La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

Faciliter lappropriation des processus cibles de lONP par les gestionnaires de corps du MAAP Le 27 septembre 2010.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "Faciliter lappropriation des processus cibles de lONP par les gestionnaires de corps du MAAP Le 27 septembre 2010."— Transcription de la présentation:

1 Faciliter lappropriation des processus cibles de lONP par les gestionnaires de corps du MAAP Le 27 septembre 2010

2 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 2 Sommaire 1.Introduction : présentation de l'ONP 2.La mise en place de lONP entraîne des évolutions de la chaîne RH / GA / Paye 1.De nouveaux acteurs, de nouveaux métiers 2.Un nouveau cycle de paye et de nouveaux processus métier 3.Le métier du gestionnaire est amené à se transformer 1.Tout au long du cycle de paye 2.Au moment de la validation explicite de la paye 3.Au moment du calcul général de la paye 4Annexes 1.Les processus de paye dits « transverses » partagés entre le comptable public et les ministères 2.Les activités du PESE et du pilote national de la paye 3.Les systèmes dinformation de lONP

3 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 LONP porte des enjeux qualitatifs importants Un meilleur service sera apporté aux agents Un meilleur service sera apporté aux employeurs publics Traduction dès le mois courant des événements de RH ou de gestion administrative ayant un impact sur la paye, Fiabilisation de la collecte des événements affectant la situation individuelle des agents (situation personnelle, temps et activités, décisions de RH ou de gestion administrative,…) Application homogène des règles de gestion Facilitation de la mobilité (qui ne doit pas être l'occasion d'indus et de rappels…) Robustesse et évolutivité des SI support de la paye, Allègement des tâches matérielles de préparation de la paye pour recentrer les gestionnaires sur les enjeux de qualité Qualité de lapplication du réglementaire de paye Rénovation des modalités de contrôle Renforcement du service à lagent via la possibilité de simulations individuelles de la paye Certification plus aisée des comptes (imputation, contrôle interne, rattachement au bon exercice, piste daudit)… Lisibilité et intelligibilité de lemploi et la masse salariale de lEtat (notamment, possibilité d'effectuer des simulations grâce au SID interministériel) Un meilleur service sera apporté aux décideurs publics

4 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 4 Le modèle de production très différent du dispositif actuel permet des gains qualitatifs et quantitatifs Le modèle ONP se caractérise par : une chaîne intégrée de bout en bout fondée sur des référentiels partagés et évolutifs permettant la mise en œuvre automatisée de règles de paye à partir dévénements de gestion fournis par les SIRH ministériels et assurant la traçabilité des enregistrements comptables assurés par un comptable unique, la responsabilisation des ministères employeurs sur la qualité des données et la réactivité de la chaîne paye, notamment par lintégration des activités de gestion administrative et de paye et la redistribution des rôles entre les gestionnaires de proximité ministériels, les nouvelles plateformes dexpertise et de services GA-Paye (« PESE ») et une fonction de pilotage de la paye, un interlocuteur unique, porteur de la qualité réglementaire et comptable et des fonctions transverses et chargé de la cohérence dans la durée de la chaîne. Automatisation, partage des référentiels et mutualisation donnent la capacité à répondre à notre enjeu de qualité et defficacité

5 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 5 Pour obtenir et sécuriser durablement ces gains, qualitatifs et quantitatifs, le programme ONP poursuit cinq objectifs stratégiques, qui doivent être poursuivis solidairement par les ministères et lONP La robustesse et l'évolutivité des systèmes dinformation supportant la chaîne RH- Paye, L'excellence opérationnelle de la chaîne-RH-paye, cest-à-dire une chaîne plus réactive et plus fluide, permettant de produire une paye plus juste et plus fiable, La maîtrise des délais de déploiement du SI Paye en cohérence avec la criticité de PAY, La mise à disposition de nouveaux services nécessaires à lamélioration de la GRH publique (Système dinformation décisionnel interministériel et offre SIRH), La maîtrise du RSI du programme. Sous légide de la gouvernance interministérielle du programme, lONP rend compte de lavancement de ses travaux comme de ceux des ministères et des MOA interministérielles

6 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 6 Le programme ONP consiste à la fois à créer le futur opérateur, les outils dont il est porteur pour les ministères et à faire évoluer la fonction RH-GA-Paye des ministères Un projet de raccordement à lONP sarticule autour dun certain nombre de chantiers à mener : Les ministères contribuent également aux travaux de construction des futurs SI de l'ONP : SI Paye, SID, Outil de Gestion des Référentiels Pilotage Planifier les activités et suivre les travaux Construction et maintenance des référentiels normatifs Recenser de manière exhaustive les règles de paye et RH, pour les populations employées par le ministère pour créer : Le Noyau RH FPE (règles de gestion RH ) Le Livre Blanc (règles de paye) Mettre en place un dispositif de veille juridique Mise en état des SIRH ministériels Mettre en conformité le SIRH sur la base des exigences du noyau RH-FPE Procéder à la mise en qualité des données dans les SIRH Mise en état organisationnelle Organiser lintégration en une chaîne unique de la GA et de la paye Mettre en place un dispositif de contrôle interne Réduction des écarts en gestion Réduire les écarts entre la pratique actuelle des ministères et les règles du livre blanc de paye Préparation du raccordement Cadrer puis mettre en œuvre les opérations de reprise des données, paye sur échantillon, paye à blanc, paye en double Le MAAP, en sa qualité de pilote, sinvestit sur tous les travaux menés par lONP, en plus de ceux quil doit mener pour mettre en conformité son SIRH et son organisation

7 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 7 Sommaire 1.Introduction : présentation de l'ONP 2.La mise en place de lONP entraîne des évolutions de la chaîne RH / GA / Paye 1.De nouveaux acteurs, de nouveaux métiers 2.Un nouveau cycle de paye et de nouveaux processus métier 3.Le métier du gestionnaire est amené à se transformer 1.Tout au long du cycle de paye 2.Au moment de la validation explicite de la paye 3.Au moment du calcul général de la paye 4.Annexes 1.Les processus de paye dits « transverses » partagés entre le comptable public et les ministères 2.Les activités du PESE et du pilote national de la paye 3.Les systèmes dinformation de lONP

8 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 23 septembre 2010Support_SPM_reunion_du_23092010_V6bis.ppt 8 PESE Le Pôle dexpertise et de services GA-paye (le PESE): le gestionnaire GA-paye du PESE est responsable des dossiers des agents quil gère de bout en bout (dossiers personnel, administratif et financier) 1 Les bureaux de gestion de la sous-direction mobilité, emplois et carrières du MAAP constitueront le cœur du PESE du MAAP Activités dont la mutualisation est laissée au libre choix des ministères Instruction des dossiers individuels et collectifs de GA au regard des règles statutaires Création et mise à jour dans le SIRH des dossiers agents administratifs après instruction Production des actes de gestion administrative Archivage des pièces justificatives Tenue des dossiers des agents Instruction des dossiers individuels et collectifs de GA au regard des règles statutaires Création et mise à jour dans le SIRH des dossiers agents administratifs après instruction Production des actes de gestion administrative Archivage des pièces justificatives Tenue des dossiers des agents Les activités de gestion administrative obligatoirement mutualisées Contrôle (analyse des résultats de payes provisoires, contrôle des doublons, suivi des régularisations des acomptes), supervision du recyclage des anomalies et validation explicite de la paye provisoire Demandes dacomptes Echéanciers des trop-perçus Calcul / saisie Eléments de rémunération pré- calculés … Contrôle (analyse des résultats de payes provisoires, contrôle des doublons, suivi des régularisations des acomptes), supervision du recyclage des anomalies et validation explicite de la paye provisoire Demandes dacomptes Echéanciers des trop-perçus Calcul / saisie Eléments de rémunération pré- calculés … Les activités de gestion de la paye obligatoirement mutualisées Préparation des dossiers de CAP Saisine et préparation des dossiers de comités médicaux / commissions de réforme Préparation des dossiers de CAP Saisine et préparation des dossiers de comités médicaux / commissions de réforme

