Rapports concis et leçons retenues Paula Folkes-Dallaire, Analyste Principale Division de la responsabilisation et des rapports au Parlement Division de.

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1 Rapports concis et leçons retenues Paula Folkes-Dallaire, Analyste Principale Division de la responsabilisation et des rapports au Parlement Division de la Gestion axée sur les résultats Secteur de la gestion des dépenses Secrétariat du Conseil du Trésor Novembre 2008

2 Les parlementaires et la vérificatrice générale ont établi que l’amélioration des rapports présentés au Parlement constituait un sujet de préoccupation. L'amélioration des rapports est une dimension clé de l'amélioration de la transparence et de la reddition de comptes ainsi que l'une des pierres angulaires du renouvellement du système de gestion des dépenses. Il est prioritaire pour le Secrétariat du Conseil du Trésor de répondre aux préoccupations concernant le fardeau de la préparation de rapports ministériels. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a élaboré une vision destinée à améliorer les rapports dans les ministères et dans l’ensemble de l’administration fédérale, de manière à mieux appuyer les parlementaires dans le cadre de leur examen du Budget principal des dépenses. Contexte actuel de la présentation de rapports publics Un des principaux défis à relever pour améliorer les rapports publics réside dans le dilemme entre le besoin des parlementaires de disposer de plus de renseignements et les pressions à produire des rapports plus concis et faciles à lire.

3 Slide on Layered approach Grâce à la stratification des rapports, on peut descendre d'un niveau de ventilation à l'autre, du plus général au plus détaillé Des collectivités sûres et sécurisées Résultats escomptés et réels Ressources prévues et réelles Indicateurs et objectifs Strate du niveau pangouvernemental Information agrégée sur les dépenses et sur les plans et le rendement dans : l'Aperçu pangouvernemental des RPP; le rendement du Canada Rapports complets, stratifiés et continus : L'usager est en mesure de consulter en continu l'information financière et non financière, du plus global au plus détaillé, au niveau le moins élevé de l'AAP. Affaires économiques Strate du niveau ministériel Information ministérielle de haut niveau sur : les indicateurs des dépenses, de la planification et du rendement; dans des RPP et RMR concis (30 pages ou moins). Strate au niveau électronique Information détaillée sur les programmes et les politiques. Liens vers des bases de données et des documents stratégiques pertinents. Affaires sociales Affaires internationales Affaires gouvernementales Secteurs des dépenses (4) Secteurs des résultats au gouvernement du Canada (13) Une culture et un patrimoine canadiens Des Canadiens en santé Une société diversifiée RPP de Citoyenneté et Immigration Contribution maximale au développement économique Intégration réussie des nouveaux arrivants Reflet des valeurs canadiennes Programme d’intégration Programme de citoyenneté RS AP SA SSA Renseignements supplémentaires (p. ex., stratégies de développement durable, vérifications et évaluations)

4 Aperçu du plan triennal 200720082009 Activité / extrant Diffusion de meilleures lignes directrices Partage des bonnes pratiques avec les ministères Création d'un processus d'approbation officielle du contenu des rapports Activité / extrant Projet pilote des RPP et des RMR concis avec de 4 à 6 ministères Exigences électroniques déterminées Informer les parlementaires du changement de structure Activité / extrant Première mise en œuvre générale de l'état futur.. Promouvoir une nouvelle structure auprès des parlementaires. Phase I : Collaboration avec les ministères Phase II : Projet pilote des RPP et des RMR concis Phase III : Application intégrale des RPP et RMR concis Résultat Meilleure compréhension de l'état futur ­ des enjeux pour les producteurs et les usagers. RPP de 2008-2009 légèrement plus courts. Constantes améliorations apportées aux rapports comme l'indiquent les évaluations. Résultat Version imprimée des RMR de 2007­2008 légèrement moins longue. Améliorations des RPP et des RMR comme l’indiquent les évaluations Résultat Présentation de rapports qui se rapproche plus de l'idéal ou de la vision - RPP de 2009- 2010 et RMR de 2008­2009. Constantes améliorations apportées aux rapports comme l'indiquent les évaluations.

