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Le Records management : historique, finalités, enjeux, normes Stage Théories et pratiques archivistiques Archives et nouveaux enjeux de l’information 19.

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1 Le Records management : historique, finalités, enjeux, normes Stage Théories et pratiques archivistiques Archives et nouveaux enjeux de l’information 19 novembre 2009 Claire Sibille - de Grimoüard

2 Plan de la formation zHistorique et concepts du Records management zLes normes ISO sur le Records management zLes textes relatifs au « Records management électronique » zLe Records management et les « normes archivistiques » zLes normes du Records management en France zBibliographie/webographie

3 Historique et concepts du Records management

4 Historique du Records management zNaissance à la fin des 1940’s aux États-Unis zThéorie de l’archivage au service des producteurs : Schellenberg aux États-Unis, Pérotin en France zMilieu des années 1990 : la norme RM australienne connaît un grand succès et devient la norme ISO z2002 : l’AFNOR diffuse la norme en France

5 Document zTout écrit ou enregistrement considéré comme une unité (Extrait Norme ISO 15489) zInformation portée sur un support quels que soient sa forme ou ses caractéristiques. Un document peut correspondre ou non à la définition de record (Extrait DoD )

6 Records et archives zRecords - Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité (extrait Norme ISO 15489) zArchives - Ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (loi du 15 juillet 2008 – code du patrimoine, titre II)

7 Les records : caractéristiques zSupport (tous médias : papier, électronique, film…) zContenu zContexte de création (activité) zPertinence (valeur informationnelle) zAppartenance à un fonds / relativité (cf. Marie-Anne Chabin)

8 Les records : valeur primaire, valeur secondaire zUn organisme a besoin de prouver ses actions, ses volontés, ses droits… zLes records peuvent ainsi avoir : yune valeur primaire (administrative, fiscale, judiciaire) you une valeur secondaire (événementielle, informationnelle, patrimoniale) zLes records peuvent être considérés comme vitaux, importants, utiles, ou non essentiels

9 Records management : définition zChamp de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. [Norme ISO , 2002]

10 Du cycle de vie de l’information au records continuum zThéorie des trois âges (Schellenberg) : archives courantes, intermédiaires, définitives zCycle de vie du document : création, diffusion et usage, gestion et maintenance, tri et élimination, préservation et conservation permanente zRecords Continuum (Canada, Australie) : vision du document dans sa continuité

11 Diagramme du Records Continuum

12 Les trois statuts de l’information de Marie-Anne Chabin zStatut de production zStatut de trace zStatut de source de connaissance

13 Les normes ISO sur le Records management

14 zRécentes (moins de dix ans) zIssues d’une norme australienne, AS4390 yont entraîné la constitution d’un groupe de normalisation à l’ISO, le SC11, au sein du TC 46 yl’université de Monash a développé au même moment la notion de continuum zTraitées par le sous-comité (SC 11) au sein du comité technique (TC 46) Information et documentation zDevenues une sorte de « famille » de normes internationales yISO et –2:2001 Records management traduite en français en avril 2002 yISO :2004 Métadonnées du RM yISO/TR Work Process Analysis for Records zProches des normes de la qualité ISO 9000 et 14000

15 Le contexte normatif : ISO 15489, la norme matricielle

16 ISO zLa norme de base, très simple, énonce les grands principes zÉditée en anglais en 2001, en français en 2002 z2 parties yDescriptive yTechnique, guide de mise en pratique, donnant aussi des recommandations sur la politique de gestion, les responsabilités, les besoins de formation zEn cours de révision

17 Une cible très large zLes décideurs zLes professionnels de l’information zLes responsables des systèmes zToutes les personnes physiques ayant la responsabilité de produire ou de conserver des archives

18 Objectifs zOrganiser la traçabilité des documents produits ou reçus par tout organisme ou entreprise dans l’exercice de ses activités zEncadrer la responsabilité des entreprises ou organismes vis à vis de la loi, de ses collaborateurs, de ses partenaires, de la collectivité zS’assurer que les systèmes d’information produisent des documents fiables en accord avec les normes Qualité ISO 9001, ISO 9002 et ISO zGérer l’information au meilleur coût zNB : elle n’inclut pas l’organisation et la gestion des archives historiques qui se fait au sein des institutions d’archives

19 Environnement réglementaire zLe Records management tient compte de l’environnement réglementaire défini par : yla législation dans les domaines administratif et judiciaire et la réglementation spécifique du secteur d’activité concerné, ainsi que les lois et règlements relatifs aux documents d’archives, à l’accès à l’information, au respect de la vie privée, à la notion de preuve, au commerce électronique et à la protection des données yles normes en vigueur yles procédures internes

