DE MUTUALISATION DES SERVICES

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1 DE MUTUALISATION DES SERVICES
LE PROJET DE SCHEMA DE MUTUALISATION DES SERVICES Intervention de Séverine DE SOUSA, Directrice adjointe AMF 24 juin 2015

2 MUTUALISATION DES SERVICES
LE PROJET DE SCHEMA DE MUTUALISATION DES SERVICES Plan de l’intervention : Pourquoi mutualiser ? Les écueils à éviter La mutualisation c’est quoi ? Sous quelle forme et avec quels outils ? Élaboration du schéma : les étapes clés Cas pratique : la ComCom du Pays Léonard Avoir conscience que ce qui va suivre est dans leur champ de compétences. Nul besoin d’expertise juridique ni de technicité particulière. C’est : - une démarche projet avec un savoir-faire dont les élus disposent déjà. la traduction d’un projet politique au niveau de l’intercommunalité. L’exercice le plus difficile est de formaliser l’existant. Et pour dédramatiser, il faut s’appuyer sur les agents en poste d’où l’importance (on le verra + tard) de la mise en place d’une vraie concertation. L’AMF a toujours défendu la liberté d’action des communes  le schéma de mutualisation, la mutualisation = un outil dont peuvent se saisir les EPCI et les communes.

3 1. POURQUOI MUTUALISER ? Des enjeux stratégiques, politiques et financiers Pour répondre à une obligation législative ? Pour faire des économies? Pour « gonfler » sa DGF? Parce que cela marche? L’obligation législative (diapo suivante) Faire des économies? - éviter les doublons (ex: service espaces verts dans les communes – propreté – et service entretien de l’espace public dans un EPCI) créer des services communs fonctionnels ou opérationnels (ex: groupements d’achat pour le sel de déneigement ou les produits d’entretien/nettoyage) (ex: la paye est faite dans les différentes collectivités comme les budgets  mutualisation du service RH) Gonfler sa DGF? = optimiser les ressources et les charges en vue de faire des économies d’échelle (optimiser la DGF et le CIF , créer un coefficient de mutualisation). La loi MAPTAM de janvier 2014 prévoit l’existence d’un coefficient de mutualisation (rémunération des personnels des services communs fonctionnels / masse salariale totale du bloc local – EPFI et communes -). Or, le décret d’application n’est pas paru. Il n’est donc pas applicable et n’a pas servi à répartir la DGF en ll fait cependant partie des objectifs de la réforme de la DGF pour 2016. La loi prévoit par ailleurs qu’il est possible pour un EPCI à fiscalité professionnelle unique de prendre en compte les effets des services communs dans les AC qu’il verse aux communes membres. En diminuant les AC versées le CIF augmente car le montant des AC est compris dans le CIF. Or, plus le CIF augmente, plus la DGF est bonifiée. Cela présente un risque: le montant des AC doit être revu chaque année au vu de la réalité de la dépense du service commun. Il faut donc réunir chaque année les conditions de majorité pour les révisions (délibérations concordantes du conseil communautaire à la majorité des 2/3 et des conseils municipaux statuant à la majorité simple) Parce que cela marche? Des exemples de mutualisation réussie augmenter la qualité de service sur le territoire ou créer un service pour répondre à un besoin nouveau (ex: école de musique intercommunale, cuisine centrale ) CDG et syndicats mixtes !!!

4 1 - POURQUOI MUTUALISER ? Une obligation législative
« L’année suivant le renouvellement des conseils municipaux, le président de la communauté établit un rapport sur la mutualisation des services qui comprend un projet de schéma prévoyant l’impact prévisionnel de la mutualisation sur les effectifs ainsi que sur les dépenses de fonctionnement des communes et de la communauté »  assortie d’une échéance Le rapport doit être adopté par l’EPCI après avis des communes avant le 31 décembre 2015 * Article 67 de la loi Réforme des CT du 16 déc – CGCT article L Date arrêtée avec la DGCL *Dans le cadre de la discussion du projet de loi NOTRe, les députés ont voté en première lecture le report de la date limite pour l’adoption du rapport relatif à la mutualisation des services. A ce stade de la discussion, le rapport devrait être transmis pour avis aux conseils municipaux au plus tard le 1er mars 2016 et approuvé par l’organe délibérant au plus tard le 1er juillet 2016. En même temps il faut avoir conscience que l’élaboration d’un schéma de mutualisation n’est pas prescriptive. Il n’y a pas de sanction en cas de non respect. * Possibilité d’une modification de l’échéance

5 2 – LES ECUEILS A EVITER 5 pièges à éviter :
La démarche verticale et l’absence de concertation Ne pas respecter le territoire, son histoire Vouloir tout concentrer ou tout déconcentrer Oublier que la mutualisation c’est du concret Imposer un schéma d'organisation uniforme

