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REUNION DES GESTIONNAIRES Lundi 21 NOVEMBRE 2011.

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1 REUNION DES GESTIONNAIRES Lundi 21 NOVEMBRE 2011

2 9H00 – 9 H30M.Younis HERMES - Ouverture de la réunion 9 H30 – 9H45 Présentation du calendrier de clôture de lexercice - Isabelle PAVARD 9H45 – 10H15Principes de rattachement des charges à lexercice - Notion de « Service Fait » - M. PONZO-PASCAL Mise en service des équipements - Régine DEMOULIN 10h15 – 10H45Dialogue de gestion – Notions dengagé et de réalisé - M. PONZO-PASCAL 10H H00Pause 11H00 – 11H30Gestion de fin dexercice – Les différentes préconisations – Vincent CARNEVALE 11H30 – 11H45Consommation des crédits sur subvention dEtat – Leslie MATHIEU Engagements individuels sur subvention dEtat – Leslie MATHIEU 11H45 – 12h00La politique dachat de l'établissement - L'offre UGAP - Isabelle PAVARD 12H00 – 12h15Questions diverses Ordre du jour

3 Calendrier de fin dexercice

4 Les dates à retenir 29/12/2011 Derniers transferts des flux X.Lab vers BFC, (commandes et services faits) 02/01/2012 Derniers transferts des flux BFC vers X.Lab et remontée des crédits sur subvention dEtat remontée des crédits sur subvention dEtat 20/01/2012 Mise à disposition des flux dinitialisation des bases Xlab des bases Xlab 21/01/2012 Mise en place des crédits 21/01/2012 Mise en place des crédits 23/01/2012 Redémarrage de lexercice et reprise des 23/01/2012 Redémarrage de lexercice et reprise des échanges X.Lab/BFC échanges X.Lab/BFC

5 Après la clôture… LA DATE DE CLOTURE DANS XLAB EST LE 29/12/2011 – Après cette date vous ne pourrez plus : Effectuer dextractions Effectuer dextractions Modifier les commandes et factures 2011 Modifier les commandes et factures 2011 Toutes vos saisies prennent la date de 2012 Toutes vos saisies prennent la date de 2012

6 Rappel : Les améliorations attendues … Le correct rattachement des charges à lexercice. La constatation des dépenses à la date du service fait (et non à la réception de la facture) La qualité des enregistrements comptables et plus particulièrement ceux liés au service fait La mise en application dune gestion publique rénovée, favorisant des taux de consommation de crédits plus élevés

7 LES CHARGES A PAYER

8 Intervenant l Service P. xx Le terme « charges à payer » concernent les opérations de fonctionnement et les immobilisations Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et présenter une image fidèle du patrimoine et de la situationfinancière et du résultat. La procédure de rattachement des charges et des produits à lexercice résulte du principe dindépendance des exercices. Les charges à payer au titre dun exercice sont les charges qui ont donné lieu à un service fait au cours de lexercice, mais qui nont pas été comptabilisées avant la clôture de ce dernier. Les charges à payer

9 La notion dordonnancement relève des unités (livraison du bien et/ou réalisation de la prestation). Laspect comptable relève du SFC Les charges à payer

10 Remarques - motifs de comptabilisation de la charge : Dépense non mandatées à la clôture de lexercice mais enregistrement du « service fait » et pièces justificatives reçues Absence de pièce justificative (facture non parvenue du fournisseur) mais enregistrement du « Service fait ». Les charges à payer

11 Intervenant l Service P. xx Estimation des consommables (électricité, chauffage...)sur la base des factures précédentes. Le montant figurant sur les pièces matérialisant le service fait (bon de livraison chiffré). Le bon de commande (après vérification du service fait) Le montant du mandat (ordonnance) non validé par le comptable. Exemples de comptabilisation de charges à payer

