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MICROSOFT NAVISION FACILITE LA BONNE GOUVERNANCE LEXEMPLE DU PROGRAMME DE FORMALISATION DE LA PROPRIÉTÉ ET DES AFFAIRES (PROPERTY AND BUSINESS FORMALIZATION.

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2 MICROSOFT NAVISION FACILITE LA BONNE GOUVERNANCE LEXEMPLE DU PROGRAMME DE FORMALISATION DE LA PROPRIÉTÉ ET DES AFFAIRES (PROPERTY AND BUSINESS FORMALIZATION PROGRAMME), GOUVERNEMENT DE TANZANIE

3 TABLE DES MATIÈRES Introduction Introduction Origines du projet Origines du projet Quentend-on par « bonne gouvernance » ? Quentend-on par « bonne gouvernance » ? Rôle de linformation financière publique dans la promotion de la bonne gouvernance Rôle de linformation financière publique dans la promotion de la bonne gouvernance Objectif du projet Objectif du projet Situation initiale Situation initiale Mise en œuvre du projet : les obstacles Mise en œuvre du projet : les obstacles Techno Brain Ltd : le consultant idéal Techno Brain Ltd : le consultant idéal Résultats Résultats Support après mise en œuvre Support après mise en œuvre

4 Introduction Lobjectif de cette présentation est de vous faire partager mon expérience personnelle du pouvoir secret de Microsoft Navision, un outil efficace pour mettre en œuvre les TIC et donc faciliter la bonne gouvernance. Lobjectif de cette présentation est de vous faire partager mon expérience personnelle du pouvoir secret de Microsoft Navision, un outil efficace pour mettre en œuvre les TIC et donc faciliter la bonne gouvernance. A la fin de la présentation, les avantages des TIC dans le monde actuel, où une bonne gouvernance est indispensable, vous apparaîtront clairement. A la fin de la présentation, les avantages des TIC dans le monde actuel, où une bonne gouvernance est indispensable, vous apparaîtront clairement. En un mot, je vais vous dévoiler, au cours de la présentation, les mesures qui ont été prises dans le cadre de notre Programme afin de mettre en œuvre avec succès une initiative dans le domaine des TIC. En un mot, je vais vous dévoiler, au cours de la présentation, les mesures qui ont été prises dans le cadre de notre Programme afin de mettre en œuvre avec succès une initiative dans le domaine des TIC.

5 Ce projet a été mis en œuvre par le Property and Business Formalization Program for Tanzanie (PBFP), un programme tanzanien de formalisation de la propriété et des affaires, mieux connu localement sous lappellation « MKURABITA » Ce projet a été mis en œuvre par le Property and Business Formalization Program for Tanzanie (PBFP), un programme tanzanien de formalisation de la propriété et des affaires, mieux connu localement sous lappellation « MKURABITA » Le PBFP est une initiative du gouvernement tanzanien qui vise à autonomiser économiquement la majorité pauvre du pays en augmentant laccès à la propriété et à lentreprise de façon à permettre le développement dune économie de marché solide et étendue qui sera régie par la loi. Le PBFP est une initiative du gouvernement tanzanien qui vise à autonomiser économiquement la majorité pauvre du pays en augmentant laccès à la propriété et à lentreprise de façon à permettre le développement dune économie de marché solide et étendue qui sera régie par la loi. Il a été conçu dans le cadre de laction National Strategy for Economic Growth and Reduction of Poverty et vise en particulier à faciliter la transformation des biens du secteur non structuré de léconomie en biens légalement enregistrés et officiellement exploités du secteur structuré de léconomie. Il a été conçu dans le cadre de laction National Strategy for Economic Growth and Reduction of Poverty et vise en particulier à faciliter la transformation des biens du secteur non structuré de léconomie en biens légalement enregistrés et officiellement exploités du secteur structuré de léconomie. Ce programme, piloté depuis le cabinet de la présidence, se compose des quatre phases suivantes : Ce programme, piloté depuis le cabinet de la présidence, se compose des quatre phases suivantes : Phase de diagnostic Phase de diagnostic Phase de conception de la réforme Phase de conception de la réforme Phase de mise en œuvre et Phase de mise en œuvre et Constitution du capital et bonne gouvernance. Constitution du capital et bonne gouvernance. Origines du projet

