Service des communications Mission Mandats Objectifs, stratégies et plan d’action 2002-2003 Document de travail septembre 2002.

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1 Service des communications Mission Mandats Objectifs, stratégies et plan d’action 2002-2003 Document de travail septembre 2002

2 Objectifs de la présentation – 28 diapos  Présenter la mission, le mandat général et les ressources du Service des communications – 5 d.  Valider notre compréhension des attentes de la direction – 7 d.  Présenter notre plan d’action 2002-2003 – 13 d.  Présenter une perspective d’avenir – 3 d.

3 Mission du Service des communications  Promouvoir l’image de l’École Polytechnique en faisant connaître ses projets et ses réalisations ainsi que les services offerts à ses publics internes et externes.  Il doit également encadrer, proposer, concevoir et voir à l’exécution des principales activités de communication de l’École et mettre en place des mécanismes qui garantissent la qualité, l’harmonie et la cohérence de toutes les activités de communication.  Le service a, par ailleurs, la responsabilité de déterminer les grandes stratégies annuelles, en tenant compte des orientations, des réalités et des besoins des différents départements, instituts et services. Il joue également un rôle de conseiller et de soutien opérationnel en matière de communication interne et externe. Adoptée par le CA en 1993

4 Principales responsabilités Le Service des communications est directement responsable des champs d’activités suivants : 100. Communications internes 200. Affaires publiques 300. Publicité et production du matériel promotionnel 400. Encadrement (qualité, harmonie et cohérence) 500. Gestion des salles de réunion et de réception et des services connexes

5 Les ressources Humaines  Un directeur  Deux professionnelles  Une secrétaire de direction  Une commis aux salles  Une stagiaire à demi-temps Budget de fonctionnement (2002-2003) Salaires et a.s. :280 831 $ Fonctionnement: 271 242 $ Grand total : 552 073 $ (au 18 e rang sur 28 services )

6 625 000 $552 000 $

7 1 223 k$645 k$653 k$ 75 k$ 734 k$592 k$ Source: AC Nielsen - Dépenses publicitaires annuelles, Canada total et rapports annuels des universités

8 Comparaison ETS-Poly ETS Budget de 30 M $ Personnel en communications  1 directeur  3 professionelles  2 secrétaires  1 graphiste 7 personnes Dépenses de fonctionnement Brochures, graphisme et annonces 280 000 $ Poly Budget de 100 M $ Personnel en communications  1 directeur  2 professionnelles  1 secrétaire de direction  1 commis aux salles .5 stagiaire 5.5 personnes Dépenses de fonctionnement Brochures, graphisme et annonces 155 000 $ sur 270 000 $

9 LE PLAN D’ACTION 2002-2003 Les bases du plan et les attentes exprimées - 7 diapos -

10 Les bases de notre plan d’action  Le plan d’action institutionnel 1999-2003.  Les demandes exprimées par les membres de l’Assemblée de direction.  Le document de planification du recrutement étudiant 2002-2005 préparé par la Direction des études.  Notre connaissance des attentes de la direction basée sur notre expérience des dernières années.

11 Les demandes de la direction et notre interprétation des besoins institutionnels 100. Communications internes Objectifs stratégiques  Maintenir des moyens de communication efficaces pour transmettre à la communauté une information pertinente, à jour et propice à la mobilisation en mettant à profit les TI.  Maintenir un programme d’activités sociales incluant des activités de reconnaissance. Mandat spécifique  Superviser la campagne Centraide.

12 200. Affaires publiques Objectifs stratégiques  Développer la couverture de presse de nos « bons coups » et favoriser la présence de nos professeurs dans les médias.  Assurer à l’École une visibilité appropriée auprès de ses partenaires stratégiques : milieu politique, des affaires, de l’éducation, clientèles potentielles à partir du niveau secondaire, collégial et universitaire, grand public ($).  Développer la notoriété de l’École à l’extérieur de Montréal notamment par une présence dans les médias pour soutenir le recrutement ($). Mandats spécifiques  Veiller à l’organisation logistique des événements publics institutionnels: lancement des travaux d’agrandissement, Journée de la recherche, lancements, inaugurations et dévoilements divers – selon les demandes de nos clients internes et en fonction de nos budgets.  Coordonner une étude sur le sentiment d’appartenance des étudiants et émette des recommandations.  Participer au suivi du contrat de performance.