12 LE SERVICE FAIT

13 Références réglementaires : D,1962 Instr, DGCP 07/2003, note CNRS Sur « la certification du respect des obligations par le fournisseur » Il existe néanmoins des paiements dérogatoires avant « service fait »… ex :avances, arrhes, abonnements, acomptes marchés… La certification : Conformité à la commande, bon de livraison ou bon dintervention à conserver dans chaque dossier La date du service fait : Au plus tard 2 jours ouvrés à compter de la livraison ou de lexécution de la prestation de service sil ny a quun simple bon de commande. Au maximum 15 jours après réception ou réalisation sil y a un contrat (art 23 CCAG). Lorsque les fournitures sont altérables, la date du service fait correspond à la date de livraison. Le service fait

14 LA MISE EN SERVICE DES EQUIPEMENTS

15 Intervenant l Service P. xx Notion de « Service Fait » - Rappel Document(s) à utiliser – Notion de cession Application aux contrats Europe, ANR… Modalités pratiques dans X.Lab Mise en service des équipements

16 SFC - DR novembre SERVICE FAIT MISE EN SERVICE DES EQUIPEMENTS

17 SFC - DR novembre Le « service fait » est le critère de rattachement des charges à lexercice Lenregistrement du « service fait » permet de justifier des dépenses de certains contrats : ANR Contrats européens La date du « service fait » permet de constater l éligibilité de la dépense Le « service fait »

18 SFC - DR novembre Le laboratoire a un rôle essentiel car ce sont les gestionnaires qui ont la connaissance du service fait Pour les commandes dachats standard, les vérifications quantitatives et qualitatives sont rapides, la date de service fait à saisir dans Xlab est celle portée sur le bon de livraison, ou bon dintervention Sassurer de la livraison du bien et de sa conformité : Bon de livraison présent avec tampon darrivée ou annotation de lacheteur Absence de BL : traçabilité de la réception du bien (mail) Dissocier la saisie du « service fait » de la saisie de la facture : Saisir la date réelle de livraison Transférer quotidiennement les lignes « service fait » de Xlab vers BFC La saisie du « service fait »

19 SFC - DR novembre La date de mise en service est la date à laquelle limmobilisation est opérationnelle et en état de fonctionner. Cette date constitue la date de démarrage du calcul des amortissements. Pour les matériels standard : les dates de service fait et de mise en service sont la date de livraison : le bon de livraison est la pièce justificative du service fait et de la mise en service. Pour les matériels complexes supérieur à : Dans le cadre des marchés, le PV dadmission vaut attestation de service fait : ce PV dadmission est la pièce justificative. Lien utile : La mise en service des équipements

20 SFC - DR novembre DIALOGUE DE GESTION

21 Dialogue de gestion : Notions dengagé et de réalisé. Respect du nouveau cadre budgétaire compatible avec la LOLF : Principe de fongibilité asymétrique et regroupements fonctionnels des dépenses par agrégats, suivant la ventilation SE,RP, TGIR, TGE… Les EPTP : équivalents temps plein travaillés Des indicateurs de performance (COR)

22 Dialogue de gestion : Notions dengagé et de réalisé. Regroupement fonctionnel des dépenses : A Fonctionnement courant, B Fournitures et équipements scientifiques, valorisation, C Missions, déplacements, colloques et communication D Informatique E Immobilier F Action sociale G Subventions

