SAP Travel OnDemand Gestion des frais et des remboursements

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1 SAP Travel OnDemand Gestion des frais et des remboursements
Business Scenario Explorer Introduction Fermer l'introduction Business Scenario Explorer fournit toutes les informations utiles sur les divers aspects d'un scénario. Le panneau de navigation vous permet d'approfondir les éléments suivants : Scénario et processus (détails sur le scénario, les processus et les étapes de processus – cliquez ici) Domaines de gestion (détails sur les domaines d'exécution de tâches spécifiques dans le système – cliquez ici) Valeur ajoutée pour l'entreprise (détails sur les principaux avantages qu'offre la solution SAP Travel OnDemand pour le scénario - cliquez ici) Flux du scénario (graphique illustrant le flux complet du scénario – cliquez ici) Business Scenario Explorer est très interactif : vous pouvez cibler les rubriques qui vous intéressent le plus, naviguer vers des documents liés (démonstrations de processus, par exemple) ou afficher des infos-bulles pour des éléments spécifiques. Design de base Graphique du scénario Panneau de navigation Zone de contenu Design interactif Sélectionnez les rubriques principales dans le panneau de navigation Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Cliquez sur ces icônes pour cibler des zones spécifiques Utilisez les boutons Info pour en savoir plus Gestion des demandes de service i

2 Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario
Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Scenario Explorer Description du scénario Ouvrir la légende En tant que grande entreprise, vous avez besoin de pouvoir contrôler vos règles, budgets et frais de déplacement. C'est ce que vous propose SAP Travel OnDemand via une solution globale de gestion des déplacements professionnels qui couvre l'approbation des déplacements jusqu'au remboursement des frais, en passant par la réservation des voyages et la soumission automatique des frais. SAP Travel OnDemand est intégrée à SAP ERP afin de garantir la cohérence de vos données, de réduire la nécessité de rapprochement et de vous aider à mieux analyser et auditer les frais. Les utilisateurs peuvent saisir leurs frais très facilement dans SAP Travel OnDemand grâce aux fonctionnalités telles que les écrans simplifiés, le pré-remplissage de certaines zones de saisie ainsi que la possibilité de soumettre automatiquement des frais à partir des flux de transactions par carte de crédit. Si un utilisateur n'a pas accès à l'application, il peut également soumettre ses frais par . La configuration standard de SAP Travel OnDemand comporte des forfaits pour tous les pays, et peut être adaptée à la politique de votre entreprise. Scénario/Processus Domaines de gestion Valeur ajoutée pour l'entreprise Ce scénario fait intervenir les rôles utilisateurs suivants : Comptable aux comptes fournisseurs Personne en déplacement Auditeur Approbateur Assistant à la saisie des déplacements

3 Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario
Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Scenario Explorer Description du scénario Légende Ouvrir la légende Fermer la légende En tant que grande entreprise, vous avez besoin de pouvoir contrôler vos règles, budgets et frais de déplacement. C'est ce que vous propose SAP Travel OnDemand via une solution globale de gestion des déplacements professionnels qui couvre l'approbation des déplacements jusqu'au remboursement des frais, en passant par la réservation des voyages et la soumission automatique des frais. SAP Travel OnDemand est intégrée à SAP ERP afin de garantir la cohérence de vos données, de réduire la nécessité de rapprochement et de vous aider à mieux analyser et auditer les frais. Les utilisateurs peuvent saisir leurs frais très facilement dans SAP Travel OnDemand grâce aux fonctionnalités telles que les écrans simplifiés, le pré-remplissage de certaines zones de saisie ainsi que la possibilité de soumettre automatiquement des frais à partir des flux de transactions par carte de crédit. Si un utilisateur n'a pas accès à l'application, il peut également soumettre ses frais par . La configuration standard de SAP Travel OnDemand comporte des forfaits pour tous les pays, et peut être adaptée à la politique de votre entreprise. Processus surtout piloté par l'utilisateur Processus surtout piloté par le système Processus manuel non supporté par le système Processus communiquant avec des logiciels externes (détails dans l'info-bulle) Processus pertinent pour la comptabilité financière Scénario lié Bouton Info pour plus d'informations Scénario/Processus Domaines de gestion Valeur ajoutée pour l'entreprise Ce scénario fait intervenir les rôles utilisateurs suivants : Comptable aux comptes fournisseurs Personne en déplacement Auditeur Approbateur <nom du rôle> <nom du rôle> Assistant à la saisie des déplacements <nom du rôle> i

