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REUNION DES GESTIONNAIRES Jeudi 19 janvier 2012. Ordre du jour 9H30 - 10H00 : M.Younis HERMES – Ouverture de la réunion 10H00 - 10H15 : Pré-requis pour.

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1 REUNION DES GESTIONNAIRES Jeudi 19 janvier 2012

2 Ordre du jour 9H H00 : M.Younis HERMES – Ouverture de la réunion 10H H15 : Pré-requis pour effectuer la bascule de lexercice Vincent Carnevale Vincent Carnevale 10H H15 : Installation X.Lab, version V Bascule et modalité de vérification des données X.Lab / BFC pour louverture des flux Vincent Carnevale Vincent Carnevale 11H15 -11H45 : Les nouveautés X.Lab - Version V11.2 Intégration des reports pour les entités dépensières Intégration des reports pour les entités dépensières Correction des anomalies liées au traitement des avoirs. Correction des anomalies liées au traitement des avoirs. Vincent Carnevale Vincent Carnevale 11H H15 : La restructuration des unités – Les modalités pratiques Isabelle Pavard - Vincent Carnevale Isabelle Pavard - Vincent Carnevale 12H H30 : Questions diverses

3 Pré requis Xlab

4 Pré Requis Depuis le 2/1/2012 vous pouvez saisir des commandes et missions dans Xlab (commandes par anticipations datées 2012) Ne pas modifier les commandes 2011 Ne pas saisir de services faits Ne pas saisir de factures Modification possible des arborescences Impossibilité de faire des extractions

5 Pré Requis Avoir effectué tous vos retours Xlab Le dernier retour du 2/1/2012 (dernier transfert BFC Xlab) Les boîtes dintégration doivent être vides La Base Xlab doit être cohérente Effectuer une sauvegarde de votre base Xlab avant installation de Xlab V11.2

6 Installation Xlab V11.2

7 Bascule Xlab V11.2 Ne pas installer la V11.2 dXlab sans avoir le feu vert du Service Financier et Comptable de la délégation Linstallation de la V11.2 dXlab va entrainer automatiquement la bascule dexercice

8 Bascule Xlab V options de bascule : -Report sur entités existantes - Report sur entités banalisées Les mouvements saisis par anticipation basculeront sur 2012 Attention : toutes les entités dépensières et les origines de crédits sont mises en autorisation de dépassement.

9 Bascule Xlab V11.2 Effectuer une nouvelle sauvegarde une fois Xlab V11.2 installée. Récupération du flux dinitialisation en effectuant un retour depuis la délégation. Le traitement du flux dinitialisation dans Xlab peut être long.

10 Bascule Xlab V11.2 Le flux dinitialisation contient : - Les reports de crédit et extournes des charges à payer. - Les mouvements en cours dans BFC (commandes non soldées, commandes avec quantités restant à facturer, missions non liquidées, services faits,…) - Les mouvements en cours dans BFC (commandes non soldées, commandes avec quantités restant à facturer, missions non liquidées, services faits,…)

11 Bascule Xlab V11.2 La majorité des mouvements sintègrent automatiquement si la correspondance est dans la base Xlab 2011 archivée. Tous les mouvements doivent être intégrés avant la vérification avec les données de BFC Lintégration est manuelle pour les notifications de report et extournes sur charges à payer.

12 Vérification des données récupérées dans Xlab

13 Vérification Xlab / BFC Vérification des données réceptionnées dans Xlab via le flux dinitialisation -Tableau Excel : outil de comparaison flux dinitialisation. -Historique Budget du 23 janvier 2012 (relevé de compte de lunité : budget). -Bilan des origines de niveau fin Xlab avant récupération du flux dinitialisation. -Bilan des origines de niveau fin Xlab après récupération du flux dinitialisation.

14 Vérification Xlab / BFC Vérification des données réceptionnées dans Xlab via le flux dinitialisation -Tableau Excel : outil de comparaison flux dinititialisation. -Historique Budget du 23 janvier 2012 (relevé de compte de lunité : budget). -Bilan des origines de niveau fin Xlab avant récupération du flux dinitialisation. -Bilan des origines de niveau fin Xlab après récupération du flux dinitialisation.