23 REFERENTIEL BUDGETAIRE - EXERCICE Dépenses réalisées (Hors comptes budgétaire NA dépenses de personnel rémunérés sur subvention d'Etat) Perimètre financier :9000 Exercice :2011 Type d'exécution :Centre Financier Structure organisationnelle :CNRS Rattachement du groupe analysé :0012 Groupe analysé :Unité X Utilisateur :EXPLOITATION Regroupement Fonctionnel de dépenseLibellé de regroupement fonctionnel de dépenseSubvention d'Etat Ressources Propres Totaldont TGE-TGIR SE dont TGE-TGIR RP dont Total TGE- TGIR dont Agregat 1 SE (Hors TGE-TGIR) dont Agregat 1 RP (Hors TGE-TGIR) dont Total Agregat 1 (Hors TGE-TGIR) dont Agregat 2 SE (Hors TGE-TGIR) dont Agregat 2 RP (Hors TGE-TGIR) dont Total Agregat 2 (Hors TGE-TGIR) dont Agregat 3 SE (Hors TGE-TGIR) dont Agregat 3 RP (Hors TGE-TGIR) dont Total Agregat 3 (Hors TGE-TGIR) A-Fonctionnement courantA1 FOURNITURES ET CONSOMMABLES DE BUREAU A-Fonctionnement courantA2 MOBILIER ET MATERIEL DE BUREAU A-Fonctionnement courantA3 FLUIDES A-Fonctionnement courantA4 AUTRES DEPENSES A-Fonctionnement courantTotal B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B01 ANIMALERIE, EXPERIMENTATION ANIMALE, B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B02 CONSOMMABLES DE LABORATOIRE B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B03 GAZ ET PRODUITS POUR LA CHIMIE, LA BIOCHIMIE B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B04 GROS EQUIPEMENTS DE LABORATOIRE B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B05 GROSSE INSTRUMENTATION SCIENTIFIQUE B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B06 OPTIQUE B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B07 ELECTRONIQUE / MESURES ELECTRIQUES B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B08 PHYSIQUE - MESURES PHYSIQUES - MECANIQUE B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B09 SCIENCES DE LA TERRE ET DE L'UNIVERS B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B10 CONSOMMABLES ET FOURNITURES D'ATELIER B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B11 DOCUMENTATION ET EDITION B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B12 HYGIENE ET SECURITE B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation B13 VALORISATION B-Fournitures & équipements scientifiques, valorisation Total C-Missions, déplacements, colloques et communication C1 MISSIONS, DEPLACEMENTS C-Missions, déplacements, colloques et communication C2 COLLOQUES C-Missions, déplacements, colloques et communication C3 COMMUNICATION, RECEPTIONS C-Missions, déplacements, colloques et communication C4 ACHATS ET ENTRETIEN DE VEHICULES C-Missions, déplacements, colloques et communication Total D-InformatiqueD1 ARCHITECTURE INFORMATIQUE D-InformatiqueD2 ACQUISITION DE MATERIELS D-InformatiqueD3 CONSOMMABLES ET MAINTENANCE D-InformatiqueTotal E-ImmobilierE1 ENTRETIEN ET CHARGES RELEVANT DU LOCATAIRE E-ImmobilierE2 LOYERS E-ImmobilierE3 CONSTRUCTIONS ET MAINTENANCE RELEVANT DU PROPRIETAIRE E-ImmobilierTotal F-Action socialeF1 MEDECINE F-Action socialeF2 RESTAURATION F-Action socialeF3 OEUVRES SOCIALES F-Action socialeTotal G-SubventionsG1 SUBVENTIONS G-SubventionsG2 SUBVENTIONS G-SubventionsTotal Total réalisé intermédiaire (hors lignes ci- dessous) Facturation interne Charges à payer et charges constatées d'avance, extournes sur CAP et CCA non affectées Réimputations comptables et Autres non affectées Total réalisé hors dépenses de personnel sur compte budgétaire NB1 Dépenses de personnel sur compte budgétaire NB1 Total réalisé

24 Dialogue de gestion : Notions dengagé et de réalisé. Notion dengagé Engagement des crédits selon les codes famille appropriés 60% au 30/06/N 85% au 30/09/N Notion de réalisé Enregistrement du Service Fait dans XLAB Et/ou mise en paiement des factures fournisseurs

25 SFC - DR novembre GESTION DE FIN DEXERCICE

26 26 OPERATIONS DE FIN DEXERCICE 2011

27 27 FIN DEXERCICE GESTION A lAIDE DE LOUTIL DE COMPARAISON XLAB/BFC ET DES ETATS DE FIN A lAIDE DE LOUTIL DE COMPARAISON XLAB/BFC ET DES ETATS DE FIN DEXERCICE : DEXERCICE : - ANALYSER LES COMMANDES ABSENTES (DANS XLAB OU DANS BFC). - ANALYSER LES COMMANDES ABSENTES (DANS XLAB OU DANS BFC). - SOLDER LES COMMANDES QUI NONT PLUS LIEU DETRE. - SOLDER LES COMMANDES QUI NONT PLUS LIEU DETRE. - SUPPRIMER LES SERVICES FAITS NON FACTURES SI LA COMMANDE NEST PLUS - SUPPRIMER LES SERVICES FAITS NON FACTURES SI LA COMMANDE NEST PLUS UTILE. UTILE. - SOLDER LES OM PERMANENTS APRES INTEGRATION DE LA DERNIERE FACTURE (EN ACCORD AVEC VOTRE GESTIONNAIRE SFC) - SOLDER LES OM PERMANENTS APRES INTEGRATION DE LA DERNIERE FACTURE (EN ACCORD AVEC VOTRE GESTIONNAIRE SFC) - INTEGRER LES DIFFERRENTS REJETS QUE VOUS RECEVEZ ET LES TRAITER!! - INTEGRER LES DIFFERRENTS REJETS QUE VOUS RECEVEZ ET LES TRAITER!!.

