L’appui aux acteurs de la fonction RH

Présentation au sujet: "L’appui aux acteurs de la fonction RH"— Transcription de la présentation:

1 L’appui aux acteurs de la fonction RH
@doc RH L’appui aux acteurs de la fonction RH COPIL du 02 avril 2010

2 Ordre du jour Les bases de Les grandes caractéristiques Les extensions en cours @doc RH Etude de l’existant et des besoins Clef DOCINFOR Les instances Les acteurs du projet Les circuits Planification des travaux

3 1.

4 Les bases de connaissances @doc
Un peu d’histoire Les grandes caractéristiques » Les principaux résultats Les extensions en cours

5 Un peu d'histoire L’analyse des besoins (en 2001… )
- Dans le cadre d’un chantier institutionnel Une analyse des besoins en accompagnement et formation des techniciens-conseil CAF avec l’appui de 7 CAF de la région Rhône-Alpes L’urgence de disposer d’un appui documentaire qui regroupe l’ensemble des informations utiles en situation de travail.

6 Un peu d'histoire La construction d’une maquette (2002-2003)
L’assemblage de compétences : Un pédagogue ; Un expert législation et contentieux. Des techniciens détachés des organismes en charge de la « modélisation par les usages » Un aller-retour permanent durant 6 mois avec : les 7 Caf du diagnostic ; 24 Caf expérimentatrices. Une évaluation soutenue (grille, enquêtes, entretiens, etc.)

7 Un peu d'histoire La construction de l’architecture institutionnelle (2004) Dispositif de production Circuits de validation Modalités de publication Gestion des retours « clientèle » La généralisation (2005) Communication. + ou - 70 présentations Appui au déploiement

8 Les grandes caractéristiques d'@doc
Une documentation métier Intégrée au poste de travail ; Directement utilisable en situation de contact avec les usager Une page par écran (le plus souvent possible.. ) ; Une taille de police de caractère adaptée ; Une navigation facilitée : 3 « clics » ou moins d’une minute Actualisée en continu, fiabilisée et adaptable localement. Publication hebdomadaire ; validée par la Direction des prestations ; Intégration de notes locales.

9 Les résultats @doc est généralisé à : Des gains pour :
L’ensemble des organismes : Caf , Cnaf, Cnedi, Certi, PRM, structures de formation, CRFP, Des gains pour : Les allocataires Fiabilité des réponses ; Complétude des réponses ; Appui à l’orientation. Les agents Plus de sécurité ; Plus d’autonomie ; Une « reconnaissance du métier » Les organismes Cohérence de l’information distribuée Homogénéisation des pratiques Gains en gestion estimé à « 150 ETP ».

10 Les extensions en cours
Les En cours : Contentieux, formation, action sociale collective En relance : RH, En lancement : Budget/compta Aux partenaires Conseil général, CCAS, CIRA-3939-documentation française, service-public.fr Dans d’autres contextes Aide en ligne de consultations : Rsa, simulation Paje, etc.

11 RH ?

12 Objectifs et principes
Mettre à disposition des acteurs de la fonction RH et principalement des Techniciens RH, l’ensemble de la documentation (informations législatives, pratiques, outils,… ) nécessaire à leur activité; Mieux gérer les connaissances et harmoniser les pratiques; Sécuriser les processus ; Faciliter l’évolution des organisations.

13 Les caractéristiques: une documentation à 2 niveaux
Une partie nationale commune à toutes les CAF Nationale SI - doc Les partenaires Les Organismes Les formations Les aides en ligne Les notes locales Locale Une partie locale aux contenus spécifiques à chaque CAF

14 Etude de l'existant et des besoins

15 Objectif de l'étude sur l'existant et les besoins
Une étude menée par le cabinet Parker Williborg pour le compte de l’UCANSS (2008) Rappel des objectifs prioritaires de l’étude : Recenser les pratiques opérationnelles des techniciens RH et les besoins en terme de documentation associée, Recenser les différentes natures de contenus à gérer dans l’application, la répartition de ces contenus par sources et producteurs, Recenser et structurer des événements associés à l’utilisation de la documentation RH.

