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Fonction Ressources Humaines et Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication 4- La fonction RH et les Nouvelles technologies : 4-1- De.

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1 Fonction Ressources Humaines et Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication 4- La fonction RH et les Nouvelles technologies : 4-1- De la paie informatisée au SIRH et du SIRH au NTIC : Evolution et nouvelles missions de la fonction RH dont la fonction SIRH 4-2 Conduite de projet et de changement 4-3 Cahier des charges 5 – NTIC, Droit du Travail et Droits de la Personne François SILVA 13/01/07

2 20/01/2007 Fonction RH et NTIC2 Les dates 07/10 Présentation du cours 14/10 1- Le contexte 1-1- Émergence dune économie post-industrielle et dune société hypermoderne 21/ Émergence de lentreprise post-industrielle 1-3- Les 4 enjeux 28/ Les 4 enjeux (suite) 2- Repositionnement ou réorganisation de la fonction RH 2-1- Lévolution de la fonction RH 02/ Lévolution de la fonction RH (suite) 2-2- Reconfiguration de la fonction : processus et réorganisation 10 cours, de 14 h à 17 h, les samedis :

3 20/01/2007 Fonction RH et NTIC3 Les dates 09/ Impact des NTIC sur les différentes fonctions dune DRH 3- NTIC et Marché RH 3-1- De l'outil informatique au système dinformation 16/12 Présentation dun éditeur 13/ Lévolution du marché RH : de linformatique RH aux SIRH et aux applicatifs e-RH (du poste unique au réseau) 20/01 4- La fonction RH et les Nouvelles technologies : 4-1- De la paie informatisée au SIRH et du SIRH au NTIC : Evolution et nouvelles missions de la fonction RH dont la fonction SIRH 27/ Conduite de projet et de changement 4-3 Cahier des charges 5 – NTIC, Droit du Travail et Droits de la Personne 02/02 Examen de 17h30 à 19h30

4 20/01/2007 Fonction RH et NTIC4 Pour télécharger ce cours

5 4- La fonction RH et les Nouvelles technologies : 4-1- De la paie informatisée au SIRH et du SIRH au NTIC : Evolution et nouvelles missions de la fonction RH dont la fonction SIRH 4-2 Conduite de projet et de changement 4-3 Cahier des charges

6 20/01/2007 Fonction RH et NTIC6 Conduire un projet 1- Quels objectifs ? Le périmètre (quelle fonction, quelle zone géographique) => la dimension politique : les processus 2- Quelle méthode ? Conduite projet Conduite du changement (au cœur du projet) Analyse fonctionnelle Corpus/référentiels communs 3- Quels moyens ? => la dimension « sociale et humaine » Quelle équipe projet ? Implications des différents acteurs (utilisateurs, encadrement, hiérarchie…) => la réussite et le bon aboutissement du projet dépend de l articulation entre ces 3 dimensions quel planning ?

7 20/01/2007 Fonction RH et NTIC7 Conduire un projet : cest aussi paramétrer Définir : Les informations dont on a besoin Qui a accès aux informations ? Comment les structurer ? Adapter un progiciel aux contextes spécifiques dune organisation : pas 2 organisations similaires doù nécessiter de sadapter à chaque société 1 - Des informations quel que soit le type dorganisation : numéro SS, nom du salarié, adresse… 2 - Sur ce type dinformation, chaque organisation reproduit ses propres spécificités (paramétrage) qui ont pour origine la culture de l entreprise, ses habitudes, ses traditions, son histoire, son activité, la stratégie de la direction en place : depuis des détails (la place du logo, les couleurs à choisir,) jusquà la nature des informations que lon souhaite

8 20/01/2007 Fonction RH et NTIC8 La conduite de projet Symbiose complexe du financier, du technique et de lhumain (Un seul vienne à manquer, et cest léchec) Une redistribution des rapports de forces dans lentreprise Nécessité de lappui de prestataires extérieurs Les premières phases dun projet se concrétisent par la réalisation dun cahier des charges

