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Congrès annuel ACPAU Winnipeg, Manitoba Le 16 juin 2008, séance simultanée Continuité des affaires et reprise des TI après sinistre : il faut une approche.

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1 Congrès annuel ACPAU Winnipeg, Manitoba Le 16 juin 2008, séance simultanée Continuité des affaires et reprise des TI après sinistre : il faut une approche intégrée

2 Présentateurs Gerry Miller University of Manitoba Philip Stack Vice-recteur adjoint, services de gestion du risque University of Alberta

3 Aperçu de la présentation Première partie Aperçu de la gestion intégrée des urgences Deuxième partie Reprise des TI après sinistre

4 « Une urgence surviendra à un moment donné, dans l’histoire de toute université. Ne présumez jamais que cela n’arrive qu’aux autres. » (1999, Harrell, G., ouragan frappant la Caroline du Nord) ___________________________________________ « Il y a de l’eau partout! » L’enseignement et la recherche sont complètement paralysés par la crue des eaux Autre fusillade sur un campus L’Université est en deuil. Le recteur se fait reprocher le manque de préparation. Fuite radioactive – les administrateurs sont stupéfaits Les autorités universitaires ignoraient les dangers, affirme un prof.

5 Inattendu Imprévu Non planifié Sans précédent Tout à fait déplaisant « La question n’est pas de savoir si un désastre ou une urgence peut survenir sur un campus, mais bien quand. J’ai eu à réagir à de nombreuses situations d’urgence qui exigeaient des décisions rapides, comme plusieurs évacuations du campus et des fermetures prolongées qui mettaient en péril le programme d’enseignement à l’Université. Gérer les traumatismes à long terme vécus par les personnes a constitué pour moi une leçon d’humilité et une expérience fort exigeante. « Notre décision de créer des plans exhaustifs, puis de continuellement les vérifier et les mettre à jour s’est avérée l’une des meilleures façons d’employer nos ressources et notre temps. » John Cavanaugh, recteur, University of West Florida Urgence à l’université ou au collège 5

6 Pourquoi se soucier de la gestion des urgences? 1/2 Tolérance de la société – les gens sont mieux informés, plus sages, ne sont plus disposés à accepter l’incertitude comme par le passé. Responsabilité de l’établissement – envers la communauté, le conseil, le gouvernement, nous. La nouvelle législation comble les lacunes qui pouvaient accorder une certaine immunité aux organisations, p. ex., à l’équipe de direction. Risque juridique – une action ou l’inaction peut conduire l’Université devant les tribunaux et faire en sorte qu’une personne se retrouve avec un casier judiciaire. On a tendance à tenir l’Université responsable d’avoir omis de prendre des mesures raisonnables pour prévenir une crise ou d’avoir omis de faire les préparatifs nécessaires pour gérer une situation de crise. Faire de la préparation aux situations d’urgence une priorité peut exiger d’intégrer la gestion de crise dans les descriptions de poste, les évaluations du personnel et les vérifications. - Poland (1994) 6

7 Pourquoi se soucier de la gestion des urgences? 2/2 Réputation – Risque que la réputation de l’Université soit entachée et, ce qui est tout aussi important, que votre propre réputation soit entachée. Fragilité – Les systèmes peuvent être surchargés et l’infrastructure, aisément brisée. De vastes systèmes interdépendants peuvent entraîner des pannes désastreuses, p. ex., la panne d’électricité qui a touché l’Est du Canada et des États-Unis, une panne du système de TI, une panne des systèmes de communications. Établissements d’enseignement – ne sont pas exemptés de la réglementation, p. ex., santé et sécurité au travail (personnel et milieu de travail) et obligation de fournir un environnement sûr. Il peut y avoir des particularités quant aux risques inhérents et aux risques opérationnels, mais les établissements demeurent responsables. « La clé de la gestion du risque est de transmettre l’information au sujet des risques, en temps opportun et de façon succincte, tout en veillant à ce que les décideurs clés aient le temps, les outils et la motivation nécessaires afin de prendre les mesures adéquates selon cette information… il en découle que la responsabilité primordiale de la fonction de gestion du risque est de communiquer intelligemment. » Kloman, Felix. (Risk Management Reports, 2001) 7