28 28

29 29 FIN DEXERCICE GESTION 29 DECEMBRE 2011 : 29 DECEMBRE 2011 : - DERNIER TRANSFERT XLAB BFC 30 DECEMBRE 2011 : 30 DECEMBRE 2011 : - REMONTEE CREDITS EN SUBVENTION DETAT 2 JANVIER 2012 : 2 JANVIER 2012 : - DERNIER TRANSFERT BFC XLAB

30 30 FIN DEXERCICE GESTION 20 JANVIER 2012 : 20 JANVIER 2012 : -Mise à disposition des flux dinitialisation des bases Xlab 23 JANVIER 2012 : 23 JANVIER 2012 : - REOUVERTURE DES FLUX BFC XLAB - REOUVERTURE DES FLUX BFC XLAB La réouverture des flux se fera au fil de leau et sous certaines conditions.

31 31 XLAB V11.1 AVANT LE 30 NOVEMBRE 2011: AVANT LE 30 NOVEMBRE 2011: -INSTALLATION DE XLAB V11.1 DANS VOS UNITES CETTE NOUVELLE VERSION DXLAB CONTIENT : CETTE NOUVELLE VERSION DXLAB CONTIENT : -LA DATE DE FIN DEXERCICE : 29/12/2011 -UNE CORRECTION DE LETAT COM2 ( COMMANDES PAR ENTITES) PORTANT SUR LE LIBELLE DES COMMANDES CETTE INSTALLATION EST INDISPENSABLE POUR EFFECTUER CETTE INSTALLATION EST INDISPENSABLE POUR EFFECTUER LA BASCULE SUR LE NOUVEL EXERCICE LA BASCULE SUR LE NOUVEL EXERCICE

32 32 FIN DEXERCICE XLAB V11.2

33 33 XLAB V11.2 Une nouvelle version du logiciel XLAB (XLAB V11.2) sera déployée à compter du 23 janvier Cette nouvelle version d XLAB contiendra : Le traitement de fin dexercice : récupération du flux Le traitement de fin dexercice : récupération du flux dinitialisation dinitialisation Une amélioration de lintégration des reports pour les entités dépensières (quelque soit lorigine de létablissement) et de certains états. Une amélioration de lintégration des reports pour les entités dépensières (quelque soit lorigine de létablissement) et de certains états. Correction de lanomalie sur le traitement des avoirs dont le montant est égal à celui de la facture. Correction de lanomalie sur le traitement des avoirs dont le montant est égal à celui de la facture.

34 34 XLAB V11.2 Les bases Xlab seront réinitialisées, sur les données CNRS, à partir dun flux BFC, à louverture de lexercice 2012.

35 35 XLAB V11.2 LA BASCULE : 23 janvier 2011 : Les unités basculeront par vagues successives : 23 janvier 2011 : Les unités basculeront par vagues successives : Attendre le feu vert du Service Financier et Comptable pour installer Attendre le feu vert du Service Financier et Comptable pour installer Xlab V11.2 et basculer. Xlab V11.2 et basculer.

