La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

LA CARTE DACHAT PRATIQUE Pratique de la carte dachat PRESENTATION DR 15, BORDEAUX 29 MAI 2009 29 MAI 2009.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "LA CARTE DACHAT PRATIQUE Pratique de la carte dachat PRESENTATION DR 15, BORDEAUX 29 MAI 2009 29 MAI 2009."— Transcription de la présentation:

1 LA CARTE DACHAT PRATIQUE Pratique de la carte dachat PRESENTATION DR 15, BORDEAUX 29 MAI MAI 2009

2 L achat Lengagement : Xlab et carte dachat Le(s) contrôle(s) INFORMATIONS UTILES ET FICHES PRATIQUES :

3 LACHAT INFORMATIONS UTILES ET FICHES PRATIQUES : Les vérifications préalables à lachat Les bons réflexes lors de lachat Une idée dorganisation

4 LACHAT : les 3 questions préalables LACHAT : les 3 questions préalables Une seule réponse négative à lune des 3 questions suivantes interdit le recours à la carte dachat 1. La dépense est-elle bien dordre professionnel ? Carte dachat = délégation de commande, dans le cadre de lactivité professionnelle du porteur Usage abusif = sanction disciplinaire 2. La dépense est-elle régulière ? Régularité avec léthique du CNRS Régularité avec les procédures dachat : Sassurer quil ny a pas de marché en cours portant sur le même objet Sassurer quune mise en concurrence nest pas nécessaire

5 LACHAT : les 3 questions préalables LACHAT : les 3 questions préalables 3. La dépense – dordre professionnel et régulière - peut- elle être prise en charge par le laboratoire ? Carte dachat = moyen de paiement immédiat avec engagement dune commande postérieure à lachat Sassurer de la disponibilité des crédits avant utilisation de la carte !

6 LACHAT : les bons réflexes LACHAT : les bons réflexes 1. Faire établir une facture avec indication de la TVA Jusquà 19,6% déconomie pour le laboratoire ! 2. Distinguer les dépenses déquipement et les dépenses de fonctionnement Contrainte liée à loutil : 1 transaction carte dachat = 1 commande Xlab = 1 seule nature de dépense (fonctionnement OU équipement) Régler séparément les matériels inventoriables ! Seuil dimmobilisation : prix unitaire de 800,00 HT et durée de vie supérieure à un an

7 LACHAT : les bons réflexes LACHAT : les bons réflexes 3. Achat en ligne auprès de fournisseurs intracommunautaires : Penser à indiquer le n°VAT du CNRS ! FR

8 LACHAT : une idée dorganisation, le « guichet carte de paiement » LACHAT : une idée dorganisation, le « guichet carte de paiement » AVANTAGES DE LA CARTE DACHAT : achats en ligne possibles 24h/24, 7j/7 La carte dachat est NOMINATIVE = ce nest pas la carte du laboratoire tous les acheteurs ne sont pas porteurs de cartes optimiser lachat par carte lorsque le porteur est le gestionnaire : LE GUICHET CARTE DE PAIEMENT Ordinateur dédié, à proximité du gestionnaire, le chercheur effectue la saisie en ligne, le gestionnaire valide lachat Achat au plus près de lutilisateur, pas de transfert de la saisie sur le gestionnaire

9 LENGAGEMENT : Xlab et carte dachat INFORMATIONS UTILES ET FICHES PRATIQUES : Création des cartes dans Xlab Saisie des commandes sur carte dachat

10 XLAB ET CARTE DACHAT : la création des cartes Dossier administration / paramétrage/ contacts N° de carte : exclusivement les 4 derniers chiffres Date de fin de validité : au format mmaaaa ENJEU : le rapprochement transaction/commande dans le ROP

11 XLAB ET CARTE DACHAT : la création des cartes Dossier administration / paramétrage/ contacts Nom du porteur : 10 caractères maxi, sans espace, sans apostrophe ENJEU : le rapprochement transaction/commande dans le ROP

12 XLAB ET CARTE DACHAT : la création des cartes Où trouver les informations dans le ROP : ENJEU : le rapprochement transaction/commande dans le ROP EXPORTER LES DONNÉES : !!! Attention au format inversé de la date déchéance de la carte