9 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 23 septembre 2010Support_SPM_reunion_du_23092010_V6bis.ppt 9 stratégique et opérationnel Le Pilote National de la Paye : il a pour mission dassurer un pilotage stratégique et opérationnel des activités concourant à la production de la paye, et par voie de conséquence de la Gestion administrative, au sein du ministère 2 Pilote National Organise le respect des calendriers de paye en lien avec lONP et des calendriers corrélatifs de collecte de données ministérielles Assure la relation avec lONP pour le compte du ministère notamment en : Sollicitant l'assistance utilisateurs de l'ONP lorsque l'assistance utilisateurs du ministère ne suffit pas à résoudre l'incident Examinant et gérant les demandes de dérogation aux règles de paye Participe à lélaboration de la convention de service qui lie le ministère et lONP et en suit son application Un rôle de pilotage dans le cadre de la relation ministère – ONP (*) Supervise lactivité de validation des payes via le suivi dindicateurs Contrôle le respect des calendriers de paye Définit la stratégie de contrôle interne dans la chaîne RH-Paye (dispositifs organisationnels et techniques permettant de veiller à latteinte des objectifs de qualité de service, defficience, de respect de la règlementation) Organise un premier niveau d'assistance au PESE sur des questions réglementaires, fonctionnelles et techniques relatives au SI Paye Pourra assurer un premier niveau dassistance utilisateurs sur le SIRH Élabore et suit les conventions de service entre le(s) PESE et ses clients internes Un rôle de coordination et d'animation de la chaine RH/GA/Paye au sein du ministère (*) (*) Activités menées à titre principal – Voir détails en annexes Aujourdhui, le bureau de la coordination de la paye et des régimes indemnitaires et la mission de pilotage de lemploi et de la gestion prévisionnelle se partagent la plupart des missions, qui seront, par la suite, dévolues au Pilote national de la paye.

10 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 10 Un même gestionnaire de PESE réalise la GA et valide la paye des agents quil gère : Par conséquent, des activités aujourdhui associées à la paye dans les ministères disparaissent tandis que d'autres apparaissent : Les métiers GA-Paye sont transformés (1/2) Les changements peuvent être décrits sous deux points de vue : Codifications des mouvements de paye / pré liquidation, Ressaisies, certains double contrôles… Analyse et contrôles des payes aux fins de validation mensuelle D'un point de vue métier Demain Aujourd'hui : GA Préliquidation GA / Paye D D A

11 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 11 Un SIRH interfacé avec le SI Paye de l'ONP : toute saisie dans AGORHA d'un élément avec un impact sur la paye de l'agent entraîne, la nuit suivante, un calcul par le SI paye Le SIRH du MAAP se conforme à des normes communes afin de réaliser la paye en mode ONP. De nouveaux contrôles automatisés en aval de la chaîne sont mis en œuvre pour sécuriser les informations envoyées au SI Paye. D'un point de vue outils Le principe de gestion intégrée fonctionnelle des activités de GA et de paye est déjà mis en œuvre au MAAP. Linterface entre AGORHA et le SI Paye de lONP reste à construire. Chaque jour, le gestionnaire de PESE vérifie les calculs de paye effectués chaque nuit ONP MAAP Gestion des acquittements et rejets et vérification de la paye SI PAYE AGORHA A la fin de chaque mois, le gestionnaire de PESE valide la paye ONP MAAP Validation de la paye SI PAYE AGORHA Retours quotidiens EGA Les métiers GA-Paye sont transformés (2/2) 1 fois par mois, avant la date butoir ( environ le 20 de chaque mois)

12 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 12 maintenance Le calendrier de paye renouvelé comprend 5 processus clés qui seront décrits dans la suite de la présentation Mois M-1Mois MMois M+1 252627282924231er234531308910111276151617181914132223242526212029301er 2 3 282767 8 54 1 er calcul de paye général du mois M calculs quotidiens différentiels (jusquà la validation explicite du lot pour le mois M) Dernier calcul de paye du mois M Validation explicite des payes provisoires du mois M Date butoir de validation Vérification des résultats de paye provisoires du mois M Gestion administrative (via le SIRH ministériel : AGORHA) Gestion des acquittements et rejets du mois M Clôture de la paye du mois M Transmission quotidienne des données des SIRH vers le SI paye Légendes : Processus impliquant à la fois le ministère et lONP (transverse) Processus impliquant uniquement le ministère Gestion des acquittements et rejets du mois M+1 1er calcul de paye général du mois M+1 calculs quotidiens différentiels (jusquà la validation explicite du lot pour le mois M+1) Pilotage de la production de la paye

13 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 13 Mois M-1Mois M 252627282924231er234531308910111276151617181914132223242526212029301er23282767854 Maintenance Mois M+1 MJVMLMJVMLMJVMLMJVMLMJVMLMJVMLMML 16. Paiement des agents 9. Gestion des trop perçus 14.Comptabi- lisation 18&19 Versement aux tiers justification des cotisations Transmission des fichiers bulletins à léditique Clôture de la paye 1 er calcul de paye général du mois M calculs quotidiens différentiels (jusquà la validation explicite du lot) 17. Gestion des rejets BdF Dernier calcul de paye 12. Pilotage de la production de la paye 15. Contrôles des résultats de paye définitifs a posteriori Intégration quotidienne des données des SIRH dans le SI paye (Un lot de paye validé nest plus recalculé) 11. Validation explicite des payes provisoires Date butoir de validation Fin des opérations de clôture Indisponibilité du système pour maintenance 13. Gestion des acomptes JV 1. Gestion administrative 2. Gestion des acquittements et rejets (bloquants /non bloquants) 3. Suivi des dossiers multiples et contrôle des doublons 4. Gestion des oppositions 5. Récupération des avances 6. Gestion des dérogations 7. Gestion des retenues volontaires (OPSC) 4 bis. Gestion des cas de : décès, incapacité temporaire ou permanente, cession de SFT ou de PF 8. Gestion de la rétroactivité ante-démarrage 21. Assistance aux utilisateurs 22. Simulation de paye 25. Droit dévocation des PJ a postériori 28. Opération dinventaire Les processus clés sinsèrent dans un calendrier densemble Légende : Processus ministériel Processus interne ONP Processus transverse Processus clé 10. Vérification des résultats de paye provisoires

14 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 14 Calendrier du cycle de paye mensuel 2 ème trimestre 2010 en mode ONP et comparaison avec celui du MAAP AVRIL MAI JUIN 551030 Calendrier actuel du MAAP 2 ème envoi 1 er envoi de la bande GEST (80% des données) Paye du mois de maiPaye du mois de juin Paye du mois de juillet En cible ONP, la validation de la paye du mois M doit intervenir, 3 jours ouvrés avant l'envoi du fichier à la Banque de France, soit aux environs du 20 du mois M. Aussi, le mode de fonctionnement ONP permet de gagner quasiment 1 mois sur le calendrier de paye actuel. Date butoir de validation Calendrier ONP Paye du mois davril Paye du mois de mai Paye du mois de juin 10152025510 3015252051015202530

15 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 15 Pause pour questions

16 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 16 Sommaire 1.Introduction : présentation de l'ONP 2.La mise en place de lONP entraîne des évolutions de la chaîne RH / GA / Paye 1.De nouveaux acteurs, de nouveaux métiers 2.Un nouveau cycle de paye et de nouveaux processus métier 3.Le métier du gestionnaire est amené à se transformer 1.Tout au long du cycle de paye 2.Au moment de la validation explicite de la paye 3.Au moment du calcul général de la paye 4.Annexes 1.Les processus de paye dits « transverses » partagés entre le comptable public et les ministères 2.Les activités du PESE et du pilote national de la paye 3.Les systèmes dinformation de lONP

17 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 17 Demain, le gestionnaire de gestion administrative et de paye sera au cœur du fonctionnement de la chaîne RH-GA-Paye et des nouveaux processus associés Alléger les tâches administratives de responsables opérationnels recentrés sur des activités de RH et diminuer les délais de traitement de la paye des agents Mieux piloter et fiabiliser la production de la paye Améliorer la qualité du service rendu à lagent en maîtrisant de bout en bout le dossier de lagent Professionnaliser le gestionnaire sur lensemble de la chaîne par une appartenance à un réseau métier bien identifié et valorisé Les activités du gestionnaire GA-Paye de PESE, placé au centre de la chaîne RH-GA-Paye, concourent à :