16 Démarche de l'étude sur l'existant et les besoins
Rappel de la démarche effectuée pour réaliser cette étude : Etape 1 : Prise de connaissance du contexte et du projet Démarche : Entretiens avec les chefs de projet, prise de connaissance des documents existants Etape 2 : Cartographie documentaire, analyse des usages et des besoins Entretiens avec les producteurs et administrateurs de la documentation RH Entretiens avec les utilisateurs

17 Cartographie des documents
Source Guide d’administration du personnel UCANSS Liste des documents, circulaires et barêmes disponibles sur le site internet de l’UCANSS Statistiques sur les effectifs des organismes de l’institution Présentation du projet Ucanss 2010 Présentation du portail Extranet UCANSS Projet de cahier des à destination de la CAF du Vaucluse CNAF Liste des questions posées sur le forum de RH.COM Etude du métier de technicien en gestion du personnel Présentation de l’outil SIDOC Présentation de NIMS métiers du service à l’usager Comité « Management des connaissances » du 21/06/2007 Constitution des Dates de mise à jour des différents fichiers composant la dernière version du GAP CAF Avignon

18 Cartographie des documents
Source Présentation des rubriques de l’espace RH de l’intranet de branche Iliad ACOSS Liste des documentations RH recensés dans les URSSAF Liste des procédures V2 CNAV/CRAM Nancy Liste des éléments d’arborescence V5 Liste des procédures GDP URSSAF Rouen Procédures RH locales Listes des sites Web de référence CAF Caen Liste des abonnements CAF Avranches Liste des documents utiles CRAM Rouen Observations d’organismes émises lors d’une formation Convention collective CRFP Marseille Structuration de l’intranet RH interne CNAMTS Structuration de l’intranet de branche Mediam Plaquette de présentation de l’organisme UGECAM PACAC Description des tâches associées aux quatre processus RH de l’organisme : Gestion des emplois et des compétences, formation, relations sociale, gestion de la paie et administration du personnel CPAM Evreux Structuration de la rubrique SVP GRH de l’intranet de l’organisme Intrasud DRSM Marseille

19 Résultats de l'étude sur les besoins
Perception des personnes rencontrées dans le cadre de cette étude : @docRH : Une nécessité au regard des sources d’informations actuellement disponibles, L’approche « par les pratiques professionnelles » et la maquette actuelle de l’outil sont très bien perçues et correspondent aux attentes des utilisateurs, Le projet apparaît néanmoins comme très ambitieux au regard de son périmètre, Plusieurs interrogations sont émises sur le calendrier de réalisation et sur les conditions de mise à jour des contenus une fois le système opérationnel. Population ciblée d’après l’étude : Techniciens RH, Cadres RH, Responsables RH, Comptables chargés de la vérification des paies et des frais.

20 Etat d'avancement du projet

21 Avancées du projet La CAF de Vaucluse est engagée en qualité de maîtrise d ’œuvre sur le depuis fin 2006. Entre septembre 2006 et mars 2009, la CAF de Vaucluse a consacré 327 jours/homme pour l’écriture des situations événements. Les situations événements à ce jour sont au nombre de 56 sachant que certaines d’entre elles nécessitent aujourd’hui une mise à jour législative (exemple : les instances du personnel écrites en 2007  mise à jour à faire par rapport à la loi d’août 2008.

22 Avancées du projet Sur ces 56 fiches événements :
48 ont fait l’objet d’une analyse par le groupe miroir constitué à l’époque de caisses des différentes branches. 7 réunions de travail avec le groupe miroir ont été réalisées. Parmi ces 48 fiches, 31 ont été validées juridiquement par l ’UCANSS. Toutefois, l’ensemble des fiches événements sera revisité par la CAF compte tenu de la mise en ligne toute récente (message du directeur de l’UCANSS le 29/03/2010) du nouveau guide d’administration du personnel. Indépendamment de cette mise à jour, la CAF de Vaucluse a repris la production de nouvelles fiches événements

