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1 LES OUTILS Fabrice MONTOUX Fabrice MONTOUXCNFPT.

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1 1 LES OUTILS Fabrice MONTOUX Fabrice MONTOUXCNFPT

2 2 LE QQOQC DEFINITION DEFINITION Outil permettant le recueil et la critique d informations Il est aussi appelé « Héxagramme de Quintilien » GBF- Les outils de l organisation

3 3 zOBJECTIFS Constituer une séquence de « questions clés » permettant le recueil exhaustif d informations utiles pour analyser et critiquer une situation LE QQOQC GBF - Les outils de l organisation

4 4 zDESCRIPTION Questions de base: Quoi Qui Où Quand Comment Questions supplémentaires d analyse: Pourquoi Combien GBF - Les outils de l organisation LE QQOQC

5 5 zILLUSTRATION zQuoi: De qui s agit-il ?, Que fait-on ?, Qu est-ce que c est ? (Objet, nature, buts). zQui: Qui est concerné ?, Qui fait le travail (effectifs, ancienneté…). zOù: Où cela se passe-t-il ? (lieux, locaux et structure, organigramme). zQuand: Quand est-ce fait (durée, fréquence…). zComment: Comment le fait-on (matière, modèle, matériel…). zPourquoi: Reprendre les questions de base suivies de pourquoi zCombien: Combien par an ? (temps, personnes, espace, coût) GBF - Les outils de l organisation LE QQOQC

6 6 GBF - Les outils de l organisation LE QQOQC

7 7 zDEFINITION outil de questionnement systématique zOBJECTIF Rechercher les causes d un dysfonctionnement GBF - Les outils de l organisation LES 5 POURQUOI

8 8 zDESCRIPTION zOutil permettant de remonter aux causes premières possibles d un dysfonctionnement ou d une situation observée. zSe poser la question « POURQUOI » au moins 5 fois de suite pour remonter à la cause originelle zVisualiser les 5 niveaux sous forme d arborescence GBF- Les outils de l organisation LES 5 POURQUOI

9 9 GBF- Les outils de l organisation P P P P P

10 10 zDEFINITION Outil de collecte d informations zOBJECTIF yObtenir de l information dans des domaines précis et approfondir des points importants yDiffuser de l information (annonce) yVendre une idée et la faire valider (persuasion) GBF- Les outils de l organisation L ENTRETIEN

11 11 zDEMARCHE 4 Étapes importantes yLa préparation de l entretien yLa conduite de l entretien yL après - entretien yL analyse de l entretien L ENTRETIEN GBF- Les outils de l organisation

12 12 zPREPARATION DE L ENTRETIEN zDéfinir le sujet de l entretien zÉnumérer les points à aborder (interrogations, hypothèses) zOrdonner ces points zÉtablir un guide d entretien zChoisir un échantillon représentatif de toutes les fonctions impliquées GBFl - Les outils de l organisation L ENTRETIEN

13 13 zPREPARATION DE L ENTRETIEN zChoisir les bons interlocuteurs (information, pouvoir, influence) et adapter le guide en fonction de leur poste (directeur, exécutants) zInformer, le cas échéant, le responsable hiérarchique de votre interlocuteur zPrendre rendez-vous en précisant yl objet de l entretien yla durée, la date yl heure, le lieu GBF - Les outils de l organisation L ENTRETIEN

14 14 zCONDUITE DE L ENTRETIEN z3 phases importantes yL introduction de l entretien yL entretien lui-même yLa clôture de l entretien GBF- Les outils de l organisation L ENTRETIEN

15 15 zCONDUITE DE L ENTRETIEN zINTRODUCTION DE L ENTRETIEN zMettre votre interlocuteur à l aise par une discussion informelle sans rapport direct avec l objet de l entretien zSe présenter et re-préciser l objet de l entretien GBF- Les outils de l organisation L ENTRETIEN

16 16 zCONDUITE DE L ENTRETIEN zL ENTRETIEN LUI-MÊME zCommencer par des questions « ouvertes » zInviter votre interlocuteur à expliquer qui il est et ce qu il fait zEssayer de suivre le guide d entretien en veillant à rester ouvert et à l écoute et à recentrer zPrendre des notes GBF - Les outils de l organisation L ENTRETIEN

17 17 zCONDUITE DE L ENTRETIEN zL ENTRETIEN LUI-MÊME zAnalyser l information en instantanée zReformuler les informations peu claires zVerrouiller l entretien en demandant des précisions par des questions fermées zRecouper les informations avec celles obtenues lors d autres entretiens zVérifier l enchaînement des informations GBF- Les outils de l organisation L ENTRETIEN

