PROJET URBIS – DIG Renforcement de lorganisation et du management du RASS LIVRABLE N°2 – ATELIER DU 7 MARS SUPPORT DE LATELIER DE DÉFINITION DES MISSIONS.

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1 PROJET URBIS – DIG Renforcement de lorganisation et du management du RASS LIVRABLE N°2 – ATELIER DU 7 MARS SUPPORT DE LATELIER DE DÉFINITION DES MISSIONS ET DE LORGANISATION DU RASS ET DU CADRE STRATÉGIQUE DU PROJET URBIS MAROC Contacts: Ludovic Gelin +212 68 54 34 52 Directeur associé responsable des activités management de projets KALYOPSIS 66, Angle Av. de France et rue Melouya Agdal - Rabat Maroc

2 Sommaire 2 1. ACCUEIL 2. ATELIER DE DEFINITION DES MISSIONS ET DE LORGANISATION DU RASS 2.1 Atelier de définition des missions du RASS 2.2 Atelier de définition de lorganisation à mettre en œuvre 3. DEFINITION DE LA PLANIFICATION STRATEGIQUE DU PROJET URBIS 3.1 Les notions de planification stratégique 3.2 Identifier les paramètres de la planification 3.3 Définir les objectifs du projet URBIS

3 1 Accueil 3 Heures SEQUENCEOBJECTIFS 10h30 – 10h45 Accueil ٠ Faire louverture de la formation ٠ Valider lorganisation 10h45 – 11h30 Définition des missions du RASS ٠ Développer un consensus autour de vos valeurs et de votre mission 12h30 – 13h00 Définition de lorganisation du RASS ٠ Définir lorganisation du RASS 14h00 – 14h30 Définition de la planification stratégique ٠ Clarifier les notions de planification stratégique 14h30 – 15h30 Atelier définition des paramètres de la planification ٠ Identifier et classer les problèmes critiques que le projet Urbis veut adresser ٠ Identifier les parties prenantes du projet 15h30 – 16h30 Atelier définition des objectifs du projet URBIS ٠ Définir les objectifs du projet URBIS et les points stratégiques 16h30– 17h00 Conclusion de la formation ٠ Evaluer la formation DEJEUNER

4 2.1 Atelier de définition des missions du RASS 4 DEFINITION: Votre mission est la manière particulière dont votre organisation va chercher à contribuer à sa vision. Une mission décrit les activités de lorganisation et comment elle sy prend dun point de vue général. Voici un exemple de mission dans un contexte de développement: Nous sommes un groupe religieux travaillant dans la région de Grassylands. Nous cherchons à améliorer les conditions dans lesquelles les personnes âgées de notre société vivent. Pour cela, nous fournissons aux personnes âgées de plus de 65 ans et qui ont des ressources limitées un moyen de transport, des repas, et lopportunité de rencontrer dautres personnes.

5 2.1 Atelier de définition des missions du RASS 5 Voici un exemple de mission dans un contexte de développement: Nous sommes un groupe religieux travaillant dans la région de Grassylands. Nous cherchons à améliorer les conditions dans lesquelles les personnes âgées de notre société vivent. Pour cela, nous fournissons aux personnes âgées de plus de 65 ans et qui ont des ressources limitées un moyen de transport, des repas, et lopportunité de rencontrer dautres personnes. Une mission se compose de quatre éléments : Quel est lorganisation ou le projet ? Quel est le but ou quels sont les objectifs généraux de lorganisation ? A qui sont destinées les activités (le groupe cible) et qui y participe ? Comment cela fonctionne-t-il ? – sans rentrer dans les détails, quelles méthodes sont utilisées ?

6 2.1 Atelier de définition des missions du RASS 6 Autre exemple: Nous sommes une ONG œuvrant pour nous assurer que les individus de notre pays, en particulier les pauvres sans terres, ont accès à la terre pour un développement durable. Ce que nous faisons en aidant le gouvernement à développer des politiques foncières qui bénéficieront aux désavantagés. La définition de votre mission est importante parce que : Cest un moyen simple de communiquer aux autres quelles sont vos activités et comment vous procédez ; Cela vous aide à clarifier et à concentrer vos activités.