20 Principes généraux de Records management (1) zDéfinir quels documents doivent être créés pour chaque type d’activité et quelles informations doivent y figurer : ydire sous quelle forme et quelle structure les documents doivent être produits et archivés, et quelles technologies doivent être utilisées ydéfinir les métadonnées nécessaires ydéterminer les besoins de consultation et les délais de conservation en se conformant aux exigences légales et réglementaires

21 Principes généraux de Records management (2)  é valuer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probant yrechercher l’amélioration de la rentabilité, l’efficacité et la qualité des méthodes, des décisions et des opérations de création, d’organisation ou de gestion des documents zLes métadonnées décrivent la structure du document, le contexte de création et d’exploitation du document ; les liens organiques des documents avec d’autres documents

22 Caractéristiques d’un document d’archives zAuthenticité zFiabilité zIntégrité zExploitabilité

23 Caractéristique du système d’archivage z“Records management system” yFiabilité yIntégrité yConformité yÉtendue yCaractère systématique

24 Mise en œuvre du Records management en 8 étapes zEnquête préliminaire zAnalyse des activités zIdentification des exigences archivistiques zÉvaluation des systèmes existants zIdentification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques zConception d’un système d’archivage zMise en œuvre d’un système d’archivage zContrôle a posteriori

25 Procédures d’archivage et contrôles zSélection des documents à archiver zDéfinition des durées de conservation zIntégration des documents zClassification des activités zStockage et conditionnement zAccès zTraçabilité zMise en œuvre du sort final zRédaction d’une charte d’archivage zContrôle et audit zFormation

26 ISO zMétadonnées pour décrire le contexte dans lequel les documents sont produits, leur contenu, leur structure, leur gestion dans le temps zIdentifient également leurs producteurs, les processus et systèmes qui permettent la création, la gestion, la maintenance et l’utilisation des documents et des procédures

27 ISO zRapport technique publié en 2008 zWork Process analysis for records, traduit en « Analyse du processus des records », c’est-à-dire les processus métier et activités qui engendrent les records zLe plan de classement doit normalement représenter ces processus

28 Les textes relatifs au « Records management électronique »

29 OAIS (Open Archival Information System) zModèle conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme de documents numériques zNorme ISO (ISO 14721) zIdentifie les acteurs, décrit les fonctions et les flux d’information, et propose un modèle d’information adapté à la problématique de l’archivage numérique

30 OAIS : modèle fonctionnel

31 MoReq z1996 : décision lors du DLM Forum z2001 : publication de MoReq -Model Requirements for the Management of Electronic Records -Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique z2004 : traduction française par Marie-Anne Chabin (10 sponsors)traduction française z2008 : publication de MoReq2MoReq2 zdécembre 2008 : présentation de la traduction française par la Direction des Archives de France au DLM Forum de ToulouseDirection des Archives de France

32 Contexte institutionnel La Commission européenne Le DLM-Forum

33 De MoReq 1 à MoReq 2 zBut : décliner les exigences de la norme ISO dans un environnement électronique zMoReq 1 traduit en 11 langues ; utilisé en dehors de l’Europe (Brésil, Russie) zValorisation de MoReq dans le monde du records management : publication du guide Apprivoiser MoReq (groupe IALTA) zUtilisé majoritairement dans le secteur privé

34 De MoReq 1 à MoReq 2 zPourquoi une nouvelle version ? yL’évolution des technologies yLa diffusion des normes yLa législation des États-membres

35 Les apports de MoReq2 zUn ensemble plus volumineux: 231 pages contre 134 pour la première version, près de 800 exigences-types zLa testabilité des exigences : vers la certification zLa prise en compte du contexte national: le chapitre 0 zSur le fond yPas de contradiction avec MoReq, mais : yQuelques possibilités supplémentaires par rapport au plan de classement yDavantage de types de documents yUne plus grande modularité

36 Principes éditoriaux z13 chapitres zTexte introductif pour chaque fonctionnalité zSpécifications : yObligatoires (must) : près des 2/3 des spécifications. yRecommandées (should) zIndication sur la testabilité (Oui, Non, Partiellement)

37 Le périmètre couvert par MoReq 2 zLes utilisateurs visés zUn archivage au sens du Records management zLa mise en œuvre d’un processus de capture et d’archivage répondant aux exigences de la norme ISO 15489

