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1 Formalités de départ Jean-Marc Saint-Viteux / HR-SPS.

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1 1 Formalités de départ Jean-Marc Saint-Viteux / HR-SPS

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3 3 Quelques petits détails à régler...

4 4 1 ère étape: rien à faire: Tous les documents sont envoyés spontanément par HR Envoi des documents suivants environ 3 mois avant la date de fin de contrat ou juste avant le départ en congé en cas de programme de pré-retraite ou dune longue période de congé (ex CA22B, SLS): 1.Brochure « Quand vous quitterez le CERN », 2.Attestation demploi, 3.Fiche de contrôle de départ, 4.Feuillet « Comment obtenir votre attestation annuelle dimposition interne? » 5.Formulaires « Devis de déménagement de mobilier et effets personnels » X 3. 6.Formulaire « Demande de paiement de lIndemnité de Réinstallation » (si éligible).

5 5 Plan de la présentation Brochure « Quand vous quitterez le CERN », Fiche de contrôle de départ, Décompte de paie / congé + attestation annuelle dimposition interne, Prestations financières dextinction du contrat.

6 6 Brochure « Quand vous quitterez le CERN » Disponible: Page web HR, « Services », « Intégration » (ou https://webh12.cern.ch/hr-services/Int/doc/depart_fr.pdf ) https://webh12.cern.ch/hr-services/Int/doc/depart_fr.pdf Table des Matières Introduction Questions Administratives 1- Fiche de contrôle de départ 2- Derniers paiements 3- Caisse de pensions 4- Assurance maladie 5- Assurance chômage 6- Examen médical lors de lextinction du contrat 7- Frais de voyage et de déménagement Questions Personnelles 8- Voitures 8-1 Si vous résidez en Suisse 8-2 Si vous résidez en France 9- Résiliation du bail 9-1 Si vous résidez en Suisse 9-2 Si vous résidez en France 10- Services publics 10-1 en Suisse 10-2 en France 11- Polices dassurance

7 7 Brochure « Quand vous quitterez le CERN » (suite) Questions Personnelles (suite) 12- Comptes en banque 12-1 en Suisse 12-2 en France 13- Impôts 13-1 Imposition sur les traitements et émoluments versés par le CERN 13-2 Autres informations complémentaires 14- Sécurité sociale 14-1 En Suisse 14-2 En France 14-3 Dans un autre Etat-membre 15- Pays de résidence 15-1 En Suisse 15-2 En France 15-3 Dans un autre Etat-membre 16- Liens avec le CERN 16-1 Abonnements 16-2 Utilisation des moyens informatiques du CERN 17- Pensionnés 17-1 Accès au CERN 17-2 Groupement des Anciens du CERN

8 8 Fiche de contrôle de départ formulaire:

9 9 Fiche de contrôle de départ (suite) Procédure: Les formalités 1 à 9 peuvent être accomplies dès réception de la fiche. Les formalités 1 à 4 doivent être accomplies avant le départ en congé. Les formalités 10 à 14 doivent être accomplies au cours de la dernière semaine de contrat.

10 10 Fiche de contrôle de départ (suite) formulaire:

11 11 Décompte de paie / congé + attestation annuelle dimposition interne Comptes informatiques: Fin de contratDépart en congé + AIS 2 mois Tous les comptes y compris Nice (sauf et AIS) Temps

12 12 Décompte de paie / congé + attestation annuelle dimposition interne Recommandations: Détails: Page web HR, « Services », «Prestations sociales & financières », « Impôts » 1.Jusquà la fin du contrat, utiliser CERN + AIS -> Décompte de paie / congé + attestation annuelle dimposition interne ( ou hrt.cern.ch, bas 1 ère colonne, « My Pay Info ») 2.Avant la date de fin de contrat, enregistrer son adresse privée (PEM, Physical Address) qui remplacera son adresse CERN à la fin du contrat. Se connecter sur lapplication CRA via en indiquant la date de la fin de contrat comme date effectivehttp://cra.cern.ch 3.Création dun compte informatique externe, appelé lightweight account établissant un lien avec le compte AIS Se connecter à 4.Après la fin du contrat, utiliser privé + lightweight account -> Attestation annuelle dimposition interne

13 13 Décompte de paie / congé + attestation annuelle dimposition interne Comptes informatiques: Fin de contratDépart en congé + AIS 2 mois Tous les comptes y compris Nice (sauf et AIS) privé Lightweight account ou Enregistrement privé + Lightweight account Enregistrement privé + Lightweight account Temps 2 mois

14 14 Prestations financières dextinction du contrat (Résumé de la CIRCULAIRE ADMINISTRATIVE N°30 Rév. 2 pour les titulaires (à lexception des ex-titulaires « locaux »), engagés avant le 1er janvier 2007) 1.Frais de voyage 2.Frais de déménagement 3.Indemnité de réinstallation

15 15 1.Frais de voyage Bénéficiaires: titulaire + membres de sa famille (si prennent résidence avec titulaire) Conditions doctroi: Foyers > 20 km* du CERN Nouveau lieu de résidence > 20 km* de lancien lieu de résidence Voyage dans les 2 ans suivant lextinction du contrat Prestations: Coût du trajet = frais dun voyage (transport public le plus économique) aller depuis lancien lieu de résidence jusquau nouveau lieu de résidence ou aux foyers (au choix du membre du personnel) mais au maximum frais dun voyage aller aux foyers * En ligne droite

16 16 1.Frais de voyage (suite) Particularités: Possibilité de renonciation au paiement des frais Paiement possible dès le départ en congé du titulaire Procédure: Sadresser au secrétariat de département (2.1 fiche de contrôle de départ)

17 17 2.Frais de déménagement Bénéficiaire: Titulaire Conditions doctroi: Avoir droit au paiement des frais de voyage dextinction du contrat, Avoir effectué le déménagement dans les deux ans suivant lextinction du contrat, Avoir détenu un contrat dune durée >= 12 mois, et Ne pas avoir démissionné au cours de la première année de service. Prestations: –Paiement dun transport unique (dun seul lieu à un seul lieu) mais au maximum frais dun déménagement aux foyers –Paiement assurance (max. 20%) et formalités douanières (à lexclusion des droits de douane). –Paiement des frais de garde-meubles (solde de la période maximale de 12 mois).

