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COPIL PESI Comité de Pilotage du PESI 11 octobre 2013 DOIP / AT PESI Cotonou, Octobre 2013 Ministère de lEconomie et des Finances République du Bénin COPIL.

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1 COPIL PESI Comité de Pilotage du PESI 11 octobre 2013 DOIP / AT PESI Cotonou, Octobre 2013 Ministère de lEconomie et des Finances République du Bénin COPIL Portail WEB : (espace privé : login PESI, mot de passe BENIN)http://www.finances.bj/pesi

2 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Sommaire 1.Rappel du contexte et objectifs du COPIL 2.Revue du portefeuille des projets du PESI a)Revue des projets en cours b)Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL c)Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI d)Liste des projets déjà financés / financement à rechercher 3.Validation de la proposition des chefs de projets 4.Décisions à prendre par le COPIL 5.Questions diverses

3 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Sommaire 1.Rappel du contexte et objectif du COPIL 2.Revue du portefeuille des projets du PESI a)Revue des projets en cours b)Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL c)Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI d)Liste des projets déjà financés / financement à rechercher 3.Validation de la proposition des chefs de projets 4.Décisions à prendre par le COPIL 5.Questions diverses

4 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Rappel du contexte Origine du PESI : étude réalisée à partir davril 2011, validée le 23 août 2011 Le COPIL décide et gouverne le SI Le CMOSPI suit les projets et propose les décisions au COPIL (portefeuille, choix stratégiques, …) Les Chefs de Projets (CdP) pilotent leurs projets

5 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Objectifs du présent COPIL Partager linformation : – Informer les Directions de lavancement de tous les projets pour une meilleure appropriation et faciliter le changement – Préparer la communication institutionnelle envers les PTF pour maintenir la confiance Gouverner le SI : – Décider les orientations générales sur les sujets transversaux qui ne sont pas propres à un projet ou une Direction – Instruire le CMOSPI et les chefs de projets pour poursuivre le management de leur projet – Valider la liste des projets, des chefs de projets – Sassurer du financement des projets

6 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Sommaire 1.Rappel du contexte et objectif 2.Revue du portefeuille des projets du PESI a)Revue des projets en cours b)Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL c)Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI d)Liste des projets déjà financés / financement à rechercher 3.Validation de la proposition des chefs de projets 4.Décisions à prendre par le COPIL 5.Questions diverses

7 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Rappel des projets validés (1/5) PROJETS TRANSVERSAUX A1Elaboration du dossier de conception générale du SI de GFP A7Création dune base de données unique des agents de lEtat (ICAE) A8Mise en œuvre dun EAI puis dun entrepôt de données (DW) A11Adaptation des logiciels de GFP à la nouvelle nomenclature budgétaire A19Mise en œuvre dune gestion électronique des documents (GED) E1Audit électrique et réhabilitation du réseau électrique du MEF I4Réseau informatique du MEF : audit et mise en œuvre des recommandations P1Création dune salle informatique centralisée aux normes internationales (DATA CENTER) W1Refonte globale du site WEB institutionnel du MEF

8 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Rappel des projets validés (2/5) PROJETS DE LA DGID A9Conception dun système intégré de gestion des contribuables en prenant en compte les réformes IRPP et IS avec une base de données centralisée sous Oracle A10Mise à jour du logiciel IFU et assainissement de sa base de données A20Appui à la DGID : mise en place opérationnelle du SIGTAS A25Mise en exploitation du système informatisé et dinterconnexion de la Direction des Domaines de lEnregistrement et des Timbres A26Réécriture du logiciel de gestion des exonérations (Gesexo) PROJETS DE LA DGB et CAA A13Développement dune base de données exhaustive des dons et prêts et de leur exécution

9 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Rappel des projets validés (3/5) PROJETS DE LA DGTCP A4Déployer Aster à la DGTCP-DCCE, dans les Recette-Perception, à la DGDDI et DGID P3Acquisition d'équipements informatiques pour la DGTCP (Services centraux et postes comptables) PROJETS DE LA DGML et DGAE A27Gestion informatisée du parc automobile, des assurances et de l'indemnisation des accidents PROJETS DE LA DNCMP A6Réalisation d'un système informatique mécanisant les procédures de passation des marchés publics (SIGMAP) PROJETS DE LA DRH A21Doter la DRH du MEF d'un SIGRH

10 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Rappel des projets validés (4/5) PROJETS DE LA DOIP O1Réforme de la fonction informatique du MEF O2Formation des informaticiens du MEF S1Politique de gestion et norme techniques du SI (dont PSSI) PROJETS DE LA CELLULE FED et DPP A18Acquisition dun progiciel de gestion de projets PROJETS DE LA DPP A22Informatisation des activités de la DPP PROJETS DU CONTRÔLE FINANCIER P2Acquisition d'équipements informatiques au profit de l'administration centrale du Contrôle Financier

11 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Rappel des projets validés (5/5) PROJETS DE LA DRFM A23Déploiement du logiciel SISFOM (comptabilité matière) dans toutes les structures du MEF A24Développer un système de gestion de la comptabilité financière (auxiliaire) pour la DRFM PROJETS DE LA DGDDI, PALAIS DES CONGRES, IGF, UGR, CSSFD, LNB, CENAFOC Pas de projets dans le portefeuille en cours

12 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Questions / demandes déclaircissements ?