15 Vérification Xlab / BFC

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18 Vérification des données à laide du tableau Excel : outil de comparaison flux dinitialisation. -Transmettre le tableau complété au service financier et comptable -Transmettre les documents Xlab ayant permis de compléter le tableau (bilan des origines de niveau fin avant et après récupération du flux dinitialisation) -Le Service Financier et Comptable autorisera louverture des flux BFC/Xlab une fois ces éléments vérifiés.

19 Les nouveautés Xlab V11.2

20 Les reports sur entités Il sera possible de faire une bascule avec loption répartition des reports sur entités dépensières (options 1CB et 1CC) Une répartition des reports est calculée à partir dXlab pour chaque couple origine/entité ayant au moins une répartition sur lexercice N (avant bascule).

21 Les reports sur entités

22 Formule de calcul pour les reports sur entités : = Montant réparti sur N-1 - Montant réalisé sur N-1

23 Les reports sur entités Attention, pas de proposition de report si : - Le réparti est à 0. - Une répartition a été faite au niveau de regroupement et non au niveau fin. - Pas de répartition sur N-1 sur le couple origine/entité.

24 Les reports sur entités -Les répartitions proposées ne prennent pas en compte le module facturation interne Xlab ainsi que les ventilations. -Faire attention aux propositions de répartition pour les entités réparties avec des crédits dorigines différentes.

25 Correction Anomalie facture à 0 -Annulation dune facture par le SFC -Prise en charge dun avoir rattaché à une facture

26 Correction Anomalie facture à 0 -Annulation dune facture par le SFC Lannulation dune facture prise en charge au SFC arrivera en modification dans Xlab A lintégration il faudra « désolder » la commande et décocher la case « cumul qté » sur chaque ligne Une nouvelle facture pourra être saisie dans Xlab

27 Correction Anomalie facture à 0 -Prise en charge dun avoir rattaché à une facture La saisie dun avoir total en provenance dXlab ne provoquera plus de déphasage entre BFC/Xlab Lavoir arrive en déchargement ultérieur dans BFC, le retour dans Xlab se fera en modification de facture avec montant à 0. Lorsque les services faits sont facturés, je ne peux plus créer de facture

28 Les restructurations dunités

29 Cadre juridique Ce nouveau dispositif rentre en application le 1er janvier 2012 Les créations ou modifications dunités sont effectives après signature des décisions par le Président du CNRS.

30 Institut de rattachement Depuis 2011, toutes les unités ont comme domaine fonctionnel celui de linstitut de rattachement de lunité (Ex : 1INC- 1INEE-1INSHS-1INSB-1INP-1IN2P3-1INS2I-1INSIS-1INSMI- 1INSU)

31 La fusion BFC Une des divisions dorigine sera conservée Les anciennes unités actives en 2011 fermes, mais seront conservées en 2012 pour solder les en cours. Une de ces anciennes unités est conservée et renumérotée pour représenter la nouvelle unité issue de la fusion. BFC Linstitut de rattachement correspondant à celui de lunité retenue

32 Les critères de choix BFC L unité retenue est la plus importante en terme de nombre de contrats à justifier BFC L unité retenue est la plus importante en terme financier

33 Fusion - Liste des unités Sigle unité > IMBE - UMR Code division 0820 Sigle unités > IMEP DIMAR 0927 Sigle unité > INT - UMR Code division 0867 Sigle unités > INCM P3M 0869 Sigle unité > MIO - UMR Code division 0821 Sigle unités > LMGEN LOPB 0924 Sigle unité > PYTHEAS - UMS Code division 0483 Sigle unités > OHP COM OAMP 1719

34 Fermeture dunités – Schéma Type Dernier traitement des en-cours sur lexercice 2012 Ne pas effectuer de nouvelles commandes

35 Eclatement-fusion Les anciennes unités actives en 2011 fermes, mais seront conservées en 2012 pour solder les encours et une ou plusieurs nouvelles unités se créées au 1°janvier Conservation des divisions (donc des bases Xlab) correspondants aux anciennes unités pour solder les encours Création de nouvelles divisions (donc autant de la bases Xlab)

36 Eclatement-fusion – Liste des unités Sigle unité > FRE 3416 (Nouveau code division en cours de création) Sigle unités > LCP ISM Sigle unité > UMR 7246 (Nouveau code division en cours de création) Sigle unités > LCP ISM Sigle unité > UMR 7273 (Nouveau code division en cours de création) Sigle unité > LCP 0403

37 Bonne reprise et bon courage à tous!


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