5 Projet pilote des RPP concis En septembre 2007, le Secrétariat du Conseil du Trésor a commencé à collaborer avec quatre ministères dans le cadre d'un projet pilote de présentation de RPP concis : –Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA), –Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC), –Agence Parcs Canada (APC), –Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Le modèle de RPP concis : –reposait sur de solides principes de présentation de rapports publics; –mettait l’accent sur les résultats escomptés et les ressources prévues aux fins des résultats stratégiques et des activités de programme; –insistait sur la nécessité de réduire le verbiage et d’ajouter davantage de graphiques et de mesures du rendement; –encourageait l’insertion d’hyperliens pour fournir des détails supplémentaires. Ces RPP concis ont été déposés au parlement le 31 mars 2008.

6 Projet pilote des RMR concis En avril 2008, le Conseil du Trésor a travaillé avec huit ministères pour mettre à l’essai un RMR plus concis : –Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) –Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (ADECQ) –Ministère des Pêches et des Océans (MPO) –Industrie Canada (IC) –Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) –Agence de santé publique du Canada (ASPC) –Commission de la fonction publique (CFP) –Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) Ces RMR concis devaient initialement être déposés au Parlement le 23 octobre 2008, mais leur présentation a été remise à la prochaine séance du parlement en 2009 en raison de la tenue des élections fédérales.

7 RPP Concis - Profil des dépenses

8 RMR Concis – Faits saillants financiers

9 Projets pilotes des RPP et RMR – leçons tirées De façon générale, tous les ministères participants étaient d'accord pour dire que les projets pilotes des RPP et RMR concis ont connu un franc succès, que la haute direction des ministères pilotes s'était mobilisée et qu'ils étaient satisfaits du produit final; Utilité et pertinence accrues des RPP et RMR dans les ministères, les rapports sont maintenant des documents plus simplifiés, pertinents et stratégiques; Présentation claire des renseignements financiers; Des liens sont établis entre les risques et les résultats escomptés; Gains d’efficience; Respect des délais, des échéanciers et des budgets; Occasion de décrire de façon cohérente la situation du ministère.

10 Bonnes pratiques – Parcs Canada Répartition des ressources financières par activité de programme

11 Lignes directrices pour le RPP de 2009- 2010 Tableau récapitulatif portant sur la planification (RPP) – Section I

12 Bonnes pratiques – Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA), RPP 2008-09

13 Bonnes pratiques – Parcs Canada, RPP 2008-09

14 Lignes directrices pour le RPP de 2009-2010 Présentation des indicateurs et des objectifs du rendement

15 Bonnes pratiques – APECA, RPP 2008-09

16 Bonnes pratiques – Parcs Canada, RPP 2008-09

17 Bonnes pratiques – Rapports sur le rendement Pour connaître les bonnes pratiques en matière de préparation de rapports ministériels sur le rendement, consultez la plus récente version du document intitulé Rapports sur le rendement : Guide des bonnes pratiques accessible en ligne à l’adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/dpr-rmr/2007- 2008/index-fra.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/dpr-rmr/2007- 2008/index-fra.asp

18 Rapports améliorés – prochaines étapes Mise en œuvre complète du format de rapports concis dans tous les ministères en 2009-2010 pour les RPP et en 2008- 2009 pour les RMR. Pour aider les ministères, le SCT a conçu une série de produits : Guide de préparation de la partie III du Budget des dépenses - Rapports déposés au Parlement en 2009, Instructions détaillées pour la préparation des RPP (et RMR – à mettre à jour), Guide technique détaillé en format PDF, Modèle de RPP concis révisé (version 2.0), Modèle de RMR concis révisé (version 2.0), Guide des pratiques exemplaires. Collectivité de pratique parmi les ministères participant au projet pilote.

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20 20 Rapport ministériel sur le rendement 2008-2009 Pratiques exemplaires et leçons retenues Présentation faite devant l’Institut de la gestion financière Bureau du Chef des services financiers Loretta L. Scott, directrice Division de la planification et des rapports 25 novembre 2008

21 21 Table des matières Contexte Processus de l'ASPC Défis et solutions Efficience Facteurs décisifs de réussite –Cadres supérieurs –SCT –Innovation –Excellence Pratiques exemplaires et leçons retenues

22 22 Contexte Agence : créée en 2004 Personnel : environ 2 400 personnes 2006-2007 et 2007-2008 : restructuration de l'AAP RPP : plus de 357 engagements

23 23 Processus de l'ASPC Lettre d’appel. Obtenir l'opinion des planificateurs en utilisant des modèles. Examen de l’ébauche avec le SCT et bilan de rentabilité pour lancer le projet pilote officieux. La section II a ciblé l'exercice en cours; la section V a retenu l'information sur un horizon de trois ans. Téléconférences et entrevues. Préparer une ébauche du RMR et la soumettre pour examen aux planificateurs plusieurs fois (au lieu de quelques fois). Processus du week-end des défis du mois août. Soumettre l’ébauche pour examen et commentaires aux membres du Conseil exécutif. Obtenir l'approbation du Conseil exécutif. Obtenir l'approbation de l'administrateur en chef de la santé publique. Rendre compte au ministre de la Santé. Obtenir l'approbation du ministre de la Santé.

