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AUDIT INTERNE Cas Liquidation et contrôle des retraites ALIDOR Nathalie – CHEVALIER Mélanie – STIRCHLER Mickaël M2 ACSI.

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1 AUDIT INTERNE Cas Liquidation et contrôle des retraites ALIDOR Nathalie – CHEVALIER Mélanie – STIRCHLER Mickaël M2 ACSI

2 Plan I.Flow-chart II.Objectifs de contrôle interne QCI Forces et faiblesses Recommandations III. Tests associés Conclusion

3 Flow-chart (1)

4 Flow-chart (2)

5 Objectifs de contrôle interne 1. Le dossier de demande de retraite doit être complet et en ordre. 2. Le dossier liquidé est validé par un contrôleur et transmis au secteur paiement. 3. Les tâches de traitement et de contrôle sont réservées à un personnel autorisé. 4. Le calcul de la retraite, géré de manière informatique, est optimal et efficace.

6 Le dossier de demande de retraite doit être complet et en ordre. Objectif n°1

7 1.Le dossier de demande de retraite doit être complet et en ordre. ForcesFaiblesses - Vérification de létat civil par tampon de la mairie ou pièces justificatives - Vérification de la signature - Traçabilité - Bonne vérification du relevé de compte - Problème de procédure concernant la conservation des copies de bulletins de salaire - Pas de procédure écrite décrivant toutes les étapes - Pas de recherche complète systématique quand des bulletins de paie manquent

8 Recommandations 1. Créer une procédure écrite des étapes à suivre pour chaque service. 2. Supprimer létape-papier « grille de report » ; remplir informatiquement et compléter en cas de périodes de travail non justifiées. 3. Ne renvoyer les orignaux des bulletins de salaire à lassuré quaprès le contrôle. 4. Imposer une recherche complète systématique quand il manque des bulletins de salaire.

9 Objectif n°2 Le dossier liquidé est validé par un contrôleur et transmis au secteur paiement.

10 2. Le dossier liquidé est validé par un contrôleur et transmis au secteur paiement. ForcesFaiblesses - Contrôle matérialisé par pointage - Saisie en aveugle - Traçabilité - Bon rapprochement de travail avec le service Liquidation - Double vérification (par rapport au service liquidation) de la signature et des documents - Redondance de contrôle par lencadrement - Pas de procédure écrite décrivant toutes les étapes

11 Recommandations 1. Créer une procédure écrite des étapes à suivre pour chaque service. 2. Supprimer létape de contrôle (documents et signature). 3. Faire un contrôle « filtré » par lencadrement (seulement les dossiers sensibles). 4. En cas derreur, prendre contact directement avec le service liquidation

12 Objectif n°3 Les tâches de traitement et de contrôle sont réservées à un personnel autorisé.

13 3. Les tâches de traitement et de contrôle sont réservées à un personnel autorisé. ForcesFaiblesses - Traçabilité - Bonne délimitation des tâches de traitement entre les services - Trop grande fréquence de changement de mot de passe - Mots de passe à la vue de tous - Pas de liste exhaustive des personnes affectées à chaque tâche

14 Recommandations 1. Porter le changement de mot de passe à un voire deux mois pour éviter que les techniciens les notent sur papier. 2. Créer une liste exhaustive des personnes affectées à chaque tâche. 3. Sensibiliser, à laide de réunion dinformation, les techniciens en ce qui concerne la confidentialité des mots de passe.

15 Objectif n°4 Le calcul de la retraite, géré de manière informatique, est optimal et efficace.

16 4. Le calcul de la retraite, géré de manière informatique, est optimal et efficace. ForcesFaiblesses - Calcul informatisé ; gain de temps, car calcul complexe à effectuer à la main - Bonne sécurisation : mots de passe - Tests réguliers des programmes - Trop détapes papier - Les imprécisions au niveau des erreurs renvoient à recommencer le processus à zéro

17 Recommandations 1. Supprimer létape-papier « grille de report » ; remplir informatiquement et compléter en cas de périodes de travail non justifiées. 2. Optimiser le programme de calcul

18 Tests associés Point étudié Sassurer de la confidentialité des mots de passe (visite-surprise) Sassurer du suivi des procédures écrites Sassurer du bon traitement des dossiers Sassurer que les recherches externes (quand il manque des bulletins de paie) sont optimales Sassurer que les dossiers sont traités dans un délai correct (correspondant aux attentes du Directeur)

19 Conclusion Des FORCES …. - traçabilité des opérations effectuées par les différents techniciens - tâches bien délimitées entre les deux services … et des FAIBLESSES - redondance de vérifications - sécurité des informations implique un changement de mentalités des techniciens.

20 Merci de votre attention

21 Questionnaire de contrôle interne Objectif n°1 QCI Réponses OuiNon Le dossier de demande de retraite doit être complet et en ordre - Y-a-t-il vérification de létat civil ? - Vérifiez-vous que la demande est signée ? - Vérifiez-vous la cohérence entre le relevé de compte du service informatique et les informations données par lassuré ? - Y-a-t-il vérification compète et systématique quand des périodes de travail ne sont pas justifiées par des bulletins de paie ? - Garde-t-on une trace systématique des originaux des bulletins de paie ? - A chaque recherche externe, le technicien obtient- il des réponses ? - A la fin de lopération de liquidation, le technicien est-il identifié ? - Existe-il une procédure écrite pour la liquidation ? - La formule 3444 est-elle certifiée par quelquun ? XXX X X X XXXX X X X X X X X X

22 Questionnaire de contrôle interne Objectif n°2 QCI Réponses Oui Non Le dossier liquidé est validé par un contrôleur et transmis au secteur paiement. -Y-a-t-il un rapprochement entre les informations portées sur le rabat par le technicien et la demande de lassuré ? - Le contrôle est-il matérialisé ? - Le service a-t-il accès aux originaux des bulletins de paie ? - Si un dossier est erroné, est-il retransmis au service liquidation ? - Y-a-t-il un contrôle des opérations effectuées par le contrôleur ? - Peut-on identifier le contrôleur ? - Existe-il une procédure écrite pour le contrôle ? X X X X XX X X X X X X X X

23 Questionnaire de contrôle interne Objectif n°3 QCI Réponses Oui Non Les tâches de traitement et de contrôle sont réservées à un personnel autorisé. - Peut-on identifier les intervenants de chaque tâche ? - Les techniciens recherche et contrôle ont-ils des mots de passe différents ? - Les mots de passe sont-ils changés de façon régulière (= 1 mois) ? - Les mots de passe sont-ils préservés dans un endroit inaccessible ? - Existe-t-il une liste de personnes autorisées à liquider le dossier de demande de retraite contrôler le dossier liquidé gérer les mots de passe des techniciens - Y-a-t-il une délimitation entre le travail de la liquidation et le travail de contrôle ? X X XX X X X X XXX X X XXX

24 Questionnaire de contrôle interne Objectif n°4 QCI Réponses Oui Non Le calcul de la retraite, géré de manière informatique, est optimal et efficace. - Les programmes de calcul sont-ils validés par un responsable ? - Sont-ils testés régulièrement ? - Sont-ils sécurisés par un mot de passe ? - Est-il possible didentifier le technicien qui a utilisé ce programme ? - Le système peut-il identifier lendroit (champ du formulaire) où se trouve lincohérence ? - Les contrôles de cohérence permet-il de dire si cest le technicien-retraite ou le technicien-contrôle qui a mal saisi les données ? X XXXX XXX X X X X


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