18 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 18 Des exemples de journées type illustrent concrètement le métier du gestionnaire de PESE et les processus clés de lONP Cette présentation vise à sensibiliser les futurs gestionnaires de PESE à l'organisation de leurs activités en cible ONP Trois journées types du gestionnaire de PESE sont déclinées : La journée type n°1 illustre des événements de gestion pouvant potentiellement intervenir tout au long du mois : gestion administrative dans le SIRH, gestion des acquittements et des rejets, vérification des payes provisoires La journée type n°2 décrit les activités du gestionnaire le jour de la validation de la paye (une validation par mois) La journée type n°3 illustre les activités du gestionnaire le jour qui suit le calcul général de paye (un calcul général par mois) Mois M-1Mois M 252627282924231er234531308910111276151617181914132223242526212029302827 Validation explicite des payes provisoires du mois M Vérification des résultats de paye provisoires du mois M Gestion administrative (via le SIRH ministériel : AGORHA) Gestion des acquittements et rejets du mois M Pilotage de la production de la paye Journée type n°2 : validation explicite des payes 1 er calcul de paye général du mois M Journée type n°3 : le lendemain du calcul général de paye Journée type n°1 : peut se dérouler nimporte quel jour du cycle

19 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 19 Légende Action portée par le gestionnaire de PESE Action portée par le gestionnaire de proximité (au plus près de lagent sur le terrain) Action portée par la RH (administration centrale ou services déconcentrés) Action portée par le SI Paye (action automatisée) Gestionnaire de PESE Gestionnaire de proximité Agent Assistance utilisateurs

20 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 20 La journée type n°1 décrit les activités du gestionnaire de PESE du 28 du mois M – 1 au 17 du mois M "Tout au long du mois, après instruction des dossiers, mon activité principale consiste : à gérer mon portefeuille d'agents et à saisir dans Agorha les informations nécessaires à la production des actes administratifs et au calcul de la paye des agents de mon portefeuille à vérifier dans loutil ONP que les informations ont été prises en compte dans les calculs de paye et que les calculs correspondent à la situation réelle de l'agent" Deux situations types intervenant tout au long du mois sont détaillées ci-après : 1.Je gère les demandes de temps partiel des agents de mon portefeuille 2.Je gère les CAP de promotion de grade par liste daptitude (dite « au choix ») JOURNEE N°1 Gestionnaire de PESE

21 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 Illustration 1 : Je gère les demandes de temps partiel des agents de mon portefeuille (1/3) JOURNEE N°1 Aux dates définies 1 "Selon lorganisation retenue par le ministère (avant la rentrée scolaire pour les enseignants ou à la demande pour les autres personnels), le gestionnaires de proximité collecte les demandes de temps partiel des agents affectés dans sa structure après visa du responsable direct. Il saisit la quotité de temps de travail dans Agorha et met ainsi à jour le dossier de l agent. Parallèlement il transmet les PJ au gestionnaire de PESE." Agent Gestion proximité Gestion PESE « Après réception des PJ, je contrôle et valide les demandes de temps partiel pré-instruites par le gestionnaire de proximité" Gestionnaire de PESE 21

22 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 Illustration 1 : Je gère les demandes de temps partiel des agents de mon portefeuille (2/3) JOURNEE N°1 La nuit 3 Le moteur de paye de l'ONP contrôle et intègre les événements de gestion (données sur la quotité de temps de travail) et calcule la paye des agents dont les dossiers ont évolué Le lendemain 4 "En arrivant le lendemain, je me connecte sur le portail pour accéder aux éléments me permettant de contrôler les résultats de la paye provisoires calculés par le SI Paye dans la nuit" "Je vérifie que les états et les bulletins provisoires restitués dans la base des acquittements et rejets du portail reprennent bien les saisies effectuées la veille, et les informations relatives à la quotité de temps de travail des agents de mon portefeuille au regard des pièces justificatives transmises" Gestionnaire de PESE 22

23 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 23 Illustration 1 : Je gère les demandes de temps partiel des agents de mon portefeuille (3/3) JOURNEE N°1 La nuit Le moteur de paye de l'ONP contrôle et intègre les événements de gestion (données sur la quotité de temps de travail) et calcule la paye des agents dont les dossiers ont évolué 6 En cas de rejet sur un ou plusieurs dossiers de mon portefeuille, notamment les dossiers concernés par les temps partiels "Si la paye des agents dont la quotité de temps de travail a évolué est en erreur, je dois en analyser l'origine" Je ne parviens pas à régler le problème, je consulte mon assistance utilisateur, après avoir éventuellement vu avec mon supérieur hiérarchique ou un gestionnaire expert/référent selon les procédures retenues par mon ministère" "Je sais corriger la saisie, je la corrige directement dans le SIRH" "Le rejet vient d'une saisie du gestionnaire de proximité, j'ai 2 options : 1.Je suis en mesure de corriger l'anomalie dans le SIRH (notamment parce que je dispose des PJ nécessaires), je corrige l'information dans le SIRH 2.Je ne suis pas en capacité de corriger l'anomalie, je le contacte pour qu'il la régularise dans le SIRH, voire qu'il contacte l'agent". Le lendemain (suite) 5 Gestion PESE En cas d'acquittement "Je vérifie que toutes les rubriques de paye sont correctes sur les états de restitution ou les bulletins de salaire via le portail" Gestion PESE "Si les résultats de paye sont corrects ou une fois que les corrections des anomalies (non bloquantes) ont été faites, j'effectue mes activités quotidiennes de GA : j'instruis les dossiers des agents de mon portefeuille, mets à jour le SIRH et produit les actes administratifs, archive les pièces dans le dossier agent, assure la relation aux agents et/ou leur hiérarchie, prépare les CAP …." ET OU 25

24 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 Illustration 2 : Je prépare les CAP de promotion de grade par liste daptitude (dite « au choix ») et mets les dossiers à jour suite aux décisions RH prises (1/2) JOURNEE N°1 Définition des contingents La RH déterminent les ratios d'agents "promouvables". Agent Gestion proximité Gestion PESE 1 Conditions accès Jétablis la liste des agents promouvables au regard des conditions d'accès à la promotion. Gestionnaire de PESE 2 Examen professionnel La liste daptitude est soumise à la RH (IGAPS,…) pour établir éventuellement la liste préférentielle des agents qui seront proposés à lexamen de la CAP pour une promotion de grade au choix. La RH formalise les résultats 3 Préparation CAP J'instruis et prépare le(s) dossier(s) de CAP Gestionnaire de PESE 4 Déroulement CAP Le SRH convoque et préside la CAP, qui émet un avis sur les agents figurant sur la liste daptitude et éventuellemen t proposés à la promotion. La RH valide la liste des agents inscrits sur la liste daptitude au grade supérieur L'agent peut émettre un recours. 5 24

25 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 25 Illustration 2 : Je prépare les CAP de promotion de grade par liste daptitude (dite « au choix ») et mets les dossiers à jour suite aux décisions prises (2/2) JOURNEE N°1 En cas de rejet sur un ou plusieurs dossiers de mon portefeuille "J'en analyse l'origine" "Je ne parviens pas à régler le problème, je consulte mon assistance utilisateur, mon supérieur hiérarchique ou un gestionnaire expert/référent selon les procédures retenues par mon ministère" "Je sais corriger la saisie, je la corrige dans le SIRH" MAJ dossier agent Dès que la liste définitive m'est transmise, je mets à jour le(s) dossier(s) des agents de mon portefeuille concernés dans le SIRH. J'effectue le classement et le reclassement et je produis l'arrêté qui est éventuellement visé par le contrôle financier puis signé par les RH et transmis à la gestion de proximité / à l'agent Gestionnaire de PESE 6 La nuit 7 Le moteur de paye de l'ONP contrôle et intègre les événements de gestion et calcule la paye des agents dont les dossiers ont évolué "En arrivant, je me connecte sur le portail pour accéder aux éléments me permettant de contrôler les résultats de la paye provisoires calculés par le SI Paye dans la nuit" " Je vérifie que les états restitués dans la base des acquittements et rejets et les bulletins provisoires, accessibles dans le portail reprennent bien les saisies effectuées la veille, notamment les informations relatives aux décisions prises en CAP" Le lendemain Gestionnaire de PESE 8 " Les résultats de paye sont corrects ou une fois que les corrections des anomalies (non bloquantes) ont été faites, j'effectue mes activités quotidiennes de GA" En cas d'acquittement Gestion PESE 27

26 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 26 La journée type n°2 décrit les activités du gestionnaire de PESE lors de la validation explicite de la paye " En tant que responsable de la GA / Paye des agents de mon portefeuille, je suis chargé(e) de la validation explicite de la paye. Cette validation constitue l'aboutissement de mes travaux de recyclage des rejets et de vérification des résultats de paye" JOURNEE N°2