23 LES SITUATIONS EVENEMENTS DEJA ECRITES

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25 LES SITUATIONS EVENEMENTS A VENIR

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27

28

29 Clef

30 Clef Un projet inter branche piloté par la CNAF et l ’Ucanss,
Accompagner la mise en œuvre de l ’accord de branche de juin 2005, portant sur la réforme de la formation professionnelle, Une démarche similaire métiers du service (branche famille) privilégiant une approche par événements, Mise en ligne en juin Des retours positifs des utilisateurs, Mises à jour en cours mais… Des interrogations sur l ’avenir de l ’outil.

31 Clef @docrh, volet formation: adaptation de CLEF (cnaf, caf de la Manche), 9 événements formation intégrés, Des rubriques à compléter, Nécessité d ’avoir des retours d ’autres Caf…

32 Point sur DOCINFOR

33 DOCINFOR Le programme documentaire GRH du dispositif de gestion DocInfor [DSI de la BF (branche famille)] livre : Aux organismes (nationaux et/ou régionaux et/ou locaux) de la BF De la BR (branche recouvrement) L’ensemble de la documentation liée au fonctionnement des logiciels du dispositif GRH (applications GRH, GRH Notes, simulation budgétaire) + certaines informations spécifiques (Catalogue des règles de ‘valorisation’ et de ‘cotisation’, Catalogue des produits RH, catalogue des chaînes de traitement, spécificités de branche, etc.) Patricia DALIGAULT propose une collaboration entre DOCINFOR et la CNAF, par une adaptation de l’offre de service DOCINFOR aux besoins du

34 DOCINFOR Offre documentaire normalisée accessible depuis les supports de publication du dispositif documentaire DocInfor Base lotus DocInfor pour la BF Base HTTP Extranet DocInfor dédiée à ce jour principalement à la BR (extraction sélective des documents GRH publiés dans la base Lotus DocInfor de la BF) Contenus documentaires exploitables Directement par les organismes via accès direct sur les bases documentaires livrées par la DSI de la BF (livraison des contenus sous formats bureautiques à ce jour Word, Excel,…) Par le : Exploitation direct des contenus pour livraison via ce support Enrichissement possible en valeur ajoutée métier / segments de contenus, compilation de contenus pour approche par événements par exemple,…

35 DOCINFOR Doc de version Doc de référence Doc de recette

36 Les instances

37 COPIL : composition et missions
Animateurs, pilotes (DRHGEP, DR), RRH CAF, Représentants RH du réseau CERTI et des principaux partenaires. Missions : Définir les orientations du projet, Fixer et suivre les grandes échéances du déroulement du projet, Veiller au respect des principes définis, Porter le projet au sein du réseau, Piloter le bilan du projet et la généralisation de l’outil. Réunions : Tous les 4 mois environ jusqu'à fin 2011

38 Groupe miroir : composition et missions
Agents représentant les principaux métiers du processus, CAF des différentes régions impliquées dans la démarche d’amélioration de la gestion des Ressources Humaines : Avignon, Avranches, La Rochelle, Lille, Paris, Lyon, Nantes, Dignes, 2 Caf (en cours), et CRFP Toulouse. Missions : Valider les pratiques proposées et rédigées par la CAF d'Avignon (et la CAF d'Avranches pour la partie formation), Apporter son concours pour capitaliser des outils ou pratiques développées dans certaines CAF, Tester et expérimenter les produits livrés. Le membre du groupe miroir a une bonne connaissance des pratiques professionnelles sur l'ensemble du domaine RH et est à même de solliciter les personnes référentes sur d'éventuelles activités spécialisées et sur le domaine formation.