13 Type commande : commande prévisionnelle pas de service fait : lachat est déjà réalisé pas de facture en création : intégration de la ligne correspondante du ROP traité en délégation XLAB ET CARTE DACHAT : la saisie des commandes TYPE DE LA COMMANDE :

14 Fournisseur : celui de lachat, pas le porteur de la carte Comme pour toute commande : sassurer de lexistence du fournisseur dans BFC, dans la négative le faire créer, en signalant quil sagit dun fournisseur carte dachat (coordonnées bancaires inutiles) XLAB ET CARTE DACHAT : la saisie des commandes FOURNISSEUR : !!!! Achat auprès dun fournisseur intracommunautaire : ne pas oublier la déclaration déchange de bien

15 !!!!! Penser à adresser au SFC une copie de la facture, avec mention du numéro dinventaire XLAB ET CARTE DACHAT : la saisie des commandes NATURE DE LA COMMANDE : Plafond par transaction = dépenses de fonctionnement ou dépenses déquipement DEPENSE DEQUIPEMENT :

16 Mono ligne : avec montant exact de la transaction Mono code : le plus représentatif de lachat TVA : récupérable si précisée sur la facture et si la facture est libellée au nom du CNRS (et si taux unique) !!!!!!! RATTACHÉE A LA CARTE DACHAT DU PORTEUR XLAB ET CARTE DACHAT : la saisie des commandes LIGNE DE LA COMMANDE :

17 COMMANDE EXCLUSIVEMENT PREVISIONNELLE XLAB ET CARTE DACHAT : la saisie des commandes LES ALERTES DANS XLAB :

18 COMMANDE EXCLUSIVEMENT MONOLIGNE XLAB ET CARTE DACHAT : la saisie des commandes LES ALERTES DANS XLAB :

19 LES CONTROLES INFORMATIONS UTILES ET FICHES PRATIQUES : La plate-forme BNP Paribas : lessentiel Les contrôles a posteriori

20 LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas https://www.service-carte-achat.com Identifiant : communiqué par mél par le GPCA Mot de passe : communiqué par mél par BNP Paribas !!!! : les méls à recevoir de BNP Paribas (mot de passe, relevés mensuels….) ont pour adresse expéditeur « » : il ne sagit pas de spam, ne pas jeter les messages à la corbeille ! !!! : 3 erreurs successives de saisie de mot de passe = compte invalidé Oubli du mot de passe : envoi immédiat par mél

21 LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas SUIVI DACTIVITÉ – Autorisations Effectuer le contrôle régulier des transactions….avec possibilité dexport et dimpression Présentation des transactions pour la période sélectionnée :

22 SUIVI DACTIVITÉ – Encours Synthèse des plafonds et des montants disponibles LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas

23 SUIVI DACTIVITÉ – Synthèse Données générales sur le porteur : plafonds, fin de validité de la carte….

24 LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas SUIVI DACTIVITÉ - Relevés Accès aux relevés mensuels… avec possibilité dexport et dimpression

25 LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas « Mon compte utilisateur » A partir de la rubrique « Mon compte utilisateur », il est possible de modifier son mot de passe……. ….. Il sera par la suite nécessaire de le changer tous les 2 mois

26 LES CONTROLES A POSTERIORI Carte dachat = délégation de confiance suppression des contrôles a priori OBLIGATION POUR LE LABORATOIRE : conservation des relevés signés par le directeur et des pièces justificatives Ces pièces seront à communiquer au SFC lors de contrôles a posteriori : contrôle périodiques dans le cadre du CICF (échantillon de transactions sélectionnées sur le ROP mensuel) audits sur place dans le cadre du plan daudits (réalisé sur 3 à 4 ans) FACTURES, facturettes, affichage de pages web… +

27 MERCI DE VOTRE ATTENTION


Télécharger ppt "LA CARTE DACHAT PRATIQUE Pratique de la carte dachat PRESENTATION DR 15, BORDEAUX 29 MAI 2009 29 MAI 2009."

Présentations similaires


Annonces Google