9 20/01/2007 Fonction RH et NTIC9 Les étapes dun projet Reconfiguration des processus = réflexion Spécifications fonctionnelles et techniques = objectifs Analyse des écarts = action Déploiement du progiciel Formation des personnes Déploiement Adaptation organisationnelle Paramétrage Adaptation du progiciel Reprise des données Elaboration du Cahier des charges 50% 50% (et plus) Enjeu de la phase en aval = la maîtrise des délais (=coûts) Enjeu de la phase en amont = une juste définition des besoins Choix éditeur et intégrateur Définition des besoins et choix des prestataires

10 20/01/2007 Fonction RH et NTIC10 Schéma d'organisation de conduite de projet

11 20/01/2007 Fonction RH et NTIC11 La conduite et lingénierie de projet pour (ré)organiser la fonction RH Méthodologie et préparation dune démarche de mise en place d'un SIRH => vision globale Définition des spécifications techniques => fonctionnalités Reconfiguration des processus => modélisation Conduite de changement ---> Elaboration dun cahier des charges = choix du progiciel et modalités de mise en œuvre : cahier des charge doit être précis pour éviter les surcoûts + importance du suivi ---> Organisation du suivi ---> Appui sur des prestataires extérieurs = rôle d assistance

12 20/01/2007 Fonction RH et NTIC12 Les 4 risques majeurs Dérapage des délais = en voulant aller trop vite, on ne prend pas le temps de la maturation pour éviter les erreurs et aller au bout de la reconfiguration. Il vaut parfois mieux perdre 6 mois que prendre une mauvaise décision : fixer des délais trop courts aboutit souvent à une économie de bouts de chandelles… Dérapage budgétaire = conséquence du dérapage des délais risque de précipitation Inadéquation aux besoins = risque de la non-prise en compte des attentes et besoins Résistance aux changements = « souvent mauvaise volonté », risque du non-accompagnement du changement et de la survivance de l ancien système en parallèle

13 20/01/2007 Fonction RH et NTIC13 La conduite du changement La nécessité de l implication "La force d'une chaîne correspond à la résistance de son maillon le plus faible « Faire adhérer la majorité : information / formation, explications renouvelées (mais l adhésion unanime est un leurre) Implication d'utilisateurs : dès le départ et pas seulement lors du lancement Mais organisation de la montée en puissance en considération des délais de mise en place du projet Implication et engagement de la hiérarchie et de la DG : importance MAJEURE, jamais assez ! Stratégie de porosité et d'exemple : la vertu des sites pilotes = la traduction de la dimension opérationnelle du projet réaliser que les échanges, cest du temps gagné

14 20/01/2007 Fonction RH et NTIC14 Pourquoi l'individu a peur du changement à priori ? Parce quil craint de : De perdre en crédibilité ou en réputation de perdre en avancement de carrière de perdre en potentiel de rémunération de perdre en qualité relationnelle vis-à-vis de la hiérarchie de perdre en stabilité interpersonnelle de changer de rôle professionnel de perdre en confiance en soi ou en autosatisfaction d'une mutation professionnelle Mais aussi ….de perdre son emploi Importance de la prise en compte des « angoisses » suscitées par les changements, même si cela ne garantit pas la réussite…

15 20/01/2007 Fonction RH et NTIC15 Pourquoi l'individu a peur du changement à priori ? (suite) Cest une logique de lincertitude qui conduit lindividu à avoir peur du changement. Celui-ci nest pas certain dêtre bénéficiaire Doù une attitude de méfiance et de réserve quil est important de combattre Donner confiance à lindividu et laccompagner

16 20/01/2007 Fonction RH et NTIC16 Ce n'est pas la situation future qui est redoutée mais le chemin que chacun des acteurs et des équipes doit parcourir pour y parvenir Ce à quoi il faut renoncer, ce qui va être remis en cause, ce qui va devoir être entrepris,… => Exigence dune campagne de communication sur lintérêt des acteurs à aller vers lobjectif Le problème dans le changement