13 300. Publicité et matériel promotionnel Objectifs stratégiques  Mettre sur pied des actions publicitaires visant à générer des demandes d’admission au premier cycle et aux études supérieures, l’objectif étant de maintenir les nouvelles inscriptions au bac à 1000 eetp et d’augmenter à 250 eetp aux cycles supérieurs ($).  Soutenir l’objectif d’augmenter de 10 % le niveau de clientèle féminine en 3 ans ($).  Soutenir l’élargissement du marché vers l’Ontario et le Nouveau- Brunswick ($).  Produire la documentation institutionnelle nécessaire. Mandat spécifique  Produire le bulletin Eurêka pour la DR.

14 400. Encadrement (qualité, harmonie et cohérence) Objectif stratégique Documenter les procédures par la diffusion d’avis et de directives appropriées – normes graphiques, utilisation des médias internes, production de matériel promotionnel, organisation d’événements, qualité de la langue, etc. 500. Gestion des salles Mandats spécifiques  Veiller à la gestion des six salles de réunion institutionnelles, de l’amphithéâtre, de la Galerie Rolland et de la cafétéria.  Assurer le service d’hôtellerie.

15 Messages clés (ce qu’on communique) Positionnement souhaité * L’École Polytechnique :  Est un établissement universitaire prestigieux de calibre international.  Compte un excellent corps professoral qui propose des programmes de grande qualité contribuant à sa renommée en enseignement et en recherche.  Propose une formation approfondie et adaptable qui conduit à un diplôme reconnu.  Figure parmi les leaders canadiens en formation aux cycles supérieurs et en recherche. À traduire et à démontrer dans le contenu de nos messages de promotion. * Développé en partie à la suite des consultations et de groupes de discussion en 2001-2002; demande à être partagé par la communauté.

16 Messages clés (ce qu’on communique) – suite … Énoncés complémentaires L’École Polytechnique :  Permet l’accès à un excellent programme d’échanges avec les meilleures universités partout au monde et crée une diversité culturelle propice à un environnement social stimulant.  Propose une vie étudiante riche et dynamique.  Se distingue par sa capacité à attirer d’excellent étudiants.  Propose un programme souple de stages rémunérés et crédités.  Propose des programmes d’aide financière avantageux.  Encourage l’innovation et l’application de nouvelles approches pédagogiques et fait en sorte que prédomine la qualité de l’encadrement.  Propose des programmes au contenu diversifié touchant à plusieurs facettes de l’activité humaine.

17 LE PLAN D’ACTION 2002-2003 - 14 diapos -

18 100. Communications internes Objectif 110 - Favoriser la mobilisation de la communauté autour de la mission de l’École en diffusant une information pertinente et en mettant en valeur les réalisations des personnes et des groupes Stratégie 110.1 : Poursuivre la diffusion de l’information par les moyens établis :  Les actualités et les grandes réalisations de la communauté  L’information sur les dossiers d’agrandissement et de construction  L’animation du calendrier institutionnel sur le Web  L’animation des babillards électroniques et conventionnels  La distribution des publications institutionnelles Résultats attendus : Obtenir un niveau de satisfaction élevé en ce qui concerne l’information, valoriser et faire connaître les réalisations de la communauté.

19 100. Communications internes Objectif 110 - Favoriser la mobilisation de la communauté … Stratégie 110.2 : Implanter le Carrefour de l’actualité sur le Web et susciter l’achalandage. Résultats attendus : Créer un point central de référence pour l’ensemble de la communauté en ce qui concerne la vie de l’École et offrir une vitrine séduisante à l’externe.

20 100. Communications internes Objectif 110 - Favoriser la mobilisation de la communauté … Stratégie 110.3 : Rendre complice le personnel en mettant sur pied un comité social pour l’organisation des activités communautaires :  Party de Noël  Reconnaissance des années de service  Tournoi de golf  Campagne Centraide Résultat attendu : Obtenir une forte participation du personnel et favoriser la mobilisation. Note : demande une contribution budgétaire des directions fonctionnelles et de la direction générale.

