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SAP Travel OnDemand Gestion des frais et des remboursements Business Scenario Explorer Introduction Design de base Graphique du scénario Panneau de navigation.

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1 SAP Travel OnDemand Gestion des frais et des remboursements Business Scenario Explorer Introduction Design de base Graphique du scénario Panneau de navigation Zone de contenu Business Scenario Explorer fournit toutes les informations utiles sur les divers aspects d'un scénario. Le panneau de navigation vous permet d'approfondir les éléments suivants : Scénario et processus (détails sur le scénario, les processus et les étapes de processus – cliquez ici)cliquez ici Domaines de gestion (détails sur les domaines d'exécution de tâches spécifiques dans le système – cliquez ici)cliquez ici Valeur ajoutée pour l'entreprise (détails sur les principaux avantages qu'offre la solution SAP Travel OnDemand pour le scénario - cliquez ici)cliquezici Flux du scénario (graphique illustrant le flux complet du scénario – cliquez ici)cliquez ici Business Scenario Explorer est très interactif : vous pouvez cibler les rubriques qui vous intéressent le plus, naviguer vers des documents liés (démonstrations de processus, par exemple) ou afficher des infos-bulles pour des éléments spécifiques. Fermer l'introduction Design interactif Sélectionnez les rubriques principales dans le panneau de navigation Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Cliquez sur ces icônes pour cibler des zones spécifiques Utilisez les boutons Info pour en savoir plus Gestion des demandes de service i

2 Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Scenario Explorer Valeur ajoutée pour l'entreprise Domaines de gestion Scénario/Processus Ouvrir la légende Comptable aux comptes fournisseurs Description du scénario Ce scénario fait intervenir les rôles utilisateurs suivants : Personne en déplacementAuditeurApprobateur Assistant à la saisie des déplacements En tant que grande entreprise, vous avez besoin de pouvoir contrôler vos règles, budgets et frais de déplacement. C'est ce que vous propose SAP Travel OnDemand via une solution globale de gestion des déplacements professionnels qui couvre l'approbation des déplacements jusqu'au remboursement des frais, en passant par la réservation des voyages et la soumission automatique des frais. SAP Travel OnDemand est intégrée à SAP ERP afin de garantir la cohérence de vos données, de réduire la nécessité de rapprochement et de vous aider à mieux analyser et auditer les frais. Les utilisateurs peuvent saisir leurs frais très facilement dans SAP Travel OnDemand grâce aux fonctionnalités telles que les écrans simplifiés, le pré-remplissage de certaines zones de saisie ainsi que la possibilité de soumettre automatiquement des frais à partir des flux de transactions par carte de crédit. Si un utilisateur n'a pas accès à l'application, il peut également soumettre ses frais par . La configuration standard de SAP Travel OnDemand comporte des forfaits pour tous les pays, et peut être adaptée à la politique de votre entreprise. Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails

3 Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Scenario Explorer Valeur ajoutée pour l'entreprise Domaines de gestion Scénario/Processus Ouvrir la légende Comptable aux comptes fournisseurs Description du scénario Ce scénario fait intervenir les rôles utilisateurs suivants : Personne en déplacementAuditeurApprobateur Assistant à la saisie des déplacements En tant que grande entreprise, vous avez besoin de pouvoir contrôler vos règles, budgets et frais de déplacement. C'est ce que vous propose SAP Travel OnDemand via une solution globale de gestion des déplacements professionnels qui couvre l'approbation des déplacements jusqu'au remboursement des frais, en passant par la réservation des voyages et la soumission automatique des frais. SAP Travel OnDemand est intégrée à SAP ERP afin de garantir la cohérence de vos données, de réduire la nécessité de rapprochement et de vous aider à mieux analyser et auditer les frais. Les utilisateurs peuvent saisir leurs frais très facilement dans SAP Travel OnDemand grâce aux fonctionnalités telles que les écrans simplifiés, le pré-remplissage de certaines zones de saisie ainsi que la possibilité de soumettre automatiquement des frais à partir des flux de transactions par carte de crédit. Si un utilisateur n'a pas accès à l'application, il peut également soumettre ses frais par . La configuration standard de SAP Travel OnDemand comporte des forfaits pour tous les pays, et peut être adaptée à la politique de votre entreprise. Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Légende Processus surtout piloté par l'utilisateur Processus surtout piloté par le système Processus manuel non supporté par le système Processus communiquant avec des logiciels externes (détails dans l'info-bulle) Processus pertinent pour la comptabilité financière Scénario lié Bouton Info pour plus d'informations Fermer la légende i