39 Les principales instances
Comité de pilotage Groupe miroir CNAF DRS – Yves HIRRIEN (Animation) CAF Avignon – Jocelyne LEYDET CNAF DRHGEP– Françoise BONNET (Animation) CAF Avranches – Christophe LANGLOIS CNAF DRHGEP –Nathalie THOMAS-CHAUVEAU CAF Lille – Bruno DUBART CAF Lyon – Martine CHAPELAN CAF Paris – Sébastien BARRÉ CNEDI de Metz – Eveline TENDANT CAF Nantes – Bertrand CHAPALAIN CAF Yvelines – Gilles BRABANT CAF Dignes – Danièle DI BENEDETTO CAF La Rochelle – Danièle JULIEN CRFP Toulouse – Arnaud COLIN CAF– (en cours) CAF – (en cours) IRFAF – Carol SIRET PRM Bret./Norm. – François LE-CORFF DOCINFOR – Patricia DALIGAULT UCANSS – Laurence DEBRUYNE/Armelle LEBRIS FAF – Magali BOUDIER

40 Les acteurs du projet

41 Les acteurs Une Maîtrise d’ouvrage :
Pilotes du projet : Françoise Bonnet (DRHGEP), Yves Hirrien (DRS), Équipe projet : Nathalie Thomas-Chauveau (DRHGEP), Jocelyne Leydet (CAF Avignon), Gilles Brabant (CAF Yvelines), Christophe Langlois (CAF Avranches). Une Maîtrise d’œuvre : CAF Avignon et CAF Avranches Une équipe d’appui pour tous les aspects de documentation dématérialisée : : Correspondant auprès de la DSI (outils informatiques nécessaires, processus de circulation de l’information, appui aux CAF sur les aspects techniques,…), Groupe miroir Des validateurs juridiques UCANSS et FAF Des groupes utilisateurs CAF Piloter, coordonner, organiser, superviser, communiquer, Coordonner, accompagner. Recenser les besoins, concevoir, partager, produire les contenus, Assurer une cohérence d’ensemble. Partager le diagnostics, valider les contenus produits par la MOE, Assurer la cohérence et la qualité des intégrations techniques, concevoir le prototype. Rédaction de différents contenus par diverses équipes ou contributeurs CAF, PRM, CERTI, services de la CNAF… Valider sur un plan technique et réglementaire, Mettre à disposition les informations techniques et réglementaires, Tester les maquettes.

42 Les circuits

43 Circuit de validation projet @docRH
COPIL : Cadrage Détermination des lots Aide préparation Cadrage et détermination des lots UCANSS / CNAF DDRH Publication sur site de la maquette CAF Avignon CAF Avranches Groupe miroir Validation juridique CCNT , Droit travail sous 15 jours Validation UCANSS FAF Concernant les 15 jours de validation proposés à l’UCANSS, cette dernière souhaite examiner la faisabilité de ce délai et formaliser son rôle par une convention avec la CNAF. Ajustements Validation juridique Droit Formation sous 15 jours Suivi Processus (Nathalie Thomas-Chauveau) Prototype pour expérimentation

44 Planification des travaux

45 Le calendrier prévisionnel du projet
Échéancier prévisionnel Missions à assurer Acteurs 2 avril 2010 Lancement du projet Mise en place des instances et définition des circuits CNAF / Equipe projet Fin 2010 Reprise et validation de l’existant CAF Vaucluse / Avranches + groupe miroir + équipe projet Mi 2011 Maquettage CAF Vaucluse + groupe miroir + équipe projet + UCANSS + Tests CNAF CAF Vaucluse + Groupe miroir + autres caisses Fin 2011 Prototypage : Production / Validation / Diffusion Ensemble des acteurs Expérimentation Pilotage CNAF Premier trimestre 2012 Généralisation de la première version RH CNAF, CAF Vaucluse, PRM, CRFP Autres organismes Permanent Suivi Évaluation Poursuite de la production des versions suivantes RH Équipe permanente Prochaines réunions programmées : COPIL : Le 10 septembre 2010 de 10h à 13h dans les locaux de la CNAF Groupe miroir : Le jeudi 20 mai 2010 de 9h à 16h dans les locaux de la CNAF / Salle 5 Le vendredi 2 juillet 2010 de 9h à 16h dans les locaux de la CNAF / Salle 5 Mise à disposition

46 DES QUESTIONS ? ? ? ? ? ? ? ?