4 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : utilisation des demandes de déplacement Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails X Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Créer une demande de déplacement Vérifier une demande de déplacement Envoyer une décision par i i i Scenario Explorer Description du processus Autres informations La personne en déplacement soumet une demande de déplacement dans SAP Travel OnDemand, pour ses propres frais ou pour le compte d'une autre personne. L'approbateur vérifie la demande de déplacement et l'approuve ou la refuse. La personne en déplacement est informée par de sa décision. Exécuté par Personne en déplacement Scénario/Processus Assistant à la saisie des déplacements Domaines de gestion Valeur ajoutée pour l'entreprise Approbateur Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations

5 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : réservation de prestations de déplacement en ligne Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails X Réservation de prestations de déplacement en ligne Utilisation des demandes de déplacement Créer un itinéraire en ligne Synchroniser les données avec SAP Travel OnDemand Vérifier un itinéraire Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements i i i Scenario Explorer Description du processus Autres informations La personne en déplacement réserve un voyage en ligne avec l'un de nos outils de réservation en ligne intégrés. SAP Travel OnDemand étant entièrement intégrée à ces outils, les données de SAP seront automatiquement transférées et utilisées pour renseigner les zones dans l'outil concerné. Une fois que la personne a réservé son voyage, toutes les données sont de nouveau transférées vers SAP Travel OnDemand, où elles sont immédiatement disponibles sous forme d'itinéraire. Les données de cette réservation (dates de début et de fin du déplacement, par exemple) sont aussi entrées automatiquement dans le décompte des frais du salarié pour ce déplacement. Configurez l'outil de réservation en ligne pour l'adapter aux règles de déplacement de votre entreprise ; il indiquera alors si certaines de vos règles ou certaines règles de votre fournisseur privilégié n'ont pas été respectées. Exécuté par Personne en déplacement Scénario/Processus Domaines de gestion Approbateur Valeur ajoutée pour l'entreprise Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations

6 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : ajout de notes de frais lors d'un déplacement Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Ajout de notes de frais lors d'un déplacement X Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Ajouter une note de frais avec un terminal mobile i Cliquez ici pour afficher les variantes du processus Scenario Explorer Description du processus Autres informations Lors du déplacement, la personne en déplacement envoie des justificatifs à joindre à son décompte des frais. Elle peut les envoyer via une application mobile ou par . Terminal mobile : la personne en déplacement entre les détails de ses frais (elle peut notamment prendre une photo du justificatif et l'ajouter en tant que pièce jointe) et les envoie à SAP Travel OnDemand.  : la personne en déplacement rédige un contenant le type de frais, le montant, la devise et la date, et l'envoie ensuite à une adresse centrale. Elle peut également y joindre un justificatif. Exécuté par Personne en déplacement Scénario/Processus Domaines de gestion Valeur ajoutée pour l'entreprise Terminaux mobiles

7 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : ajout de notes de frais lors d'un déplacement Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Ajout de notes de frais lors d'un déplacement X Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Ajouter une note de frais avec un terminal mobile i Cliquez ici pour masquer les variantes du processus Ajouter une note de frais par i Scenario Explorer Description du processus Autres informations Lors du déplacement, la personne en déplacement envoie des justificatifs à joindre à son décompte des frais. Elle peut les envoyer via une application mobile ou par . Terminal mobile : la personne en déplacement entre les détails de ses frais (elle peut notamment prendre une photo du justificatif et l'ajouter en tant que pièce jointe) et les envoie à SAP Travel OnDemand.  : la personne en déplacement rédige un contenant le type de frais, le montant, la devise et la date, et l'envoie ensuite à une adresse centrale. Elle peut également y joindre un justificatif. Exécuté par Personne en déplacement Scénario/Processus Domaines de gestion Valeur ajoutée pour l'entreprise Terminaux mobiles