4 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : utilisation des demandes de déplacement Scenario Explorer Valeur ajoutée pour l'entreprise Domaines de gestion Scénario/Processus Description du processus La personne en déplacement soumet une demande de déplacement dans SAP Travel OnDemand, pour ses propres frais ou pour le compte d'une autre personne. L'approbateur vérifie la demande de déplacement et l'approuve ou la refuse. La personne en déplacement est informée par de sa décision. Exécuté par Personne en déplacement Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations Autres informations Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Réservation de prestations de déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Utilisation des demandes de déplacement Envoyer une décision par Vérifier une demande de déplacement Créer une demande de déplacement iii Assistant à la saisie des déplacements Approbateur X

5 Réservation de prestations de déplacement en ligne Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : réservation de prestations de déplacement en ligne Scenario Explorer Valeur ajoutée pour l'entreprise Domaines de gestion Scénario/Processus Description du processus La personne en déplacement réserve un voyage en ligne avec l'un de nos outils de réservation en ligne intégrés. SAP Travel OnDemand étant entièrement intégrée à ces outils, les données de SAP seront automatiquement transférées et utilisées pour renseigner les zones dans l'outil concerné. Une fois que la personne a réservé son voyage, toutes les données sont de nouveau transférées vers SAP Travel OnDemand, où elles sont immédiatement disponibles sous forme d'itinéraire. Les données de cette réservation (dates de début et de fin du déplacement, par exemple) sont aussi entrées automatiquement dans le décompte des frais du salarié pour ce déplacement. Configurez l'outil de réservation en ligne pour l'adapter aux règles de déplacement de votre entreprise ; il indiquera alors si certaines de vos règles ou certaines règles de votre fournisseur privilégié n'ont pas été respectées. Exécuté par Personne en déplacement Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations Autres informations Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Utilisation des demandes de déplacement Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Vérifier un itinéraire Synchroniser les données avec SAP Travel OnDemand Créer un itinéraire en ligne iii X Approbateur

6 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : ajout de notes de frais lors d'un déplacement Scenario Explorer Valeur ajoutée pour l'entreprise Domaines de gestion Scénario/Processus Description du processus Lors du déplacement, la personne en déplacement envoie des justificatifs à joindre à son décompte des frais. Elle peut les envoyer via une application mobile ou par . Terminal mobile : la personne en déplacement entre les détails de ses frais (elle peut notamment prendre une photo du justificatif et l'ajouter en tant que pièce jointe) et les envoie à SAP Travel OnDemand. la personne en déplacement rédige un contenant le type de frais, le montant, la devise et la date, et l'envoie ensuite à une adresse centrale. Elle peut également y joindre un justificatif. Exécuté par Personne en déplacement Autres informations Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Gestion des frais Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Ajouter une note de frais avec un terminal mobile i X Cliquez iciCliquez ici pour afficher les variantes du processus Terminaux mobiles

7 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : ajout de notes de frais lors d'un déplacement Scenario Explorer Valeur ajoutée pour l'entreprise Domaines de gestion Scénario/Processus Description du processus Lors du déplacement, la personne en déplacement envoie des justificatifs à joindre à son décompte des frais. Elle peut les envoyer via une application mobile ou par . Terminal mobile : la personne en déplacement entre les détails de ses frais (elle peut notamment prendre une photo du justificatif et l'ajouter en tant que pièce jointe) et les envoie à SAP Travel OnDemand. la personne en déplacement rédige un contenant le type de frais, le montant, la devise et la date, et l'envoie ensuite à une adresse centrale. Elle peut également y joindre un justificatif. Exécuté par Personne en déplacement Autres informations Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Gestion des frais Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Ajouter une note de frais avec un terminal mobile i X Cliquez iciCliquez ici pour masquer les variantes du processus Terminaux mobiles Ajouter une note de frais par i