6 On entend par gouvernance le processus de prise de décision et le processus dans le cadre duquel les décisions sont (ou ne sont pas) mises en œuvre. On entend par gouvernance le processus de prise de décision et le processus dans le cadre duquel les décisions sont (ou ne sont pas) mises en œuvre. La bonne gouvernance est synonyme de participation, état de droit, transparence, réactivité, consensus, équité, inclusivité, efficacité, efficience et responsabilité. La bonne gouvernance est synonyme de participation, état de droit, transparence, réactivité, consensus, équité, inclusivité, efficacité, efficience et responsabilité. Je mattacherai aujourdhui aux notions de transparence, responsabilité, efficacité et efficience. Je mattacherai aujourdhui aux notions de transparence, responsabilité, efficacité et efficience. Quentend-on pas « bonne gouvernance » ?

7 La transparence implique que les décisions soient prises et que leur mise en œuvre se fasse dans le respect des règles et des règlements. La transparence implique que les décisions soient prises et que leur mise en œuvre se fasse dans le respect des règles et des règlements. La transparence signifie également que linformation est disponible gratuitement et que les utilisateurs prévus de linformation peuvent y accéder directement et dès quils le souhaitent. La transparence signifie également que linformation est disponible gratuitement et que les utilisateurs prévus de linformation peuvent y accéder directement et dès quils le souhaitent. La responsabilité financière couvre les systèmes comptables pour le contrôle des dépenses et les audits internes et externes. La responsabilité financière couvre les systèmes comptables pour le contrôle des dépenses et les audits internes et externes. En ce qui concerne lefficience et lefficacité, une bonne gouvernance signifie que les processus et les institutions produisent des résultats qui répondent aux besoins de la société tout en utilisant au mieux les ressources mises à leur disposition. En ce qui concerne lefficience et lefficacité, une bonne gouvernance signifie que les processus et les institutions produisent des résultats qui répondent aux besoins de la société tout en utilisant au mieux les ressources mises à leur disposition. Ces trois composants de la bonne gouvernance ne peuvent être réunis si la communication de linformation financière ne se fait pas correctement, rapidement et en temps voulu. Ces trois composants de la bonne gouvernance ne peuvent être réunis si la communication de linformation financière ne se fait pas correctement, rapidement et en temps voulu. Quentend-on pas « bonne gouvernance » ?

8 Une bonne information comptable et financière est lune des conditions sine qua non de la promotion dun processus de bonne gouvernance. Une bonne information comptable et financière est lune des conditions sine qua non de la promotion dun processus de bonne gouvernance. L'information financière publique peut être utilisée pour évaluer la façon dont le processus de bonne gouvernance est mis en œuvre. L'information financière publique peut être utilisée pour évaluer la façon dont le processus de bonne gouvernance est mis en œuvre. Autrement dit, en cultivant l'information financière publique, on cultive la bonne gouvernance. Autrement dit, en cultivant l'information financière publique, on cultive la bonne gouvernance. L'information financière publique est également utilisée pour promouvoir une culture de la responsabilité qui explique clairement comment largent public est dépensé pour réaliser les objectifs prédéfinis. L'information financière publique est également utilisée pour promouvoir une culture de la responsabilité qui explique clairement comment largent public est dépensé pour réaliser les objectifs prédéfinis. Dans ce cas, elle fait référence à un processus transparent et opportun de l'information financière. Dans ce cas, elle fait référence à un processus transparent et opportun de l'information financière. Il ne peut y avoir d'information financière transparente et opportune sans les TIC. Il ne peut y avoir d'information financière transparente et opportune sans les TIC. Rôle de l'information financière publique dans la promotion de la bonne gouvernance

9 Elle est donc indispensable pour qui entend moderniser la gestion financière afin non seulement daméliorer la capacité des managers à manager MAIS aussi de les responsabiliser. Elle est donc indispensable pour qui entend moderniser la gestion financière afin non seulement daméliorer la capacité des managers à manager MAIS aussi de les responsabiliser. La modernisation de la gestion financière garantit également : La modernisation de la gestion financière garantit également : Une définition plus claire des rôles Une définition plus claire des rôles Plus de transparence et de responsabilité Plus de transparence et de responsabilité Un meilleur reporting et une meilleure information Un meilleur reporting et une meilleure information Un bon rapport qualité-prix Un bon rapport qualité-prix Rôle de l'information financière publique dans la promotion de la bonne gouvernance