27 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 Illustration : Au plus tard le 20 du mois, je procède à la validation explicite de la paye (1/2) La validation de la paye au plus tard le 20 du mois implique d'adapter l'organisation des travaux (organisations collective et individuelle) et la répartition des activités entre les gestionnaires, notamment de proximité, afin que le gestionnaire GA-paye de PESE puisse valider son portefeuille-agents dans les délais J – 1 (le 19 du mois au plus tard) "La validation n'est possible que s'il ne reste aucun dossier en erreur dans mon portefeuille" "Pour pouvoir valider explicitement mon portefeuille, la majorité des informations ayant un impact sur la paye du mois M doivent donc avoir été saisies entre le 28 du mois M- 1 et le 17 du mois et vérifiées de manière à ce que les rejets et/ou anomalies éventuels soient traités avant la date de validation " De manière exceptionnelle, je peux effectuer des saisies d'éléments non bloquants en paye (je dispose d'une liste des contrôles "bloquants" qui peuvent provoquer le rejet de la paye ) JOURNEE N°2 Gestionnaire de PESE 1 27

28 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 Illustration : Au plus tard le 20 du mois, je procède à la validation explicite de la paye (2/2) JOURNEE N°2 J (Validation de la paye, le 20 au plus tard) " Via le portail, le jour de la validation de la paye, je vérifie une dernière fois la paye des agents de mon portefeuille. Je m'assure que tous les rejets ont été corrigés et acquittés et que les rubriques de paye sont exactes après correction si besoin des anomalies." "Si je le souhaite, je dispose de requêtes et d'états me permettant d'identifier les dossiers modifiés sur la période requérant une attention particulière: entrants/sortants, cas de rappels, changements de position, daffectation…." " Tout est conforme et je procède à la validation explicite de la paye dans le portail" 2 Gestionnaire de PESE J + 1 "Le gestionnaire de l'ONP procède à la clôture de la paye" « Une paye de mon portefeuille a été rejetée, je reçois une information sur les écrans de restitution du portail m'avertissant que je dois effectuer une demande dacompte pour le mois en cours. La paye de l'agent ne pourra être régularisée que le mois suivant " Voir détail de la procédure d'acompte en annexes 3 Gestionnaire de PESE 28

29 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 29 La journée type n°3 décrit les activités du gestionnaire de PESE lors du calcul général de paye " Autour du 26 du mois M – 1, pour calculer la paye du mois M, un calcul général est effectué " JOURNEE N°3

30 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 30 Illustration : Suite au calcul général du 26 du mois, je vérifie les résultats de paye JOURNEE N°3 Le 26 du mois, calcul général Le calcul général des payes de tous les agents présents dans le SI Paye est effectué par le SI Paye. Il permet de réinitialiser la base pour prendre en compte le passage du mois M – 1 au mois M. C'est un pré requis. 1 "Je me connecte sur le portail pour vérifier que la paye est conforme à la situation des agents, entrants et sortants au regard des règles de GA / paye. J'effectue ces vérifications pour tous les dossiers des agents de mon portefeuille, notamment les dossiers ayant été modifiés depuis la clôture de la paye du mois précédent "Des requêtes me permettent de faire des contrôles ciblés" Le 27 du mois, lendemain du calcul général "En cas de problème sur la paye (anomalie/rejet), soit je corrige moi- même les éléments dans le SIRH, soit je contacte le gestionnaire de proximité ou le gestionnaire RH qui a effectué la saisie pour qu'il la corrige" " je ne parviens pas à analyser la cause du rejet ou de lanomalie, ou à les corriger, je peux consulter mon assistance utilisateur ou faire appel à mon supérieur hiérarchique ou à un gestionnaire expert/référent" 2 Gestionnaire de PESE Une fois ces différentes opérations effectuées, je peux continuer mes activités d'instruction et de gestion des dossiers des agents de mon portefeuille, la préparation et la production des actes afférents incluant le circuit de signature, la notification aux agents et à leur hiérarchie, … Gestionnaire de PESE 32

31 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 31 La mise en place du PESE préserve le périmètre de chacun des gestionnaires tout en mutualisant les expertises professionnelles clés Chaque gestionnaire de portefeuille dans un PESE na accès quaux données qui le concerne. Laccès des gestionnaires de GA-Paye au sein du PESE sera limité à un périmètre circonscrit, notamment à travers : Un profil utilisateur bien identifié Un niveau dhabilitation limité au seul portefeuille de dossiers agents Le rôle du PESE nemporte pas de pouvoir de décision et sa relation avec ses services clients est encadrée par un contrat de service : Les PESE sont des prestataires de service ministériels pour le compte de clients internes : Ils ne sont donc ni décideurs, ni pilotes en matière de GRH, Les rôles et responsabilités de leurs clients et deux mêmes sont clairement définis afin de pouvoir exécuter au mieux les fonctions de GA et paye de leur ressort. Ils ont notamment un rôle de production des actes Ils ont un rôle de production, de conseil, dexpertise en matière de GA et de paye et de validation de la paye. Ainsi, ils : sécurisent et organisent la collecte des données de GA en lien avec leurs clients organisent et supervisent le recyclage des anomalies dans le respect des calendriers de paye, sont responsables de la qualité de la paye et effectuent à ce titre des contrôles, sont également garants du niveau de professionnalisation sur les activités de GA-paye en concentrant les flux dinformations GA et paye.

32 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 32 Questions/échanges

33 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 33 Sommaire 1.Introduction : présentation de l'ONP 2.La mise en place de lONP entraîne des évolutions de la chaîne RH / GA / Paye 1.De nouveaux acteurs, de nouveaux métiers 2.Un nouveau cycle de paye et de nouveaux processus métier 3.Le métier du gestionnaire est amené à se transformer 1.Tout au long du cycle de paye 2.Au moment de la validation explicite de la paye 3.Au moment du calcul général de la paye 4.Annexes 1.Les processus de paye dits « transverses » partagés entre le comptable public et les ministères 2.Les activités du PESE et du pilote national de la paye 3.Les systèmes dinformation de lONP

34 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 34 Annexe 1 : les processus transverses partagés entre les ministères et le comptable public LONP a revu et formalisé les processus transverses partagés entre les ministères et le comptable sous la forme de fiches et de schémas décrivant les processus Ces processus ont été présentés aux représentants ministériels qui participaient aux ateliers de conception générale. Ces documents sont aujourdhui en cours de finalisation au vu des livrables de la conception générale du SI paye de lONP validés par lONP en juin 2010 Sont présentés à ce stade en annexe : Trois processus structurants du calendrier de paye en mode ONP : La gestion des acquittements et des rejets La vérification de la paye provisoire La validation de la paye Le processus concernant la gestion des acomptes

35 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 23 septembre 2010 35 De la pré-liquidation à lintégration automatique des Événements de Gestion Administrative (EGA) Aujourdhui, le fonctionnement de la chaîne RH-GA-Paye repose sur la pré-liquidation des éléments de rémunération par le ministère, pour transmission aux SLR, qui assurent le contrôle et les corrections éventuelles avant calcul et liquidation de la paye au vu des pièces justificatives transmises par les ministères. En cible ONP, les ordonnateurs sont responsables de la collecte, de la saisie dans les SIRH, et du contrôle des événements de gestion administrative (EGA) ayant un impact en paye. Les saisies au sein des SIRH génèrent automatiquement des EGA, qui sont ensuite envoyés au SI Paye sous forme de fichiers. Les pièces justificatives sont conservées par les gestionnaires ministériels pour pouvoir être fournies au comptable à sa demande (droit d'évocation) Un EGA correspond à une modification du dossier dun agent ayant vocation à être transmise du SIRH des clients de lONP au SI Paye de l'ONP via linterface dédiée. Un EGA correspond à un regroupement cohérent de données de gestion administrative saisies à loccasion dun événement affectant la situation de lagent. Chaque EGA transmis par les SIRH Clients doit être identifiable. LEGA est dorigine ministérielle, et dès lors soumis à des contrôles au sein du SIRH Le passage entre le SIRH et le SI paye : Le SI Paye de lONP est alimenté quotidiennement par les informations créées, modifiées ou supprimées dans les SIRH Clients, de façon à avoir une image la plus fidèle possible des dossiers des SIRH Clients Le SI Paye intègre les EGA reçus chaque jour tout au long du mois lors des traitements applicatifs de nuit. Les calculs de paye seffectuant de nuit, les gestionnaires peuvent sassurer de la prise en compte en paye de la saisie dans les SIRH le lendemain, à partir de 7h30. La limite de réception des EGA par le SI Paye pour traitement applicatifs nocturne est fixée à 21h, heure métropole SI Paye En fonction de la date de saisie dans le mois, limpact en paye intervient automatiquement sur le mois M ou le mois M+1. A lentrée du SI paye, les EGA transmis par les SIRH font lobjet de contrôles automatiques, syntaxiques ou sémantiques. Les contrôles se traduisent par un acquittement ou un rejet. Les processus de gestion administrative et de paye des agents ont été revus à laune de ces principes, par des groupes de travail interministériels et validés par les instances de gouvernance de lONP Annexe 1 : Les processus transverses