6 Pas de définition juridique de la mutualisation
3. LA MUTUALISATION, C’EST QUOI ? 3. De quoi parle t-on ? Pas de définition juridique de la mutualisation ni de modèle unique La mutualisation au sens large Elle comprend l’ensemble des outils de coopération entre collectivités comme la prestation de services, les groupements de commande, le mandat de maîtrise d’ouvrage, l’entente mais également la mutualisation des services. Ex: les centres de gestion sont un exemple de mutualisations entre les communes, comme les syndicats (SIVOM et SIVU) Maintenant d’autres formes existent dont la mutualisation des services entre l’ EPCi et ses communes membres mais ce n’est qu’une forme parmi d’autres. La mutualisation des services entre l’EPCI et ses communes membres C’est un partage et une mise en commun des services et des personnels entre un EPCI et ses communes membres. Il existe plusieurs formes de mutualisation des services: ex: mutualisation entre communes au sein d’un même EPCI qui créent un RAM intercommunal ou un groupement de commandes sur les fournitures scolaires ou encore un marché pour la fourniture de repas dans les cantines ex: mutualisation entre les communes et l’EPCI Elle peut être horizontale ou verticale Verticale : instruction des Permis de Construire en cas de transfert de cette partie de la compétence « urbanisme » à l’EPCI. Dans ce cas les personnels du service urbanisme de ou des communes disposant d’un service urbanisme sont mis à disposition partiellement ou totalement de l’EPCI. Horizontale : Création d’une entente entre deux EPCI (ex: CA du Grand Chalon et La CU « Le creusot Montceau » sur les thèmes de l’aménagement, TIC) Création d’un groupement de commandes / marché de restauration entre communes Elle peut être horizontale ou verticale

7 3. 2 Plusieurs outils de mutualisation
3. QUELLES FORMES, QUELS OUTILS? objet 2 communes ou plus 1 EPCI et toutes ses communes 1 EPCI et certaines des communes 2 EPCI ou plus La mise à disposition individuelle (art loi 26 janv 1984) MAD d’un agent d’une entité au profit d’une autre organisation X La mise à disposition de service (art.L et L ) Dans le cadre de transferts de compétences Service commun (art.L du CGCT) Constitution d’un service commun au sein de l’EPCI pour effectuer certaines missions X (services unifiés) 3. 2 Plusieurs outils de mutualisation Mise à disposition individuelle : 1 agent espaces verts mis à disposition de toutes les communes En cas de transfert de compétences (partiel ou total) En cas de convention entre communes ou entre deux EPCI (ex: ASVP) Mise à disposition de service : deux conditions doivent être réunies: Intérêt d’une bonne organisation du service Transfert partiel au moins des compétences Ex: entretien voirie Service commun : EN DEHORS DES COMPETENCES TRANSFEREES Les modalités de mise en place des services communs sont précisées par des conventions après avis des CTP Les services communs sont relatifs à des compétences de nature « fonctionnelle ou transversale » (service gestion du personnel, informatique, juridique, instruction ADS)

8 3. 2 Plusieurs outils de mutualisation
3. QUELLES FORMES, QUELS OUTILS? objet 2 communes ou plus 1 EPCI et toutes ses communes 1 EPCI et certaines des communes 2 EPCI ou plus La mise en commun de moyens (L ) Acquisition de biens par l’EPCI qui les partage avec ses communes X Création ou gestion d’équipement ou de services communs (L , L et L ) Un partenaire confie à l’autre la création ou la gestion d’équipement ou de services 3. 2 Plusieurs outils de mutualisation Mise en commun de moyens : déneigeuse, chapiteau, engin voirie Afin de permettre une mise en commun de moyens, un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre peut se doter de biens qu'il partage avec ses communes membres selon des modalités prévues par un règlement de mise à disposition, y compris pour l'exercice par les communes de compétences qui n'ont pas été transférées antérieurement à l'établissement public de coopération intercommunale. Création ou gestion équipement : bibliothèque intercommunale (si l’EPCI n’a pas pris la compétence), salle polyvalente … Les communautés de communes et leurs communes membres peuvent conclure des conventions par lesquelles l'une d'elles confie à l'autre la création ou la gestion de certains équipements ou services relevant de ses attributions La communauté urbaine peut confier, par convention avec la ou les collectivités concernées, la création ou la gestion de certains équipements ou services relevant de ses attributions à une ou plusieurs communes membres, à leurs groupements ou à toute autre collectivité territoriale ou établissement public. Dans les mêmes conditions, ces collectivités peuvent confier à la communauté urbaine la création ou la gestion de certains équipements ou services relevant de leurs attributions. Les dispositions de l'article L sont applicables à la communauté d'agglomération