24 24 Défis et solutions DéfisSolutions Plus de 357 engagements Programme continu d'amélioration au lieu d'un calendrier Capsules - Les faits concernant l'ASPC Priorités Gestion du changement Moment choisi pour lancer le projet pilote officieux - Possibilité Cadres supérieurs Groupe de travail sur la planification et la production de rapports SCT Responsabilité à l'égard du public Tableau des responsabilités pour faire un suivi de tous les engagements Lesquelles?

25 25 Défis et solutions DéfisSolutions Lacunes des directives du SCT Souplesse et créativité Liste de contrôle du CRG-RPP de l'ASPC (annexe A) Lignes directrices antérieures Dédoublements Respect absolu de la section II et insertion, à la section V, de suggestions complémentaires ayant trait aux dédoublements intentionnels Évaluations Vérifications et autres sources de données indépendantes

26 26 Efficience RMR : format/ampleur Priorités et plans : clairs et ciblés  Résultats escomptés et ressources en vue des résultats stratégiques et des activités de programme  Hyperliens vers les mesures de soutien Réduction du nombre d'ébauches transmises aux planificateurs pour examen Leçons retenues : un résumé concis présenté à la fin de la section II  Moins de verbiage Efficacité financière : les points saillants  Brefs résumés/descriptions  Graphiques, diagrammes à bandes

27 27 Facteurs clés de réussite Soutien des cadres supérieurs Apport du SCT Innovation Excellence

28 28 Soutien des cadres supérieurs Soutien constant, adéquat et indéfectible... pour réaliser le changement et atteindre l'excellence Conseils créatifs - L'information en capsules - Les faits concernant l'ASPC Changement de direction - avis et conseils opportuns de l’exécutif Processus des défis facilité par des rapports concis : lois, CE, vérification. Les faits concernant l’ASPC... Le programme de formation pratique de l’Agence en épidémiologie est des plus avancés : il a servi à former quelques-uns des chefs de file parmi les professionnels de la santé et de la santé publique. Au Canada et dans le monde, il a été très utile dans le cadre des recherches sur les épidémies et sur les risques environnementaux pour la santé

29 29 Soutien du SCT Il a fourni  l'occasion,  des critiques stimulantes,  des analyses, des conseils et des orientations en temps opportun,  des encouragements. Il a aidé à concrétiser l'objectif de l'ASPC : atteindre l'excellence.

30 30 Approches novatrices Faits concernant l'ASPC :  Des faits concis concernant l'évaluation, les vérifications..., les sources de données indépendantes, les suggestions des régions Tableau des responsabilités  Suivi de plus de 357 engagements Évaluation du CGR et liste de contrôle des lignes directrices du RPP de l'ASPC  Liste de contrôle des évaluations Finance : points saillants  Attention et intérêt du lecteur  Fondée sur la précision du travail au niveau organisationnel  Pour simplifier la façon de faire: la note d’information  À l’intention du public : des rapports fondés sur la qualité du format

31 31 Excellence Dire ce qui en est de façon brève, simple et facile à comprendre  On peut le faire aussi dans le domaine de la finance! Atteindre l'excellence : le défi des planificateurs de l'ASPC et de l'équipe de la Division de la planification et des rapports - Aller au-delà du statu quo, notre manière de faire selon le CGR Comité de vérification : défis et conseils Conseils en matière d'évaluation Conseils et orientations en matière de gestion du risque Conseil, examen et approbation de la direction Défi que doit relever la Division de la planification et des rapports

32 32 Pratiques exemplaires et leçons retenues Liste de contrôle du CGR-RMR de l'ASPC : « Être acculé au pied du mur » Évaluations - Ne sont pas faites au plan des activités du programme, les travaux s'échelonnent sur une longue période, ce qui a un impact sur la qualité de l'évaluation et met en évidence le besoin d'autres sources de données. Les leçons essentielles : présenter le résumé des leçons retenues dans une seule section Le week-end des défis/Examen horizontal - Le chemin vers l'excellence passe par la détection et le traitement des lacunes, des dédoublements et des rajustements Section II par rapport à l’utilisation de la section V Un calendrier abrégé