18 18 zCONDUITE DE L ENTRETIEN zLA CLOTURE DE L ENTRETIEN zRemercier l interlocuteur zLui demander l autorisation de le re-contacter si besoin est pour avoir des précisions zLui demander de valider ultérieurement le compte rendu de l entretien GBF- Les outils de l organisation L ENTRETIEN

19 19 zL APRES - ENTRETIEN zFaire un compte rendu de l entretien, le plus tôt possible zFaire valider l entretien par les interlocuteurs en demandant des informations complémentaires. zL ANALYSE DE L ENTRETIEN zDépouiller les entretiens zStructurer l analyse selon le plan prédéfini dans le guide GBF- Les outils de l organisation L ENTRETIEN

20 20 zPRECAUTIONS zDurée de l entretien : pas plus de 2 heures zVeiller au lieu (bruit, téléphone, bureaux etc…) z6 grands principes: ymettre son interlocuteur à l aise ysavoir se taire ysavoir poser des questions ysavoir écouter ysavoir reformuler ysavoir prendre des notes GBF- Les outils de l organisation L ENTRETIEN

21 21 zDEFINITION Outil d ordonnancement du travail qui se présente sous forme de graphique à barres permettant de situer chaque action dans le temps. zOBJECTIFS Planifier, en séquences, les activités nécessaires à la réalisation d un projet et en assurer le suivi pour détecter les risques de retard GBF - Les outils de l organisation LE PLANING GANTT

22 22 zDESCRIPTION Tableau à double entrée yEn colonne : le temps de gauche à droite y(mois, semaines, jours, heures) yEn ligne : les travaux ou opérations à effectuer yPositionner chaque tâche dans le temps temps total prévu (barre vide) degré de réalisation (barre noircie) date (triangle) GBF- Les outils de l organisation LE PLANING GANTT

23 23 zILLUSTRATION GBF - Les outils de l organisation LE PLANING GANTT Réalisé Prévu Réalisation plaquette Date

24 24 zDEFINITION De l Américain Program Evaluation and Review Technic Outil de planification de projet fondé sur l analyse des enchainements chronologiques imposés entre les actions OBJECTIFS OBJECTIFS Concevoir, programmer et suivre les différentes séquences d un projet GBF - Les outils de l organisation LE PLANING PERT

25 25 zDESCRIPTION yLister toutes les tâches ou actions à réaliser yIdentifier et caractériser chaque tâche ou action (durée, responsabilités) yOrdonner les tâches yEstimer les délais et les ressources yMettre en relief le chemin critique et les marges yActualiser et contrôler les réalisations GBF- Les outils de l organisation LE PLANING PERT

26 26 zILLUSTRATION GBF - Les outils de l organisation LE PLANING PERT Préparation de l action 2 s Information cadres-2 s Diagnostic système-8s Enquête 6 s Synthèse 2s Formation 3s Mise en œuvre 20 s Évaluation résultats 4s

27 27 zDEFINITION Outil de représentation des relations entre yindividus au sein d une entité yunités, services, départements ou divisions zOBJECTIFS Visualiser la nature des relations entre ces différentes catégories GBF - Les outils de l organisation LE SOCIOGRAMME

28 28 zDESCRIPTION yReprésenter à l aide d une structure en atome les différents acteurs yDessiner les échanges au moyen de flèches d une épaisseur relative à l importance des relations yValoriser la qualité de chacune des relations: x+ +relation très positive x+relation assez positive x0relation neutre x-relation assez négative x- -relation très négative GBF - Les outils de l organisation LE SOCIOGRAMME

29 29 zILLUSTRATION GBF- Les outils de l organisation LE SOCIOGRAMME DRH Service Financier Service Informatique Responsable Achats Service Juridique

30 30 Dite aussi Loi des 20 / 80 zDEFINITION Outil qui permet de déterminer les enjeux prioritaires et de démontrer que peu d éléments conditionnent la plus grande partie du phénomène étudié zOBJECTIFS yIdentifier ce qui, dans un problème, est essentiel (20% des causes = 80% des effets) yTraiter en priorité les enjeux les plus importants GBF - Les outils de l organisation LA LOI DE PARETO

31 31 zDESCRIPTION yDéfinir l objet et le but de l analyse yDéfinir le critère de classement yChoisir l échantillon d analyse représentatif Établir le tableau de calcul classer les valeurs du critère (décroissant) cumuler des valeurs du critère cumuler le nombre d éléments cumuler le % des valeurs du critère cumuler le % du nombre d éléments Tracer la courbe et déterminer les zones zone A : 20% des causes génèrent 80% des conséquences zone B : 30% des causes génèrent 10% des conséquences zone C : 60% des causes génèrent 10% des conséquences GBF - Les outils de l organisation LA LOI DE PARETO