9 3. 2 Plusieurs outils de mutualisation
3. QUELLES FORMES, QUELS OUTILS? objet 2 communes ou plus 1 EPCI et toutes ses communes 1 EPCI et certaines des communes 2 EPCI ou plus Délégation de compétences (L ) Une entité délègue à l’autre le soin d ‘exercer la compétence X Prestation de services (L ) Conventions ayant pour objet la réalisation de prestations de services 3. 2 Plusieurs outils de mutualisation Délégation de compétences :entretien des églises communales Une collectivité territoriale peut déléguer à une collectivité territoriale relevant d'une autre catégorie ou à un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre une compétence dont elle est attributaire. Les compétences déléguées en application de l'alinéa précédent sont exercées au nom et pour le compte de la collectivité territoriale délégante. Cette délégation est régie par une convention qui en fixe la durée et qui définit les objectifs à atteindre et les modalités du contrôle de l'autorité délégante sur l'autorité délégataire. Prestations de services : ( L ) entretien des cours d’eau d’1 cc par 1 syndicat spécialisé Attention : CMP dès lors qu’on se trouve dans le champ concurrentiel Des conventions qui ont pour objet la réalisation de prestations de services peuvent être conclues entre les départements, les régions, leurs établissements publics, leurs groupements et les syndicats mixtes. Des conventions ayant le même objet peuvent également être conclues entre des établissements publics de coopération intercommunale. Lorsque les prestations qu'elles réalisent portent sur des services non économiques d'intérêt général au sens du droit de l'Union européenne ou lorsque, portant sur d'autres missions d'intérêt public, les prestations sont appelées à s'effectuer dans les conditions prévues aux I et III de l'article L , ces conventions ne sont pas soumises aux règles prévues par le code des marchés publics ou par l'ordonnance n° du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics. La participation au financement d'une prestation ne saurait, à elle seule, être assimilée à une coopération au sens du présent alinéa.

10 3. 2 Plusieurs outils de mutualisation
3. QUELLES FORMES, QUELS OUTILS? objet 2 communes ou plus 1 EPCI et toutes ses communes 1 EPCI et certaines des communes 2 EPCI ou plus Entente (L et L ) Convention ayant pour objet de traiter d’objets d’utilité communale ou intercommunale intéressant tous les participants X Groupements de commande (art.8 du CMP) Conventions ayant pour objet la réalisation de prestations de services 3. 2 Plusieurs outils de mutualisation Ces différentes formes sont codifiées dans le CGCT Entente : (L et 2) Deux communautés peuvent conclure une entente pour la création ou la gestion d’une ZAE. La convention prévoit les modalités de partage des dépenses et fixe les règles de répartition de la taxe professionnelle et du foncier bâti. Attention pour être valable, la convention doit répondre impérativement à deux conditions. Premièrement, l'entente doit avoir pour objet un "même service public, en continuité géographique". Deuxièmement, elle ne peut être conclue "à des fins lucratives" au profit d'une personne publique, de manière à empêcher la mise en oeuvre de toutes pratiques concurrentielles. Groupements de commande : restauration scolaire Les outils les plus utilisés sont la mise à disposition de services (ou d’équipements) et la mise en commun de moyens ou de services Mise à disposition de service (ou d’équipement) : art. L CGCT Conséquence sur les personnels (titulaires ou non) Le service est mis à disposition automatiquement sans accord des personnels, «  après consultation des comités techniques compétents » L’autorité fonctionnelle est transférée : « Le maire ou le président de l'établissement public adresse directement au chef du service mis à disposition toutes instructions nécessaires à l'exécution des tâches qu'il confie audit service. Il contrôle l'exécution de ces tâches. Il peut donner, sous sa surveillance et sa responsabilité, par arrêté, délégation de signature au chef dudit service pour l'exécution des missions qu'il lui confie en application de l'alinéa précédent. » Convention et conditions de remboursement d’un service mis à disposition : Décret du 10 mai 2011 « Le décret fixe les modalités de calcul pour le remboursement des frais de fonctionnement des services mis à disposition dans le cadre de l’article L du code général des collectivités territoriales. Celui-ci s’effectue désormais sur la base d’un coût unitaire de fonctionnement multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement. Le coût unitaire comprend les charges liées au fonctionnement du service et en particulier les charges de personnel, les fournitures, le coût de renouvellement des biens et les contrats de services rattachés, à l’exclusion de toute autre dépense non strictement liée au fonctionnement du service. Le coût unitaire est constaté à partir des dépenses des derniers comptes administratifs Mise en commun de service ou de moyens : art. L CGCT - Domaines les plus concernés : -voirie, -entretien d’espaces verts -organisation de festivités Convention et conditions de remboursement d’un service commun : Décret du 30 janvier 2012 «  Le remboursement des dépenses engagées pour le compte des collectivités et établissements publics concernés par le service unifié constitué en application du troisième alinéa du I de l’article L s’effectue sur la base d’un coût unitaire de fonctionnement du service, multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement constatées par les collectivités et établissements publics ayant recours au service. « La convention définit la méthode retenue pour la détermination du coût unitaire de fonctionnement et comprend une prévision d’utilisation du service unifié, exprimée en unités de fonctionnement. Le coût unitaire comprend les charges liées au fonctionnement du service et en particulier les charges de personnel, les fournitures, les flux, le coût de renouvellement des biens et les contrats de services rattachés, à l’exclusion de toute autre dépense non strictement liée au fonctionnement du service. »

11 L’EXEMPLE DE MONTEVRAULT COMMUNAUTÉ
(11 communes, habitants, Maine et Loire) Compétences communautaires : enfance- jeunesse / voirie / urbanisme Démarche : concertation / constitution de 4 bassins de vie Objectifs : améliorer le service public local / intégration communautaire Outil : Services communs (1 secrétariat par bassin de vie qui accompagne les élus dans la gestion des dossiers lourds, notamment, le budget communal) Les agents qui ont intégré les services centralisés étaient tous préalablement en poste soit à la communauté ou soit dans les mairies, ce qui a évité de générer des emplois supplémentaires.

