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Mise en place dun système de S&E. Objectifs A la fin de cette session vous êtes en mesure de Décrire le rôle du S&E dans lamélioration de limpact Décrire.

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1 Mise en place dun système de S&E

2 Objectifs A la fin de cette session vous êtes en mesure de Décrire le rôle du S&E dans lamélioration de limpact Décrire le contenu principal dun cadre conceptuel dun système de S&E Expliquer les différences entre le système SE, cadre conceptuel du SE, plan opérationnel, et la matrice de SE Situer la participation des acteurs dans le système de S&E

3 Gestion orienteée vers limpact Impact Orienter la stratégie du projet Assurer une mise en oeuvre efficace Créer les conditiond de la réflexion critique

4 S&E Performance SE – composante intégrée de la gestion orientée vers limpact Gestion & apprentissage supporte conduit à

5 Cycle de projet - de programme Organisation Mission Financement et contracts dexécution Evaluation finale Politiques GOV ou bailleur Priorités bénéficiaires Planifier Agir Suivre Evaluer Exécution Suivi et Evaluation Entité - Analyse situationnelle Planification stratégique Stratégie/ Cadre SE Mobilisation resources planification opérationnelle Plan de SE Matrice SE Cycle de gestion Projet Programme Organisation Participation

6 Niveaux délaboration des systèmes de SE Cadre conceptuel du système de SE À partir du rapport de préévaluation Plan opérationnel du système de SE Manuel de mise en oeuvre du projet (cahier de charge) Manuel des opérations

7 Contenu principal dun cadre conceptuel dun système de SE (tableau 4.1) 1. Définition de lobjectif de S&E et de son champ daction 2. Identification des questions de performance, des besoins en information et des indicateurs pertinents 3. Organisation de la collecte et du traitement de linformation 4. Organisation de lanalyse et de lanimation de la réflexion critique 5. Organisation de la communication et établissement des rapports 6. Organisation des conditions de travail et planification des moyens nécessaires

8 Contenu indicatif dun plan opérationnel de S&E Tableau 4.4 Guide FIDA Objectif et champ daction du SE Approche Cadre logique révisé Système dinformation Plan de travail du S&E Mise en place des moyens et compétences S&E Budget S&E Annexes

9 Plan de travail du S&E Faites le calendrier des événéments importants Organisez le S&E (systèmes, procédures et outils) Identifiez actions, emploi de temps et responsabilités Qui fait quoi et quand ? Elaborez le budget de S&E

10 T1T3T2T4 année 1 T1T3T2T4 année 3 T1T3T2T4 année 2 Elaboration plan S&E avec acteurs Preparation évaluation mi- parcours Évaluation mi- parcours Formation en S&E Bilan annuel et atelier de planification MARP niveau village Preparation bilan annuel (performance et enseignements tirés) Phase 2 preparation réunions Soumission rapport Plan de travail de S&E (exemple)

11 Exercice sous-groupes Etude de cas ; plans de S&E Tableau 4.1 et 4.4 Guide FIDA Étudiez les tableaux 4.1 et 4.4 du guide de FIDA Donnez des suggestions damélioration du cadre conceptuel de S&E dans la phase de démarrage

12 Exercice individuel Décrivez lobjectif et le champ daction de votre système de SE Formulez des suggestions damélioration

13 Contenu de la matrice de S&E Questio ns de perform ance Besoins dinform ations indicateu rs Informati on de référence Exigence s, nature et responsa bilités Collecte données méthodes, fréquences et responsabi lités Formulaires, planification, formation, gestion des données, compétences, ressources et responsabilit és Analyse, rapports, restitution, adaptation, responsabi lités

14 Question Comment mobiliser la participation des acteurs dans le S&E ? Quels facteurs à prendre en considération avant de mobiliser la participation dans le S&E ? Quels facteurs influencent la participation des acteurs dans le S&E ?