17 20/01/2007 Fonction RH et NTIC17 Mettre en place une stratégie de changement (et de communication) Très grande importance de la communication Accompagner les différents acteurs : Formations Explication et sensibilisation Tutorat Réunions

18 20/01/2007 Fonction RH et NTIC18 6 constats pour la mise en place d un SIRH 1) le démarrage : souvent difficile et lent 2) des choix à faire 3) une conduite du changement 4) un déficit en culture informatique 5) donner une dimension stratégique 6) une équipe pluridisciplinaire

19 20/01/2007 Fonction RH et NTIC19 6 constats concernant la mise en place dun SIRH Premier constat : Le démarrage Des projets lents à démarrer : Le lancement d un projet aussi ambitieux que la mise en place d un SIRH nécessite l appui des bases stratégiques de l entreprise ( Direction Générale, les membres du comité de pilotage, des salariés de la fonction RH ce qui n écessite du temps et un mûrissement progressif... Pas de mobilisation des acteurs Il est souvent difficile de constituer un comité de pilotage (externalisation ?). Au démarrage du projet, il n y a pas de mobilisation des acteurs parce qu il est difficile de les convaincre du bien-fondé de l opération, d où l importance du dialogue. Peu propice à une bonne dynamique (il faut attendre plusieurs années avant qu'un projet soit effectivement opérationnel)

20 20/01/2007 Fonction RH et NTIC20 6 constats concernant la mise en place dun SIRH Deuxième constat : Des choix à faire (arbitrages) Intégrer un périmètre de fonctionnalités le plus large possible ce périmètre évoluant et s élargissant au fil du temps bien souvent Arbitrer : Une base unique de gestion du personnel au niveau général Lergonomie de loutil : il doit être un minimum convivial pourses utilisateurs (quel habillage ? Quelles couleurs ? Quel environnement ?…) Une décentralisation de certaines fonctionnalités= le nouveau rôle de l encadrement intermédiaire Les développements spécifiques = des outils de contrôle et de suivi de l activité des nouveaux intervenants « RH » savoir freiner le développement à outrance cest à dire injustifié Ne pas hésiter à faire arbitrer au plus haut niveau

21 20/01/2007 Fonction RH et NTIC21 6 constats concernant la mise en place dun SIRH Troisième constat : Une conduite du changement La remise en question des pratiques : description des compétences et redéfinition des règles, harmonisation des modes de rémunération, etc... Nécessité dune conduite du changement, volet essentiel de ce type de projet Cela implique des actions ciblées et adaptées à chaque catégorie de population (fonction, multisites, multi-pays...) => permettre la prise en main par chaque acteur du nouveau système. Enjeu = gérer la transition entre les deux systèmes

22 20/01/2007 Fonction RH et NTIC22 6 constats concernant la mise en place dun SIRH Quatrième constat : Déficit en « culture informatique » Développer auprès des utilisateurs une pédagogie sur les SI et les SIRH qui est différente de leur vision informatique « outil suisse» (=peut tout faire, il suffit de demander aux spécialistes qui eux bien évidemment ne comprennent pas nos besoins) L'absence de culture de projet dans le domaine des ressources humaines : nouveau; existe depuis peu. Les acteurs Rh seront de plus en plus impliqués dans des projets, ce qui prouve une volonté de la part des entreprises de constituer des stratégies à long terme afin de gagner en réactivité et en capacité d adaptation. ----> Provoque souvent aller-retours pour redéfinir des besoins fonctionnels, alors que la phase de spécification est terminée (retard) Savoir modifier des choses inadaptées aux utilisateurs même si elles sont déjà décidées Ceci prouve que l élaboration d un projet doit susciter de la part de ceux qui en sont l instigateur de la réactivité et de l adaptation : Le projet tel qu il est élaboré au départ est quelquefois modifié en cours d élaboration suite notamment au « déficit en culture d entreprise » des différents acteurs. Il s agit bien souvent pour les acteurs RH d une nouveauté que la mise en place d un SIRH si bien que cette mise en place doit être l occasion d un accompagnement des personnes.