12 L’EXEMPLE DE LA CC DE POUANCÉ-COMBRÉE
(14 communes, habitants, Maine et Loire) Compétences communautaires : déchets – logement social – aménagement de l’espace – développement économique Démarche: s’appuie sur le projet de territoire / réunions d’information (élus et agents) / rédaction d’une charte, prélude d’un rapport Objectifs : soutenir les communes / améliorer le service public local Outils : groupement de commande (assurances, sécurité, entretien des espaces verts…) Il s’appuie sur le projet de territoire (validé en 2010) Des réunions d’information (élus et agents), un questionnaire à chacun… Qui aboutissent à une charte: Les enjeux de la mutualisation, les intentions, les résultats attendus (amélioration du service rendu aux habitants), les conditions de mise en œuvre Un comité de pilotage (élus), des groupes de travail (agents) Le contenu du schéma: Des groupements de commande (assurances, sécurité, entretien des EV…) La mise à disposition des agents ou des matériels des communes les mieux dotées au profit des autres (convention de remboursement sur la base d’un coût horaire) Une réflexion sur l’évolution: mutualisation des ressources humaines, expertises en urbanisme et travaux…

13 4. ÉLABORATION DU SCHÉMA Le schéma de mutualisation : pas de modèle unique Une feuille de route sur la mise en commun de moyens entre l’EPCI et ses communes qui doit être : adaptée aux besoins du territoire et des pratiques locales élaborée par l’EPCI en concertation déclinée en actions sur la durée du mandat adoptée par l’EPCI avant le 31 décembre 2015* évaluable et révisable tout au long du mandat Avant de se poser la question du comment faire, il faut se demander pour quoi faire? Pour faire quoi ensemble? Rappel : Portée juridique du schéma de mutualisation Le schéma de mutualisation des services n’est pas prescriptif, c’est-à-dire qu’aucune sanction n’est prévue dans l’hypothèse du non-respect du schéma. Concertation : associer les élus et les agents au processus de mutualisation Adapter les ambitions du schéma au contexte local en s’appuyant sur le projet de territoire et en tenant compte de l’évolution des périmètres intercommunaux (SDCI). Le schéma de mutualisation peut devenir un outil d’accompagnement du projet de territoire et faciliter sa réalisation. Articuler le schéma de mutualisation des services avec le projet de territoire rend plus aisée l’adhésion des communes au processus de mutualisation. De plus, l’engagement dans le processus de mutualisation des services implique que les statuts de l’EPCI soient rédigés de façon claire afin de déterminer avec précision la répartition des compétences entre la communauté et ses communes membres. Dans certains territoires, une clarification des compétences de la communauté pourrait être un préalable à l’élaboration du schéma. Le schéma de mutualisation des services peut également être corrélé avec le pacte financier et fiscal, lorsqu’il existe, dans la mesure où la mutualisation des services peut modifier l’organisation des rapports financiers et fiscaux entre l’EPCI et ses communes membres qui est un réel enjeu face à la raréfaction des ressources et à l’augmentation des charges qui leur incombent. Échéance possible au 30 juin 2016 (projet de loi NOTRe voir slide 4) * Possibilité d’une modification de l’échéance

14 4. ÉLABORATION DU SCHÉMA les étapes clés de l’élaboration
Il n’existe pas de méthode unique d’élaboration du schéma. Le schéma de mutualisation s’articulera avec le projet de territoire et le pacte financier et fiscal lorsqu’il existe. Un préalable : associer le plus largement possible et prendre le temps de la concertation les étapes clés de l’élaboration diagnostic étude de faisabilité arbitrage politique mise en œuvre du projet rédaction du rapport Doit être élaboré de façon coordonnée, conçu en liaison avec les communes membres au service du projet communautaire. L’association des élus des communes-membres d’une part et des agents d’autre part sont des facteurs déterminants de la réussite du projet de mutualisation Double portage fondamental: élus et agents