7 2.1 Atelier de définition des missions du RASS 7 Objectif : Obtenir un consensus sur les missions du RASS Démarche: Etape 1 : Session de Brainstorming (remue méninges) sur la vision et les valeurs du RASS Etape 2 : Elaboration dune énoncé des missions du RASS par groupe de 4 à 5 personnes Etape 3 : Présentation des énoncés Etape 3 : En session plénière, finalisation de lénoncé des missions du RASS Rôle de lanimateur: anime et modère les différentes informations échangées pour obtenir un consensus autour des missions du RASS. Les informations collectées seront retranscrites dans un livrable qui sera validé par le RASS.

8 2.1 Atelier de définition des missions du RASS 8 Etape 1 Démarche: En utilisant la méthode du Brainstorming (remue méninges) nous allons répondre en groupe à des questions clés qui nous permettront de dégager la vision et les valeurs du RASS. Rappel des règles du brainstorming: Libre cours à toutes les idées « Tout ce qui vous passe par la tête » chacun donne ses idées en vrac comme ça lui vient On ne juge ni ne classe les idées émises On peut donner les idées dans le désordre L'idée de l'un peut faire jaillir l'idée de l'autre. Le rôle de lanimateur est de retranscrire les idées et faire respecter les règles du jeu.

9 2.1 Atelier de définition des missions du RASS 9 Questions clés: Quels sont les trois ou quatre problèmes clés que nous essayons de résoudre? Quelle est pour vous la bonne manière de faire les choses et de traiter les gens? A qui souhaitons-nous que notre travail bénéficie? Avec qui allons-nous travailler de manière permanente?

10 2.1 Atelier de définition des missions du RASS 10 Etape 2 Démarche: Par groupe de 4 à 5 personnes, Ecrivez un énoncé dans lequel vous devrez indiquer qui vous êtes, quels objectifs vous cherchez à atteindre, et comment vous envisagez dy parvenir Pour vous aider, voici un exemple: Arable Land for All (ALFA) est une ONG qui donne des conseils au gouvernement sur les politiques foncières qui garantiront à tous les individus un accès à une terre arable. ou Womenaid est un réseau dorganisations de femmes qui contribue à créer un environnement sain pour les femmes et les enfants afin quils puissent se développer au maximum de leur potentiel, en leur fournissant un toit, des conseils et une orientation partout dans le pays.

11 2.1 Atelier de définition des missions du RASS 11 Etape 3 Démarche: Chaque équipe présente son énoncé à lassemblée. Etape 4 Démarche: En session plénière, discuter des énoncés proposés pour atteindre un consensus de lassemblée sur un énoncé des missions du RASS.

12 2.2 Atelier de définition de lorganisation du RASS 12 Objectif : Sur la base du travail réalisé, à létape précédente (Définition des missions du RASS), discuter des scénarios dévolution de lorganisation du RASS. Démarche: Etape 1 : En session plénière, une analyse de lorganigramme actuel du RASS est réalisée par les participants. Etape 2 : Discussion en session plénière des scénarios dévolution de lorganisation du RASS. Etape 3: Discussion en session plénière des actions de mise en œuvre de la nouvelle organisation. Rôle de lanimateur: anime et modère les différentes informations échangées pour obtenir un consensus autour de lorganisation cible. Les informations collectées seront retranscrites dans un livrable qui sera validé par le RASS.

13 2.2 Atelier de définition des missions du RASS 13 Assemblée Générale Animation culturelleAnimation sportive Projets et développement Administration Permanente ComptableMagasinier Chargé aide Frontale Secrétariat Finances et promotion de laction sociale Communication Environnement Conseil des sagesConseil social Bureau Exécutif Organigramme actuel du RASS:

14 2.2 Atelier de définition des missions du RASS 14 Questions clés sur lorganisation: Est-ce que lorganisation actuelle est cohérente avec la mission? Pourquoi lorganisation actuelle na pas été mise en place ? Quelle serait lorganisation à mettre en place ? Quelles sont les actions à mener pour mettre en place cette nouvelle organisation ?

