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« PREPARER et CONDUIRE UNE RÉUNION » formation à destination de la cellule dAppui à lOrdonnateur National du Fond Européen de Développement Les 7– 8 et.

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1 « PREPARER et CONDUIRE UNE RÉUNION » formation à destination de la cellule dAppui à lOrdonnateur National du Fond Européen de Développement Les 7– 8 et 9 janvier 2013 Animé par Boubou SYLLA - Consultant Formateur Directeur Général Emergence Tel : /

2 Les objectifs de la formation A lissue de la formation : Préparer, organiser et animer Animer en tenant compte des différents jeux dacteurs et de la dynamique de groupe Prendre des notes et rédiger un relevé de décisions Préparer le suivi des plans dactions 2

3 Les principales difficultés rencontrées Pour lanimateur / Participants Peur du groupe (compte tenu dexpériences passées difficiles) Manque de clarté sur les objectifs à atteindre Difficultés à canaliser ou à recadrer Évitement des tensions Difficulté de communication Échanges conflictuels 3

4 A quoi servent les réunions ? Les réunions sont un moyen : de partager, déchanger et de concerter de susciter des réflexions collectives 4

5 Définition Une réunion de travail : réunir les personnes concernées : Informer échanger résoudre un problème travailler sur des idées recueillir de linformation prendre des décisions effectuer un bilan 5

6 Conduite de réunion : Cest lensemble des actions à entreprendre afin dorganiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre deffets. 6

7 Une réunion a du sens dès lors où elle permet de : Gagner du temps, Confronter utilement les points de vue, Stimuler lesprit déquipe, 7

8 Analyses des réunions mal « vécues » six grandes catégories de causes : Attitudes et sentiments personnels du participant Attitude de lanimateur Contenu en lui même Ambiance Attitude des autres participants Organisation de la réunion 8

9 AVANT LA RÉUNION PREPARER ET SE PRÉPARER 9

10 Les différents types de réunions Information descendante Information ascendante Prise de décision Brainstorming Négociation Echanges 10

11 LES CINQ POINTS CLÉ : 1 – Clarifier lopportunité dune réunion 2 – Fixer lobjectif 3 – Etablir et transmettre lordre du jour 4 – Choisir les participants 5 – Organiser les aspects matériels 11

12 SE PRÉPARER Etre clair avec son positionnement : qui je suis, quel est mon rôle ? Etre clair avec ses objectifs. 12

13 13

14 Récapitulatif séance du 7/ Les réunions sont un moyen : de partager, déchanger et de concerter de susciter des réflexions collectives 2 - Quelques points clés dune réunion Fixer lobjectif Etablir et transmettre lordre du jour Choisir les participants Organiser les aspects matériels 3 - Préparer et se préparer Etre clair avec son positionnement : qui je suis, quel est mon rôle ? Etre clair avec ses objectifs. 14

15 SE PREPARER SE PRÉPARER Etre clair avec son positionnement : qui je suis, quel est mon rôle ? Etre clair avec ses objectifs. Sur le fond Bien connaître le (les) sujet(s) Structurer le déroulement de la réunion Etre clair avec le/les message à faire passer ; le plus important Identifier les questions ou difficultés potentielles Identifier les risques potentiels dans la réunion : qui, quel sujets, rapports de force… Sur la forme Se préparer psychologiquement (visualiser, sentraîner…) Préparer des notes ou des fiches supports 15

16 Animer une réunion Lanimateur doit : Susciter lintérêt du groupe au thème de la réunion, en favorisant un climat coopératif, Faciliter la production du groupe pour atteindre lobjectif 16

17 Rôles de lanimateur 1/1 Accueillir les participants Poser le cadre Gérer le temps Attitudes et savoir-faire Ecouter de façon attentive 17

18 Rôle de lanimateur 1/2 Métacommuniquer Sexprimer de façon assertive Observer et appréhender le langage non verbal Entrer en relation avec lautre, pour bien communiquer, cest : Reformuler Plusieurs types de reformulation 18

19 Phénomènes de groupe 1/2 Pour bien jouer son rôle, lanimateur doit tenir compte des phénomènes de groupe. Les principaux phénomènes de groupe : Rôles Pression de conformité Réseaux daffinité, complicités 19

20 Phénomènes de groupe 2/2 Mode de communication Influences et jeux de pouvoir Conflits et régulations Animosités Résistances au changement 20