15 2. ÉLABORATION DU SCHÉMA 4.1 Le diagnostic
Un préalable: quels projets de territoire? Cartographier les pratiques de mutualisation existantes identifier modes de gestion, outils, moyens matériels, doublons éventuels, gouvernance, situation des personnels … Identifier / recenser les besoins de mutualisation groupes de travail associant élus, cadres municipaux et intercommunaux s’interroger sur ce qui est déjà mutualisé et sur les mutualisations possibles identifier le potentiel de gain et le niveau de difficulté Préconisations méthodologiques: - désignation d’un VP en charge de la mutualisation ou portage par le président de l’EPCI - création d’un Comité d’orientation avec tous les maires - création de groupes de travail associant élus, cadres municipaux et intercommunaux. Ne pas oublier d’intégrer la dimension relations avec les représentants syndicaux. Il convient de recenser les besoins identifiés en matière de mutualisation et qui pourraient faire l’objet d’une inscription au schéma de mutualisation. Plutôt qu’un recensement, il s’agit d’organiser la réflexion commune sur: - l’état des lieux de l’existant (que fait on déjà ensemble? Sous quel format?) l’identification des besoins en matière de mutualisation ( que pourrait on faire ensemble? Comment? Pourquoi?) C’est au travers de cet exercice que vous gagnerez l’adhésion des acteurs à la démarche de mutualisation. Cette étape est donc primordiale et il vous revient de poser les repères méthodologiques et organisationnels permettant d’aboutir à un panorama complet de ce qui pourrait être mutualisé.

16 4. ÉLABORATION DU SCHÉMA 4.2 Étude de faisabilité
Étudier les impacts attendus de la mutualisation sur les plans : humain, financier, qualité de service, décisionnel, juridique, organisationnel, etc. La 1ère étape (diagnostic) a normalement permis de dresser un état des lieux des pratiques antérieures de mutualisation dans le périmètre intercommunal et d’identifier les projets de mutualisation qui pourraient être réalisés au cours du mandat Les impacts s’évaluent en termes d’avantages/inconvénients (les impacts sont humains, financiers, organisationnels, juridiques, etc) 1. Impacts financiers Faire le point précis sur ce que coûtent les services « avant » la mutualisation afin de pouvoir mesurer leur coût « après » et donc les économies éventuelles réalisées. ex: service commun pour l’entretien des VL entre une commune et un EPCI  quels coûts initiaux dans chacun des services ? (carburants, entretien, main d’œuvre, pièces, assurances) 2. Impacts humains Concrètement, vous devrez examiner les questions ayant trait aux conditions d’emploi, de statut et de rémunération des personnels (lieux de travail, régime de rémunération, hiérarchie, matériels utilisés, temps de travail, régime de congé…)  Attention à associer les représentants des syndicats et les personnels à la démarche. Les tenir régulièrement informés des validations, négocier les changements avec eux. 3. Impacts organisationnels Ex: groupement de commandes sur l’achat de fournitures scolaires dans les écoles. Chaque commune passe ses propres marchés, selon ses propres méthodes avec des seuils différents. Acheter ensemble nécessite de définir les besoins ensemble (sans qu’il ne s’agisse d’une seule juxtaposition des besoins existants), faire la procédure ensemble (désignation d’un coordonnateur du groupement), respecter des seuils qui peuvent être dépassés dans la mesure où la commande est plus importante, organiser le dépouillement des offres et la logistique en matière de stockage et livraisons des fournitures

17 4.3 Arbitrages politiques
4. ÉLABORATION DU SCHÉMA 4.3 Arbitrages politiques Rendus à partir du diagnostic et des études de faisabilité. Définir les objectifs qui peuvent recouper trois registres : • l’amélioration de la qualité du service public et de l’expertise métier • les économies d’échelle générées par la mutualisation • la mise en œuvre de principes de solidarité territoriale à l’échelle intercommunale Définir le ou les périmètres Déterminer un plan d’action et la gouvernance C’est l’intercommunalité qui porte le projet de schéma de mutualisation des services. Les arbitrages pourront être rendus par l’exécutif, à partir du diagnostic et de l’examen de faisabilité, de préférence après échange avec l’ensemble des maires, ou une partie d’entre eux selon les formes de gouvernance politique en vigueur. Les arbitrages portent à la fois sur l’ampleur des mutualisations et le calendrier

18 4 – ELABORATION DU SCHEMA
Les freins à lever : Sentiment de dépossession Sentiment de perte de réactivité Les solutions : - Déconcentration d’enveloppes - Territorialisation Sentiment de dépossession des élus / maires (perte de pouvoir, lourdeur administrative) et des personnels (remise en question de leur travail, de leurs compétences, de leurs habitudes) Sentiment de perte de réactivité par rapport à une lourdeur administrative ou un EPCI vu comme centralisateur et technocratique

19 4. ÉLABORATION DU SCHÉMA 4.4 Démarches à prévoir
Conventions de mise en œuvre  procédures / conseil municipal et du conseil communautaire Fiches d’impacts sur achats, finances et RH (comparaison avant / après) Conséquences RH: nouvel organigramme, fiches de postes, identification des besoins de formation, nouvelles missions, conditions de travail, nouveaux outils, nouveaux locaux, étude de seuils, etc…. information du personnel, des syndicats et des instances représentatives du personnel Convention : Les modalités de mise en oeuvre des services communs sont réglées par convention. Le conseil municipal de la commune concernée délibère sur celle-ci. Cette convention comprend notamment : le contexte : cadre législatif, les décisions des assemblées délibérantes sur le rapport de mutualisation ;l’objet ;le périmètre ; l’objectif ;les missions ;le projet de service ;les moyens ;la localisation ;les dispositions financières ; le calendrier ;la durée de la convention ;les modalités de résiliation… Consultations : Le Comité Technique est saisi pour avis sur le schéma de mutualisation, les conventions et les pièces annexes.