8 Qu’essayons-nous de faire? 1.Programme intégré de gestion des urgences 2.Participation des facultés, des départements et de la division responsable de la planification 3.Continuité des affaires, y compris la préparation en cas de pandémie 4.Amélioration de la planification en cas d’urgence et des composantes de gestion connexes

9 Préparation InterventionReprise Prévention- atténuation Objectif Être mieux préparé Augmenter la capacité et la fiabilité Avoir une approche englobant toute l’Université Avoir des systèmes adaptables et flexibles Adopter des principes de gestion des urgences Renforcer les pratiques et la prise de décisions Protéger les activités fondamentales

10 Niveau 1 Première intervention Action Faculté ou Départ. Désastre / Urgence d’envergure / Panne Niveau 2 ou 3 Activation Centre des opér. d’urgence Activation Équipe de gestion de crise Plan d’action Faculté, départ. ou unité Évaluation Reprise Restauration Remise en service Continuité Partenaires internes et externes Activités normales Prévention Plans Préparation Formation Lorsque la machine déraille! Prog. intégré de gestion d’entreprise

11 Plan de communication en cas de crise de l’Université de l’Alberta Plan d’urgence global de l’Université de l’Alberta Plan d’action de faculté ou de département Plan d’action de département ou d’unité Programme de gestion intégrée des urgences de l’Université Programme de gestion intégrée des urgences de l’Université Services de santé Intervention d’urgence Départements Organismes gouvernementaux Planification et interopérabilité par couches

12 12 Administration et mise à jour Risque, prévention, préparation Plans d’action : intervention, reprise, remise en service Rôles, responsabilités, listes de contrôle Incident – système de commande et proc. norm. de fonctionnement Annexe Mesures après incident Ressources et formulaires Contacts en cas d’urgence – int./ext. Activation et notification, fonctionnement Programme de gestion intégrée des urgences de l’U de l’A Généralités, introduction, politique, aperçu Perte d’un fournisseur vital Perte des TI, communications Perte de services publics Perte de personnel Perte d’équipement, de véhicules Perte d’installations, de bureaux, d’espaces de travail Continuité des affaires – Plans d’action Plan d’urgence global et plans d’action de faculté, de département Plans de secours, mesures de rechange, atténuation et protection Plans et équipes de communication en cas de crise Soutien : Préparation, Intervention, Reprise et Remise en service - Dans toute l’Université Planification de la continuité des affaires

13 Continuité des affaires et plans d’action Développement en 4 phases : 1.Analyse 2.Mesures de rechange, solutions et stratégies 3. Mise en oeuvre (faculté ou département : plan d’urgence, plan d’action) 4. Mise à jour Comment atteindre ce but?

14 14 Analyse d’impact sur les affaires Services essentiels à la conduite des affaires Flux de travail Temps d’arrêt maximal acceptable Dossiers et documents vitaux Priorités de reprise et de remise en service Planifier en vue d’une catastrophe est une démarche positive. Ne pas y penser est un désastre! Soin, Protection, Responsabilité

15 15 Planification de scénarios Perte d’accès Perte de services publics Perte d’installations Perte de vies humaines Perte des TI ou des télécommunications, ou les deux Perte d’un fournisseur vital Comment rétablir des fonctions et des services perdus Soin, Protection, Responsabilité

16 16 Université et risques Incendie, inondation, tornade : eau, détérioration des structures Crime, désordre public, terrorisme : vol, alerte à la bombe, violence en milieu de travail, troubles publics, prise d’otage, tireur, fraude Urgence de santé publique : pandémie de grippe aviaire, méningite Services publics : température élevée, humidité élevée ou faible Environnement : moisissures, organismes nuisibles, amiante Dangers routiers Erreur humaine Risques liés aux TI Risques financiers Risques liés à la réglementation Risques d’atteinte à la réputation La gestion du risque, c’est votre affaire!