36 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 36 Définition et principe des acquittements et rejets Préalable : Un gestionnaire de PESE est responsable (saisie, contrôle, validation) dun portefeuille de dossiers agents (lot). Impacts des EGA sur le dossier de paye : Lors de lintégration dun nouvel EGA dans le SI Paye sans erreur, un recalcul de paye est effectué et ce jusquà la validation explicite de la paye. Dès lors quun dossier comporte au moins un EGA rejeté suite à un contrôle bloquant, le prochain calcul de paye de ce dossier est bloqué et la paye de cet agent mise en erreur et ce jusquà ce qu'il n'existe plus d'EGA rejeté. En cas de contrôle non bloquant sur un EGA, une alerte est présentée sur le PAU. Le calcul de la paye nest pas bloqué, de même que lintégration éventuelle de lEGA. Les gestionnaires de PESE peuvent suivre létat des dossiers de paye de leurs agents via des témoins qui leur précisent si le dossier est calculé, bloqué, en attente de corrections…. Si la paye a déjà été calculée et validée par le gestionnaire, les témoins permettent dorienter automatiquement les nouveaux EGA sur le prochain calcul de paye donc sur le mois suivant. Ainsi, les conséquences de lacquittement sont les suivantes : Les données transmises sont intégrées, le dossier SI Paye de lagent est mis à jour et éligible au calcul de paye Le gestionnaire de PESE est informé de lacquittement le lendemain matin et accède aux nouveaux résultats de paye. Les conséquences du rejet sur le dossier de lagent concerné sont les suivantes : Les informations rejetées par un contrôle bloquant ne sont pas mises à jour dans le SI Paye ; Le dossier SI Paye de lagent est bloqué jusquà correction des données dans le SIRH et transmission dun EGA correctif au SI Paye ; Le dossier est exclu du calcul de paye Le gestionnaire de PESE, informé du rejet le lendemain matin, doit donc procéder au plus vite au recyclage du rejet. Les résultats de lintégration des EGA au sein du SI Paye sont présentés sur le point daccès unique (PAU). Elles sont accessibles au gestionnaire de PESE, aux responsables du PESE et au Pilote National de la Paye. Le gestionnaire de PESE est alerté via le PAU que des états de restitution sont à disposition sur les EGA acquittés et les EGA rejetés. Le gestionnaire peut ensuite via ces alertes accéder à un état de restitution qui lui présente lensemble des statuts des différents EGA. Dans le cas des EGA rejetés, linformation associée à lerreur détectée est présentée de manière fonctionnelle (métier) afin que le gestionnaire soit en mesure didentifier la ou les corrections à apporter au sein du SIRH Client. Dans le cas des rejets, les retours permettent didentifier lorigine précise de lerreur détectée permettant aux gestionnaires de PESE de modifier la ou les données en cause dans le SIRH. Le rejet a également des conséquences sur le lot de paye géré par le gestionnaire de PESE : Chaque gestionnaire de PESE gère 350 à 400 dossiers agents, cela constitue son portefeuille de dossiers ; La validation explicite de la paye est effectuée par chaque gestionnaire de PESE, pour lensemble de son portefeuille une fois par mois avant la date butoir de la paye pour ce mois donné ; La validation nest possible que sil ne reste aucun dossier en erreur (bloqué) dans la population concernée. Annexe 1 : Les processus transverses

37 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 37 Les mécanismes de contrôle à la base du processus de gestion des acquittements et des rejets Le contrôle des données participant à la gestion des dossiers administratifs, aux traitements paye et post-paye est un processus continu et réparti tout au long de la chaîne RH-Paye. Ce processus permet dassurer la fiabilité et la complétude des informations à chaque niveau Des contrôles sont effectués au sein des SIRH Clients lors de la saisies des informations par les gestionnaires (dans le cadre de la conformité au Noyau RH FPE) Des contrôles sont effectués au sein du SI Paye, et notamment : Les contrôles appliqués aux EGA émis depuis les SIRH Clients visent à garantir la production de la paye (calcul de paye et traitements post-paye), Les contrôles réalisés lors du calcul de la paye reflètent lapplication des règles du livre blanc et notamment le respect des conditions déligibilité pour le déclenchement des éléments de paye et le contrôle des plafonds… Les contrôles appliqués aux EGA lors de leur intégration au sein du SI Paye peuvent être regroupés en deux catégories principales : Les contrôles syntaxiques : contrôles de format qui permettent de vérifier unitairement les informations transmises des SIRH Clients vers le SI Paye de lONP (contrôle de la conformité du format, de la conformité de la valeur avec un référentiel donné, contrôle de lexhaustivité des données nécessaires) Les contrôles sémantiques permettent de vérifier la cohérence et la complétude des données nécessaires au bon traitement de la paye (ex : contrôles de cohérence des dates de début et date de fin par rapport aux périodes de présence, contrôle sur le % daffectation opérationnelle égal à 100%, contrôles du NIR…) Les contrôles réalisés par le SI Paye sont pour la plupart bloquants. Les contrôles syntaxiques sont tous bloquants. Les contrôles sémantiques sont bloquants dans le SI Paye, à lexception des : contrôles sur les EGA dacomptes et les campagnes dacompte contrôles lors de la réception dun EGA de suppression dune donnée non existante contrôles sur la création dune donnée existante (et identique) dans le SI paye Le SI Paye ONP ne reproduit pas les contrôles de la réglementation RH déjà effectués. LONP se réserve cependant la possibilité de rejouer des contrôles du noyau identifiés comme obligatoires Annexe 1 : Les processus transverses

38 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 38 Définition et principe des acquittements et rejets dEGA : ce qui change par rapport à lexistant (hors principes dorganisation) Etapes du processus Ce qui change au niveau des acteurs Ce qui change au niveau des activités et des enchainements Mise à jour des dossiers des agents dans les SIRH Suppression de létape de pré-liquidation au sein des ministèresAllongement de la plage de saisies des éléments de RH et de GA pour une prise en compte en paye sur le mois en cours Anticipation au maximum de la prise en charge des événements de gestion administrative Définition des calendriers prévisionnels annuels et mensuels pour les événements dont la gestion est collective ou par campagne Limitation des saisies dans les dossiers à lapproche de la date butoir de validation explicite Centralisation de la gestion administrative au niveau des gestionnaires de PESE responsable de la collecte des données de GA Restitution quotidienne auprès des gestionnaires de PESE : acquittement ou rejet Lorganisation en gestion intégrée (avec une interface entre SIRH et SI paye) permet au gestionnaire de PESE de suivre dun jour sur lautre lintégration de ses saisies dans le SI paye et de les corriger le cas échéant. Cela lui permet en fin de cycle de valider la paye Le gestionnaire du PESE reçoit quotidiennement des états de restitutions et organise son activité en conséquence (réactivité du traitement) Il reçoit quotidiennement les acquittements et les rejets relatifs à la saisie des données de RH et de GA ayant un effet sur le mois en cours ou rétroactif Il reçoit mensuellement le récapitulatif des acquittements et rejets des événements prenant effet à une date future Gestion des acquittements Le gestionnaire de PESE suit les résultats en paye de son activité de GALe gestionnaire de PESE est le destinataire principal des états dacquittements et de rejets Vérification des résultats de paye provisoires ( P n°10) La vérification des résultats du calcul de paye incombe au gestionnaire de PESELe gestionnaire de proximité doit pouvoir motiver ses saisies à tout moment sur demande du gestionnaire de PESE responsable du portefeuille. La gestion des rejets Le gestionnaire de PESE prend en charge le recyclage des rejets dont lorigine est fonctionnelle Le gestionnaire de proximité responsable de la saisie erronée corrige lanomalie dans la mesure où il dispose des délais nécessaires Le gestionnaire de PESE est responsable du recyclage des rejets (hors cas danomalies techniques) Selon les délais disponibles, le gestionnaire de PESE organise la correction des anomalies avec le gestionnaire de proximité. Le cas échéant, il en assure lexécution. Pilotage de la production de la paye (P n°12) Mise en place dune fonction de pilotage qui dispose dindicateurs de suivi de production Mise à jour quotidienne des indicateurs Annexe 1 : Les processus transverses