20 4. ÉLABORATION DU SCHÉMA 4.5 Rédaction du rapport Eléments de contexte
Diagnostic Objectifs de la mutualisation Plan d’action pour le mandat Conséquences de la mise en œuvre du schéma pour le territoire pour les personnels sur les dépenses de fonctionnement Annexes Le défi = faire vivre le processus dans la durée Mobilisation du binôme politique /administratif points d’étape réguliers sur les actions mises en œuvre et celles restant à réaliser Bilans financiers réguliers pour mesurer l’intérêt de la mutualisation et ajuster éventuellement les formes Association des maires et des services de toutes les communes pour éviter que ce ne soit un projet uniquement porté par l’intercommunalité et vu comme un moyen de déposséder les communes par celle-ci Chacun doit y avoir un intérêt

21 ECHÉANCES et tout au long du mandat
Dans les 3 mois suivant l'établissement du rapport Avis simple des conseils municipaux sur le rapport A l'issue du délai de 3 mois de consultation des communes Approbation du rapport par délibération du conseil communautaire Chaque année lors du DOB Information du conseil communautaire par le président sur l'état d'avancement de mise en œuvre du schéma Chaque commune doit s’approprier le projet. C’est cette appropriation qui en assurera la réussite. Il n’y a que les élus qui sont en mesure de connaître leur territoire et ce qu’ils veulent en faire. Le défi = faire vivre le processus dans la durée Mobilisation du binôme politique /administratif points d’étape réguliers sur les actions mises en œuvre et celles restant à réaliser Bilans financiers réguliers pour mesurer l’intérêt de la mutualisation et ajuster éventuellement les formes Association des maires et des services de toutes les communes pour éviter que ce ne soit un projet uniquement porté par l’intercommunalité et vu comme un moyen de déposséder les communes par celles-ci Chacun doit y avoir un intérêt et tout au long du mandat Évaluation du schéma de mutualisation

22 POUR RÉSUMER (1) Identifier les pratiques existantes
Mobilisation des élus communautaires et municipaux Inventaire des pratiques existantes sur le territoire communautaire : répertorier les points forts et faibles, les points d'amélioration possibles Outils administratifs (tableau des effectifs, tableaux budgétaires, liste du personnel par grade et statut ...) Outils ressources humaines (organigrammes, profils de postes, plan de formation, conditions de travail : congés, prestations et avantages sociaux etc...) Moyens matériels (locaux, logistique, outils informatiques, bureautiques et techniques) Identifier les moyens humains et matériels Déterminer le projet de mutualisation Arbitrage politique sur les objectifs donnés au schéma de mutualisation (conférence des maires et conseil communautaire) Planification (fixer : calendrier, répartition des tâches, réunions et lieux de réunion) Désignation du/des chef(s) de projet, des groupes de travail et de leurs participants Déterminer le programme d’actions Choix des outils de mutualisation (service commun, mutualisation conventionnelle...) État des lieux : financier, RH, administratif et logistique en fonction des choix de mutualisation Calendrier de mise en oeuvre, retroplanning

23 Redéployer les ressources
POUR RÉSUMER (2) Mise en oeuvre du projet ( prospective sur achats, finances et RH) : nouvel organigramme, nouveaux postes et profils, identification des besoins de formation, nouvelles missions, conditions de travail, nouveaux outils, nouveaux locaux, étude de seuils, etc… Études d'impacts Redéployer les ressources Préambule, diagnostic du territoire, objectifs de la mutualisation, plan d'action pour la durée du mandat, conséquences sur les personnels, conséquences sur les dépenses de fonctionnement, annexes… Approbation du rapport par les communes et le conseil communautaire Rédaction du rapport Mise en œuvre du schéma: délibérations sur effectifs, conventions, transferts du personnel etc. Rapport annuel du président lors du débat d'orientation budgétaire (DOB) Évaluation du schéma de mutualisation des services (outils financiers notamment) Tout au long du mandat

24 CAS PRATIQUE L’ÉLABORATION DU SCHÉMA DE MUTUALISATION DE LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNES DU PAYS LEONARD

25 Fiche d’identité ÉLABORATION DU SCHÉMA DE MUTUALISATION
DE LA CC DU PAYS LEONARD Fiche d’identité Pays de Morlaix ( Finistère) 8 communes 20000 habitants 315 agents Compétences : aménagement de l’espace / déplacements / déchets / eau et assainissement / planification / développement économique / logement / action sociale /environnement / culture …

26 ÉLABORATION DU SCHÉMA DE MUTUALISATION DE LA CC DU PAYS LEONARD
DIAGNOSTIC / ETAT DES LIEUX Précédentes mutualisations SIG (périmètre : toutes les communes de la CC) ATESAT (objet : voirie / périmètre : CC + 6 communes) Groupement de commande (objet : marquage au sol / périmètre : CC + 5 communes mais aussi objet : signalisation verticale/périmètre : toutes les communes) Maîtrise d’œuvre (objet : modernisation voirie / périmètre : syndicat intercommunal + 1 commune) Rythmes scolaires (objet : intervention professeur de l’école de musique intercommunale / périmètre : 2 communes)