15 15 Objectif de la démarche: o Passer en revue les questions de fond auxquelles vous devez pouvoir répondre pour pouvoir définir le cadre stratégique propre au projet ou aux activités de lorganisation. o Ce cadre stratégique donne aux activités leur cohérence et vous indique comment les orienter. o Démarche réalisée dans le cadre de la planification dun projet spécifique: le projet Urbis Maroc « Sans ce cadre stratégique, vous ne pouvez pas savoir où vous allez ni pourquoi vous y allez » 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.1 Les notions de planification stratégique

16 16 Quest-ce que la planification stratégique ? o Une démarche qui vous fournit un aperçu densemble sur ce que vous faites et où vous allez. o Une démarche qui vous permet de répondre aux questions suivantes: o Quels problèmes cherchons-nous à résoudre ? o Quelles sont les parties prenantes du projet URBIS? o Après avoir répondu à ces questions, nous pourrons répondre aux questions: o Quel devrait être notre objectif immédiat ? o Comment devrions-nous nous organiser pour atteindre cet objectif ? (Prochaine sessions de formation sur la gestion de projet) o Qui fera quoi et quand ? (Prochaines sessions de formation sur la gestion de projet)

17 17 Identifier et clarifier les paramètres de la planification 1. Lanalyse du problème. 2. Les parties prenantes. Qui sont les parties prenantes? Quils soient partenaires, bénéficiaires, donateurs, ils influencent ce que vous faites et la manière dont vous le faites. 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.2 Identifier les paramètres de la planification stratégique

18 18 1 Analyse du problème Objectif : identifier les problèmes et situations critiques que nous cherchons à résoudre sur le projet URBIS. Démarche: Etape 1 : En utilisant la méthode du Brainstorming (remue méninges) nous allons identifier les problèmes critiques que le projet doit résoudre Etape 2 : En session plénière classons-les problèmes par niveau dimportance et par ordre de priorité Rôle de lanimateur: anime et modère les différentes informations échangées pour obtenir un consensus autour des problèmes et de leur classification. Les informations collectées seront retranscrites dans un livrable qui sera validé par le RASS. 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.2 Identifier les paramètres de la planification stratégique

19 19 1 Analyse du problème / Etape 1 En utilisant la méthode du Brainstorming (remue méninges) nous allons identifier les problèmes critiques que le projet doit résoudre Rappel des règles: Libre cours à toutes les idées « Tout ce qui vous passe par la tête » chacun donne ses idées en vrac comme ça lui vient On ne juge ni ne classe les idées émises On peut donner les idées dans le désordre L'idée de l'un peut faire jaillir l'idée de l'autre. Le rôle de lanimateur est de retranscrire les idées et faire respecter les règles du jeu. 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.2 Identifier les paramètres de la planification stratégique

20 20 1 Analyse du problème / Etape 1 Question clé: Quels sont les trois ou quatre problèmes critiques que nous essayons de résoudre? 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.2 Identifier les paramètres de la planification stratégique

21 21 1 Analyse du problème / Etape 2 Démarche: En session plénière, classons les problèmes Par niveau dimportance importants * importants mais peuvent attendre ** ceux quil faudrait éventuellement résoudre, mais qui ne sont pas importants *** Par ordre de priorité Lesquels de ces problèmes devons-nous résoudre dans les six prochains mois si nous voulons que notre travail progresse efficacement ? Lesquels de ces problèmes devons-nous résoudre au cours de lannée prochaine si nous voulons nous assurer que lorganisation ou le projet survive et puisse mener à bien ses activités ? Lesquels de ces problèmes devraient probablement être réglés pour améliorer notre cadre de travail ? 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.2 Identifier les paramètres de la planification stratégique

22 22 2 Les parties prenantes du projet Objectif : identifier les parties prenantes, quils soient partenaires, bénéficiaires, donateurs, qui influencent ce que vous faites et la manière dont vous le faites. Démarche: Etape 1 : En utilisant la méthode du Brainstorming (remue méninges) nous allons identifier les parties prenantes du projet. Etape 2 : En session plénière, classons les parties prenantes Rôle de lanimateur: anime et modère les différentes informations échangées pour obtenir un consensus autour des parties prenantes et de leur classification. Les informations collectées seront retranscrites dans un livrable qui sera validé par le RASS. 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.2 Identifier les paramètres de la planification stratégique