32 32 zILLUSTRATION GBF- Les outils de l organisation LA LOI DE PARETO Alcoolisme Vitesse InfractionsTéléphone Divers Défaillance Mécanique

33 33 zILLUSTRATION GBF - Les outils de l organisation LA LOI DE PARETO Alcoolisme Vitesse InfractionsTéléphone Divers Défaillance Mécanique

34 34 Dit aussi Diagramme Cause-Effet zDEFINITION Outil servant à rechercher et visualiser les causes d un problème et dysfonctionnement zOBJECTIFS yIdentifier les causes possibles d un problème ou dysfonctionnement yFaciliter le travail en groupe GBF - Les outils de l organisation LE DIAGRAMME D ISHIKAWA

35 35 zDESCRIPTION Il s agit, à partir d un problème d identifier les causes possibles Regrouper les causes dans 5 familles (5 M) Milieu (environnement) : espace, distance, bruit Matière (support) : consommables, imprimés Main d œuvre (personnel) : ressources humaines Matériel (moyens) : machines, équipement Méthodes (circuits) : machines, équipement) Représenter les relations entre les causes de chaque famille Les causes de niveau 2 sont reliées aux causes de niveau 1 Les causes de niveau 3 sont reliées aux causes de niveau 2 GBF - Les outils de l organisation LE DIAGRAMME D ISHIKAWA

36 36 zDESCRIPTION GBF - Les outils de l organisation LE DIAGRAMME D ISHIKAWA Matière Main d Oeuvre Milieu MéthodesMoyens EFFET N1 N2

37 37 zDEFINITION Outil d évaluation d une solution ou d une situation zOBJECTIFS Apprécier les éléments positifs et négatifs d une situation ou d une solution GBF - Les outils de l organisation LE TABLEAU AVANTAGES / INCONVENIENTS

38 38 zDESCRIPTION Il consiste à yFormuler clairement les éléments de la situation à analyser ou les caractéristiques de l action envisagée yChercher et lister les points forts et faibles de la situation ou avantages et inconvénients de la solution GBF- Les outils de l organisation LE TABLEAU AVANTAGES / INCONVENIENTS

39 39 zILLUSTRATION GBF - Les outils de l organisation LE TABLEAU AVANTAGES / INCONVENIENTS AVANTAGES INCONVENIENTS Organigramme pyramidal Organigramme matriciel

40 40 zDEFINITION Outil d aide à la décision zOBJECTIFS Outil permettant de décider du choix: yd un problème à étudier yd une action yd une solution parmi plusieurs alternatives GBF - Les outils de l organisation LA TABLE DE DECISION SIMPLE

41 41 zDESCRIPTION yrépertorier les différentes solutions ydéfinir les critères de choix ydresser une matrice critères x solutions ychaque participant note de 1 à 5 les solutions selon les critères yla note finale est la moyenne arithmétique yfaire la somme des notes obtenues par solution yla solution ayant la meilleure note est choisie GBF - Les outils de l organisation LA TABLE DE DECISION SIMPLE

42 42 GBF - Les outils de l organisation LA TABLE DE DECISION SIMPLE

43 43 zDEFINITION Outil d aide à la décision zOBJECTIFS Outil permettant de décider du choix: yd un problème à étudier yd une action yd une solution parmi plusieurs alternatives GBF - Les outils de l organisation LA MATRICE MULTI-CRITERE

44 44 zDESCRIPTION yrépertorier les différentes solutions ydéfinir les critères de choix ydresser une matrice critères x solutions ychaque participant note de 1 à 5 les solutions selon les critères yla note finale est la moyenne arithmétique yfaire la somme des notes obtenues par solution yla solution ayant la meilleure note est choisie yeffectuer en plus une hiérarchisation des critères permettant l attribution d un coefficient de pondération GBF - Les outils de l organisation LA MATRICE MULTI-CRITERE

45 45 GBF - Les outils de l organisation LA MATRICE MULTI-CRITERE

46 46 zDEFINITION Outil de représentation d une succession logique d opérations et de décisions dans l exécution d un travail OBJECTIFS OBJECTIFS yReprésenter l enchaînement des opérations à effectuer suivant un ordre chronologique yAnalyser la logique de l enchaînement de ces opérations et identifier ces dysfonctionnements: xopérations non prévues et questions sans réponses xopérations sans valeur ajoutée GBF - Les outils de l organisation L ORDINOGRAMME

47 47 zDESCRIPTION Il s agit de recenser par des entretiens ou par l observation : zLes différentes actions ou opérations à réaliser zLes cas habituels et spécifiques zLes intervenants GBF - Les outils de l organisation L ORDINOGRAMME

