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1 Screen 1 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur A la fin de cette leçon vous serez capables de : définir lobjectif dun rapport sur la sécurité alimentaire ; identifier lauditoire cible ; analyser les informations dont il a besoin ; apprécier limportance de la ponctualité dans létablissement de rapports ; considérer les implications en termes de ressources dans votre projet final détablissement de rapports. Objectifs dapprentissage

2 Screen 2 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Le défi consiste à projeter et produire des rapports efficaces qui aboutissent à des actions concrètes. Introduction Un Système dInformation pour la Sécurité Alimentaire (SISA) doit fournir des informations à la fois pertinentes et utiles aux décideurs.

3 Screen 3 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Introduction Les analystes de la sécurité alimentaire fournissent des informations pour étayer les actions des décideurs. Il est donc crucial de bien communiquer les informations disponibles. Sans bonne communication, il y a peu de chance que les données et les analyses soient utilisées.

4 Screen 4 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Introduction La raison pour laquelle nous communiquons (objectif) Quelles décisions le rapport est-il supposé influencer ? A quelle fréquence ces décisions sont-elles prises ? Qui sont les utilisateurs De quelles informations ont-ils besoin Combien de fois doit-on communiquer (fréquence appropriée) Voyons comment procéder... Les rapports efficaces doivent dabord concevoir clairement:

5 Screen 5 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Définir lobjectif de vos rapports Une question utile à poser lors de la définition de lobjectif de vos rapports : La définition de vos objectifs se fait en trois étapes : Quelle action voulez-vous guider ou influencer ? 2. savoir ce que vous désirez que le lecteur fasse 3. avoir une idée claire de ce que vous attendez du rapport. 1. identifier votre objectif ;

6 Screen 6 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Définir lobjectif de vos rapports Voici quelques exemples dobjectifs possibles : Sassurer que les ressources affectées aux interventions durgence soient ponctuelles, suffisantes et appropriées. Aider à organiser une intervention pour la sécurité alimentaire destinée à des populations chroniquement victimes de linsécurité alimentaire. Présenter des idées pouvant faire partie de lexamen des politiques dun gouvernement. Quel est votre objectif ?

7 Screen 7 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Que voulez-vous que le lecteur fasse ? Il est important de : Que voulez-vous que le lecteur fasse pour réaliser cet objectif 1) définir la mesure que vous voulez que les décideurs adoptent, afin de pouvoir 2) fournir les idées et les informations qui leur permettront de ladopter.

8 Screen 8 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Que voulez-vous que le lecteur fasse ? Vous pourriez vouloir que les décideurs adoptent certaines des mesures suivantes : Affecter ou débloquer des ressources Donner lordre aux subalternes dadopter des mesures de suivi En parler aux collègues Considérer certaines idées Fournir des retours dinformation Participer à des réunions Que voulez-vous que le lecteur fasse pour réaliser cet objectif ?

9 Screen 9 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Quattendez-vous du document ? Activités de plaidoyer Les activités de plaidoyer peuvent consister à : proposer dautres options, défendre un moyen daction particulier ou recommander une réponse. Quattendez-vous du rapport ? Explication Un document qui explique peut : Fournir aux lecteurs une mise à jour sur la sécurité alimentaire, Identifier ou résumer des problèmes, Savoir qui est concerné ou informer les lecteurs des événements à venir.

10 Screen 10 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Il est important de préparer et de discuter dune déclaration dintention. Elle doit en une phrase énoncer à la fois : ce que vous attendez du document, et quelles mesures vous souhaiteriez que le lecteur adopte. Quattendez-vous du document ? Exemple : "Nous avons convenu que ce rapport devait fournir une mise à jour sur la sécurité alimentaire, de telle sorte que le gouvernement et les bailleurs de fonds puissent affecter les ressources nécessaires à une intervention durgence ".

11 Screen 11 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Identification de votre auditoire-cible Les attentes, les priorités et les niveaux de connaissances varient selon les lecteurs. Vous aurez plus de facilité à préparer votre document si vous savez qui ils sont. Essayez détablir une liste des lecteurs potentiels de votre rapport. Qui sont les utilisateurs Qui sont vos lecteurs, et quattendent-ils ?

12 Screen 12 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Il est important de séparer vos lecteurs en deux catégories dauditoire : principal et secondaire. Identification de votre auditoire-cible Vous devrez informer ces deux auditoires. Mais vous ne devez concevoir le document que pour lauditoire principal. Auditoire secondaire Lauditoire secondaire inclut les autres lecteurs de votre rapport. Auditoire principal Votre lecteur principal est un lecteur qui doit lire le document. Pour de plus amples informations, veuillez consulter Analyse des parties prenantes.