10 Le Property and Business Formalization Program a fait appel aux services de Techno brain Limited pour la mise en œuvre dun système de gestion financière basé sur Microsoft Navision afin de répondre à ses besoins en information financière. Le Property and Business Formalization Program a fait appel aux services de Techno brain Limited pour la mise en œuvre dun système de gestion financière basé sur Microsoft Navision afin de répondre à ses besoins en information financière. Lobjectif était de «répondre aux besoins dinformation périodiques du gouvernement tanzanien ainsi que du donateur tout en garantissant transparence responsabilité ». Lobjectif était de «répondre aux besoins dinformation périodiques du gouvernement tanzanien ainsi que du donateur tout en garantissant transparence responsabilité ». Objectif du projet

11 Le recours à la budgétisation par activité (considérée comme le meilleur moyen de garantir la transparence et la responsabilité, à partir desquelles était évalué le rapport qualité-prix) nécessitait un programme comptable spécifique capable de faire état des plans de travail et du budget. Le recours à la budgétisation par activité (considérée comme le meilleur moyen de garantir la transparence et la responsabilité, à partir desquelles était évalué le rapport qualité-prix) nécessitait un programme comptable spécifique capable de faire état des plans de travail et du budget. A lorigine, la comptabilité du Programme nétait pas suffisamment moderne pour faciliter la production de rapports financiers en temps voulu avec toutes les communications requises en place. A lorigine, la comptabilité du Programme nétait pas suffisamment moderne pour faciliter la production de rapports financiers en temps voulu avec toutes les communications requises en place. Laccord financier entre le gouvernement tanzanien et le gouvernement norvégien nécessite la communication en temps voulu et régulière (tous les trimestres) dinformations adaptées conformément au plan de travail et au budget approuvés. Laccord financier entre le gouvernement tanzanien et le gouvernement norvégien nécessite la communication en temps voulu et régulière (tous les trimestres) dinformations adaptées conformément au plan de travail et au budget approuvés. Objectif du projet

12 Le système dinformation du gouvernement est également trimestriel et la publication de chaque tranche est basée sur le rapport de mise en œuvre financière et physique du trimestre précédent. Le système dinformation du gouvernement est également trimestriel et la publication de chaque tranche est basée sur le rapport de mise en œuvre financière et physique du trimestre précédent. Pour communiquer au gouvernement et aux autres utilisateurs nécessaires des informations adaptées répondant aux différents besoins, il était important de produire plusieurs rapports. Pour communiquer au gouvernement et aux autres utilisateurs nécessaires des informations adaptées répondant aux différents besoins, il était important de produire plusieurs rapports. Cette situation était associée à des retards de linformation et à une inadaptation de la communication, ce qui sest automatiquement avéré être une pierre dachoppement pour les composants de la bonne gouvernance (en particulier la transparence, la responsabilité, lefficacité et lefficience). Cette situation était associée à des retards de linformation et à une inadaptation de la communication, ce qui sest automatiquement avéré être une pierre dachoppement pour les composants de la bonne gouvernance (en particulier la transparence, la responsabilité, lefficacité et lefficience). Ces retards de linformation étaient associés à une réception tardive des dépenses du trimestre précédent, ce qui avait un impact sur la mise en œuvre des activités prévues pour le trimestre en cours. Ces retards de linformation étaient associés à une réception tardive des dépenses du trimestre précédent, ce qui avait un impact sur la mise en œuvre des activités prévues pour le trimestre en cours. LUnité de Gestion du Programme a par conséquent dû chercher, avec laccord des autorités gouvernementales, la meilleure solution TIC qui pouvait être adaptée aux besoins du Programme. LUnité de Gestion du Programme a par conséquent dû chercher, avec laccord des autorités gouvernementales, la meilleure solution TIC qui pouvait être adaptée aux besoins du Programme. Dans notre recherche de la solution, nous nous sommes attachés à garantir que, quelle que soit la solution finalement retenue, elle dispose dune interface avec les logiciels de Microsoft tels quExcel et puisse répondre aux exigences liées à la budgétisation par activité par laquelle le plan de travail et les budgets sont traduits. Dans notre recherche de la solution, nous nous sommes attachés à garantir que, quelle que soit la solution finalement retenue, elle dispose dune interface avec les logiciels de Microsoft tels quExcel et puisse répondre aux exigences liées à la budgétisation par activité par laquelle le plan de travail et les budgets sont traduits. Situation initiale