18 18 2.Frais de déménagement (suite) Situation familiale Lieu des foyers ou de résidence Bénéficiaire de lallocation de famille Non- bénéficiaire de lallocation de famille Etat membre Max. 60 m3Max. 40 m3 Etat non- membre Max. 25 m3

19 19 2.Frais de déménagement (suite) Procédure pour le déménagement 1)Etablissement de devis Le membre du personnel doit soumettre à lOrganisation, au plus tard six semaines avant la date du déménagement, trois devis établis par trois entreprises de déménagement différentes. Les devis, établis sur les formulaires prévus à cet effet doivent comprendre : le montant des frais dun transport groupé du mobilier et effets personnels ; les frais de garde-meuble, le cas échéant ; le montant de lassurance du mobilier et des effets personnels (jusquà concurrence de 20% du montant du déménagement). 2)Accord de lOrganisation A réception des devis, lOrganisation peut interroger les entreprises qui les ont établis. Si aucun devis nest jugé raisonnable, lOrganisation peut solliciter des devis dautres entreprises de déménagement ou demander au membre du personnel de soumettre de nouveaux devis établis par dautres entreprises de déménagement. À la suite de ce processus, lOrganisation retient la meilleure offre et donne son accord pour celle-ci. 3)Déménagement Une fois laccord de lOrganisation obtenu, le membre du personnel règle avec lentreprise retenue les détails pratiques du déménagement, tels que la date, lheure et le lieu du chargement et du déchargement des biens. Il lui incombe dassurer laccès aux locaux où doivent avoir lieu le chargement et le déchargement des biens. Il est également redevable de tous frais sajoutant de son fait au montant indiqué sur le devis. Tout contentieux lié à déventuels dommages ou à des questions dassurance doit être réglé directement par le membre du personnel avec lentreprise de déménagement et/ou la compagnie dassurance. 4)Paiement Une fois le déménagement effectué, lentreprise envoie la facture directement à lOrganisation. LOrganisation nest redevable que du montant indiqué sur le devis approuvé. Lorsque le membre du personnel souhaite que le déménagement soit effectué par une entreprise qui na pas soumis la meilleure offre, lOrganisation paie au maximum le montant de la meilleure offre, le solde restant à la charge du titulaire. Lorsque le membre du personnel a payé lui-même le déménagement, lOrganisation rembourse le prix de ce dernier dans les limites applicables, à lexclusion de la TVA.

20 20 2.Frais de déménagement (suite) Particularités: 3 formulaires « Devis de déménagement de mobilier et effets personnels » envoyés par HR. Possibilité de renonciation au paiement des frais Paiement possible dès le départ en congé du titulaire Procédure: Sadresser au Service Installation HR-SPS, tél: et 73962, bureaux 33/1-009 et 011 (8.1 fiche de contrôle de départ)

21 21 3.Indemnité de réinstallation Bénéficiaire: Titulaire Conditions doctroi: Avoir droit au paiement des frais de déménagement, Ne pas avoir été licencié ni pour raison disciplinaire ni pour services non satisfaisants, Ne pas avoir démissionné (sauf si le Directeur général estime que la démission est dans lintérêt de lOrganisation). Prestations: –Paiement dun nombre de mois de traitement de base (min. Ca+7)

22 22 3.Indemnité de réinstallation (suite) Années révolues de service ininterrompu comme titulaire Bénéficiaire de lallocation de famille Non-bénéficiaire de lallocation de famille / / ou plus 5 2 1/2

23 23 3.Indemnité de réinstallation (suite) Particularités: Nouveau lieu de résidence principale = domicile fiscal du membre du personnel Paiement impossible avant la fin du contrat du titulaire Délai maximum pour présenter la demande: 6 mois (délai de prescription) après les deux ans suivant lextinction du contrat.

24 24 3.Indemnité de réinstallation (suite) Particularités (suite): Preuves de réinstallation pour le titulaire: 1.annonce de départ (si délivrée) et 2.annonce darrivée ou certificat de résidence (pas sur lhonneur) ou attestation de domicile fiscal ou avis dimposition sur le revenu ou tout autre document jugé équivalent par le CERN Montant applicable aux titulaires bénéficiaires de lallocation de famille est versé à condition qu'au moins un membre de leur famille prenne résidence avec eux -> Preuves de réinstallation à produire également pour au moins un membre de sa famille à charge (idem preuves titulaire). Montant pris en compte dans lexercice dimposition interne (déduit de lassiette de limpôt interne)

25 25 3.Indemnité de réinstallation (suite) Procédure: Formulaire « Demande de paiement de lIndemnité de Réinstallation » envoyé par HR aux titulaires éligibles. Sadresser au Service de Réinstallation HR-SPS, tél: 73903, bureau 33/1-013


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