27 ÉLABORATION DU SCHÉMA DE MUTUALISATION DE LA CC DU PAYS LEONARD
ELABORATION DU SCHEMA Gouvernance et instances : Chef de projet : président de la communauté Comité de pilotage : président CC+ maires des communes membres Comité technique : DGS CC + DGS et SG des communes membres Méthode : 1 équipe projet : DGS CC + consultant Rencontres individuelles : maires + DGS CC + DGS et SG communes + cadres intermédiaires communes et CC Ateliers thématiques : adjoints aux travaux + agents administratifs et techniques communaux et communautaires Chef de projet missions : établir un rapport relatif aux mutualisations de services entre les services de la Communauté de communes et ceux des communes membres. Assurer le portage politique du projet Comité de pilotage Missions :assurer le pilotage stratégique du schéma de mutualisation. Fixer les orientations générales, impulser et pérenniser une dynamique, arbitrer les propositions et valider chaque phase de la démarche. Comité technique missions : assurer le suivi opérationnel du schéma de mutualisation. Garantir la tenue du calendrier Équipe projet missions : concerter et caler les modalités de coordination avec les élus et les agents. Finaliser la préparation des Comités Techniques, Comités de pilotage. Garantir la tenue des délais du projet. Rencontres individuelles objectif : élaborer un «état des lieux» et un «diagnostic partagé» déterminant les pistes de mutualisation les plus opportunes. Ateliers thématiques objectif : constitution de 4 ateliers par fonction support dont un composé exclusivement d’élus et trois autres d’agents. Elaborer un «état des lieux» et un «diagnostic partagé» déterminant les pistes de mutualisation les plus opportunes

28 ÉLABORATION DU SCHÉMA DE MUTUALISATION DE LA CC DU PAYS LEONARD
CALENDRIER DE LA DÉMARCHE

29 ÉLABORATION DU SCHÉMA DE MUTUALISATION DE LA CC DU PAYS LEONARD
SERVICES À MUTUALISER Gestion comptable (Communauté de communes + 1 commune) Instruction des ADS (toutes les communes) Mise à disposition d’agents communautaires (CC + 2 communes) Commande publique (toutes les communes)

30 ÉLABORATION DU SCHÉMA DE MUTUALISATION DE LA CC DU PAYS LEONARD
SERVICE COMMUN GESTION COMPTABLE Objectif Continuité du service / Sécurisation juridique Missions Élaboration, saisie et suivi des budgets / Émission des titres et mandats / Opérations de fin d’exercice / Suivi des Fonds de Concours et subventions / Assistance au suivi des relations avec le TP et les différents fournisseurs / Élaboration et suivi du F.C.T.V.A.… Impact financier Attribution de compensation : coût de 35 K€. Prestation de service: base de 12 €/mandat ou 30 €/heure. Refacturation des consommables pour le service commun. Calendrier : 1er juillet 2015 Continuité du service : plusieurs collectivités ne disposent que d’un seul agent pour effectuer l’ensemble des tâches comptables ; ceci peut impacter le fonctionnement des services tout particulièrement lors d’absences (formations, congés), de variations d’activités... Sécurisation juridique: le déploiement du service, de 2 Equivalents Temps Plein (ETP), favorise : la professionnalisation des agents, l’optimisation des compétences, l’échange des bonnes pratiques...

31 ÉLABORATION DU SCHÉMA DE MUTUALISATION DE LA CC DU PAYS LEONARD
SERVICE COMMUN INSTRUCTION DES ADS Objectif Uniformisation du service / Expertise / Économies d’échelles communales Missions Phase instruction : examen des dossiers / notifications / rédaction des projets de décisions / accueil pétitionnaires Phase post décision : contrôle de récolement / accompagnement contentieux Impact financier Attribution de compensation : coût estimatif de 90 K€ (nbre d’actes n-1 multiplié par coût unitaire fixé par le Conseil Communautaire. Une régularisation est opérée en fin d’année au profit des communes ou de la Communauté) Calendrier 1er juillet 2015 uniformisation du service Les communes ont confié la totalité des actes au service commun ADS favorisant l’uniformisation et la proximité des prestations sur le territoire. expertise Le projet s’appuie sur un service communal assurant une professionnalisation et une sécurisation des prestations. economies d’échelles communales Le service commun, d’un coût de euros et 2,5 ETP, permet aux communes de faire des économies d’échelle ; elles bénéficient, en outre, d’une participation communautaire égale au tiers du coût du service.