13 Screen 13 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Comprendre les besoins et les attentes de vos lecteurs Une fois que vous aurez identifié lauditoire principal, vous devrez comprendre ses besoins et attentes. De quelles informations ont- ils besoin Adoptez le point de vue de votre auditoire principal : Quattend-il et qua-t-il besoin de savoir ? Quelles décisions doit-il prendre ? Quelles informations ces décisions exigent-elles ?

14 Screen 14 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Pour de plus amples informations, veuillez consulter lannexe Interagir avec vos utilisateurs. Commencez par comprendre les buts et objectifs généraux de votre auditoire principal : Comprendre les besoins et les attentes de vos lecteurs Quelles sont les priorités des décideurs ? Quelles décisions doivent-ils prendre et combien de fois ? De quelle manière votre rapport contribue-t-il à leur permettre de les prendre ?

15 Screen 15 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Linteraction directe avec lauditoire principal est très importante pour comprendre ces objectifs. Comprendre les besoins et les attentes de vos lecteurs Selon votre auditoire, vous pourriez présenter une analyse qui vise à : une réduction des coûts ou une amélioration du rapport coût- efficience,, une augmentation de la participation du public et une plus grande popularité, la justice sociale ou des pratiques innovantes. Établir une liste des buts et objectifs de votre auditoire principal sera également très utile.

16 Screen 16 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Actuellement de quelles sources dinformation disposent les décideurs ? Voici quelques autres questions utiles : Comprendre les besoins et les attentes de vos lecteurs Quelle quantité de détail est exigée ? Sous quelle forme le lecteur aime-t-il recevoir linformation ?

17 Screen 17 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Comprendre les besoins et les attentes de vos lecteurs Vous trouverez un bon exemple dinformations présentées et de leurs différents degrés de précision dans le Réseau du Système d'alerte précoce contre la famine (FEWS NET) website www.fews.net.www.fews.net

18 Screen 18 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur La conception de rapports réguliers est un processus itératif. Ajustez vos rapports en fonction de ce retour dinformations. Effectuez des évaluations périodiques afin de mesurer lefficacité de vos rapports. Incluez à la fois vos auditoires principal et secondaire lors de lenquête sur les bénéficiaires. Comprendre les besoins et les attentes de vos lecteurs

19 Screen 19 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Ponctualité des rapports Lutilité des informations pour les groupes dutilisateurs, est fonction de la ponctualité de leur présentation. Les rapports devraient offrir des informations régulières. Ce calendrier doit répondre aux besoins des utilisateurs et correspondre à la nature des données. Fréquence appropriée des communications

20 Screen 20 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Pour chacun des objectifs du rapport identifiés, entretenez-vous avec votre auditoire principal pour connaître la fréquence à laquelle il désire des informations. Une fois que la fréquence des rapports aura été déterminée dun commun accord, il sera important de la respecter. Ponctualité des rapports

21 Screen 21 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Créez des liens solides avec les utilisateurs.. Ponctualité des rapports Comment respecter la ponctualité des rapports ? Évitez dexagérer vos promesses. Évitez de fournir des services insuffisants.. Si nécessaire, recommandez des ressources supplémentaires pour remplir les engagements de votre rapport. Faites en sorte que le système de rédaction du rapport soit simple. Nattendez pas les données les plus récentes.. Simplifiez le processus de révision et dapprobation.. Utilisez les nouvelles technologies de la communication de façon créative.

22 Screen 22 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Affectation des ressources Afin délaborer un projet final et réaliste détablissement de rapports, vous devez considérer les implications en termes de ressources ; pour cela réunissez des informations sur les tâches proposées, sur les personnes responsables et les délais.

23 Screen 23 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Fournir des estimations réalistes des coûts financiers et des dépenses de personnel. Puis évaluer si la stratégie détablissement de rapports proposée est proportionnelle à lensemble des ressources disponibles dans votre unité Affectation des ressources Exemple : Si le tableau indique que les dépenses proposées pour la rédaction des rapports sont trop élevées ou trop basses, il faudra alors reconsidérer la panoplie de produits et de moyens.

24 Screen 24 of 24 Préparer un rapport sur la sécurité alimentaire Comprendre les besoins d'information de l'utilisateur Commencez par définir le but du rapport ; que voulez-vous obtenir, que voulez-vous que le lecteur fasse et définissez clairement le rôle du rapport. Identifiez votre auditoire-cible et séparez lauditoire principal – les personnes qui se servent du rapport pour prendre des décisions - de lauditoire secondaire – les personnes qui sont généralement les bénéficiaires du rapport. Passez en revue les besoins et les attentes de cet auditoire ; quels sont ses buts et objectifs, quelles informations possède-t-il déjà, quelles décisions doit-il prendre, que doit-il savoir et quelle présentation ou moyen de communication est le plus approprié ? Déterminez la date de livraison de linformation (délais, fréquence). Déterminez si le plan détablissement des rapports proposé est réalisable. Résumé