13 Identification et définition précise des besoins fonctionnels Identification et définition précise des besoins fonctionnels Succès du processus dappel doffres Succès du processus dappel doffres Identification du bon consultant présentant la bonne solution et les bonnes compétences Identification du bon consultant présentant la bonne solution et les bonnes compétences Renforcement des capacités et transfert de connaissance pour les équipes internes Renforcement des capacités et transfert de connaissance pour les équipes internes Disponibilité dun support après mise en œuvre au niveau local Disponibilité dun support après mise en œuvre au niveau local Protection de linvestissement dans les TIC sur le long terme Protection de linvestissement dans les TIC sur le long terme Mise en œuvre du projet : les obstacles

14 Consultant spécialisé dans les TIC connu, présent dans le secteur des TIC tanzanien depuis une dizaine dannée et doté dune expérience de la mise en œuvre de projets TIC de grande envergure en Tanzanie Consultant spécialisé dans les TIC connu, présent dans le secteur des TIC tanzanien depuis une dizaine dannée et doté dune expérience de la mise en œuvre de projets TIC de grande envergure en Tanzanie Société de mise en œuvre de Microsoft Navision réputée en Afrique de lEst, avec un savoir-faire dans le domaine de la comptabilité générale du secteur public et des compétences techniques dans le domaine de la personnalisation de Navision Société de mise en œuvre de Microsoft Navision réputée en Afrique de lEst, avec un savoir-faire dans le domaine de la comptabilité générale du secteur public et des compétences techniques dans le domaine de la personnalisation de Navision Centre de développement Microsoft Navision en Tanzanie avec un grand vivier de ressources techniques locales pour assurer la personnalisation de Microsoft Navision afin de répondre aux besoins fonctionnels des utilisateurs Centre de développement Microsoft Navision en Tanzanie avec un grand vivier de ressources techniques locales pour assurer la personnalisation de Microsoft Navision afin de répondre aux besoins fonctionnels des utilisateurs Une méthodologie de mise en œuvre standard avec analyse, conception, développement et essais et déploiement Une méthodologie de mise en œuvre standard avec analyse, conception, développement et essais et déploiement Formation à Microsoft Navision et transfert de connaissances à léquipe interne du Property and Business Formalization Programme (Mkurabita) Formation à Microsoft Navision et transfert de connaissances à léquipe interne du Property and Business Formalization Programme (Mkurabita) Consultants techniques dotés dune très bonne maîtrise de Microsoft Navision Consultants techniques dotés dune très bonne maîtrise de Microsoft Navision Excellent support après mise en œuvre Excellent support après mise en œuvre Un fournisseur de solution complète, du déploiement au support en passant par le renforcement des capacités Un fournisseur de solution complète, du déploiement au support en passant par le renforcement des capacités Techno Brain Ltd : le consultant idéal

15 Déterminer et consigner par écrit les activités en cours du programme, les activités à venir et les modifications, si nécessaire, du système Microsoft Navision afin de soutenir les activités. De cette activité résulte le Functional Requirement Document (FRD) Déterminer et consigner par écrit les activités en cours du programme, les activités à venir et les modifications, si nécessaire, du système Microsoft Navision afin de soutenir les activités. De cette activité résulte le Functional Requirement Document (FRD) Obtenir une description détaillée des activités futures du Programme qui sont définies dans la fiche danalyse des écarts. Obtenir une description détaillée des activités futures du Programme qui sont définies dans la fiche danalyse des écarts. Obtenir une description détaillée des interfaces qui seront connectées au système et qui sont définies dans la fiche danalyse des écarts. Obtenir une description détaillée des interfaces qui seront connectées au système et qui sont définies dans la fiche danalyse des écarts. Obtenir une description détaillée des données qui doivent être converties pour pouvoir lancer le nouveau système et qui sont définies dans la fiche danalyse des écarts. Obtenir une description détaillée des données qui doivent être converties pour pouvoir lancer le nouveau système et qui sont définies dans la fiche danalyse des écarts. Personnalisation du système Microsoft Navision pour répondre aux besoins fonctionnels uniques du programme. Personnalisation du système Microsoft Navision pour répondre aux besoins fonctionnels uniques du programme. Processus de mise en œuvre