17 17 Conséquences possibles Santé, sécurité et sûreté Blessures ou décès Soins des animaux Spécimens, données, dossiers vitaux Aspects juridiques Réglementation Finances Infrastructure Réputation Perte d’étudiants Perte de professeurs ou de membres du personnel Perte de collections Perte de documents de valeur Moral Les risques ne respectent pas les frontières!

18 18 Outil d’analyse des risques ProbabilitéGravitéRisquePriorité Incendie Rare Catastrophique Moyen3 Inondation OccasionnelÉlevé2 Panne majeure d’électricité ProbableCritiqueÉlevé1 Alerte à la bombe ImprobableCritiqueFaible4 Risque : Qu’est-ce qui peut mal tourner? Quelle est la probabilité que cela arrive? Quelles sont les conséquences? Source : Nature Technique Homme Soin, Protection, Responsabilité Désastre naturel ou dû à l’homme Catastrophique

19 19 Intervention Personnel Stratégie de dossiers méd. pers. de l’U de l’A Plan de communication en cas de crise Programme de gestion intégrée des urgences de l’U de l’A Plan d’urgence global de l’U de l’A Facultés Recherche Administration Installations et exploitation Services essentiels Soins des animaux Laboratoires Enseignement TI et dossiers Sécurité sur le campus Environnement Électricité Ressources humaines Eau Planification Résidences Communications Chauffage Personnel Commanditaires Finances Paie Redéploiement Terrains Bâtiments Exploitation Communications Produits périssables TI Analyse et plans d’action

20 Programme de gestion intégrée des urgences - modèle Leadership et engagement Culture de gestion du risque Culture de gestion du risque Fonctions, services, systèmes et processus Université – prête, résiliente et solide

21 Système de commandement en cas d’incident – Composantes Commandement Personnel de commandement Personnel général Faiseurs Penseurs TrouveursPayeurs 21 Premiers répondants Relations publiques Agent de liaison Agent de sécurité ExploitationPlanificationLogistiqueFinances Administration Commandant

22 Exemple de centre des opérations d’urgence (COU) Directeur du COU Recteur de l’Université Groupe resp. des politiques d’urgence : vice-recteurs et avocat-conseil Chef de section Finances et administration Chef de section Exploitation Agent de liaison Professeurs et doyens Agent de liaison : interne/externe Agent de relations publiques Registraire Sécurité publique RH Gestion des installations Services aux étudiants, résidences Services financiers Gestion du risque et assurance Contrats Coordonnateur du COU Chef de section Planification et information Responsable de l’unité de documentation État de la situation Démobilisation Chef de section Logistique Gestion des installations TI et télécomm. Gestion de l’approvision- nement Projets d’immo- bilisations Suivi des ressources Directeur adjoint du COU Services financiers 22

23 Les urgences entraînent un changement de style de gestion Passe d’un mode consultatif au mode de commandement et de contrôle « Vous devez évaluer les dommages et les moyens de rétablir la situation. Vous devez aussi évaluer vos ressources humaines - qui est disponible et quelle est la capacité de travail de chacun? Rappelez-vous que les dommages ne sont pas seulement physiques. Évaluez également vos ressources externes. Qui peut vous venir en aide? Ce qui est le plus important : prenez la direction des opérations. À titre de recteur, de dirigeant principal de l’information, c’est vous qui êtes le mieux placé pour préserver les intérêts de votre établissement. Ne comptez pas sur la Federal Emergency Management Agency (États-Unis) (ou Emergency Management Alberta, Santé publique Canada). Ne comptez pas sur le gouvernement. Ne comptez pas sur l’aide de l’État (ou de la province). Prenez la situation en main. » John Lawson, vice-recteur, technologie de l’information et dirigeant principal de l’information, Tulane Style de gestion en temps de crise au sein d’une université 23

24 En résumé Engagement de la direction Approche intégrée Culture du risque Formation et exercices

25 Voici pourquoi nous devons être prêts pour les urgences…

26 Septième place...

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28 Sixième place...

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30 Cinquième place...

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32 Quatrième place...

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34 Troisième place...

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36 Deuxième place...

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38 Et le GAGNANT...

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