15 Tâches principales du SE participatio n

16 Considérations avant de mobiliser la participation dans le SE Mobilisez la participation des acteurs sur base de leur propre motivation au lieu dune participation imposée Soutenez des systèmes de S&E déja opérationnels et liez-les Negociez et tombez daccord sur le degrée de participation de chaque acteur (dépend de lobjectif du système de SE) Assurez les intervenants de lutilité de leur participation Conciliez le S&E participatifs avec le S&E non-participatifs

17 Facteurs dinfluence de la participation Bénéfices escomptés (par rapport au coûts) Pertinence du S&E vis-à-vis les priorités des acteurs Flexibilité du processsus de S&E à gérer la diversité en besoins dinformation de chaque acteur Rapidité et pertinence du feedback des résultats de SE Capacité dagir et dappliquer les recommandations de SE Compétences et leadership des acteurs et volonté de partager le pouvoir Lhistoire politique locale marge de manoeuvre des acteurs à initier des actions Capacité des acteurs à faire face aux besoins (de survie) à court terme vis-à-vis des besoins en informations à long terme Fournitures pour faire le S&E (cahiers, formations)

18 Fin de la session © Wageningen UR

19 1.Objectif et champ daction du système Objectif Pourquoi mettre en place un système de SE, pour nous, pour nos partenaires, pour acteurs à la base et dautres? Champ daction Budget de projet disponible Degré de participation souhaitable et faisable Degré de détails des données qunatitatives et qualitatives Type détude de référence souhaitable et faisable Capacités actuelles des autres intervenants

20 2.Questions de performance, besoins en information et indicateurs Quest-ce que nous voulons suivre et évaluer? Questionnements à chaque niveau de la hiérarchie du projet Besoins en information évoluent avec le temps Ce qui ne marche pas souvent: Utiliser les indicateurs du cadre logique (pas mésurable, trop complexe)

21 3.Organisation de la collecte et du traitement de linformation Comment organisons-nous la collecte des informations ? Quelle méthode Qui collecte Qui compile Qui analyse Quand

22 4.Organisation de lanalyse et animation de la réflexion critique Comment utiliser les informations pour améliorer la performance, limpact ? Modalités de réflexion Réunions, ateliers, évaluations externes Discussions informelles entre acteurs (lors des missions de supervision)

23 5.Organisation de la communication et établissement des rapports Qui est informé sur quoi et comment? Quel intervenant veut obtenir quelles informations, pourquoi et comment? Qui doit faire quoi et quand?

24 6.Organisation des conditions de travail et planification des moyens nécessaires Quest-ce quil faut pour sassurer que le système de S&E est opérationnel? Ressources financières Ressources humaines Mesures dincitation Structures organisationnelles Systèmes dinformation

25 Exercice individuel Décrivez lobjectif et le champ daction de votre système de SE Formulez des suggestions damélioration

26 S&E Performance SE – composante intégrée de la gestion orientée vers limpact Gestion & apprentissage supporte conduit à

27 Définition : système de S&E (et dapprentissage) Ensemble des processus de planification, de collecte et de synthèse de linformation, de réflexion et de présentation de rapports + indiquant les moyens et compétences nécessaires pour apporter une contribution utile à la prise de décision et à la capitalisation dans le cadre dun projet – programme – organisation.

28 Stratégie Questions de performance besoins dinfos & indicateurs Collecte dinformations Synthèse des infos Analyse & réflexion Comprendre & motiver Décisions Compte rendu externe Capacités humaines SE Incitations en faveur du SE Organisation structures et responsabilités Système de gestion de linformation Ressources Financières SE Mise en oeuvre Système de S&E et dapprentissage

29 Exercice sous-groupes (3) Arrangez les cartes de façon à mettre en place un système de S&E et dapprentissage opérationnel et performant

30 Tâches de S&E durant le cycle de projet Cadre logique IOV & MdV et cadre conceptuel de SE Elaboration plan opérationnel de SE Collecte et analyse des données pour préparer la prise de décisions Communication des résultats S&E & prise de décisions Conception projet Démarrage projet Mise en oeuvre projet et SE

31 Thank you for your interest


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