13 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Sommaire 1.Rappel du contexte et objectif 2.Revue du portefeuille des projets du PESI a)Revue des projets en cours b)Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL c)Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI d)Liste des projets déjà financés / financement à rechercher 3.Validation de la proposition des chefs de projets 4.Décisions à prendre par le COPIL 5.Conclusion

14 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL A2Déploiement de l'application de gestion de la paie SunKWE A3Amélioration de l'interface SIGFiP – ASTER A12Intégration de la nomenclature des pièces justificatives dans SIGFiP

15 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Sommaire 1.Rappel du contexte et objectif 2.Revue du portefeuille des projets du PESI a)Revue des projets en cours b)Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL c)Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI d)Liste des projets déjà financés / financement à rechercher 3.Validation de la proposition des chefs de projets 4.Décisions à prendre par le COPIL 5.Conclusion

16 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Validation des 14 nouveaux projets PROJETS DE LA DGTCP X30 Mise en place du SysComWeb SCW-DGTCP système comptable léger WEB pour la gestion des opérations comptables de la DGTCP X31 Informatisation des recettes de la DGTCP X32 Déploiement de MATKOSS dans les recettes des finances X33 Mise en place dun système de contrôle de paiement automatique des agents de lEtat x35 Migration de MATKOSS et FLEURETTE vers une base de données Oracle PROJETS DE LA DGID X23 Aménagement et sécurisation de la salle serveur de la DGID X26 Conception dune base de données de recoupement et de recherche PROJETS DE LA DGDDI x36 Logistique SYDONIA World

17 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Validation des 14 nouveaux projets PROJETS DE LA DGB X6 Migrer SIGFIP en technologies WEB X11 Help Desk SI DGB PROJETS DE LIGF X19 Déployer GMISSION PROJETS TRANSVERSAUX (mise en œuvre par DOIP) X12 Intranet du MEF X13 Allo service MEF (serveur vocal d'information) PROJETS DU PALAIS DES CONGRES X1Informatisation réservation et vente des salles UGR, CSSFD, LNB, CENAFOC, CAA, CELLULE FED, DPP, CONTRÔLE FINANCIER, DRFM, DNCMP, DRH, DGML, DGAE Pas de nouveaux projets

18 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Sommaire 1.Rappel du contexte et objectif 2.Revue du portefeuille des projets du PESI a)Revue des projets en cours b)Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL c)Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI d)Liste des projets déjà financés / financement à rechercher 3.Validation de la proposition des chefs de projets 4.Décisions à prendre par le COPIL 5.Conclusion

19 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Financement des projets Projets financés pour les activités identifiées (18) A1Elaboration du dossier de conception générale du SI de GFP A4Déployer Aster à la DGTCP-DCCE, dans les Recette-Perception, à la DGDDI A6SIGMAP A7Création dune base de données unique des agents de lEtat (ICAE) A8Mise en œuvre dun EAI puis dun entrepôt de données (DW) A13Base de données exhaustive des dons et prêts et de leur exécution A19Mise en œuvre dune gestion électronique des documents (GED) A20Appui à la DGID : mise en place opérationnelle du SIGTAS A25Mise en exploitation du SI de la DDET A26Réécriture du logiciel de gestion des exonérations (Gesexo) E1Audit électrique et réhabilitation du réseau électrique du MEF O1Réforme de la fonction informatique du MEF O2Formation des informaticiens du MEF P1Création dune salle informatique centralisée aux normes internationales P2Acquisition d'équipements informatiques au profit du Contrôle Financier P3Acquisition d'équipements informatiques pour la DGTCP S1Politique de gestion et norme techniques du SI (dont PSSI) W1Refonte globale du site WEB institutionnel du MEF

20 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Financement des projets Projets partiellement financés (8) A9Conception dun système intégré de gestion des contribuables en prenant en compte les réformes IRPP et IS avec une base de données centralisée sous Oracle A10Mise à jour du logiciel IFU et assainissement de sa base de données A11Adaptation des logiciels de GFP à la nouvelle nomenclature budgétaire A21Doter la DRH du MEF d'un SIGRH I4Réseau informatique du MEF : audit et mise en œuvre des recommandations A22Informatisation des activités de la DPP X12Intranet du MEF X13Allo service MEF (serveur vocal d'information)

