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1 Lappui aux acteurs de la fonction RH COPIL du 02 avril 2010.

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1 1 Lappui aux acteurs de la fonction RH COPIL du 02 avril 2010

2 2 Les bases de Les grandes caractéristiques Les extensions en RH Etude de lexistant et des besoins Clef DOCINFOR Les instances Les acteurs du projet Les circuits Planification des travaux

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4 Un peu dhistoire Les grandes caractéristiques » Les principaux résultats Les extensions en cours

5 5 Lanalyse des besoins (en 2001… ) - Dans le cadre dun chantier institutionnel Une analyse des besoins en accompagnement et formation des techniciens-conseil CAF avec lappui de 7 CAF de la région Rhône-Alpes Lurgence de disposer dun appui documentaire qui regroupe lensemble des informations utiles en situation de travail.

6 6 La construction dune maquette ( ) Lassemblage de compétences : Un pédagogue ; Un expert législation et contentieux. Des techniciens détachés des organismes en charge de la « modélisation par les usages » Un aller-retour permanent durant 6 mois avec : les 7 Caf du diagnostic ; 24 Caf expérimentatrices. Une évaluation soutenue (grille, enquêtes, entretiens, etc.)

7 7 La construction de larchitecture institutionnelle (2004) -Dispositif de production -Circuits de validation -Modalités de publication -Gestion des retours « clientèle » La généralisation (2005) -Communication. + ou - 70 présentations -Appui au déploiement

8 8 Une documentation métier -Intégrée au poste de travail ; -Directement utilisable en situation de contact avec les usager -Une page par écran (le plus souvent possible.. ) ; -Une taille de police de caractère adaptée ; -Une navigation facilitée : 3 « clics » ou moins dune minute -Actualisée en continu, fiabilisée et adaptable localement. -Publication hebdomadaire ; -validée par la Direction des prestations ; -Intégration de notes locales.

9 est généralisé à : -Lensemble des organismes : Caf, Cnaf, Cnedi, Certi, PRM, structures de formation, CRFP, Des gains pour : -Les allocataires -Fiabilité des réponses ; -Complétude des réponses ; -Appui à lorientation. -Les agents -Plus de sécurité ; -Plus dautonomie ; -Une « reconnaissance du métier » -Les organismes -Cohérence de linformation distribuée -Homogénéisation des pratiques -Gains en gestion estimé à « 150 ETP ».

10 10 Les -En cours : Contentieux, formation, action sociale collective -En relance : RH, -En lancement : Budget/compta Aux partenaires -Conseil général, CCAS, -CIRA-3939-documentation française, service-public.fr Dans dautres contextes -Aide en ligne de consultations : Rsa, simulation Paje, etc.

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12 12 Objectif : -Mettre à disposition des acteurs de la fonction RH et principalement des Techniciens RH, lensemble de la documentation (informations législatives, pratiques, outils,… ) nécessaire à leur activité; -Mieux gérer les connaissances et harmoniser les pratiques; -Sécuriser les processus ; -Faciliter lévolution des organisations.

13 13 Une partie nationale commune à toutes les CAF SI - doc Une partie locale aux contenus spécifiques à chaque CAF Locale Nationale Les partenaires Les Organismes Les aides en ligne Les formations Les notes locales

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15 15 Une étude menée par le cabinet Parker Williborg pour le compte de lUCANSS (2008) Rappel des objectifs prioritaires de létude : Recenser les pratiques opérationnelles des techniciens RH et les besoins en terme de documentation associée, Recenser les différentes natures de contenus à gérer dans lapplication, la répartition de ces contenus par sources et producteurs, Recenser et structurer des événements associés à lutilisation de la documentation RH.

16 16 Rappel de la démarche effectuée pour réaliser cette étude : Etape 1 : Prise de connaissance du contexte et du projet - Démarche : o Entretiens avec les chefs de projet, prise de connaissance des documents existants Etape 2 : Cartographie documentaire, analyse des usages et des besoins - Démarche : o Entretiens avec les producteurs et administrateurs de la documentation RH o Entretiens avec les utilisateurs

17 17 DocumentSource Guide dadministration du personnelUCANSS Liste des documents, circulaires et barêmes disponibles sur le site internet de lUCANSS UCANSS Statistiques sur les effectifs des organismes de linstitutionUCANSS Présentation du projet Ucanss 2010UCANSS Présentation du portail Extranet UCANSSUCANSS Projet de cahier des à destination de la CAF du VaucluseCNAF Liste des questions posées sur le forum de RH.COMCNAF Etude du métier de technicien en gestion du personnelCNAF Présentation de loutil SIDOCCNAF Présentation de NIMSCNAF métiers du service à lusagerCNAF Comité « Management des connaissances » du 21/06/2007CNAF Constitution des Dates de mise à jour des différents fichiers composant la dernière version du GAP CNAF Avignon