8 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : gestion des frais
Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails X Gestion des frais Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Créer un décompte des frais Soumettre un décompte des frais pour approbation Vérifier un décompte des frais Comptabili-ser un décompte des frais dans SAP ERP i i i i Scenario Explorer Description du processus Autres informations La personne en déplacement peut soumettre ses propres frais ou agir pour le compte d'une autre personne. Par exemple, elle peut soumettre des transactions par carte de crédit entreprise ou des photos de justificatifs. Le cas échéant, elle peut utiliser les données de sa demande de déplacement ou de son itinéraire qui ont été entrées automatiquement dans son décompte des frais. La variante du processus « Gestion des frais » permet ensuite de rembourser automatiquement les frais à la personne en déplacement. Ce processus peut facilement être adapté aux règles de déplacement de votre entreprise. Exécuté par Personne en déplacement/ Assistant à la saisie des déplacements Scénario/Processus Approbateur Domaines de gestion Auditeur Valeur ajoutée pour l'entreprise Comptable aux comptes fournisseurs Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations Comptabilisations

9 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : traitement des paiements (SAP ERP)
Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Traitement des paiements (SAP ERP) X Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Rembourser les frais avec SAP ERP i Scenario Explorer Description du processus Autres informations Le cycle de paiement est exécuté dans SAP ERP FI (comptabilité financière) ou dans SAP ERP HCM (Human Capital Management). Le paiement est ensuite envoyé à la personne en déplacement par virement bancaire et/ou par chèque. Exécuté par Comptable aux comptes fournisseurs Scénario/Processus Domaines de gestion Valeur ajoutée pour l'entreprise SAP ERP

10 Gestion des frais et des remboursements Domaines de gestion
Cliquez sur les pictogrammes pour plus de détails Utilisation des demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Traitement comptabilité fournisseurs et paiements Scenario Explorer Domaines de gestion Description du domaine de gestion Les processus de gestion impliquent presque tous des flux de trésorerie à la fois au sein de votre entreprise et avec vos partenaires et clients. SAP Travel OnDemand vous permet de bénéficier d'un contrôle total sur l'aspect financier de toutes les étapes de vos processus de gestion. Vous pouvez configurer vos propres règles relatives aux frais et aux remboursements, suivre les frais de vos salariés et rembourser rapidement et facilement tous les frais approuvés. Gestion des flux de trésorerie Scénario/Processus Domaines de gestion Gestion des frais et des remboursements Valeur ajoutée pour l'entreprise Description du domaine de gestion SAP Travel OnDemand est intégrée aux principaux outils de réservation en ligne. Ces outils peuvent être adaptés aux règles de déplacement de votre entreprise afin de garantir le respect des règles relatives aux coûts et des règles de votre fournisseur privilégié. Votre entreprise peut ainsi réaliser des économies sur les frais de déplacement et accélérer le processus de réservation.

11 Gestion des frais et des remboursements Valeur ajoutée pour l'entreprise
Demander le remboursement Vérifier Approuver Régler Créer un décompte des frais Vérifier le décompte des frais Approuver le décompte des frais Comptabiliser dans le grand livre Rembourser les frais Transférer les informations fiscales aux RH Scenario Explorer Synthèse Avantages clés Permet à la personne en déplacement de gérer aisément ses déplacements, à tout moment et où qu'elle se trouve. Offre la planification, la réservation et l'approbation intégrées des déplacements professionnels sur la base de règles spécifiques. Permet à la personne en déplacement de trouver les options de déplacement adéquates disponibles dans le respect de la politique de l'entreprise. Rationalise l'envoi, l'approbation et le remboursement des frais de déplacement via l'utilisation d'Internet et de terminaux mobiles. Améliore le respect des règles de déplacement et offre une meilleure visibilité sur les habitudes de déplacement. Permet le déploiement rapide d'une solution de gestion des déplacements professionnels ne nécessitant aucune formation, afin de réduire les frais liés aux infrastructures informatiques et à la formation. S'intègre à SAP ERP FI et à SAP ERP HCM afin de tirer profit des processus financiers pour un remboursement des frais plus rapide. Voyagez et dépensez intelligemment en gérant vos déplacements à tout moment et où que vous soyez, et en bénéficiant d'une expérience client qui vous permet de vous concentrer sur la réalisation effective de vos tâches plutôt que sur les processus administratifs. Gagnez du temps en envoyant vos frais de déplacement en toute simplicité et bénéficiez d'un remboursement rapide grâce à un rapprochement et une intégration à SAP ERP plus rapides. Atteignez vos objectifs tout en respectant les règles de déplacement de l'entreprise et en améliorant votre visibilité sur les coûts et les évolutions des déplacements. Scénario/Processus Domaines de gestion Valeur ajoutée pour l'entreprise