16 Fourniture et installation du système Microsoft Navision Fourniture et installation du système Microsoft Navision Formation approfondie de 8 utilisateurs finaux du système Microsoft Navision. Les utilisateurs ont été formés à ladministration de Microsoft Navision et ont à leur tour formé les futurs utilisateurs du progiciel. Formation approfondie de 8 utilisateurs finaux du système Microsoft Navision. Les utilisateurs ont été formés à ladministration de Microsoft Navision et ont à leur tour formé les futurs utilisateurs du progiciel. Linfrastructure était en place, les données étaient converties et tout était prêt, et pourtant nous avons dû en passer par une révision structurée afin de faire approuver le nouveau système et de mettre en service le projet. Linfrastructure était en place, les données étaient converties et tout était prêt, et pourtant nous avons dû en passer par une révision structurée afin de faire approuver le nouveau système et de mettre en service le projet. Remise du système Microsoft Navision au Property and Business Formalization Programme. Remise du système Microsoft Navision au Property and Business Formalization Programme. Support après mise en œuvre. Support après mise en œuvre. Processus de mise en œuvre

17 Les résultats ont en fait dépassé nos attentes. Les résultats ont en fait dépassé nos attentes. Avec le soutien particulièrement efficace du consultant, nous avons également réussi à publier les données en retard de lannée précédente. Avec le soutien particulièrement efficace du consultant, nous avons également réussi à publier les données en retard de lannée précédente. Nous avons entièrement informatisé notre information comptable et financière. Nous avons entièrement informatisé notre information comptable et financière. Les problèmes de retard de linformation ont complètement disparus, puisque nous sommes maintenant en mesure de produire des rapports financiers tous les mois (voire quotidiennement si nous le souhaitons). Les problèmes de retard de linformation ont complètement disparus, puisque nous sommes maintenant en mesure de produire des rapports financiers tous les mois (voire quotidiennement si nous le souhaitons). Gros avantage : le progiciel peut donner autant de détails quon le souhaite. Il suffit dun clic de souris. Gros avantage : le progiciel peut donner autant de détails quon le souhaite. Il suffit dun clic de souris. Les subsides du gouvernement tanzanien et des donateurs nous parviennent à temps puisque les rapports de mise en œuvre sont communiqués dans les délais impartis. Les subsides du gouvernement tanzanien et des donateurs nous parviennent à temps puisque les rapports de mise en œuvre sont communiqués dans les délais impartis. Les objectifs ont donc été atteints et les activités prévues mises en œuvre conformément aux plans de travail et au budget convenus Les objectifs ont donc été atteints et les activités prévues mises en œuvre conformément aux plans de travail et au budget convenus Résultats

18 Le processus daudit a été grandement facilité parce que toutes les informations financières sont organisées, coordonnées et que leur accessibilité est parfaite. Le processus daudit a été grandement facilité parce que toutes les informations financières sont organisées, coordonnées et que leur accessibilité est parfaite. Les donateurs et les autres partenaires impliqués font davantage confiance au Programme. Les donateurs et les autres partenaires impliqués font davantage confiance au Programme. A la fin de la journée, les composants prévus de la bonne gouvernance sont réunis : A la fin de la journée, les composants prévus de la bonne gouvernance sont réunis : transparence transparence responsabilité responsabilité efficacité et efficience efficacité et efficience Résultats

19 Il sagit de lassistance nécessaire une fois que le projet a été clôturé et dans toute interaction avec le Programme. Parmi les activités associées à cette phase figurent: Il sagit de lassistance nécessaire une fois que le projet a été clôturé et dans toute interaction avec le Programme. Parmi les activités associées à cette phase figurent: la maintenance et le support du système. la maintenance et le support du système. le suivi des besoins futurs dus à la croissance et aux nouvelles évolutions le suivi des besoins futurs dus à la croissance et aux nouvelles évolutions la formation aux nouvelles évolutions des TIC la formation aux nouvelles évolutions des TIC les mises à niveau et le support des logiciels les mises à niveau et le support des logiciels le suivi des erreurs et les améliorations pour les opportunités à venir. le suivi des erreurs et les améliorations pour les opportunités à venir. Après mise en œuvre : objectifs futurs

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