33 33 L’ABC des pratiques exemplaires et des leçons retenues Mettre l'accent sur les aspects positifs de l'expérience Établir de bons rapports et de bonnes relations Remettre en question les modes de penser et repenser les concepts Discuter des enjeux Participer et sauter sur l'occasion

34 34 Coordonnées Loretta L. Scott Directrice, Planification et rapports Division de la planification et des rapports Bureau du Chef des services financiers Agence de la santé publique du Canada loretta_l_scott@phac-aspc.gc.ca 613-957-2457 (O); 613-219-4214 (C) Équipe de planification Guus Saaltink : guus_saaltink@phac-aspc.gc.ca Daniel Hogan : daniel_hogan@phac-aspc.gc.ca

35 Le projet pilote des RPP simplifiés: L’expérience de Parcs Canada Conférence IGF 25 novembre 2008

36 RPP Simplifié- Commentaires généraux Le projet pilote a atteint son objectif premier: appui du bureau du Ministre RPP simplifié = le public-cible est maintenant clairement identifié RPP simplifié: lien direct avec l’imputabilité du DGA auprès du Parlement RPP simplifié = moins d’énergie dépensée dans les processus et plus dans la planification stratégique

37 RPP Simplifié - Section I Portrait du financement de l’Agence Parcs Canada: meilleure intégration de l’information financière et non-financière

38 RPP Simplifié - Section I Priorités: Importance accrue à l’établissement des priorités dans la planification stratégique

39 RPP Simplifié - Section I Risques et stratégies d’atténuation: une plus grande importance a été accordée à la gestion intégrée des risques

40 RPP simplifié - Section II Structure du RPP permet aux gestionnaires de mieux comprendre la la mise en œuvre de la Politique sur la SGRR et permet de consolider les liens entre la planification et les rapports

41 RPP simplifié- Commentaires des employés Le RPP est plus facile à lire La direction de l’Agence est plus claire Cela nous facilite la vie (à propos de la charge de travail réduite)

42 Le succès qu’à connu Industrie Canada avec le programme pilote du RMR concis Conférence de l’IGF Novembre 2008

43 43 Objet  Présenter les améliorations apportées au RMR 2007- 2008 d’Industrie Canada.

44 44 Programme pilote RMR du SCT  Participer avec les ministères suivants : –APECA –AINC –SCT  Produire un RMR plus concis : –30 pages maximum –Adopter une approche multidimensionnelle (plus d’information en ligne)

45 45 Avantages initiaux du programme pilote RMR  Accordait plus d’importance aux priorités que nous avions déterminées plus tôt  Forçait le Ministère à donner un compte rendu plus concis de son rendement  Créait un document plus convivial  Nouvelle occasion de faire connaître l’information financière et lier les ressources aux résultats

46 46 Plan d’action concis du RMR d’Industrie Canada : quatre priorités Priorité :Rapports équilibrés – leçons apprises Question  Habituellement, les RMR annoncent que tout s'est bien passé. C'est en exigeant que les RMR fassent rapport des activités qui n'ont pas atteint les résultats escomptés que les rapports deviennent équilibrés et augmentent leur crédibilité et leur transparence. Atténuation  Nous avons sensibilisé les principaux intervenants au sein d’Industrie Canada (la DGCM, le CSM, et le BMIN) au fait que nous avons l'intention de soumettre un rapport préliminaire plus équilibré et plus tôt dans le processus.  Nous avons tenu une séance d’un jour avec nos planificateurs de réseaux pour discuter de cette question (des représentants du SCT ont été invités pour discuter du sujet).

47 47 Plan d’action concis du RMR d’IC : quatre priorités Rapports équilibrés – leçons apprises Résultat Titre claire des leçons apprises Zone de texte encadrée fait ressortir la section Leçon

48 48 Plan d’action concis du RMR d’IC : quatre priorités Priorité : Rapports équilibrés – analyse des tendances Question  Dans le RPP 2007-2008, Industrie Canada n’a pas établi d’objectifs par rapport aux indicateurs de rendement.  Il faut trouver une façon de formuler le compte rendu de son rendement. Atténuation  Nous avons utilisé les résultats communiqués dans le RMR 2006-2007 comme point de référence pour mesurer notre rendement en 2007-2008.