32 ÉLABORATION DU SCHÉMA DE MUTUALISATION DE LA CC DU PAYS LEONARD
MISE À DISPOSITION DE 2 AGENTS COMMUNAUTAIRES Objectif Polyvalence / Optimisation des services Missions Administrative : accueil mairies / tâches de secrétariat / émission de titres de recettes et mandats de paiement Encadrement : TAP Impact financier Taux horaire de 30 euros/heure pour un agent de catégorie B. Taux horaire de 20 euros/heure pour un agent de catégorie C pour des fonctions d’accueil et de secrétariat. Calendrier 3 novembre 2014 Polyvalence La mise à disposition d’un éducateur des activités physiques et sportives (catégorie B) et d’un adjoint administratif (catégorie C) répond à une demande et aux attentes de deux communes membres. optimisation des services Cette organisation permet une utilisation et une valorisation des compétences des agents communautaires et une amélioration du service rendu aux administrés. missions administratives Les deux agents assurent des fonctions d’accueil dans les mairies ainsi que des tâches administratives globales de secrétariat... missions complémentaires En complément des missions administratives, l’un des deux agents communautaires est chargé de l’émission de titres de recettes et de mandats de paiement. Cette mise à disposition permet aussi, pour ce second agent, de répondre aux obligations d’encadrement au niveau des Temps d’Activités Périscolaires

33 ÉLABORATION DU SCHÉMA DE MUTUALISATION DE LA CC DU PAYS LEONARD
SERVICE COMMUN COMMANDE PUBLIQUE Objectif Économies d’échelles / Sécurisation juridique Missions Groupement de commande : objet des groupements est fixé par la CC Création d’un Club Acheteur : permet d’associer les collectivités Marchés publics : le service pourra intervenir pour les marchés publics des communes Impact financier Groupements de commande : prestation de service à titre gratuit pour les communes membres. Marchés publics communaux : forfait de 700€ par marché.. Calendrier Septembre 2015 Economies d’échelles Le service, d’un Equivalent Temps Plein, favorise les économies d’échelle avec une prise en charge communautaire de l’ensemble de la démarche (recensement des besoins, lancement des consultations, analyse des offres...) des groupements de commande. Sécurisation juridique Les démarches de consultation s’appuient sur le guide interne communautaire de la commande publique permettant une sécurisation juridique des démarches. Missions : Groupement de commande L’objet des groupements de commande est fixé par la Communauté. Club Acheteur La création d’un «Club acheteur» permet d’associer les collectivités souhaitant participer aux groupements de commande. Marchés publics Le service pourra intervenir pour les marchés publics des communes

34 ÉLABORATION DU SCHÉMA DE MUTUALISATION DE LA CC DU PAYS LEONARD
MISE EN ŒUVRE / CONVENTION Convention Les modalités de mise en oeuvre des services communs sont réglées par convention . Le conseil municipal délibère sur celle-ci. Fiche d’impact Une fiche d’impact, annexée à la convention, compare la situation des agents avant et après le transfert. Organigramme et fiches de postes de chaque agent concerné annexés à la convention Consultation Comité technique / Commission administrative paritaire / Conseils municipaux / Commission d’évaluation des transferts de charges (éventuellement) Convention Cette convention comprend notamment : le contexte : cadre législatif, les décisions des assemblées délibérantes sur le rapport de mutualisation ; l’objet ; le périmètre ; l’objectif ; les missions ; le projet de service ; les moyens ; la localisation ; les dispositions financières ; le calendrier ; la durée de la convention ; les modalités de résiliation... Fiche d’impact Une fiche d’impact, annexée à la convention, compare la situation des agents avant et après le transfert en détaillant notamment à titre individuel : le profil de l’agent : nom, emploi, grade, échelon... l’organisation et les conditions de travail ; les horaires et les cycles de travail ; les éléments de rémunération ; le Droit Individuel de Formation ; les congés annuels et les autorisations d’absence ; le Compte Epargne Temps et son éventuelle indemnisation ; les conditions d’Aménagement de Réduction du Temps de Travail ; les conditions de prise en charge des déplacements ; les avantages sociaux : comité des oeuvres sociales, conditions de participation à la prévoyance ; les autres avantages... Le Comité Technique est saisi pour avis sur le schéma de mutualisation, les conventions et les pièces annexes. La Commission Administrative Paritaire est consultée pour les agents à titre individuel. Les Conseils municipaux sont amenés à délibérer sur le montant des Attributions de Compensation qui sont impactées par la création des services communs. Bien que ce ne soit pas obligatoire, la Communauté saisit préalablement la Commission d’Evaluation des Transferts de Charges qui rédige un rapport financier.

35 CONCLUSION Les clés de la réussite
Privilégier la concertation en associant le plus largement possible l’ensemble des personnels concernés par le projet de mutualisation Adapter les ambitions du schéma au contexte local en s’appuyant sur le projet de territoire et en tenant compte de l’évolution des périmètres intercommunaux (SDCI) Mesurer le coût de la mutualisation car la mutualisation engendre à court terme un coût supplémentaire (nouveaux services, harmonisation par le haut des régimes indemnitaires des agents notamment)

36 MUTUALISATION DES SERVICES
LE PROJET DE SCHEMA DE MUTUALISATION DES SERVICES Pour en savoir plus : Merci de votre attention