21 Prendre la parole Présenter ses idées de façon Structurée (donc à préparer) Précise et concise (dire lessentiel) Pédagogique (adaptée à chaque public) Avant de prendre la parole être clair avec son objectif Annoncer les points majeurs qui vont être évoqués Cadrer son intervention Annoncer le temps de votre intervention Sexprimer clairement Débit pas trop rapide et mélanger des pauses Articulation Volume : être entendu de tous Rythme Sadresser à tous / regard Être attentif aux réactions et comportements non verbaux 21

22 Conclure la réunion Un temps important quil convient de ne pas négliger. Reformulation finale qui permet de vérifier que tout le monde partage la même perception des décisions prises ou des informations données. Constitue un pont entre la réunion et son suivi, entre les discussions engagées et les actions qui vont en découler. 22

23 Conclure la réunion Quoi ? Effectuer la synthèse du travail du groupe, du cheminement parcouru, Rappeler ou nommer les principales actions à mettre en œuvre, Fixer les activités pour les personnes concernées et le planning, Remercier les participants, Donner du feed-back par rapport au déroulé de la réunion, Fixer la date de la prochaine réunion (selon le contexte). 23

24 Conclure la réunion Après la réunion : Suivre lapplication des décisions Procéder à lévaluation de la réunion : a-t-on atteint les objectifs ? Chacun a-t-il pu sexprimer comme il le souhaite ? Ya-t-il eu des points inattendus ? 24

25 Le compte rendu Une réunion est considérée comme efficace dans son suivi, et notamment quand elle fait lobjet dun compte- rendu qui est diffus Pour quoi ? Pour raviver la mémoire des participants de la réunion et dégager les éléments essentiels du travail effectué à cette occasion, Pour constituer des archives écrites sur le travail du groupe concerné et sur les décisions prises par ses membres rapidement 25

26 Le compte rendu Pour qui ? Pour les participants de la réunion, les membres du groupe absents de la réunion et pour toute personne intéressée par le contenu de la réunion (partenaires, commanditaires …) Quoi ? Le compte rendu de réunion précise : Les participants à la réunion Les absents de la réunion (éventuellement en indiquant les personnes excusées) Les autres personnes intéressées par les décisions de la réunion (destinataires en copie « pour information ») Le lieu de la réunion ou le mode de réunion 26

27 Le compte rendu La date de la réunion, Lobjet de la réunion Le nom du rédacteur du compte rendu Pour chaque point abordé Un résumé des échanges La conclusion Les décisions prises Les actions décidées lors de la réunion, affectées à lun ou lautre des participants, avec un objectif de date de réalisation. QUI FAIT CE TRAVAIL DÉLICAT ET TRES IMPORTANT 27

28 Secrétaire de séance Est la personne volontaire ou désignée, qui prend les notes et rédige le compte rendu de réunion. son rôle est aussi important pendant et après la réunion. Obligations : Travail de synthèse Objectivité Ecoute très développée Il sagit dun écrit délicat à rédiger, qui nécessite des qualités humaines, intellectuelles et rédactionnelles. Dès la fin de la réunion, il rédige le compte-rendu qu'il adressera ensuite à chacun des participants. 28

29 Rédaction du compte rendu Préparation 1. Sassurer de prendre suffisamment de notes au cours de la réunion 1.1 Organiser ses notes afin quelles soient conformes au déroulement de la réunion (grands titres correspondant aux points à lordre du jour). 1.2 Prendre soin de noter les éléments les plus importants : décisions, opinions de certains participants, répartition des tâches. 2. Déterminer les renseignements à rapporter dans le compte rendu 2.1 À partir notes, sélectionner les renseignements pertinents pour la rédaction du compte rendu. 2.2 Si les notes prises sont incomplètes, consulter au besoin dautres participants de la réunion. 29

30 Rédaction du compte rendu Plan 3. Structurer le compte rendu daprès lordre du jour suivi lors de la réunion 3.1 Utiliser lordre du jour comme plan général du compte rendu. 3.2 Sassurer que les sections du compte rendu ainsi que leurs titres correspondent aux points de lordre du jour. 30

31 Rédaction du compte rendu Rédaction 4. Résumer chaque sujet abordé à la réunion A partir de la sélection effectuée dans ses notes, rédiger un court texte à propos de chaque point de la réunion Présentation : 5. Numéroter les points, de préférence en conformité avec la numérotation de lordre du jour. 6. Ne pas dépasser trois pages. 31


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