21 200. Affaires publiques Objectif 210 - Favoriser la visibilité de l’École auprès de ses clientèles stratégiques par des actions de communication appropriées Stratégie 210.1 : Poursuivre les opérations d’envois massifs des productions imprimées et entretenir la liste de diffusion de partenaires stratégiques du domaine des affaires, de la politique et de l’éducation.  Envoi des Poly Mag - Envoi des Fêtes - Envoi externe des bulletins Eurêka – Envoi électronique du bulletin Perspective - Envoi du rapport annuel. Résultat attendu : Présence soutenue de l’École auprès de ses partenaires. Stratégie 210.2 : Maintenir et développer notre liste de contacts institutionnels pour les envois massifs. Résultat attendu : Disposer d’une liste de contacts à jour et fiable répondant aux besoins des envois massifs.

22 200. Affaires publiques Objectif 210 - Favoriser la visibilité de l’École … Stratégie 210.3 : Assurer les opérations de base en relations médias suivantes :  Répondre et gérer les diverses requêtes des médias  Agir comme porte-parole lorsque requis  Maintenir les opérations de convocation, d’envoi de communiqués, d’accueil et d’encadrement pour les différentes activités publiques. Résultat attendu : Que l’École dispose d’une interface professionnelle pour interagir avec la presse et que toutes les activités institutionnelles profitent d’un service de relations médias de base.

23 200. Affaires publiques Objectif 210 - Favoriser la visibilité de l’École … Stratégie 210.4 : Participer à l’organisation des événements institutionnels et soutenir les unités dans l’organisation de leurs activités de rayonnement :  Inauguration du labo CAE *  Annonce du pavillon J.-A.-Bombardier  Annonce de l’agrandissement  Collation des grades  Portes ouvertes – promotion et collaboration à la logistique.  Cérémonie de remise de bourses  Conférences Augustin-Frigon (2)  Accueil des nouveaux admis  Promotion et organisation de la Journée de la recherche  Coordination de visites VIP  Autres lancements, inaugurations et dévoilement selon les demandes internes Résultats attendus : Organisation logistique de qualité, couverture de presse optimale. Note : la capacité du Service d’ajouter des événements est très limitée; nous appliquons la politique du premier arrivé, premier servi. Nous devrons éventuellement exiger une plus forte contribution financière des clients internes.

24 200. Affaires publiques Objectif 210 - Favoriser la visibilité de l’École … Stratégie 210.5 : Maintenir les commandites des Expo-sciences et du Défi génie inventif et offrir un soutien significatif à l’événement du « Duo électrisant » et développer la présence de l’École auprès des jeunes clientèles par la commandite de concours scientifiques. Résultat attendu : Avoir une visibilité significative à ces manifestations d’envergure touchant la clientèle du secondaire. Note : a fait l’objet d’une demande de développement; les budgets disponibles sont insuffisants.

25 200. Affaires publiques Objectif 220 - Développer les relations de presse et améliorer la présence de Polytechnique dans les médias Stratégie 220.1 : Miser sur la recherche et sur le positionnement des professeurs dans les médias en tenant notamment un atelier en relations de presse pour les professeurs. Résultats attendus : Visibilité régulière de l’École dans les médias et amélioration des résultats de l’analyse de presse réalisée en 2001.

26 200. Affaires publiques Objectif 230 - Développer le sentiment d’appartenance des étudiants par des actions de communication appropriée Stratégie 230.1 : Créer et animer un groupe de travail chargé d’étudier la question du sentiment d’appartenance et développer un plan d’action approprié. Organiser et animer l’atelier de l’AGA du Cocep sur cette question pour alimenter le comité. Résultat attendu : Un rapport incluant des recommandations et des actions spécifiques pour le Service des communications devrait être remis en décembre. Stratégie 230.2 : Contribuer à créer milieu accueillant en finalisant les projets de rafraîchissement du Foyer et d’aménagement du Hall. Résultat attendu : Travaux réalisés.