23 23 2 Les parties prenantes du projet / Etape 1 En utilisant la méthode du Brainstorming (remue méninges) nous allons identifier les paramètres de planification du projet Rappel des règles: Libre cours à toutes les idées « Tout ce qui vous passe par la tête » chacun donne ses idées en vrac comme ça lui vient On ne juge ni ne classe les idées émises On peut donner les idées dans le désordre L'idée de l'un peut faire jaillir l'idée de l'autre. Le rôle de lanimateur est de retranscrire les idées et faire respecter les règles du jeu. 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.2 Identifier les paramètres de la planification stratégique

24 24 Question clé: Qui sont les parties prenantes ? « Toute entité qui influence ce que vous ferez et la manière dont vous le ferez » 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.2 Identifier les paramètres de la planification stratégique

25 25 2 Les parties prenantes du projet / Etape 2 En session Classons les parties prenantes. Questions clés: Typologie de partie prenante: partenaires, bénéficiaires, donateurs, … ? Influence positive ou négative sur le projet ? Comment impliquer ces parties prenantes sur le projet ? A quel moment ? Comment ? 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.2 Identifier les paramètres de la planification stratégique

26 26 Définition Votre objectif général que nous définissons comme le cumul des bénéfices dont les bénéficiaires pourront profiter si le travail de développement est une réussite, lié aux problèmes les plus importants Votre objectif immédiat ou objet du projet, qui décrit la situation spécifique que le projet ou lorganisation espère créer. Directement lié aux causes du problème Exemple: Problème critique: le taux de criminalité de la communauté est trop élevé. Objectif général: Faire diminuer le taux de criminalités, tous types de crimes confondus, dans notre communauté de manière significative (au moins 50% en cinq ans) Objectif immédiat: diminuer le taux de chômage dau moins 50% dici deux ans dans la communauté. 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.3 Définir les objectifs du projet URBIS

27 27 1 Identifier lobjectif général du projet Objectif : identifier les problèmes et situations critiques que nous cherchons à résoudre sur le projet URBIS. Démarche: Etape 1 : Identification du problème sur lequel vous vous êtes accordés pour quil soit le point de concentration principal de vos activités. Etape 2 : Définition de lénoncé du problème en le transformant en une situation positive. Si le problème nexistait pas, quelle serait la situation ? Cest votre objectif général. Etape 3 : Brainstorming pour répondre à la question Rôle de lanimateur: anime et modère les différentes informations échangées pour obtenir un consensus autour de lobjectif général. Les informations collectées seront retranscrites dans un livrable qui sera validé par le RASS. 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.3 Définir les objectifs du projet URBIS

28 28 Question clé: Quels problèmes et situations critiques cherchons nous à résoudre sur le projet URBIS ? 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.3 Définir les objectifs du projet URBIS

29 29 2 Identifier les objectifs immédiats du projet Objectif : identifier les problèmes et situations critiques que nous cherchons à résoudre sur le projet URBIS. Démarche: Etape 1 : Identification du ou des problèmes les plus indésirables. Etape 2 : Définition de lénoncé du problème en le transformant en une situation positive. Si le problème nexistait pas, quelle serait la situation ? Utiliser la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste, Défini dans le Temps) pour énoncer les objectifs. Etape 3 : Identifier les indicateurs ou les signes que vous utiliserez pour savoir que lobjectif immédiat a été atteint. Rôle de lanimateur: anime et modère les différentes informations échangées pour obtenir un consensus autour des objectifs immédiats et des indicateurs de mesure. Les informations collectées seront retranscrites dans un livrable qui sera validé par le RASS. 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.3 Définir les objectifs du projet URBIS

30 30 Question Clé: Quels sont les indicateurs ou les signes que vous utiliserez pour savoir que lobjectif général a été atteint ? 3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS 3.3 Définir les objectifs du projet URBIS