39 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 39 Principes et périmètre de la vérification des résultats de paye provisoire (1/2) Préalables Les résultats de paye traduisent leffet des mesures individuelles ou collectives affectant le dossier dun agent. Les résultats de paye correspondent à la valorisation financière dévénements de RH et de GA saisies soit par le gestionnaire de proximité soit par le gestionnaire de PESE. Le gestionnaire de PESE doit sassurer que les éléments, saisis dans le SIRH et qui ont un impact sur la paye des agents de son portefeuille sont bien pris en compte. Les contrôles et la vérification des résultats de paye provisoire incombent au gestionnaire de PESE, pour lintégralité de son lot de paye et seffectuent au fil de leau, entre le premier calcul de paye (dit « calcul général ») et la date butoir de validation. Les données issues du SIRH sont contrôlées dans le segment ministériel de la chaîne (outil intégré). Les résultats de paye sont issus des contrôles et des automatismes du SI paye. Principes La vérification consiste en un contrôle intellectuel et vise à sassurer que la paye : est bien conforme à la situation réelle des agents, traduit effectivement le réglementaire de paye mis en place et maintenu dans le SI Paye. Lobjectif du gestionnaire est de sassurer que la paye est complète et juste et de procéder aux contrôles nécessaires pour être en mesure de valider explicitement les résultats de paye provisoires Outils pour le contrôle des résultats de paye : bulletins, restitutions et requêtes Le gestionnaire sappuie sur des outils mis à sa disposition de façon permanente … Le bulletin de paye qui contient lensemble des résultats de paye pour chaque dossier agent (pour une comparaison M-1 / M) Les restitutions du SI paye qui contiennent des informations sélectionnées ou jugées sensibles et triées de manière à orienter et systématiser les contrôles. Les informations sont relatives : –aux modifications individuelles du dossier des agents en provenance des SIRH –au résultat des contrôles automatiques sur les règles de paye mis en œuvre dans le SI Paye –aux impacts en paye des données saisies en transactionnel ou générées automatiquement dans le dossier des agents –à des situations de paye particulières (liste des calculs rétroactifs, des rappels, des paye en erreurs…) … et dispose doutils mis à disposition à sa demande : des requêtes préformatées Le gestionnaire de PESE valide la paye des agents de son lot, y compris pour les résultats issus des saisies effectuées par le gestionnaire de proximité, de tout autre gestionnaire ministériel amené à intervenir sur le dossier de lagent (ex: gestionnaire des CAP) et des gestionnaires ONP (oppositions, dérogations…) Annexe 1 : Les processus transverses

40 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 40 Principes et périmètre de la vérification des résultats de paye provisoire (2/2) La vérification des résultats de paye provisoires par le gestionnaire de PESE intervient après le calcul général de paye (effectué dans le SI Paye pour chaque dossier dagent, autour du 26 du mois M-1, pour prendre en compte le passage du mois M-1 à M), et après les calculs différentiels. Après le calcul général, les résultats de paye sont mis à disposition du gestionnaire de PESE sur lensemble du lot de paye géré (y compris les dossiers nayant subi aucune modification depuis la précédente validation explicite). Il vérifie que : La paye est bien conforme à la situation réelle des agents : Lagent sassure de lexhaustivité des résultats attendus : –Il contrôle les entrants et les sortants –Il compare par rubrique de paye les éléments constitutifs de la paye des mois M-1et M –Il contrôle la correcte traduction en paye des EGA intégrés »Il vérifie le déclenchement des rubriques de paye et sassure que la paye est juste par rapport à la situation de lagent –Il identifie les corrections éventuelles à faire Il analyse les situations de paye particulières (calculs rétroactifs, payes en erreur, trop perçus) Il vérifie limpact en paye des données saisies en transactionnel / générées automatiquement : –des échéanciers (en cas de récupération de trop perçus) –des reprises dacomptes –des demandes de dérogations –des montants en cas de rétroactivité anté-demarrage –des régularisations des demandes davance Il effectue en cas de besoin des contrôles ciblées à laide de requêtes La paye traduit effectivement le réglementaire de paye mis en place et maintenu dans le SI Paye : Sil identifie que des rubriques de paye ne sont pas déclenchées pour lagent, il doit alors vérifier la description de sa situation dans le SIRH et corriger les erreurs éventuelles. Après les calculs différentiels de paye, (pour les seuls agents dont le dossier a été modifié depuis le dernier calcul), le gestionnaire vérifie à nouveau que : La paye est bien conforme à la situation réelle des agents La paye traduit effectivement le réglementaire de paye mis en place et maintenu dans le SI Paye. Parallèlement à ces vérifications, le gestionnaire ONP porte une attention particulière à : la prise en compte en paye des saisies qui lui incombent (oppositions notamment) les saisies et calculs en cas de dérogation et de rétroactivité anté-démarrage. Annexe 1 : Les processus transverses

41 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 41 Principes et périmètre de la validation explicite des payes provisoires Fondée sur le principe de propriété de la paye par le ministère, la validation explicite de la paye est un acte purement ministériel et constitue laboutissement des travaux de recyclage des rejets et de vérification des résultats de paye. Au travers de lacte de validation, le gestionnaire confirme, pour la population quil gère : que la paye est complète et juste, que la paye du mois en cours est terminée. Sa mise en œuvre est ainsi porteuse dun sens métier novateur pour les gestionnaires ministériels. La validation explicite de la paye est laboutissement des travaux de recyclage des rejets et de vérification des résultats de paye. De plus, elle a pour effet de « figer » les résultats de paye provisoires des dossiers agent appartenant au lot validé, ces dossiers ne sont plus sélectionnés pour un calcul différentiel. La validation se fait par lot de paye : cest un processus global : elle seffectue pour lensemble dune population dagents, il ne sagit donc pas dun processus de validation individuelle, dossier par dossier. Elle a pour effet de « figer » les résultats de paye provisoires des dossiers agent appartenant à la population validée. Ces résultats de paye validés et figés sont conservés au titre des résultats de paye définitifs. Les dossiers concernés ne sont plus recalculés sur le mois en cours. La validation est effectuée une fois par mois pour la population concernée. En aucune façon, elle ne peut être utilisée par le gestionnaire comme un outil pour suivre et annoter les dossiers agents au regard de la progression des vérifications. Néanmoins, des fonctionnalités de loutil SI Paye permettront au gestionnaire de PESE via le PAU de suivre létat de ses dossiers et de les marquer éventuellement. Ces témoins associés à chaque dossier évolue selon létat du dossier et lintégration réussie ou non des EGA transmis par le SIRH pour aboutir à lot validé. La validation nest possible que sil ne reste aucun dossier en erreur dans la population concernée. Les ministères sont responsables de lensemble de la chaîne RH-GA-Paye, à charge pour eux de définir la période pertinente pour valider les payes dans la limite de la date butoir fixée par lONP. Annexe 1 : Les processus transverses

42 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 42 Eléments du déroulement du processus (technique et métier) Ce qui change au niveau des acteurs Ce qui change au niveau des activités et des enchainements Saisie au fil de leau des données de GA Extension des plages de saisies sur le mois Suppression de la pré-liquidation de la paye Organisation de la répartition des activités entre la gestion mutualisée (PESE) et les structures de proximité fournissant certaines données de RH, de GA ou de paye Intégration quotidienne des EGA Le gestionnaire de PESE suit dun jour sur lautre lintégration de ses saisies dans le SI paye et les corrige le cas échéant grâce à la gestion intégrée et linterface entre SIRH et SI paye Calculs général et différentiels de paye Le gestionnaire de PESE accède au début du mois aux nouveaux calculs de paye (pour les dossiers inchangés et pour les dossiers ayant fait lobjet de saisies entre la clôture du mois M-1 et le 1 er calcul pour le mois M). Par la suite, seuls les dossiers avec des nouvelles saisies font lobjet dun calcul Les saisies de données de GA (avec un impact en paye), après le calcul général, sont prises en compte en paye dès le lendemain de la saisie Gestion des acquittements et rejets Le gestionnaire de PESE suit les résultats en paye de son activité de GA Le gestionnaire de PESE maîtrise lensemble des règles de gestion et de paye ainsi que les procédures applicables à la population dagents de son lot Vérification des payes provisoires La vérification des résultats du calcul de paye incombe au gestionnaire de PESE, pour lensemble des composantes de la paye (cotisations, trop perçus…) Le gestionnaire de PESE maîtrise lensemble des règles de paye et des procédures applicables à la population dagents de son lot Validation explicite du lot de paye La paye est de la responsabilité de lemployeur, cest-à-dire le PESE. Cest à ce titre que le gestionnaire de PESE valide explicitement son lot de paye, après en avoir vérifié lexactitude Clôture de la paye Cest le comptable ONP qui clôture la paye La vérification et la validation des payes constituent le socle du modèle ONP entraînant des changements fondamentaux dans la façon dont les gestionnaires ministériels vont dorénavant accomplir leur métier Principes et périmètre de la vérification et de la validation des résultats de paye provisoire : ce qui change par rapport à lexistant Annexe 1 : Les processus transverses