48 48 zILLUSTRATION GBF - Les outils de l organisation L ORDINOGRAMME OUI NON Représenter l enchaînement des opérations par ces 3 symboles reliés entre eux par des flèches Point de départ ou d arrivée du processus Opération exprimée par un verbe et un complément Choix ou décision qui entraîne des choix différents selon la réponse

49 49 zDEFINITION Outil d identification et de quantification des tâches d un agent OBJECTIFS OBJECTIFS yAnalyser la décomposition des tâches d une personne yConstruire un tableau de répartition des tâches GBF - Les outils de l organisation L ANALYSE INDIVIDUELLE DES TACHES

50 50 zDESCRIPTION zLister l ensemble des tâches de l agent zDéfinir une période de représentativité du travail zAffecter à chaque tâche: yles interlocuteurs yles documents utilisés yle temps passé sur la période (%) zNoter les caractéristiques du travail ypar tâche yen global zPréciser éventuellement yqui déplace le travail yà qui il est transmis GBF - Les outils de l organisation L ANALYSE INDIVIDUELLE DES TACHES

51 51 zDEFINITION Outil de représentation de la répartition des tâches entre les membres d une unité de travail OBJECTIFS OBJECTIFS yreprésenter la répartition du travail entre les membres d une unité de travail yfaire une analyse critique de cette répartition yguider la construction d une nouvelle répartition GBF - Les outils de l organisation LE TABLEAU DE REPARTITION DES TACHES

52 52 zDESCRIPTION zRecenser pour chaque personne ce qu elle fait zLe porter sur un tableau à double entrée, indiquant : yen colonne, les postes ou les personnes de l unité et le nombre de personnes effectuant chaque tâche yen ligne, les tâches de l unité classées par fréquences (quotidiennes, hebdo, mensuelles) et la diversité des tâches effectuées par chaque personne yjuger de la pertinence de cette répartition yconcevoir la répartition cible GBF - Les outils de l organisation LE TABLEAU DE REPARTITION DES TACHES

53 53 zDESCRIPTION Le TRT permet : yd identifier les tâches non effectuées yd apprécier la charge de travail par personne et les risques de conflit ycibler les taches sans rapport avec la mission de l unité GBF - Les outils de l organisation LE TABLEAU DE REPARTITION DES TACHES

54 54 zILLUSTRATION GBF - Les outils de l organisation LE TABLEAU DE REPARTITION DES TACHES TACHES DIVERSITE PAR PERSONNE CHARGE PAR PERSONNE NOMBRE INTERVENANTS CHARGE PAR TACHE PERSONNES Resp 1234

55 55 zDEFINITION Outil visant la combinaison optimale des avis individuels dans une décision collective OBJECTIFS OBJECTIFS yChoisir une solution de façon collective z2 techniques yLe vote par élimination yLe vote pondéré GBF - Les outils de l organisation LES TECHNIQUES DE VOTE

56 56 zILLUSTRATION GBF- Les outils de l organisation LES TECHNIQUES DE VOTE DECIDEURS A B C D E F PIERREJEANNEANDREANNE LES SOLUTIONS B, D ET F SONT REJETEES VOTE PAR ELIMINATION

57 57 zILLUSTRATION GBF - Les outils de l organisation LES TECHNIQUES DE VOTE DECIDEURS A B C D E F PIERREJEANNEANDREANNE LA SOLUTION E EST ACCEPTEE VOTE PONDERE TOTAL

58 58 zDEFINITION Outil facilitant le pilotage d une procédure, d une fonction, d un produit ou d une unité OBJECTIFS OBJECTIFS yrefléter les performances et leur évolution yrévéler les écarts entre le prévu et le réalisé ypermettre la mise en place d actions correctrices yfaciliter le dialogue (horizontal et vertical) sur des faits objectifs GBF - Les outils de l organisation LE TABLEAU DE BORD

59 59 zDESCRIPTION 6 Types d indicateurs yd activité (quantités produites, stockées, traitées…) yde productivité (nombre d opérations par personnes…) yde qualité (% d anomalies, nbre de réclamations...) yde sécurité (nombre d accidents...) yde climat social (absentéïsme…) yde moyens (budgets…) GBF- Les outils de l organisation LE TABLEAU DE BORD

60 60 zComment l élaborer yrecenser les activités et les difficultés les plus fréquemment rencontrées yrecenser les indicateurs significatifs ychoisir pour chaque activité 1 ou 2 indicateurs ydéfinir des objectifs possibles par rapport à ces indicateurs ydéterminer le mode de mesure, la fréquence des relevés GBF - Les outils de l organisation LE TABLEAU DE BORD

61 61 z3 Types yLes histogrammes (pour comparer des quantités) yLes camemberts (pour faire figurer des proportions) yLes courbes (pour faire ressortir une évolution) GBF - Les outils de l organisation LES GRAPHIQUES


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