23 20/01/2007 Fonction RH et NTIC23 6 constats concernant la mise en place dun SIRH Cinquième constat : Donner une dimension stratégique Expliquer les enjeux auxquels les ressources humaines de lentreprise sont confrontées : -mise en place dune véritable gestion des compétences individuelles -repositionnement des effectifs autour des tâches à valeur ajoutée en contrepartie de labandon de tâches administratives et répétitives : : baisse des délais et des coûts, augmentation de la qualité et des services (le RH est un offreur de services réactif : le salarié ou le cadre dispose de la bonne information pour, en temps réel) -La mise en place d un SIRH permet ainsi de faire évoluer la fonction RH dans un rôle plus offensif. La fonction RH est encore une fonction avec des tâches d ordre administratif mais ces tâches deviennent secondaires par rapport à celles de la gestion individualisée des carrières, de mobilité interne, de prise de décisions stratégiques en collaboration avec la direction (grâce notamment à l apport d outils adaptés tels que le SIRH) -Le SIRH est ainsi au cœur des besoins de l entreprise: des services aux opérationnels pour faciliter leur réactivité, leur motivation => nouvelle fonction RH : accompagnement fonction, développement des compétences

24 20/01/2007 Fonction RH et NTIC24 6 constats concernant la mise en place dun SIRH Sixième constat : une équipe pluridisciplinaire -L'équipe projet dispose des compétences sur les métiers et les fonctions concernées : équipe polyvalente à compétences multiples -Une équipe pluridisciplinaire pilotée par la direction générale qui dispose de la légitimité pour arbitrer -Des décisions transversales aux diverses fonctions et/ou groupes devront être prises tout au long du déroulement du projet par léquipe-projet -Pas seulement une affaire de DRH: la saisie des temps, la validation des plans de formation, par exemple, concernent tout autant le management opérationnel.

25 4- La fonction RH et les Nouvelles technologies : 4-1- De la paie informatisée au SIRH et du SIRH au NTIC : Evolution et nouvelles missions de la fonction RH dont la fonction SIRH 4-2 Conduite de projet et de changement 4-3 Cahier des charges

26 20/01/2007 Fonction RH et NTIC26 Les étapes dun projet Reconfiguration des processus = réflexion Spécifications fonctionnelles et techniques = objectifs Analyse des écarts = action Déploiement du progiciel Formation des personnes Déploiement Adaptation organisationnelle Paramétrage Adaptation du progiciel Reprise des données Elaboration du Cahier des charges 50% 50% (et plus) Enjeu de la phase en aval = la maîtrise des délais (=coûts) Enjeu de la phase en amont = une juste définition des besoins Choix éditeur et intégrateur Définition des besoins et choix des prestataires

27 20/01/2007 Fonction RH et NTIC27 Remise en question de l'organisation L'informatisation de l'ensemble des procédures d'une entreprise Processus Redéfinir la façon de travailler : à quoi cela sert, où est la valeur ajoutée ? Revoir (revisiter) les tâches, les procédures et les fonctions de l'entreprise pour les faire entrer dans un système d'information Travail de reingénierie (ou reconfiguration) et de création

28 20/01/2007 Fonction RH et NTIC28 Le réingénierie ou la remise en question de l'organisation Réflexion sur les procédures, les tâches, les missions et les fonctions de la DRH Attentes et besoins de chacun de ces acteurs par rapport à la fonction RH Nouvelles possibilités avec un SIRH : Plus, moins, mieux et différent

29 20/01/2007 Fonction RH et NTIC29 Différencier processus et procédures Les processus (progrès) : "Ensemble des flux dinformations conçues comme actives et organisées dans le temps" flux valeur information Les procédures (procéder) : "Ensemble de règles d'organisation d'ordre administratif pour parvenir à un certain résultat" "Ensemble des règles, des formalités qui doivent être observées, des actes qui doivent être accomplis pour parvenir à une solution juridictionnelle" "Série de formalités juridiques qui doivent être remplies"