43 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 43 Principes et périmètre du processus de Gestion des acomptes Principes : Lacompte vise à la rémunération du service fait. Il est utilisé, par exception, lorsque la procédure normale de paye ne peut pas être mise en œuvre. Lacompte dans la fonction publique na pas pour objet le paiement anticipé de travaux ou de services réalisés Lacompte est à différencier de lavance de traitement Lacompte constitue un mode de gestion « dégradé » qui doit conserver un caractère exceptionnel. Le calcul du montant de lacompte nest pas automatisé Une paye dacompte ne permet pas lédition dun bulletin de paye pour lagent concerné Lagent concerné est exclu des déclarations fiscales et sociales, les cotisations ne sont pas versées, les éventuelles oppositions contentieuses ne sont pas prélevées Avec un calendrier de paye plus souple quil ne lest aujourdhui (date butoir de validation explicite autour du 20 du mois), le recours à la procédure dacompte doit conserver un caractère exceptionnel. Conformément à la norme comptable, en cible, lacompte fait lobjet dune imputation budgétaro -comptable au moment de son versement. Le décompte dETPT au titre dune période dactivité rémunérée sous forme dacompte sera régularisé de façon rétroactive au moment du calcul de paye «normal » (lors de la régularisation de lacompte). Périmètre : La procédure dacompte est exclusive de la procédure normale de paye : elle ne peut être utilisée pour verser un complément de rémunération.

44 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 44 Les deux cas de recours à la procédure dacompte en cible ONP Prise en charge tardive par rapport au calendrier de paye mensuel Dès lors que le gestionnaire de PESE a validé son portefeuille, aucun événement de GA ne peut être pris en compte sur la paye du mois en cours. La période à privilégier pour effectuer la validation explicite de paye se situe entre J-5 et J-2 (ouvrés) de la date butoir de validation. Au plus tard, la validation peut intervenir le jour J de la date butoir (cf. processus « Validation explicite de la paye provisoire »). Une prise en charge, au titre du mois en cours, effectuée après la validation explicite, nécessite une procédure dacompte pour rémunérer le service fait au cours du mois concerné. Ce cas de recours à lacompte diminue mais ne disparaît donc pas totalement en cible ONP. Agent dont le dossier est en erreur au moment de la clôture de paye Un dossier en erreur (rejet dEGA non recyclé) au moment de la clôture est exclu de la procédure normale de paye. Seul un acompte permet de rémunérer lagent concerné pour le service fait au cours du mois. Ce cas de recours à lacompte est une novation propre à lONP. La possibilité de rémunérer un dossier en erreur via la procédure dacompte : ne peut être mise en œuvre que pour un dossier existant dans le SI Paye. dès lors, si le dossier créé dans le SIRH est rejeté dans le SI Paye dès sa création parce quil est incomplet ou incohérent (rejet dEGA de type « Recrutement »), la procédure dacompte est inapplicable. Il est possible de verser deux acomptes à un même agent sur un même mois calendaire dans le cas dun agent faisant successivement lobjet dune entrée tardive et dun dossier resté en erreur de paye.

45 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 45 La planification des acomptes dans le mois en cible ONP Le processus de gestion des acomptes nécessite la mise en place dun cycle de paye particulier, qui se déroule en parallèle du cycle de paye régulière. Deux campagnes d'acompte sont gérées à date fixe par mois. (Une campagne dacompte supplémentaire pourra être mise en place pour les agents concernés par les échéanciers secondaires ) Les deux campagnes, se caractérisent chacune par : une période de saisie des acomptes, un versement des acomptes demandés au cours de la période concernée. Le tableau illustre, à titre indicatif, le positionnement des campagnes dacomptes dans le calendrier mensuel de paye : Motif principal de la campagne dacomptes Période de saisie des acomptes*Date de versement des acomptes Campagne 1* Dossiers en erreur du mois au cours du mois M Du 20 au 23 (inclus) du mois M25 du mois M (correspond à la date de versement de la paye normale) Campagne 2 Prises en charges tardives au cours du mois M Du 25 du mois M au 3 (inclus) du mois M+1 5 du mois M+1 * Les dates mentionnées pour chacune des campagnes sont théoriques et seront, lors de lexploitation du SI Paye, déclinées mois par mois, afin de tenir compte notamment des weekends, des jours fériés et / ou des traitements exceptionnels pour un mois ou une période donnée. Les dates pour les acomptes du mois de décembre sont traitées dans le cadre du processus « paye de décembre »

46 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 46 Récapitulatif : ce qui change par rapport à lexistant (1/2) – Régularisation des acomptes Etapes du processus Ce qui change au niveau des acteurs Ce qui change au niveau des activités et des enchainements Saisie dun acompte pour la campagne en cours -Une séparation fonctionnelle des tâches entre le gestionnaire de PESE qui calcule et saisit lacompte et le gestionnaire de PESE qui contrôle et qui valide (par portefeuille) les acomptes est fortement préconisée. Aujourdhui : quatre campagnes dacomptes pour prendre en charge tardivement les agents par rapport au calendrier mensuel (jusquau 5 du mois en cours) ou compléter la rémunération en cas derreur. Le calcul de lacompte est manuel. En cible : -Une évolution des motifs de recours à lacompte et une évolution des plages de saisies. -Deux campagnes pour le calendrier général et une pour le calendrier décalé. -Des acomptes pour prendre en charge tardivement les agents par rapport au calendrier mensuel ou pour permettre la rémunération dun agent dont le dossier est en erreur au moment de la clôture de paye. -Le calcul est manuel (à laide éventuellement dun outil de simulation) -La saisie de lacompte se fait dans le SIRH Gestion des acquittements et rejets (cf. P n°2) La saisie de lacompte est considérée comme les autres EGA. Vérification et validation des acomptes pour la campagne en cours Il incombe aux ministères (responsables de PESE) de suivre la validation, dans les délais, des portefeuilles contenant des acomptes (à partir des indicateurs mis à disposition par le SI Paye)- faute de validation explicite des acomptes, les agents ne seront pas payés. Le pilote national et lONP pourront faire le bilan, a posteriori, des acomptes non versés faute de validation explicite. Le gestionnaire de PESE doit vérifier que les acomptes sont justifiés pour les agents concernés et les montants corrects et dispose dun état dédié pour cela. Comptabilisation des acomptes (post campagne) Aujourdhui, les acomptes ne sont pas comptabilisés budgétairement. En cible, conformément à la LOLF, lacompte doit faire lobjet, au moment de son versement dune comptabilisation : comptable (PCE), budgétaire (MPASA BOP UO). Pour ce faire, un flux vers CHORUS a été demandé. Il convient de définir les schémas comptables applicables. Les ETPT sont calculés rétroactivement à la régularisation de lacompte. Validation implicite de lordre dexécution destinée à la BdF Sans objet Versement des acomptes (post campagne) Le seul mode de paiement des acomptes retenu est le virement.