38 Les objets traités par MoReq 2 zUn outil logiciel dédié à la fonction d’archivage (plutôt qu’un outil générique) zVisant particulièrement les documents non structurés (plutôt que les données structurées) zEssentiellement tourné vers l’archivage des documents électroniques, mais peut aussi gérer les documents physiques zTous les records d’une organisation : -Produits en interne ou provenant de sources d’acquisition externes -Quel que soit le format et le codage -sorties d’applications telles que les suites bureautiques, message électronique, bases de données, formats PDF, scans, audio et vidéo, pages web… zPar rapport à MoReq 1 : prise en compte des s (et pièces jointes), des documents composites

39 Les concepts-clés : le système d’archivage électronique (SAE) zDans une acception stricte, application pour la gestion des documents électroniques, mais pouvant être utilisée pour d’autres besoins, notamment : yLa gestion des archives physiques yL’interfaçage avec d’autres applications métier, ce qui permet d’en acquérir les documents : yLa messagerie électronique yLe fax yLa numérisation yUn logiciel de CMS… xRécupérer des documents d’application métier xMais aussi laisser des applications consulter les documents du SAE

40 Différence entre GED et SAE d’après MoReq 2

41 Les concepts-clés : le plan de classement zPlan de classement des activités (et non selon les contenus documentaires) zHiérarchique, avec les niveaux suivants : ysérie (elle-même subdivisée au besoin en sous-séries), ydossier, ysous-dossier, yvolume, ydocument, ycomposant, extrait ; zRattachement très souple des documents : possibilité de lier directement à la série contrairement à MoReq 1 zCodification du plan de classement

42 Le plan de classement hiérarchique

43 Les codes de classement

44 Les concepts-clés : la capture et la déclaration zMettre en sécurité dans un système informatique zLa procédure de capture se décompose selon MoReq2 en : yClassement yEnregistrement (affectation d’un identifiant unique au document) yAjout de métadonnées (et initialisation du cycle de vie) zLa fixation des données du document archivé

45 Les concepts-clés : les règles de conservation / destruction zUn contrôle assez fin des règles yUn identifiant unique et un titre unique pour chaque règle yUne règle consiste en : une durée de conservation ; un évènement déclencheur ; un sort final ; une référence réglementaire yPossibilité de gérer plusieurs règles sur une même entité ; gestion de règles contradictoires zTraçabilité des opérations zGel de destruction : autre nouveauté de MoReq2

46 Les concepts-clés : la sécurité zProfils, droits et restrictions d’accès zNiveaux de sécurité appliqués aux documents zSauvegarde et restauration ; documents vitaux zTraçabilité des accès

47 Les exigences non fonctionnelles zConditions d’une réussite d’un SAE, notamment : yConvivialité et ergonomie yRéactivité, temps de réponse et disponibilité yPérennité du système zNormes techniques (format des dates, codage, choix de solutions ouvertes…)

48 Les exigences sur les métadonnées zUn modèle de métadonnées assez complet, 157 métadonnées pour : -le plan de classement -les séries, dossiers, sous-dossiers, volumes et documents -les règles de conservation/destruction -les composants, -les métadonnées témoins (après destruction) -les types de documents archivés -les extraits -les acteurs zLes entités/acteurs

49 MoReq et l’OAIS zDes terminologies différentes pour des objets documentés comparables yOAIS : Objet (« données ») + Information de représentation = Contenu d’information yMoReq : Série/Dossier/Document (document composite) + métadonnées = Document archivé

50 MoReq et l’OAIS zMoReq en amont de l’OAIS yAvant la mise en archives, définition des exigences fonctionnelles zL’OAIS en relais de MoReq2 yL’obsolescence technologique et la pérennisation sont abordées dans les exigences non fonctionnelles de MoReq

51 MoReq à la rencontre de l’OAIS ? zObjectifs distincts zPublic (utilisateurs) différents zModèles proches zTechnologies convergentes zClients communs

52 Utilisation de MoReq2 zBâtir un système d’archivage électronique ychoix de spécifications pour l’écriture d’un cahier des charges ypermettre à un développeur d’élaborer un produit conforme zTester les capacités d’un logiciel déjà existant

53 Principes et exigences fonctionnelles pour l’archivage électronique zPubliés en juillet 2008 par ICA : yImportance d’un bon logiciel d’archivage (inclut plus fortement que MoReq l’archivage mixte, papier et électronique) zLignes directrices et exigences fonctionnelles pour les systèmes de gestion de documents électroniques(275 exigences selon les chapitres : capture, identification et classement, contrôle, conservation/destruction, recherche et restitution, administration)

