 2 colonnes de droite (compte auprès de la banque) doivent être remplies manuellement. Les formules pré- programmées calculent le T2 qui doit être égal au T1.

33 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Les états supplémentaires des pages du Guide Pratique par rapport aux annexes 9 et Balance analytique 2 & 3. Journal banque et journal caisse 4. Chèques émis non payés 5 & 6. Inventaires physiques valorisés/permanents 7. Suivi des avances – préfinancement. Voici quelques exemples d états parmi les plus significatifs dans les diapositives suivantes: MEMOIRE DE DEPENSES

34 EXEMPLE M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Guide Pratique, page 56 – Journal de banque

35 EXEMPLE M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Guide Pratique, page 57 : Chèques émis non payés

36 MEMOIRE DE DEPENSES M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Guide Pratique, p56 – Liste des contrats en cours d'exécution: débit (du projet)= le montant total du contrat; crédit= Paiements déjà faits

37 MEMOIRE DE DEPENSES M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Guide Pratique, p55 – Etat de suivi des avances-préfinancements

38 MEMOIRE DE DEPENSES M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Guide Pratique, p55 – Inventaire permanent physique des investissements et biens d'équipements

39 MEMOIRE DE DEPENSES M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Guide Pratique, p55 – Inventaire physique valorisé des investissements et biens d'équipements

40 1500 euro par projet et par site géograpique, y compris lappui-maintenance la 1 ère année et lappui à linstallation par . Sont disponibles moyennant supplément - La codification & la saisie du budget (300 EUR) - Lappui-maintenance après la première année (300 EUR par an) - La programmation détats de sortie de plus,sans introduction de données nouvelles (500 EUR par état de sortie). TARIFICATION PRIX DE LA LICENCE SARA FED DP M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique

41 1000 euros par licence SARA REGIONAL et par site géograpique, pour la saisie régionale dune partie des dépenses du DP. 800 euros par licence SARA NSA et par site géograpique, pour la saisie des dépenses justificatives des subventions distribuées dans le cadre du Devis Programme. y compris lappui-maintenance la 1 ère année et lappui à linstallation par . TARIFICATION PRIX DES LICENCES AUXILIAIRES M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique

42 Supplément de Euros pour le suivi des engagements spécifiques (contrats de service, de fournitures, de travaux et de subvention), la clôture des engagements financiers, lémission des Ordres de paiement, et le suivi du PIN. y compris lappui-maintenance la 1 ère année et lappui à linstallation par . TARIFICATION PRIX DE LA LICENCE SARA ON M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique


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