27 300. Publicité et production de matériel promotionnel Objectif 310 - Poursuivre une activité publicitaire en lien avec les objectifs de recrutement Stratégie 310.1 : Planification de la campagne 2002-2003. Résultats attendus : Avoir rejoint efficacement la clientèle de 1 er cycle et de cycles supérieurs et du Centre de formation continue*. Objectif 320 - Produire le matériel promotionnel et informatif qui répond aux besoins institutionnels Stratégie 320.1 : Produire un document de type rapport d’activités. Résultat attendu : Disposer d’un outil de communication institutionnel de prestige. * Le budget permettra difficilement une présence publicitaire hors de Montréal cette année. Le Centre de formation continue dispose de ses propres budgets et décide de son fonctionnement et agit de manière autonome à ce chapitre.

28 300. Publicité et production de matériel promotionnel Objectif 320 - Produire le matériel promotionnel… Stratégie 320.2 : Développer les nouvelles publications suivantes :  Production de 3 numéros de Poly Mag (novembre – mars – mai).  3 numéros d’ Eurêka en collaboration avec la Direction de la recherche.  Production d’une vidéo institutionnelle - Selon la disponibilité budgétaire. Résultats attendus : Disposer d’une documentation promotionnelle et informationnelle pertinente sur support imprimé (Poly Mag et Eurêka) et disposer d’une vidéo institutionnelle à jour.

29 400. Encadrement (qualité, harmonie et cohérence) Objectif 410 – Documenter les processus liés à la gestion des communications et établir les politiques et directives requises Stratégie 410.1 : Définir par la préparation de directives appropriées les services offerts en soutien aux activités de communication des départements, services et divers groupes constitués de l’École.  Utilisation des médias internes  Guide de normes graphiques  Lancements et inaugurations  Production d’imprimés  Organisation d’événements  Relations de presse, etc. Résultats attendus : Meilleure cohérence des actions, meilleure qualité des productions, meilleure connaissance des services offerts aux Communications, satisfaction de la clientèle.

30 500. Gestion des salles de réunion et services connexes Objectif 510 - Coordonner l’utilisation des salles de réunion et soutenir les clients internes dans l’organisation de réceptions Stratégie 510.1 : Maintenir les opérations courantes de gestion des réservations et de coordination du service de réception. Résultat attendu : Que l’École compte sur un service adéquat. Stratégie 510.2 : Rafraîchir et équiper les salles de réunion * Résultat attendu : Compter sur des installations adéquates. * Selon la disponibilité budgétaire

31 L’avenir et les nouveaux enjeux - 3 diapos -

32 Enjeux 1. Promotion spécifique auprès des clientèles féminines, des jeunes clientèles et des nouveaux marchés Développer un plan de communication spécifique pour les clientèles spécifiques et développer notre présence au Québec dans les marchés hors Montréal, au Nouveau-Brunswik et en Ontario et éventuellement à l’international. 2. Soutien en communication pour le secteur de la recherche Rencontrer les besoins grandissants en communications dans le secteur de la recherche (diffusion des réalisations, valorisation des partenaires, activités publiques, etc.). 3. Soutien logistique aux activités publiques Offrir un soutien adéquat à l’organisation de nouvelles activités publiques générées par la Campagne, l’essor de la recherche et la nécessité de compenser en partie la fin du contrat avec le Bureau des congrès. 4. Amélioration de la qualité linguistique des contenus Encadrer la production, notamment sur le Web.

33 Ressources nécessaires Revenir d’ici deux ans à la proportion des dépenses de l’École affectées aux communications en 94-95 pour : Créer un poste supplémentaire d’agent d’information. En réponse aux enjeux 1-2-3-4 Développer un plan de communication incluant : relations publiques, commandites et publicité. - spécifique aux nouvelles clientèles et aux nouveaux marchés pour le premier cycle. - spécifique aux clientèle de cycles supérieurs. En réponse à l’enjeu 1

34 Répartition budgétaire 02-0303-04 04-05 Salaires280 000 $ 325 000 $ 355 000 $ Publicité 105 000 $120 000 $ 150 000 $ Affaires publiques 65 000 $ 80 000 $ 120 000 $ Événements externes – relations de presse - commandites Production d’imprimés, graphisme 50 000 $ 50 000 $ 70 000 $ Fonctionnement du service 36 500 $ 36 500 $ 40 000 $ Événements internes 15 000 $ 15 000 $ 15 000 $ Total552 000 $626 500 $ 750 000 $ Ratio % 0,5 %0,6 %0,7%

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