18 18 DocumentSource Présentation des rubriques de lespace RH de lintranet de branche IliadACOSS Liste des documentations RH recensés dans les URSSAFACOSS Liste des procédures V2CNAV/CRAM Nancy Liste des éléments darborescence V5CNAV/CRAM Nancy Liste des procédures GDPURSSAF Rouen Procédures RH localesURSSAF Rouen Listes des sites Web de référenceCAF Caen Liste des abonnementsCAF Avranches Liste des documents utilesCRAM Rouen Observations dorganismes émises lors dune formation Convention collectiveCRFP Marseille Structuration de lintranet RH interne Structuration de lintranet de branche MediamCNAMTS Plaquette de présentation de lorganismeUGECAM PACAC Description des tâches associées aux quatre processus RH de lorganisme : Gestion des emplois et des compétences, formation, relations sociale, gestion de la paie et administration du personnel CPAM Evreux Structuration de la rubrique SVP GRH de lintranet de lorganisme IntrasudDRSM Marseille

19 19 Perception des personnes rencontrées dans le cadre de cette étude : Une nécessité au regard des sources dinformations actuellement disponibles, Lapproche « par les pratiques professionnelles » et la maquette actuelle de loutil sont très bien perçues et correspondent aux attentes des utilisateurs, Le projet apparaît néanmoins comme très ambitieux au regard de son périmètre, Plusieurs interrogations sont émises sur le calendrier de réalisation et sur les conditions de mise à jour des contenus une fois le système opérationnel. Population ciblée daprès létude : Techniciens RH, Cadres RH, Responsables RH, Comptables chargés de la vérification des paies et des frais.

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21 21 La CAF de Vaucluse est engagée en qualité de maîtrise d œuvre sur le depuis fin Entre septembre 2006 et mars 2009, la CAF de Vaucluse a consacré 327 jours/homme pour lécriture des situations événements. Les situations événements à ce jour sont au nombre de 56 sachant que certaines dentre elles nécessitent aujourdhui une mise à jour législative (exemple : les instances du personnel écrites en 2007 mise à jour à faire par rapport à la loi daoût 2008.

22 22 Sur ces 56 fiches événements : – 48 ont fait lobjet dune analyse par le groupe miroir constitué à lépoque de caisses des différentes branches. –7 réunions de travail avec le groupe miroir ont été réalisées. Parmi ces 48 fiches, 31 ont été validées juridiquement par l UCANSS. Toutefois, lensemble des fiches événements sera revisité par la CAF compte tenu de la mise en ligne toute récente (message du directeur de lUCANSS le 29/03/2010) du nouveau guide dadministration du personnel. Indépendamment de cette mise à jour, la CAF de Vaucluse a repris la production de nouvelles fiches événements

23 23 LES SITUATIONS EVENEMENTS DEJA ECRITES

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25 25 LES SITUATIONS EVENEMENTS A VENIR

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30 30 Un projet inter branche piloté par la CNAF et l Ucanss, Accompagner la mise en œuvre de l accord de branche de juin 2005, portant sur la réforme de la formation professionnelle, Une démarche similaire métiers du service (branche famille) privilégiant une approche par événements, Mise en ligne en juin Des retours positifs des utilisateurs, Mises à jour en cours mais… Des interrogations sur l avenir de l outil.

31 volet formation: adaptation de CLEF (cnaf, caf de la Manche), 9 événements formation intégrés, Des rubriques à compléter, Nécessité d avoir des retours d autres Caf…

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33 33 Le programme documentaire GRH du dispositif de gestion DocInfor [DSI de la BF (branche famille)] livre : - Aux organismes (nationaux et/ou régionaux et/ou locaux) de la BF - De la BR (branche recouvrement) Lensemble de la documentation liée au fonctionnement des logiciels du dispositif GRH (applications GRH, GRH Notes, simulation budgétaire) + certaines informations spécifiques (Catalogue des règles de valorisation et de cotisation, Catalogue des produits RH, catalogue des chaînes de traitement, spécificités de branche, etc.)

34 34 Offre documentaire normalisée accessible depuis les supports de publication du dispositif documentaire DocInfor - Base lotus DocInfor pour la BF - Base HTTP Extranet DocInfor dédiée à ce jour principalement à la BR (extraction sélective des documents GRH publiés dans la base Lotus DocInfor de la BF) Contenus documentaires exploitables - Directement par les organismes via accès direct sur les bases documentaires livrées par la DSI de la BF (livraison des contenus sous formats bureautiques à ce jour Word, Excel,…) - Par le : Exploitation direct des contenus pour livraison via ce support Enrichissement possible en valeur ajoutée métier / segments de contenus, compilation de contenus pour approche par événements par exemple,…

35 35 Doc de référence Doc de recette Doc de version

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37 37 Composition : - Animateurs, pilotes (DRHGEP, DR), - RRH CAF, - Représentants RH du réseau CERTI et des principaux partenaires. Missions : - Définir les orientations du projet, - Fixer et suivre les grandes échéances du déroulement du projet, - Veiller au respect des principes définis, - Porter le projet au sein du réseau, - Piloter le bilan du projet et la généralisation de loutil. Réunions : Tous les 4 mois environ jusqu'à fin 2011