49 49 Plan d’action concis du RMR d’IC : quatre priorités Rapports équilibrés – analyse des tendances Résultat Tendance Les renseignements concernant les indicateurs sont à l’avant-scène après les RS et les AP

50 50 Plan d’action concis du RMR d’IC : quatre priorités Priorité : Écarts sur dépense Question  Dans les RMR antérieurs, les causes de différences importantes dans les dépenses réelles et les dépenses prévues n’étaient pas discutées.  Les députés ne peuvent pas passer en revue les RMR pour déterminer si le Ministère élabore son budget correctement. Atténuation  À communiquer l’idée qu’un « compte rendu efficace du rendement » voulait aussi dire qu’il fallait discuter des écarts dans les dépenses.

51 51 Plan d’action concis du RMR d’IC : quatre priorités Priorité :Écarts sur dépense  Cette priorité s’est révélée être la plus difficile à obtenir.  À mener à une certaine confusion parce que les gens ne savaient pas s’ils devaient comptabiliser chaque écart sur dépense (il serait difficile de préparer un document plus court).  À la suite de consultations avec le SCT, nous avons déterminé que nous devrions expliquer les écarts importants et ceux sur matières.  La question du caractère raisonnable

52 52 Plan d’action concis du RMR d’IC : quatre priorités Écart sur dépense Résultat L’écart entre les dépenses prévues et réelles en 2007-2008 est attribué à un paiement législatif de 108,4 millions de dollars effectué en 2007-2008. Il s’agissait d’un programme de partage des pertes pour les prêts, en partenariat avec des institutions financières du secteur privé, dont les opérations ont été réduites progressivement en 2007-2008. Une réclamation de 108,388 millions de dollars a été payée au prêteur. Discussion Différence importante de 100 millions de dollars

53 53 Plan d’action concis du RMR d’IC : quatre priorités Priorité : Référence aux renseignements externes (c.-à-d., liens Internet) Question  RMR 2006-2007 contenait 23 liens Internet. Atténuation  Communiquer des renseignements contrôlables de l’extérieur (c.-à-d., lien Internet ou source de note de bas de page) pour chaque réalisation, le cas échéant. Résultat  RMR 2007-2008 : plus de 100 liens Internet.

54 54 RMR concis d’IC – défis Document de 30 pages maximum avec une approche multidimensionnelle Question  Industrie Canada a quinze (15) activités de programme –pas facile de rédiger un compte rendu de rendement  RMR 2006-07 de 92 pages Atténuation  Prévoir ¼ de page seulement pour chaque activité de programme –RMR 2007-2008 contenait 40 pages. SCT a reconnu que les grands ministères pourraient avoir besoin de plus des 30 pages permises.  Créer des pages Internet en ligne séparées pour chaque activité de programme (permettre au Ministère de rédiger un compte rendu de rendement plus complet).

55 55 RMR concis d’IC – défis Lier les ressources aux résultats et faire connaître l’information financière Question  Comment lier les ressources aux résultats tout en diminuant le nombre de tableaux financiers -Le RMR 2006-2007 comprenait 20 pages de tableaux financiers et non financiers ainsi que des renseignements en ligne. Atténuation  Nous avons sensibilisé les principaux intervenants au sein d’Industrie Canada (la DGCM, le CSM, et le BMIN) au fait que nous avons l’intention de soumettre un rapport préliminaire plus équilibré et plus tôt dans le processus.  Une plus grande représentation graphique des ressources

56 56 Représentation graphique de l’information financière  Nouveau profil des dépenses dans la section 1 du RMR qui comprend deux tableaux financiers qui sont passés de la fin du document à la section 1 :  Tableau des dépenses prévues et réelles  Tableau des postes votés et législatifs  La section 3 est maintenant une section des faits saillants financiers  ressemble davantage à un rapport annuel  trois pages de long avec des représentations graphiques du passif, des biens et des dépenses d’Industrie Canada  La section 2 comprend des représentations graphiques de la distribution des dépenses par résultat stratégique

57 57 Facteurs de succès importants  Participation du SCT – examen en temps opportun de l’ébauche de nos documents RMR a assuré la haute qualité de notre produit  Engagement de la haute direction (y compris CSM et BMIN) – obtenir la participation de la haute direction dès le départ du processus  Approche collaborative à l’interne avec les secteurs d’IC et la Direction de la gestion des ressources  Faire preuve de créativité -graphiques des dépenses -tendances par rapport aux objectifs -Wiki

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