30 20/01/2007 Fonction RH et NTIC30 Des procédures aux processus (Reconfigurer/ reingénierie ) Modéliser Remettre à plat Privilégier le résultat de laction (=quelle Valeur Ajoutée) et non laction Dissocier résultat et habitude Tout cela nécessite méthode dintervention= rigueur et systématisation

31 20/01/2007 Fonction RH et NTIC31 A la base de la reconfiguration : lanalyse fonctionnelle Objectifs de lanalyse fonctionnelle Répondre à la question « A quoi ça sert ? » Hiérarchiser les priorités Etablir le ratio utilité/coût Analyser la valeur Une méthode : Conduire le changement Impliquer les utilisateurs Etre précis sur les éléments clés en définissant : les finalités du service à mettre en œuvre les contraintes Les critères mesurables (quantitatifs et/ou qualitatifs)

32 20/01/2007 Fonction RH et NTIC32 Lanalyse fonctionnelle doit définir Périmètre impliqué par le SIRH et en dehors Procédures actuelles Processus cibles Modélisation doit permettre dévaluer le gain temps/qualité

33 20/01/2007 Fonction RH et NTIC33 Modéliser une fonction Modéliser : Représentation simplifiée Cela nécessite de modéliser le maximum de procédures en les « revisitant » ---> des processus Chaque fois des contextes spécifiques

34 20/01/2007 Fonction RH et NTIC34 Le résultat est différent de laction (habitude) 1- Laction (tache) crée-t-elle de la valeur ajoutée? Oui Non Suppression 2- Cette action (tache) est-elle satisfaisante ? (client et benchmarking) Oui (Ne rien changer) Non Cette action (tache) est-elle au cœur de votre métier ? NonExtern. Oui Peut-on le reconfigurer et laméliorer (diminution des coûts et délais, augmentation de la productivité, de la qualité…)

35 20/01/2007 Fonction RH et NTIC35 3 niveaux pour définir les processus et les tâches Niveau 1 : vision densemble de la fonction Personnel Niveau 2 : une description de chacune des grandes fonctions Niveau 3 : une description détaillée de chacune des tâches

36 4- La fonction RH et les Nouvelles technologies : 4-1- De la paie informatisée au SIRH et du SIRH au NTIC : Evolution et nouvelles missions de la fonction RH dont la fonction SIRH 4-2 Conduite de projet et de changement 4-3 Cahier des charges 5 – NTIC, Droit du Travail et Droits de la Personne

37 20/01/2007 Fonction RH et NTIC37 Le travail dans limmatériel Développement dun environnement de travail virtuel : "une base de données graphiques interactives, explorable et visualisable en temps réel sous forme d'image de synthèse tridimensionnelles de façon à donner le sentiment d'une immersion dans l'image" (Quéau, 1993). Partout et à tout instant : « Je nai jamais rien pu faire la plume à la main, vis-à-vis dune table et de mon papier. Cest à la promenade, au milieu des rochers et des bois, cest la nuit dans mon lit, durant mes insomnies, que jécris dans mon cerveau. » JJ Rousseau, Confessions, Introduction au livre troisième Un travail hors de son bureau qui se développe (Accords Renault, IBM….) : télétravail à domicile, sous-traitance à distance, téléacteurs ou télé-conseillers, salariés nomades Vers une organisation nouvelle du travail Limplosion de la notion de temps légal de travail

38 20/01/2007 Fonction RH et NTIC38 Nouveau paradigme des NTIC NBIC Information = matière première des NTIC Omniprésence des NTIC Convergence Réseau Réalité virtualité : abolition du temps et de lespace

39 20/01/2007 Fonction RH et NTIC39 Télétravail à domicile, travail à distance, travail nomade La distance était synonyme dindépendance Limiter le temps de la connexion sinon …… Doù le droit à la déconnexion : Rester connecté à son domicile, cest rester « sous-tension » Le travail prend de plus en plus de place Le domicile est le lieu de lintimité de la vie privée et familiale « Toute personne a droit au respect de sa vie privée et familiale, de son domicile et de ses communications » Article 7 de la Charte des droits fondamentaux de lUE Possibilité dun usage privée doutils mis à disposition par lentreprise (soit à étendre le temps de travail durant le temps de repos) Entre salarié classique et travailleur indépendant : le travailleur à domicile