21 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Financement des projets Financement à trouver pour les projets (ou financement non connu par le CMOSPI) (16) A18Acquisition dun progiciel de gestion de projets A27Gestion informatisée du parc automobile, des assurances et de l'indemnisation des accidents A23Déploiement du logiciel SISFOM (comptabilité matière) dans toutes les structures du MEF A24Développer un système de gestion de la comptabilité financière (auxiliaire) pour la DRFM X1Informatisation réservation et vente des salles X6Migrer SIGFIP en technologies WEB X11Help Desk SI DGB X19Déployer GMISSION X23Aménagement et sécurisation de la salle serveur de la DGID X26Conception dune base de données de recoupement et de recherche X30Mise en place du SysComWeb SCW-DGTCP système comptable léger WEB pour la gestion des opérations comptables de la DGTCP X31Informatisation des recettes de la DGTCP X32Déploiement de MATKOSS dans les recettes des finances X33Mise en place dun système de contrôle de paiement automatique des agents de lEtat x35Migration de MATKOSS et FLEURETTE vers une base de données Oracle x36Logistique SYDONIA World

22 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Sommaire 1.Rappel du contexte et objectif 2.Revue du portefeuille des projets du PESI a)Revue des projets en cours b)Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL c)Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI d)Liste des projets déjà financés / financement à rechercher 3.Validation de la proposition des chefs de projets 4.Décisions à prendre par le COPIL 5.Conclusion

23 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Validation des chefs de projets Document de support : ANNUAIRE DES CHEFS DE PROJETS DU PESI

24 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF

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27 Sommaire 1.Rappel du contexte et objectif 2.Revue du portefeuille des projets du PESI a)Revue des projets en cours b)Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL c)Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI d)Liste des projets déjà financés / financement à rechercher 3.Validation de la proposition des chefs de projets 4.Décisions à prendre par le COPIL 5.Conclusion

28 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Liste des décisions générales 1 Le COPIL demande aux chefs de projet de mettre à jour leurs fiches projet sur le portail PESI et dy déposer les documents relatifs à leurs projets. 2 Le COPIL demande au CMOSPI de proposer un système de suivi-évaluation des projets sur lequel sera basé le régime indemnitaire du PESI. 3 Le COPIL demande au CMOSPI délaborer pour tous les projets un plan daction chiffré (selon un format standard) qui sera examiné au prochain COPIL

29 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Liste des décisions générales 4 LUGR et les Directions doivent sassurer que les projets PESI suivants sont financés par leurs PTA : – UGR : A11, A23, I4, X11, X13 – DGID : A9, A10, X23, X26 – DGTCP : X30, X31, X32, X33, X35 (prévu sur PAGE) – DGDDI : X36 – DOIP : X12 – DRH : A21 – DPP : A22 – DRFM : A24 – IGF : X19 – Clarifier les objectifs des projets suivants avant de décider de leur financement : A18, A27, X6

30 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Liste des décisions générales 5 Organiser le lancement des projets jugés stratégiques conformément aux dispositions de larrêté de création du PESI

31 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Liste des décisions stratégiques par projet A1, A11, X6 : Le COPIL recommande quil y ait concertation entre ces 3 projets pour leur harmonisation, et que le résultat soit présenté au prochain CMOSPI. A7Le délai du 30 septembre ne peut plus être tenu. Le COPIL autorise le report de cette échéance dun mois. A18Le COPIL décide de supprimer ce projet si le périmètre nest pas défini et présenté au prochain CMOSPI. P1A terme toutes les applications de GFP seront hébergées dans le Data Center.

32 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Liste des instructions par projet A1 : Les chefs de projets, et/ou responsable du Ministère doivent s'informer auprès de la DUE du niveau de validation du PAGE, de la préparation de la convention de financement, et du DAO pour le recrutement de l'Assistance Technique. A4 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'organiser une réunion de lancement des travaux de l'interface Impôts - Trésor pour la comptabilisation automatique et journalière des recettes fiscales dans ASTER. A4 : Le COPIL félicite les chefs de projets pour la réalisation du programme d'interface Douanes - trésor et incite les acteurs à mettre rapidement en production cette interface. A6 : Le COPIL demande aux chefs de projet de maintenir les efforts pour finaliser ce projet début 2014, et impliquer toutes les Directions sans délai afin de réussir le volet d'intégration du SIGMAP. A8 : Le COPIL demande aux chefs de projets de prendre toutes les dispositions nécessaires pour que le projet PESI A8 soit parfaitement coordonné avec le projet de la GIZ sur lélaboration du TOFE base BGCT. Si les calendriers des missions des experts sont trop difficiles à coordonner, le COPIL demande que le pilote du Data Warehouse porte sur un autre sujet que le TOFE base BGCT. A8 : Le COPIL demande qu'un groupe de travail constitué d'informaticiens de la DOIP, DGB, DGTCP, DGID et DGDDI travaille ensemble sous la responsabilité des chefs de projet à la réalisation d'un EAI pilote avec l'appui d'un consultant spécialisé. A8 : Le COPIL demande aux chefs de projets de constituer le groupe de travail mixte (métier / informaticiens) pour réaliser le DataWarehouse pilote A9 : Le COPIL demande aux chefs de projet de proposer la création d'un cadre de concertation entre les utilisateurs et les informaticiens. A9 : Le COPIL demande aux chefs de projets dactualiser la contrainte sur la date limite de réalisation du projet.