38 38 Composition : - Agents représentant les principaux métiers du processus, - CAF des différentes régions impliquées dans la démarche damélioration de la gestion des Ressources Humaines : Avignon, Avranches, La Rochelle, Lille, Paris, Lyon, Nantes, Dignes, 2 Caf (en cours), et CRFP Toulouse. Missions : - Valider les pratiques proposées et rédigées par la CAF d'Avignon (et la CAF d'Avranches pour la partie formation), - Apporter son concours pour capitaliser des outils ou pratiques développées dans certaines CAF, - Tester et expérimenter les produits livrés. Le membre du groupe miroir a une bonne connaissance des pratiques professionnelles sur l'ensemble du domaine RH et est à même de solliciter les personnes référentes sur d'éventuelles activités spécialisées et sur le domaine formation.

39 39 Comité de pilotageGroupe miroir CNAF DRS – Yves HIRRIEN (Animation) CAF Avignon – Jocelyne LEYDET CNAF DRHGEP– Françoise BONNET (Animation) CAF Avranches – Christophe LANGLOIS CNAF DRHGEP –Nathalie THOMAS-CHAUVEAUCAF Lille – Bruno DUBART CAF Avignon – Jocelyne LEYDETCAF Lyon – Martine CHAPELAN CAF Avranches – Christophe LANGLOISCAF Paris – Sébastien BARRÉ CNEDI de Metz – Eveline TENDANTCAF Nantes – Bertrand CHAPALAIN CAF Yvelines – Gilles BRABANTCAF Dignes – Danièle DI BENEDETTO CAF La Rochelle – Danièle JULIEN CAF Lille – Bruno DUBARTCRFP Toulouse – Arnaud COLIN CAF Lyon – Martine CHAPELANCAF– (en cours) CAF Dignes – Danièle DI BENEDETTOCAF– (en cours) CAF Paris – Sébastien BARRÉ CAF Nantes – Bertrand CHAPALAIN CAF – (en cours) IRFAF – Carol SIRET PRM Bret./Norm. – François LE-CORFF DOCINFOR – Patricia DALIGAULT UCANSS – Laurence DEBRUYNE/Armelle LEBRIS FAF – Magali BOUDIER

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41 41 Une Maîtrise douvrage : Pilotes du projet : Françoise Bonnet (DRHGEP), Yves Hirrien (DRS), Équipe projet : Nathalie Thomas-Chauveau (DRHGEP), Jocelyne Leydet (CAF Avignon), Gilles Brabant (CAF Yvelines), Christophe Langlois (CAF Avranches). Une Maîtrise dœuvre : CAF Avignon et CAF Avranches Une équipe dappui pour tous les aspects de documentation dématérialisée : : Correspondant auprès de la DSI (outils informatiques nécessaires, processus de circulation de linformation, appui aux CAF sur les aspects techniques,…), Groupe miroir Des validateurs juridiques UCANSS et FAF Des groupes utilisateurs CAF Piloter, coordonner, organiser, superviser, communiquer, Coordonner, accompagner. Recenser les besoins, concevoir, partager, produire les contenus, Assurer une cohérence densemble. Partager le diagnostics, valider les contenus produits par la MOE, Assurer la cohérence et la qualité des intégrations techniques, concevoir le prototype. Rédaction de différents contenus par diverses équipes ou contributeurs CAF, PRM, CERTI, services de la CNAF… Valider sur un plan technique et réglementaire, Mettre à disposition les informations techniques et réglementaires, Tester les maquettes.

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43 43 COPIL : Cadrage Détermination des lots Aide préparation Cadrage et détermination des lots CAF Avignon CAF Avranches UCANSS / CNAF DDRH Groupe miroir Validation UCANSS FAF Ajustements Prototype pour expérimentation Suivi Processus (Nathalie Thomas-Chauveau) Publicatio n sur site de la maquette Validation juridique CCNT, Droit travail sous 15 jours Validation juridique Droit Formation sous 15 jours

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45 45 Échéancier prévisionnel Missions à assurerActeurs 2 avril 2010 Lancement du projet Mise en place des instances et définition des circuits CNAF / Equipe projet Fin 2010 Reprise et validation de lexistant CAF Vaucluse / Avranches + groupe miroir + équipe projet Mi 2011 Maquettage CAF Vaucluse + groupe miroir + équipe projet + UCANSS + Mi 2011 Tests CNAF CAF Vaucluse + Groupe miroir + autres caisses Fin 2011 Prototypage : Production / Validation / Diffusion Ensemble des acteurs Fin 2011 ExpérimentationPilotage CNAF Premier trimestre 2012 Généralisation de la première version RH CNAF, CAF Vaucluse, PRM, CRFP Autres organismes Permanent Suivi Évaluation Poursuite de la production des versions suivantes RH Équipe permanente Mise à dispositio n

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