54 Autres normes d’archivage électronique zDoD SDT (Design criteria standard for electronic records management software applications) [Etats-Unis] zNOARK 4 (NOrsk ARKivsystem), [Norvège] zDOMEA (document management and electronic archives) [Allemagne]

55 Le Records management et les « normes archivistiques »

56 Les normes de l’ICA zISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique, (1994, 2000) zISAAR(CPF) : Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles (1996, 2004) zISDF : Norme internationale pour la description des fonctions (2008) zISDIAH : Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives (2008)

57 Les métadonnées zLes normes de l’ICA ont un recouvrement important avec les métadonnées du RM, même si celles-ci sont plus larges y14 éléments sur 26 communs d’ISAD(G) avec ISO 15489, 2-3 autres proches ySur les 6 éléments définis comme essentiels par ISAD(G), 5 se retrouvent dans l’ISO yLes 4 métadonnées minimales de l ’ISO ont leur équivalent dans ISAD(G)

58 Les entités zrecords (« documents d’archives » dans ISAD(G)) zacteurs (« entités », collectivités, personnes ou familles, impliquées dans la production, la gestion ou la conservation des archives dans ISAAR(CPF) et ISDIAH), zmissions et activités (« fonctions » dans ISDF)

59 Les normes du Records management en France

60 Une sensibilisation au RM en progression zTravaux de la CG46/CN11 de l’AFNOR (projet de révision de la norme traduction française de l’ISO 23081, première partie) zAppropriation progressive du concept par les institutions (DAF) et les associations professionnelles yAAF - ADBS, Comprendre et pratiquer le records management- analyse de la norme ISO au regard des pratiques archivistiques françaises (2005)AAF - ADBS, Comprendre et pratiquer le records management- analyse de la norme ISO au regard des pratiques archivistiques françaises

61 Norme AFNOR NF Z z2001, révisée en 2009 zénonce un ensemble de spécifications de l'AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité

62 Le RM et la Direction des Archives de France zCirculaires, études et notes d’information de la DAF sur la gestion des archives courantes et intermédiaires et l’archivage électronique dans le secteur public zAudit transversal sur l’archivage dans les ministères, DGME (2007) zL'archivage numérique à long terme - Les débuts de la maturité ? (2009)

63 Standard d'échange de données pour l'archivage (SEDA)SEDA zModélisation des transactions entre acteurs dans le cadre de l'archivage de données zPrécise les types, l'ordre et la forme des messages échangés zDéfinit les métadonnées pour la description des archives zHors du périmètre : la gestion et le stockage des objets transférés

64 Bibliographie / webographie

65 Normes RM zISO Information et documentation « Records management », Partie 1 : Principes directeurs, zISO/TR Information et documentation « Records management », Partie 2 : Guide pratique, zISO/TS Information et documentation -- Processus de « Records management » -- Métadonnées pour les documents -- Partie 1: Principes, 2004 zISO/PDTR Information and documentation “Work Process Analysis for Records”, 2007

66 Circulaires de la DAF sur le Records management zNote d'information DITN/RES/2007/006 du 23 juillet Records management et gestion des archives courantes et intermédiaires dans le secteur public zNote d’information DITN/RES/2007/005 du 23 juillet Audit archivage dans les ministères zCirculaires AD/2002/2 et AD/2002/3 du 29 mai 2002 présentant les normes en matière de traitement d'archives

67 Bibliographie zDocumentaliste - Sciences de l’information, dossier « Records management : gérer les documents et l'information. Pourquoi ? Comment ? », volume 46, N° 2, mai 2009 zCHABIN Marie-Anne, Archiver, et après ?, Paris, Djakarta Editions, 2007 zCHABIN Marie-Anne, WATEL Françoise. L’approche française du Records management : concepts, acteurs et pratiques. Les archives en France, La Gazette des Archives, revue de l’Association des Archivistes Français, 2007, n°204, pp zDROUHET Geneviève, KESLASSY Georges, MORINEAU Elisabeth. Records management : mode d'emploi. Paris, ADBS, 2000

68 Sites Internet zDirection des Archives de France : sections Records management et Archives électroniques zAssociation des Archivistes Français : zPortail International Archivistique Francophone : zPortail français du Records management : zLe site de la société Archive17 : zRecordkeeping for good governance Toolkit (la Boîte à Outils de l’ICA/Parbica)Recordkeeping for good governance Toolkit


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