33 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Liste des instructions par projet A10 : Le COPIL demande aux chefs de projets de faire un point précis d'avancement de leur projet et de communiquer leur planning de travail ou leur plan d'action. A13 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'élaborer une note synthétique à l'attention du COPIL des décisions à prendre une fois que le travail d'étude par les consultants aura été réalisé, de façon à atteindre pleinement les objectifs fixés. A19 : Le COPIL demande aux chefs de projet de réaliser une GED prototype dans les plus brefs délais et avec les moyens actuels, sans attendre l'arrivée du matériel nécessaire à la mise en production de la GED à plus grande échelle, de façon à sensibiliser les acteurs à l'intérêt de la GED et à favoriser l'implication des bénéficiaires. A20 : Le COPIL demande aux chefs de projet de s'assurer que toutes les conditions soient réunies pour que le projet puisse démarrer immédiatement une fois le financement approuvé et le cabinet recruté. A21 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'élaborer rapidement le planning du projet (ou plan d'action) et d'indiquer si le budget prévu est nécessaire ou s'il peut être libéré. A22 : Le COPIL demande aux chefs de projets de proposer un planning détaillé du projet d'ici au prochain COPIL. A23 : Le COPIL demande que l'équipe projet à la Douane soit constituée et que le déploiement soit réalisé avant la fin de l'année A24 : Le COPIL demande aux chefs de projets de proposer un planning détaillé du projet d'ici au prochain COPIL. A24 : Le COPIL demande à la Maitrise dOuvrage (DRFM) daccélérer la rédaction du Cahier des Charges

34 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Liste des instructions par projet A24 : Le COPIL demande aux chefs de projets de proposer un planning détaillé du projet d'ici au prochain COPIL. A24 : Le COPIL demande à la Maitrise dOuvrage (DRFM) daccélérer la rédaction du Cahier des Charges A25 : Le COPIL demande aux chefs de projet de poursuivre leurs efforts afin de réaliser le plan d'action. A26 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'établir le budget nécessaire à la réalisation des strictes activités du projet A27 : Le COPIL demande au CMOSPI de définir les chefs de projet, et de présenter le cadrage du projet d'ici la prochaine réunion du CMOSPI. E1 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'élaborer les TdR en tenant compte du budget disponible I4 : Le COPIL demande aux chefs de projet de proposer un plan d'actions pour prioriser les volets et déterminer le budget nécessaire par volet. I4 : Discussion COPIL : financement à trouver pour le volet 2a (env. 12 MFCFA). O1 : Le COPIL demande aux chefs de projet de cadrer clairement ce projet et d'organiser l'atelier d'ici le prochain COPIL afin de soumettre les propositions de réforme informatique O2 : Le COPIL demande aux chefs de projet de finaliser au plus vite le plan de formation. P1 : Le COPIL décide quà terme, toutes les applications de Gestion des Finances Publiques seront hébergées dans le Data Center. P2 : Le COPIL demande aux chefs de projet de commencer à préparer un plan d'action pour réaliser le volet "logiciel" du projet. P3 : Le COPIL demande aux chefs de projet de préparer la liste des affectations du matériel. S1 : Le COPIL demande aux chefs de projet de poursuivre les travaux en cours et préparer une sensibilisation de tous les acteurs à la sécurité informatique. W1 : Le COPIL demande que le portail pilote de la DGID soit officiellement lancé dans les plus brefs délais.

35 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Sommaire 1.Rappel du contexte et objectif 2.Revue du portefeuille des projets du PESI a)Revue des projets en cours b)Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL c)Revue et validation des nouveaux projets proposés par le CMOSPI d)Liste des projets déjà financés / financement à rechercher 3.Validation de la proposition des chefs de projets 4.Décisions à prendre par le COPIL 5.Questions diverses

36 Mise en œuvre du Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Fin de la présentation


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