40 20/01/2007 Fonction RH et NTIC40 NTIC et nouvelles frontières de la subordination De la sub-ordinnation à la sub-organisation : Mort annoncée du droit de travail subordonné ? Une disponibilité du salarié plus importante Des possibilités croissantes de contrôles et de surveillance à distance

41 20/01/2007 Fonction RH et NTIC41 Les astreintes moins astreignantes « Ni du travail, ni du repos mais répondre à toute sollicitation et à tout appel » mais « obligation de demeurer à son domicile ou à proximité » (?) Rester disponible Astreinte sur le lieu de travail (en forte baisse) Astreinte par portable Simple astreinte ou temps de travail effectif ? Seul le temps lié à la prestation effective (Cours de Justice CE)

42 20/01/2007 Fonction RH et NTIC42 De la sécurité physique à la santé physique et mentale Stress Troubles musculo-squelettique Harcèlement moral

43 20/01/2007 Fonction RH et NTIC43 2 Recommandations pour ces nouvelles formes de travail Celles du livre vert (CES 1997): Négociation collective systématique pour mettre en place de ce type dorganisation Maintien du lien salarial (en particulier bonne protection sociale) Définir un code de conduite, en particulier sur respect de la vie privée (droit de déconnexion, surveillance….) Droit pour les syndicats dutiliser le réseau électronique pour joindre les personnes à distance Celles du groupe d'experts ( "Au-delà de l'emploi. Transformations du travail et devenir du droit du travail en Europe" sous la direction de Alain Supiot) Commission européenne pour Janvier 2001) : Egalité entre travailleur maintenue mais intégrer nouvelle problématique dégalité hommes/femmes Liberté suppose que soit maintenue la protection du travailleur contre la dépendance Sécurité individuelle non du risque exceptionnel mais à l'accroissement inéluctable de l'incertitude Les droits collectifs - qui sont les garants d'une participation effective des personnes concernées

44 20/01/2007 Fonction RH et NTIC44 Le droit du travail = le travail subordonné (dans le privé) Le droit du travail = le travail sous la subordination dun employeur Le travail subordonné, cest lactivité des personnes (les salariés), qui moyennant rémunération effectue une prestation de travail au nom et pour le compte dune autre personne (lemployeur), qui détermine les conditions dexécution de la prestation Pour que le droit du travail sapplique, il faut certes une subordination, mais encore faut il sentendre sur la nature de cette subordination juridique : le salarié est placé sous l'autorité de son employeur qui lui donne des ordres concernant la prestation du travail, en contrôle l'accomplissement et en vérifie les résultats (Cour 1er février 1978, SCHEIDTWEILER c/ EXPRESS S.A., Cour 21 décembre 1989 GILLAIN c/ FLEBUS et LAROIRE, Cour 14 mai 1993 WASSERMANN c/ TRANSCOMERZ). Le contrat de travail = application du droit du travail Une simple dépendance économique nest pas un critère suffisant dapplication du droit du travail Le droit du travail ne sapplique pas à lactivité exercée par une personne pour son propre compte (professions libérales, commerçants, artisans, agriculteurs, chefs dexploitation) sans recevoir dordre dun supérieur

45 20/01/2007 Fonction RH et NTIC45 Le droit du travail = pas toute forme de travail subordonné Le critère de dépendance juridique envisagé supra, devrait logiquement permettre de faire entrer dans le domaine du droit du travail aussi bien les relations liées entre une entreprise privée et un salarié que les relations liées entre lEtat, les collectivités publiques et leurs agents. Or il ny a rien. Les fonctionnaires qui relèvent des statuts de la fonction publique échappent à ce titre au droit du travail. La situation des fonctionnaires est fixée par voie générale et impersonnelle au moyen de lois et de règlements. Leurs droits et leurs obligations peuvent être modifiés unilatéralement par leur employeur qui est lEtat.

46 Bonne fin de Week-End


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