47 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 47 Récapitulatif : ce qui change par rapport à lexistant (2/2) – Régularisation des acomptes Etapes du processus Ce qui change au niveau des acteurs Ce qui change au niveau des activités et des enchainements Vérification des résultats de paye provisoire dans le cadre du cycle mensuel de paye du mois M+1 (cf. P n°10) Il incombe aux gestionnaires de PESE de suivre la régularisation en paye le mois M+1des acomptes du mois M. Afin de récupérer lacompte, si lagent est encore en activité, le gestionnaire de PESE a la possibilité de saisir un échéancier de recouvrement Pour les acomptes non récupérés : Aujourdhui : Les normes comptables prévoient que dans le cas où les acomptes ne sont pas retenus en tout ou partie sur la liquidation définitive de la paye, lEtat doit constater une créance à lencontre de ses agents correspondants aux acomptes non récupérés au bout de 2 mois. En cible : Lacompte entre dans le mécanisme des trop perçus. Si lagent nest plus en activité au moment de la régularisation dacompte, il y a émission automatique dune PEDT. Validation explicite de la paye provisoire dans le cadre du cycle mensuel de paye du mois M+1 (cf. P n°11) Sans objet Contrôles comptables post paye et comptabilisation dans le cadre du cycle mensuel de paye M+1 (Cf. P n°14) Le gestionnaire ONP (Direction Fonctionnelle – Relations partenaires MOA) doit veiller à ce que les régularisations dacompte viennent compenser intégralement les acomptes versés. Paiement des agents dans le cadre du cycle mensuel de paye du mois M+1 (cf. P n°16) Sans objet Contrôles des résultats de paye définitifs à posteriori (cf. P n° 14) Sans objet Transverse : pilotage de production de la paye (cf. P n° 12) Les indicateurs doivent permettre, à lONP (Direction Client) et aux ministères (Pilote national, responsable de PESE) de veiller au respect du caractère exceptionnel de la procédure dacompte

48 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 48 Annexe 2 : les activités du PESE et du pilote national de la paye Les activités du PESE et du pilote national de la paye ont été validées par le comité des DRH ministériels réunis en séance le 19 décembre 2008 En ce qui concerne les activités du PESE certaines sont obligatoirement réalisées au sein de de cette structure (socle des invariants) tandis que dautres sont laissées au choix des ministères En ce qui concerne les activités du pilote national de la paye, elles sont très diversifiées et relèvent aussi bien dactivités de pilotage stratégique (mise en place des conventions de service, aide à la décision, définition de la stratégie de contrôle interne, mise en place et coordination de lassistance utilisateurs…) que de la gestion de certaines activités transverses (gestion des dérogations, coordination des opérations dinventaire…)

49 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 49 Zoom sur les activités relevant des PESE (rappel CODIR de lONP du 19 décembre 2008) DES ACTIVITES OBLIGATOIRES Instruction des dossiers individuels et collectifs de gestion administrative au regard des règles statutaires Création et mise à jour dans le SIRH (Agorha) des dossiers agents administratifs après instruction Production des actes de gestion administrative Saisine et préparation des dossiers de commissions de déontologie Calcul / saisie - Déléments de rémunération pré-calculés - Déchéanciers dans le processus de gestion des trop- perçus Contrôle (analyse des résultats de payes provisoires, contrôle des doublons, suivi des régularisations des acomptes), supervision du recyclage des anomalies et validation explicite de la paye provisoire Archivage des pièces justificatives Tenue des dossiers des agents Les activités qui seront prises en charge par les PESE sont de deux natures : gestion administrative et gestion de la paye. Les ministères peuvent ajouter dautres activités (ex : validation de services auxiliaires…) DES ACTIVITES « SOUS CONDITIONS » Préparation des dossiers de CAP Saisine et préparation des dossiers des comités médicaux / commissions de réforme

50 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 50 Une fonction de pilotage national de la paye savère nécessaire au niveau central de chaque ministère (rappel CODIR de lONP du 19 décembre 2008) Niveau de gestion centrale de chaque ministère : Fonction de pilotage national de paye UN PILOTAGE A DEUX NIVEAUX EN INTRAMINISTERIEL Superviser lactivité de validation des payes via le suivi dindicateurs Contrôler le respect des calendriers de paye Sassurer de lintégration comptable de la paye chaque mois afin de garantir, notamment, le bon déroulement de la pré liquidation de décembre Mettre en œuvre le contrôle interne dans la chaîne RH- Paye (dispositifs organisationnels et techniques permettant veiller à latteinte des objectifs en matière de qualité de service, defficience, de respect de la règlementation …) Piloter et animer le réseau métier du ou des PESE Apporter un premier niveau d'assistance aux PESE sur des questions réglementaires, fonctionnelles et techniques Organiser les prestations de services entre les PESE et leurs clients internes DANS LE CADRE DE LA RELATION MINISTERE - ONP Fixer les calendriers de paye en lien avec lONP et les calendriers corrélatifs de collecte de données ministérielles Suivre lactivité et relayer auprès de lONP les questions et réclamations relatives au traitement de la paye qui nauront pu être traitées par le premier niveau dassistance ; lONP assure un rôle dassistance de niveau 2 et 3 Cadrer et gérer la relation client avec lONP via des conventions de service déterminant les droits et obligations réciproques et le suivi de l'atteinte des objectifs de progrès en matière de paye La structuration de la fonction de pilotage national de la paye du MAAP est en cours détude.

51 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 51 Présentation des grands principes du pilotage de la production de la paye Tout au long du cycle de production de la paye, lONP produit des indicateurs qui permettent le pilotage de lactivité de production de paye. Ces indicateurs donnent des éléments dinformation permettant dapprécier le fonctionnement « vertueux » de la chaîne GA Paye en permettant par exemple de suivre : lorganisation de la collecte des données de GA et le principe danticipation, la qualité des données de gestion administrative transmises et le principe de réactivité du recyclage des rejets, la gestion des trop-perçus, le bon déroulement de la validation explicite, le recours aux acomptes Lorganisation du suivi de ces indicateurs permet à chaque acteur de la chaîne den faire une utilisation qui lui est propre en fonction de son rôle dans le dispositif : un rôle de pilote de lactivité ministérielle, pour le pilote national de paye, un rôle de conseil et dassistance pour lONP, un rôle opérationnel pour le PESE. Lorganisation du suivi de ces indicateurs permet de mettre en place une procédure descalade, en fonction de lavancement du cycle mensuel de paye avec : une phase de supervision au cours de la première moitié du cycle de paye ; une phase de suivi approfondi au cours de la seconde moitié du cycle de paye. une phase de bilan à lissue de la clôture.

52 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 52 Annexe 3 : les systèmes dinformation de lONP

53 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 53 DRH central Le PAU (point daccès unique) ouvre accès à différentes fonctionnalités mises à disposition par lONP Les acteurs ministériels qui mettent à jour le SIRH (Agorha) et accèdent aux fonctionnalités du SI Paye sont en nombre limité. En effet, les PESE et les Pilotes nationaux ministériels de la paye sont les seuls acteurs de la sphère ministérielle habilités à accéder au SI Paye, à travers le PAU. PESE (Pôle dexpertise et de services) - Majorité des saisies dans le SIRH - Seul acteur opérationnel ministériel accédant au Point dAccès Unique (PAU) du SI Paye Pilote national ministériel de la paye - Suivi dindicateurs de performance et de pilotage de production de la paye - Assistance - Demandes de dérogations Interface technique SIRH/SI PAYE SIRH (Agorha) SI Paye Point dAccès Unique (PAU) Service de restitutions (acquittements et rejets) Fonction de simulation individuelle de la paye Fonctions transactions sécurisées dont validation de la paye, saisie du RIB et des échéanciers (trop perçus) Accède Gestion de proximité - Nombre limité de saisies dans le SIRH DRH déconcentré ONP - Saisie des oppositions contentieuses … pour consulter certaines restitutions et émettre des demandes de dérogations et utilise potentiellement toutes les fonctionnalités du PAU Accède

54 Séminaire des gestionnaires du MAAP, 27/09/2010 Conclusion Un dispositif daccompagnement du changement sera mis en place pour aider les gestionnaires à sapproprier les nouvelles activités relevant du gestionnaire de PESE Ce dispositif sappuiera principalement sur des formations qui seront mises en place dans le courant du 1er trimestre 2011 Formations « métier », pour être formé au nouveau métier et à larticulation GA-paye au sens calcul de la paye (traduction dun événement de gestion sur la paye dun agent) Formations « outil » pour être formé aux nouveaux outils mis à disposition par lONP et à leur articulation avec le SIRH Agorha Des réunions seront organisées avec lONP pour approfondir les nouveaux processus de paye.


Télécharger ppt "Faciliter lappropriation des processus cibles de lONP par les gestionnaires de corps du MAAP Le 27 septembre 2010."

Présentations similaires


Annonces Google