36 36 XLAB V11.2 OUVERTURE DES FLUX : à partir du 23 janvier 2012 Louverture des flux entre BFC et Xlab se fera après vérification par le Service Financier des données récupérées dans Xlab. Louverture des flux entre BFC et Xlab se fera après vérification par le Service Financier des données récupérées dans Xlab. Chaque unité devra transmettre au SFC un état permettant de vérifier que les données intégrées dans Xlab via le flux dinitialisation sont en phase avec les données BFC. Chaque unité devra transmettre au SFC un état permettant de vérifier que les données intégrées dans Xlab via le flux dinitialisation sont en phase avec les données BFC. Ouverture des flux si et seulement si XLAB = BFC Ouverture des flux si et seulement si XLAB = BFC

37 37 XLAB V11.2 Entre le 9 et le 13 janvier 2012 vous serez tous invités à une journée dinformation sur les modalités pratiques de bascule Durant cette journée nous aborderons les thèmes suivants : -Les modalités dinstallation Xlab V11.2 -La bascule de fin dexercice -La récupération du flux dinitialisation (idem que 2011) -Vérification de cohérences des données récupérées dans Xlab -Les évolutions dXlab V11.2

38 38 Consommations Crédits SE

39 39 La subvention dEtat doit être intégralement engagée avant le 29 décembre 2011, date de fin des transferts des flux X.Lab / BFC, ceci afin d éviter toutes remontées de crédits. A titre indicatif, le taux dengagement des crédits en subvention dEtat est de 89,95% (Suivant arrêté BFC au 14 novembre 2011) Quelques rappels importants…

40 40 Vérifier dans les bases X.Lab la présence de toutes vos « dénotifications » de crédits en subvention dEtat concernant les CDD. Engagements individuels sur crédits SE

41 41 Pour toutes informations concernant les « dénotifications » de crédits SE – Contact : Laurence HUBER - Tel : Pour toutes informations concernant les CDD, contact par mail à ladresse suivante : Vos différents interlocuteurs…

42 La nouvelle politique dachat au CNRS Loffre UGAP

43 Un nouvel élément de la politique dachat au CNRS Le 2 février 2011 une « convention de partenariat « est signée entre le CNRS et lUGAP En 2011, le CNRS prévoit comme axe majeur lachat en masse de ses achats généraux La rationalisation des dépenses du CNRS consiste à orienter vers la centrale dachat UGAP, un certain volume de ses achats

44 Les avantages de loffre UGAP Les conditions commerciales de lUGAP sont plus compétitives que les conditions optimisées du CNRS auprès de ses fournisseurs habituels Aucune procédure de marché à passer pour les besoins couverts par lUGAP Permet de bénéficier des conditions tarifaires « partenaires » (initialement réservées aux Ministères puis ouverts aux grands opérateurs de lEtat)

45 DDAI - Etude dopportunité sur certains segments Papier de reprographie éco-responsable Loffre UGAP dans ce domaine est très compétitive et répond aux objectifs de développement durable du CNRS. Lachat de papier de reprographie éco- responsable auprès de lUGAP doit devenir la règle sauf besoins bien spécifiques non couverts par lUGAP. Véhicules Loffre UGAP est traditionnellement plus avantageuse pour les véhicules de tourisme et utilitaires Lachat de véhicules neufs doit obligatoirement être effectué auprès de lUGAP

46 DDAI - Etude dopportunité sur certains segments Mobilier de bureau Loffre UGAP propose des produits en provenance de lEurope. Il convient donc dans ce domaine de comparer au cas par cas avec les propositions des autres fournisseurs, en particulier ceux proposant une offre préférentielle au CNRS (Cf JMBruneau). Liens intranet : bruneau.htm Consommables dimpression Loffre UGAP dans ce domaine est plus compétitif que les principaux fournisseurs du CNRS, à marque et référence identiques.

47 DDAI - Etude dopportunité sur certains segments Fournitures de bureau Loffre UGAP est intéressante mais pas aussi compétitive que celles proposées par certains fournisseurs. Dans lattente de la passation dun marché national, il est préconisé de profiter des offres préférentielles conclues avec les fournisseurs spécialisés (Cf Lyreco et JM Bruneau) Liens intranet : lyreco.htm bruneau.htm

48 Familles de produits sélectionnées et mode demploi pour commander à lUGAP. Adresse du site web ntation.htm

49 Interlocuteurs UGAP en région. Anne DI LAURO Tel: Elisabeth MACIA – (CORSE) Tel:


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