8 Gestion des frais Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : gestion des frais Scenario Explorer Valeur ajoutée pour l'entreprise Domaines de gestion Scénario/Processus Description du processus La personne en déplacement peut soumettre ses propres frais ou agir pour le compte d'une autre personne. Par exemple, elle peut soumettre des transactions par carte de crédit entreprise ou des photos de justificatifs. Le cas échéant, elle peut utiliser les données de sa demande de déplacement ou de son itinéraire qui ont été entrées automatiquement dans son décompte des frais. La variante du processus « Gestion des frais » permet ensuite de rembourser automatiquement les frais à la personne en déplacement. Ce processus peut facilement être adapté aux règles de déplacement de votre entreprise. Exécuté par Personne en déplacement/ Assistant à la saisie des déplacements Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations Comptabilisations Autres informations Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Comptabili- ser un décompte des frais dans SAP ERP Vérifier un décompte des frais Soumettre un décompte des frais pour approbation Créer un décompte des frais iiii X Auditeur Approbateur Comptable aux comptes fournisseurs

9 Traitement des paiements (SAP ERP) Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : traitement des paiements (SAP ERP) Scenario Explorer Valeur ajoutée pour l'entreprise Domaines de gestion Scénario/Processus Description du processus Le cycle de paiement est exécuté dans SAP ERP FI (comptabilité financière) ou dans SAP ERP HCM (Human Capital Management). Le paiement est ensuite envoyé à la personne en déplacement par virement bancaire et/ou par chèque. Exécuté par Comptable aux comptes fournisseurs Autres informations Cliquez sur les chevrons des processus pour plus de détails Utilisation des demandes de déplacement Réservation de prestations de déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Rembourser les frais avec SAP ERP X i SAP ERP

10 Gestion des frais et des remboursements Domaines de gestion Scenario Explorer Valeur ajoutée pour l'entreprise Domaines de gestion Scénario/Processus Domaines de gestion Gestion des flux de trésorerie Gestion des frais et des remboursements Description du domaine de gestion Les processus de gestion impliquent presque tous des flux de trésorerie à la fois au sein de votre entreprise et avec vos partenaires et clients. SAP Travel OnDemand vous permet de bénéficier d'un contrôle total sur l'aspect financier de toutes les étapes de vos processus de gestion. Vous pouvez configurer vos propres règles relatives aux frais et aux remboursements, suivre les frais de vos salariés et rembourser rapidement et facilement tous les frais approuvés. Cliquez sur les pictogrammes pour plus de détails Traitement comptabilité fournisseurs et paiements Utilisation des demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Description du domaine de gestion SAP Travel OnDemand est intégrée aux principaux outils de réservation en ligne. Ces outils peuvent être adaptés aux règles de déplacement de votre entreprise afin de garantir le respect des règles relatives aux coûts et des règles de votre fournisseur privilégié. Votre entreprise peut ainsi réaliser des économies sur les frais de déplacement et accélérer le processus de réservation.

11 ApprouverRégler Comptabiliser dans le grand livre Rembourser les frais Transférer les informations fiscales aux RH Approuver le décompte des frais Gestion des frais et des remboursements Valeur ajoutée pour l'entreprise Scenario Explorer Valeur ajoutée pour l'entreprise Domaines de gestion Scénario/Processus Synthèse Voyagez et dépensez intelligemment en gérant vos déplacements à tout moment et où que vous soyez, et en bénéficiant d'une expérience client qui vous permet de vous concentrer sur la réalisation effective de vos tâches plutôt que sur les processus administratifs. Gagnez du temps en envoyant vos frais de déplacement en toute simplicité et bénéficiez d'un remboursement rapide grâce à un rapprochement et une intégration à SAP ERP plus rapides. Atteignez vos objectifs tout en respectant les règles de déplacement de l'entreprise et en améliorant votre visibilité sur les coûts et les évolutions des déplacements. Permet à la personne en déplacement de gérer aisément ses déplacements, à tout moment et où qu'elle se trouve. Offre la planification, la réservation et l'approbation intégrées des déplacements professionnels sur la base de règles spécifiques. Permet à la personne en déplacement de trouver les options de déplacement adéquates disponibles dans le respect de la politique de l'entreprise. Rationalise l'envoi, l'approbation et le remboursement des frais de déplacement via l'utilisation d'Internet et de terminaux mobiles. Améliore le respect des règles de déplacement et offre une meilleure visibilité sur les habitudes de déplacement. Permet le déploiement rapide d'une solution de gestion des déplacements professionnels ne nécessitant aucune formation, afin de réduire les frais liés aux infrastructures informatiques et à la formation. S'intègre à SAP ERP FI et à SAP ERP HCM afin de tirer profit des processus financiers pour un remboursement des frais plus rapide. Avantages clés Vérifier Vérifier le décompte des frais Demander le remboursement Créer un décompte des frais


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